আমাদের দৈনন্দিন জীবনে বিভিন্ন কারণে স্কুল, কলেজ বা অফিস থেকে ছুটির প্রয়োজন হয়। অসুস্থতা, পারিবারিক অনুষ্ঠান কিংবা জরুরি ব্যক্তিগত কাজে ছুটি নেওয়া একটি সাধারণ বিষয়। কিন্তু অনেকেই সঠিক ফরম্যাটে আবেদনপত্র লিখতে গিয়ে দ্বিধায় পড়েন। একটি সুন্দর ও মার্জিত আবেদনপত্র আপনার ব্যক্তিত্ব ও পেশাদারিত্বের পরিচয় বহন করে। তাই ছুটির দরখাস্ত লেখার সঠিক নিয়ম জানা থাকা অত্যন্ত জরুরি।
যেকোনো প্রাতিষ্ঠানিক ক্ষেত্রে মৌখিক অনুমতি যথেষ্ট নয়; লিখিত বা ইমেইলের মাধ্যমে অনুমতি নেওয়াটাই নিয়ম। সঠিক শব্দচয়ন এবং যথাযথ কারণ দর্শিয়ে আবেদন করলে ছুটি মঞ্জুর হওয়ার সম্ভাবনা অনেক বেড়ে যায়। এই আর্টিকেলে আমরা স্কুল এবং অফিসের জন্য বিভিন্ন ধরণের ছুটির আবেদনের নিয়ম ও নমুনা নিয়ে বিস্তারিত আলোচনা করব।
মূল বিষয়সমূহ
-
স্পষ্টতা: আবেদনের বিষয় ও কারণ সর্বদা স্পষ্ট ও সংক্ষিপ্ত রাখুন।
-
ফরম্যাট: স্কুল এবং অফিসের জন্য আলাদা ফরম্যাট ও টোন ব্যবহার করুন।
-
সময়জ্ঞান: যথাসম্ভব আগে আবেদন জমা দেওয়ার চেষ্টা করুন (আকস্মিক অসুস্থতা ছাড়া)।
-
যোগাযোগ: জরুরি প্রয়োজনে আপনার অবর্তমানে কার সাথে যোগাযোগ করা যাবে, তা উল্লেখ করুন (অফিসের ক্ষেত্রে)।
-
নমুনা: এই গাইডে দেওয়া নমুনাগুলো সরাসরি ব্যবহার বা কাস্টমাইজ করে নিতে পারেন।
ছুটির দরখাস্ত কী এবং কেন এটি প্রয়োজন?
ছুটির দরখাস্ত হলো একটি আনুষ্ঠানিক চিঠি বা ইমেইল, যা আপনি আপনার ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষ (যেমন: প্রধান শিক্ষক, বস বা ম্যানেজার) বরাবর পাঠান। এর মূল উদ্দেশ্য হলো নির্দিষ্ট সময়ের জন্য কর্মস্থল বা শিক্ষাপ্রতিষ্ঠান থেকে অনুপস্থিত থাকার অনুমতি চাওয়া। ছুটির দরখাস্ত লেখার সঠিক নিয়ম মেনে চললে তা প্রতিষ্ঠানের প্রতি আপনার শ্রদ্ধা এবং দায়িত্ববোধ প্রকাশ করে।
এটি শুধুমাত্র ছুটির অনুমতির জন্যই নয়, বরং এটি আপনার পেশাগত রেকর্ডেরও একটি অংশ। ভবিষ্যতে বেতনের হিসাব, ছুটির ব্যালেন্স চেক করা বা অ্যাটেনডেন্সের গরমিল এড়াতে লিখিত দরখাস্ত প্রমাণ হিসেবে কাজ করে। তাছাড়া, আপনার অনুপস্থিতিতে অন্য কেউ যাতে আপনার দায়িত্ব সামলাতে পারে, সেজন্য আগে থেকে জানানো বাঞ্ছনীয়।
ছুটির দরখাস্তের গুরুত্ব ও প্রয়োজনীয়তা
| গুরুত্বের দিক | বিবরণ |
| পেশাদারিত্ব | লিখিত আবেদন আপনার কর্মক্ষেত্রের প্রতি সিরিয়াসনেস ও প্রফেশনালিজম দেখায়। |
| রেকর্ড সংরক্ষণ | ভবিষ্যতে যেকোনো প্রশাসনিক প্রয়োজনে এটি লিখিত প্রমাণ হিসেবে কাজ করে। |
| ভুল বোঝাবুঝি হ্রাস | মৌখিক কথায় অনেক সময় তথ্যের গ্যাপ থাকে, লিখিত আবেদন তা দূর করে। |
| দায়িত্ব হস্তান্তর | আপনার অনুপস্থিতিতে কে কাজ করবেন, তা পরিষ্কারভাবে উল্লেখ থাকে। |
| আইনি সুরক্ষা | কর্মক্ষেত্রে বা শিক্ষা প্রতিষ্ঠানে দীর্ঘ অনুপস্থিতির কারণে সৃষ্ট জটিলতা এড়াতে সাহায্য করে। |
ছুটির দরখাস্ত লেখার সঠিক নিয়ম: মৌলিক কাঠামো
একটি আদর্শ ছুটির দরখাস্তের নির্দিষ্ট কিছু অংশ থাকে যা সব ধরণের আবেদনের ক্ষেত্রে প্রায় একই রকম। আপনি স্কুল, কলেজ বা অফিসে যেখানেই আবেদন করুন না কেন, এই মৌলিক কাঠামোটি মেনে চলা আবশ্যক। ছুটির দরখাস্ত লেখার সঠিক নিয়ম এর মূল ভিত্তি হলো বিনয় এবং স্পষ্টতা। নিচে আবেদনের প্রধান অংশগুলো বর্ণনা করা হলো।
প্রথমে তারিখ এবং যার বরাবর লিখছেন তার পদবী ও ঠিকানা লিখতে হবে। এরপর বিষয় (Subject) অংশে খুব সংক্ষেপে আবেদনের মূল উদ্দেশ্য লিখতে হবে। সম্বোধন এবং মূল বক্তব্যে আপনার ছুটির কারণ, কত দিনের ছুটি প্রয়োজন এবং ছুটির সময় আপনার সাথে যোগাযোগের মাধ্যম উল্লেখ করতে হবে। সবশেষে, বিনীত নিবেদক লিখে আপনার নাম ও স্বাক্ষর দিয়ে শেষ করতে হবে।
দরখাস্তের অংশসমূহ ও বিবরণ
| অংশ | কী লিখবেন |
| তারিখ | যেদিন আবেদন জমা দিচ্ছেন, সেই তারিখটি স্পষ্ট করে লিখুন। |
| বরাবর | যার কাছে আবেদন করছেন (যেমন: প্রধান শিক্ষক বা ম্যানেজার) তার পদবী। |
| ঠিকানা | প্রতিষ্ঠানের নাম ও পূর্ণ ঠিকানা। |
| বিষয় | উদাহরণ: “৩ দিনের ছুটির জন্য আবেদন” বা “অসুস্থতাজনিত ছুটির আবেদন”। |
| সম্বোধন | জনাব, মহোদয় বা স্যার বলে সম্ভাষণ শুরু করুন। |
| মূল বক্তব্য | ছুটির কারণ, তারিখ এবং প্রয়োজনীয়তা সংক্ষেপে বর্ণনা করুন। |
| সমাপ্তি ও স্বাক্ষর | বিনীত বা আপনার একান্ত অনুগত লিখে নাম, পদবী/রোল ও স্বাক্ষর দিন। |
স্কুলের ছুটির দরখাস্ত লেখার নিয়ম ও নমুনা
স্কুলের শিক্ষার্থীদের জন্য ছুটির দরখাস্ত লেখার ভাষা হতে হবে অত্যন্ত মার্জিত এবং সহজ। সাধারণত অভিভাবকের পক্ষ থেকে বা শিক্ষার্থী নিজে এই আবেদন করতে পারে। অসুস্থতা, বিয়ে বাড়ি বা পারিবারিক ভ্রমণের জন্য প্রধান শিক্ষকের নিকট আবেদন করতে হয়। ছুটির দরখাস্ত লেখার সঠিক নিয়ম অনুসরণ করলে শিক্ষকরাও খুশি হন এবং বিষয়টি ইতিবাচকভাবে দেখেন।
স্কুলের দরখাস্তে সাধারণত শিক্ষার্থীর নাম, ক্লাস, সেকশন এবং রোল নম্বর উল্লেখ করা বাধ্যতামূলক। অভিভাবকের স্বাক্ষর থাকলে আবেদনটি বেশি গ্রহণযোগ্য হয়। নিচে স্কুলের জন্য কয়েকটি বহুল ব্যবহৃত নমুনা দেওয়া হলো।
নমুনা ১: অসুস্থতার কারণে ছুটির জন্য আবেদন (শিক্ষার্থীর পক্ষ থেকে)
তারিখ: ২০ জানুয়ারি, ২০২৬
বরাবর,
প্রধান শিক্ষক,
মডেল হাই স্কুল,
ঢাকা-১২০৫।
বিষয়: অসুস্থতার কারণে ছুটির জন্য আবেদন।
জনাব,
বিনীত নিবেদন এই যে, আমি আপনার বিদ্যালয়ের দশম শ্রেণির একজন নিয়মিত ছাত্র। গত ১৮ ও ১৯ জানুয়ারি আমি প্রচণ্ড জ্বর ও মাথাব্যথায় আক্রান্ত ছিলাম। এ কারণে উক্ত দুই দিন আমি বিদ্যালয়ে উপস্থিত হতে পারিনি। ডাক্তারের পরামর্শ অনুযায়ী বর্তমানে আমি কিছুটা সুস্থ বোধ করছি।
অতএব, মহোদয়ের নিকট বিনীত প্রার্থনা, আমার শারীরিক অসুস্থতা বিবেচনা করে উক্ত দুই দিনের ছুটি মঞ্জুর করে বাধিত করবেন।
বিনীত,
আপনার একান্ত অনুগত ছাত্র,
নাম: মোঃ রহিম
শ্রেণি: দশম
রোল: ০৫
শাখা: ক
নমুনা ২: অগ্রিম ছুটির জন্য আবেদন (পারিবারিক অনুষ্ঠান)
তারিখ: ২০ জানুয়ারি, ২০২৬
বরাবর,
প্রধান শিক্ষক,
মিরপুর গার্লস স্কুল অ্যান্ড কলেজ,
মিরপুর, ঢাকা।
বিষয়: বড় বোনের বিবাহ উপলক্ষে অগ্রিম ছুটির আবেদন।
জনাব,
যথাযথ সম্মান প্রদর্শন পূর্বক নিবেদন এই যে, আগামী ২৫ জানুয়ারি ২০২৬ তারিখে আমার বড় বোনের বিবাহ অনুষ্ঠান অনুষ্ঠিত হতে যাচ্ছে। উক্ত অনুষ্ঠানের যাবতীয় কাজ ও আয়োজনে আমার অংশগ্রহণ একান্ত প্রয়োজন। এ কারণে আগামী ২৪ থেকে ২৬ জানুয়ারি পর্যন্ত মোট ৩ দিন আমার পক্ষে বিদ্যালয়ে উপস্থিত থাকা সম্ভব হবে না।
অতএব, জনাবের নিকট আকুল আবেদন, উক্ত কারণ বিবেচনা করে আমাকে ৩ দিনের ছুটি প্রদান করলে আমি আপনার নিকট কৃতজ্ঞ থাকব।
নিবেদক,
আপনার অনুগত ছাত্রী,
নাম: সুমাইয়া আক্তার
শ্রেণি: অষ্টম
রোল: ১২
স্কুলের দরখাস্তের চেকলিস্ট
| বিষয় | টিপস |
| স্বাক্ষর | অভিভাবকের স্বাক্ষর নেওয়া ভালো, বিশেষ করে ছোট ক্লাসের জন্য। |
| মেডিক্যাল সার্টিফিকেট | ৩ দিনের বেশি অসুস্থতার ছুটির ক্ষেত্রে ডাক্তারের কাগজ সংযুক্ত করুন। |
| ভাষা | ভাষা হবে অত্যন্ত বিনয়ী (যেমন: বিনীত নিবেদন, আকুল আবেদন)। |
| কারণ | কারণটি সত্য এবং বিশ্বাসযোগ্য হতে হবে। |
অফিসের ছুটির দরখাস্ত লেখার নিয়ম ও নমুনা
কর্মক্ষেত্রে ছুটির আবেদন স্কুলের তুলনায় একটু ভিন্ন হয়। এখানে পেশাদারিত্ব এবং কাজের বিষয়টি গুরুত্ব পায়। অফিসের ক্ষেত্রে ছুটির দরখাস্ত লেখার সঠিক নিয়ম হলো—আপনার অনুপস্থিতিতে কাজের কী ব্যবস্থা হবে, তা নিশ্চিত করা এবং ছুটির সময়সীমা পরিষ্কারভাবে উল্লেখ করা। অনেক অফিসে এখন ইমেইলের মাধ্যমেও আবেদন গ্রহণ করা হয়।
অফিসের দরখাস্তে সাধারণত ‘ক্যাজুয়াল লিভ’ (Casual Leave), ‘সিক লিভ’ (Sick Leave) বা ‘আর্নড লিভ’ (Earned Leave) উল্লেখ করতে হয়। ভাষা হতে হবে সরাসরি এবং বাহুল্যবর্জিত। নিচে অফিসের জন্য কিছু নমুনা দেওয়া হলো।
নমুনা ১: অসুস্থতাজনিত ছুটির আবেদন (Sick Leave)
তারিখ: ২০ জানুয়ারি, ২০২৬
বরাবর,
ম্যানেজার (এইচ আর),
এবিসি টেকনোলজিস লি:,
গুলশান, ঢাকা।
বিষয়: অসুস্থতাজনিত কারণে ৩ দিনের ছুটির আবেদন।
জনাব,
সবিনয় নিবেদন এই যে, আমি গতকাল রাত থেকে ভাইরাল ফিভারে আক্রান্ত। চিকিৎসক আমাকে আগামী ৩ দিন পূর্ণ বিশ্রামে থাকার পরামর্শ দিয়েছেন। এমতাবস্থায়, আগামী ২১ জানুয়ারি থেকে ২৩ জানুয়ারি ২০২৬ পর্যন্ত আমার পক্ষে অফিসে উপস্থিত থাকা সম্ভব হবে না। জরুরি প্রয়োজনে আমি মোবাইল ফোনে বা ইমেইলে যোগাযোগ রক্ষা করার চেষ্টা করব।
অতএব, আমার শারীরিক অবস্থা বিবেচনা করে উক্ত ৩ দিনের অসুস্থতাজনিত ছুটি (Sick Leave) মঞ্জুর করার জন্য অনুরোধ জানাচ্ছি। সাথে চিকিৎসকের ব্যবস্থাপত্র সংযুক্ত করা হলো।
ধন্যবাদান্তে,
করিম চৌধুরী
সিনিয়র এক্সিকিউটিভ
মার্কেটিং বিভাগ
নমুনা ২: ব্যক্তিগত/পারিবারিক প্রয়োজনে ছুটির আবেদন (Casual Leave)
তারিখ: ২০ জানুয়ারি, ২০২৬
বরাবর,
বিভাগীয় প্রধান,
সেলস ডিপার্টমেন্ট,
XYZ গ্রুপ।
বিষয়: ব্যক্তিগত প্রয়োজনে একদিনের নৈমিত্তিক ছুটির আবেদন।
জনাব,
আমি আপনার অবগতির জন্য জানাচ্ছি যে, আগামী ২২ জানুয়ারি ২০২৬ তারিখে আমার ব্যক্তিগত ও পারিবারিক কিছু জরুরি কাজ রয়েছে। উক্ত কাজগুলো সম্পন্ন করার জন্য আমার একদিনের ছুটির প্রয়োজন। আমার অনুপস্থিতিতে জরুরি কাজগুলো জনাব [সহকর্মীর নাম] দেখাশোনা করবেন বলে সম্মত হয়েছেন।
অতএব, অনুগ্রহ করে আমার এই একদিনের নৈমিত্তিক ছুটি (Casual Leave) মঞ্জুর করলে বাধিত হব।
বিনীত,
আব্দুল্লাহ আল মামুন
জুনিয়র অফিসার
সেলস ডিপার্টমেন্ট
অফিসের ছুটির ধরণ ও নিয়ম
| ছুটির ধরণ | বিবরণ ও নিয়ম |
| নৈমিত্তিক ছুটি (CL) | ব্যক্তিগত কাজের জন্য নেওয়া হয়। সাধারণত আগে জানাতে হয়। |
| অসুস্থতাজনিত ছুটি (SL) | হঠাৎ অসুস্থ হলে নেওয়া হয়। অফিসে ফিরে মেডিক্যাল সার্টিফিকেট দিতে হতে পারে। |
| অর্জিত ছুটি (EL) | দীর্ঘমেয়াদী ছুটির জন্য (যেমন: ভ্রমণ)। এটি অনেক আগে থেকে প্ল্যান করতে হয়। |
| বিনা বেতনে ছুটি (LWP) | ছুটির কোটা শেষ হয়ে গেলে এটি প্রযোজ্য হয় এবং বেতন কাটা যায়। |
ছুটির দরখাস্ত লেখার সময় সাধারণ ভুলসমূহ
অনেকে তাড়াহুড়ো করে দরখাস্ত লিখতে গিয়ে এমন কিছু ভুল করেন যা আবেদনটি নামঞ্জুর হওয়ার কারণ হতে পারে। ছুটির দরখাস্ত লেখার সঠিক নিয়ম জানলে এই ভুলগুলো এড়ানো সম্ভব। একটি ভুল বা অসম্পূর্ণ আবেদন আপনার দায়িত্বজ্ঞানহীনতার পরিচয় দেয়।
সবচেয়ে বড় ভুল হলো—বিষয় পরিষ্কার না করা এবং ছুটির সঠিক তারিখ উল্লেখ না করা। এছাড়াও, ব্যাকরণগত ভুল বা খুব বেশি অনানুষ্ঠানিক ভাষা ব্যবহার করাও উচিত নয়। নিচে এমন কিছু ভুলের তালিকা দেওয়া হলো যা আপনার এড়িয়ে চলা উচিত।
সচরাচর যেসব ভুল হয়
-
অস্পষ্ট বিষয়: “ছুটির জন্য আবেদন” না লিখে, “৩ দিনের নৈমিত্তিক ছুটির আবেদন” লেখা ভালো।
-
তারিখ ভুল: কবে থেকে কবে পর্যন্ত ছুটি চাইছেন, তা স্পষ্টভাবে উল্লেখ না করা।
-
যোগাযোগের তথ্য না দেওয়া: বিশেষ করে অফিসের ক্ষেত্রে, জরুরি সময়ে আপনাকে কীভাবে পাওয়া যাবে তা না লেখা।
-
দেরি করে জানানো: পরিকল্পনামাফিক ছুটির ক্ষেত্রে শেষ মুহূর্তে জানানো অপেশাদার আচরণ।
-
অজুহাত: মিথ্যা বা দুর্বল অজুহাত দেখানো। সত্য কারণ বলাই শ্রেয়।
কী করবেন আর কী করবেন না (Do’s and Don’ts)
| কী করবেন (Do’s) | কী করবেন না (Don’ts) |
| স্পষ্ট ও সংক্ষিপ্ত ভাষা ব্যবহার করুন। | অপ্রয়োজনীয় আবেগ বা দীর্ঘ গল্প লিখবেন না। |
| ছুটির সঠিক তারিখ ও বারের নাম লিখুন। | “কয়েক দিন” বা “আগামী সপ্তাহ” এমন অস্পষ্ট শব্দ ব্যবহার করবেন না। |
| আগে থেকে আবেদন করার চেষ্টা করুন। | কাজ শেষ না করে বা কাউকে দায়িত্ব না দিয়ে হুট করে ছুটি নেবেন না। |
| বানান ও ব্যাকরণ চেক করে নিন। | খুব বেশি ঘরোয়া বা অনানুষ্ঠানিক শব্দ ব্যবহার করবেন না। |
ইমেইলের মাধ্যমে ছুটির আবেদন করার নিয়ম
বর্তমান ডিজিটাল যুগে কাগজের দরখাস্তের চেয়ে ইমেইলের মাধ্যমে ছুটির আবেদন বেশি প্রচলিত, বিশেষ করে কর্পোরেট সেক্টরে। ইমেইলে আবেদন করার সময়ও ছুটির দরখাস্ত লেখার সঠিক নিয়ম বজায় রাখতে হয়, তবে ফরম্যাটটি কিছুটা ভিন্ন। এখানে সাবজেক্ট লাইনটি খুবই গুরুত্বপূর্ণ।
ইমেইলে আবেদন করার সময় টোন হবে প্রফেশনাল এবং টু-দ্য-পয়েন্ট। সিসি (CC)-তে আপনার টিমের অন্যান্য সদস্য বা এইচআর-কে রাখতে হতে পারে। ইমেইলের বডিতে বিস্তারিত লেখার প্রয়োজন নেই, মূল কথাগুলো গুছিয়ে লিখলেই চলে।
ইমেইল সাবজেক্ট লাইন ও বডি নমুনা
Subject: Leave Application for Personal Matter – [Your Name]
Dear [Manager’s Name],
I am writing to request a leave of absence for [Number of Days] days from [Start Date] to [End Date] due to some urgent personal matters.
During my absence, I have handed over my key responsibilities to [Colleague’s Name], and he/she is briefed about the ongoing tasks. I will be available via email for any urgent queries.
I hope you will consider my request and grant me the leave.
Best Regards,
[Your Name]
[Designation]
[Phone Number]
ইমেইল আবেদনের চেকলিস্ট
| উপাদান | নিয়ম |
| সাবজেক্ট লাইন | অবশ্যই ছুটির ধরণ ও আপনার নাম উল্লেখ করবেন। |
| CC (Carbon Copy) | এইচআর এবং আপনার সুপারভাইজারকে সিসিতে রাখুন। |
| অটো রেসপন্ডার | ছুটিতে যাওয়ার আগে ইমেইলে ‘Out of Office’ রিপ্লাই সেট করে যান। |
| সংযুক্তি | মেডিক্যাল লিভ হলে ডাক্তারের প্রেসক্রিপশন স্ক্যান করে এটাচ করুন। |
শেষ কথা
ছুটির আবেদন করা প্রত্যেক ছাত্র বা কর্মচারীর অধিকার, তবে তা সঠিক পন্থায় এবং সঠিক সময়ে করা উচিত। ছুটির দরখাস্ত লেখার সঠিক নিয়ম জানা থাকলে আপনি যেকোনো পরিস্থিতিতে বিব্রতকর অবস্থা এড়াতে পারবেন এবং আপনার আবেদন মঞ্জুর হওয়ার সম্ভাবনা ১০০% থাকবে। মনে রাখবেন, একটি সুন্দর দরখাস্ত শুধুমাত্র ছুটির অনুমোদনই আনে না, বরং আপনার মার্জিত রুচি ও পেশাদারিত্বও প্রকাশ করে।
স্কুল বা অফিস—যেখানেই হোক না কেন, সর্বদা সত্য কারণ উল্লেখ করুন এবং প্রতিষ্ঠানের নিয়মনীতির প্রতি শ্রদ্ধাশীল থাকুন। আশা করি, ওপরের নমুনাগুলো এবং টিপসগুলো আপনার পরবর্তী ছুটির আবেদন তৈরিতে সহায়তা করবে।
