প্রেজেন্টেশন স্লাইডে তথ্য কমিয়ে পরিষ্কারভাবে দেখানোর পদ্ধতি

একটি স্লাইড খুললেই যদি প্রথমে চোখে পড়ে সাত-আট লাইনের লেখা, তার পাশে ছোট একটি চার্ট, নিচে সূত্র, আর কোণায় আরেকটি ছবি—তাহলে সমস্যা সাধারণত নকশায় নয়। সমস্যা হলো, একসঙ্গে অনেক কিছু দেখানোর চেষ্টা করা হয়েছে।

ক্লাসের উপস্থাপনা হোক, গবেষণার কাজ হোক বা অফিসের বৈঠক—স্লাইডের কাজ পুরো বক্তব্য লিখে রাখা নয়। বক্তা কী বলছেন, সেটি ধরতে দর্শককে সাহায্য করাই তার কাজ। তাই ভালো প্রেজেন্টেশন দক্ষতা অনেকটাই সম্পাদনার দক্ষতা: কোন তথ্যটি সামনে থাকবে, কোনটি মুখে বলা হবে, আর কোনটি পরে দেখালেও চলবে।

পাওয়ারপয়েন্টের নিজস্ব নির্দেশনাতেও ছোট বাক্য, সংক্ষিপ্ত লেখা এবং প্রয়োজনমতো ছবি বা চার্ট ব্যবহারের কথা বলা হয়েছে। কিন্তু এর কোনো বাঁধাধরা ছক নেই। প্রতিটি স্লাইডে তিনটি বুলেট আর একটি ছবি বসালেই সেটি ভালো হয়ে যায় না।

প্রথমে ঠিক করুন, স্লাইডটি কী বলতে চাইছে

স্লাইডে লেখা কমানোর আগে এই প্রশ্নটির উত্তর দরকার। একটি গবেষণার উপস্থাপনায় একই স্লাইডে যদি গবেষণার উদ্দেশ্য, পদ্ধতি, অংশগ্রহণকারীর সংখ্যা, ফলাফল এবং সীমাবদ্ধতা ঢুকিয়ে দেওয়া হয়, তাহলে সব তথ্যই হয়তো ঠিক আছে। তবু দর্শকের পক্ষে বোঝা কঠিন হবে, এই মুহূর্তে কোন কথাটি আসলে গুরুত্বপূর্ণ।

একটি স্লাইডে একটি মূল বক্তব্য থাকলে কাজ অনেক সহজ হয়।

যেমন, “গবেষণার ফলাফল” শিরোনামের নিচে অনেক তথ্য দেওয়ার বদলে যদি মূল ফল সত্যিই স্পষ্ট হয়, শিরোনামেই সেটি বলা যেতে পারে। তখন নিচের চার্ট বা সংখ্যাগুলো সেই বক্তব্যের প্রমাণ হিসেবে কাজ করবে।

এতে একটি সুবিধা হয়: দর্শক প্রথমে সিদ্ধান্তটি ধরতে পারেন, তারপর বিস্তারিত দেখেন। উল্টোভাবে সাজালে তাঁকে অনেক তথ্যের ভেতর থেকে নিজেই মূল কথাটি খুঁজে বের করতে হয়।

সব ক্ষেত্রে অবশ্য এক স্লাইডে একটিই বাক্য থাকবে, এমন কথা নয়। কোনো সংজ্ঞা, উদ্ধৃতি বা কয়েকটি প্রয়োজনীয় তথ্য একসঙ্গে রাখতে হতে পারে। বিষয় হলো, সেগুলো একই বক্তব্যকে এগিয়ে নিচ্ছে কি না।

রিপোর্ট থেকে সরাসরি লেখা তুলে আনলে স্লাইড ভারী হয়

রিপোর্টের ভাষা আর প্রেজেন্টেশনের ভাষা এক নয়। রিপোর্টের পাঠক থামতে পারেন, আগের অনুচ্ছেদে ফিরে যেতে পারেন, কোনো সংখ্যা আবার দেখতে পারেন। প্রেজেন্টেশনের দর্শক সেই সুযোগ সব সময় পান না। বক্তা এগিয়ে যান, স্লাইডও বদলে যায়।

এই কারণে রিপোর্টে সুন্দর দেখায় এমন একটি অনুচ্ছেদ স্লাইডে খুব সহজেই বেশি হয়ে যেতে পারে।

ধরুন, প্রকল্পের অগ্রগতি বোঝাতে লেখা আছে:

“কাজের নতুন পদ্ধতি চালুর পর বিভিন্ন ধাপে সময় কমেছে, ভুল সংশোধনে কম সময় লাগছে এবং দলের সদস্যদের মধ্যে যোগাযোগও আগের তুলনায় সহজ হয়েছে।”

স্লাইডে পুরো বাক্যটি রাখার প্রয়োজন নাও থাকতে পারে। সেখানে শুধু দেখা যেতে পারে—

• কাজ শেষ করতে কম সময়
• ভুল সংশোধন সহজ
• দলের যোগাযোগ দ্রুত

বিস্তারিতটা বক্তা বলবেন। তবে বুলেট ব্যবহার করলেই সমস্যার সমাধান হয় না। একটি বুলেট যদি আবার দুই লাইনের বাক্য হয়, তাহলে প্যারাগ্রাফ শুধু চেহারা বদলেছে। স্লাইডের লেখায় তাই একটু নির্মম হতে হয়। বাক্যের যে অংশটি মূল তথ্য বদলায় না, সেটি বাদ দেওয়া যায় কি না দেখুন।

কম লেখা মানেই ভালো স্লাইড নয়

এই জায়গাতেই অনেক প্রেজেন্টেশন অন্য দিকে গিয়ে দুর্বল হয়। পরিষ্কার রাখার নামে এমনভাবে লেখা কমানো হয় যে দর্শককে অর্থ অনুমান করতে হয়। শুধু একটি সংখ্যা দেওয়া হলো, কিন্তু সেটি কীসের সংখ্যা বলা হলো না। একটি চার্ট দেওয়া হলো, কিন্তু কোন সময়কাল বা কোন একক ব্যবহার করা হয়েছে তা পরিষ্কার নয়। কয়েকটি আইকন আছে, কিন্তু কোনটির অর্থ কী বোঝা যাচ্ছে না।

এগুলো পরিষ্কার নকশা নয়; এগুলো অসম্পূর্ণ তথ্য।

স্লাইড থেকে লেখা বাদ দেওয়ার সময় তাই নিজেকে জিজ্ঞেস করা দরকার—এটি সরালে দর্শক কি এখনও অর্থ বুঝতে পারবেন?

যদি উত্তর না হয়, তথ্যটি রাখা দরকার।

আবার কোনো বিস্তারিত কেবল প্রশ্নোত্তরের সময় প্রয়োজন হতে পারে। সেগুলো মূল স্লাইডে ঠেসে না দিয়ে শেষে আলাদা কয়েকটি স্লাইডে রাখা যায়। গবেষণার পদ্ধতি, বড় সারণি, বিশদ হিসাব বা পূর্ণ সূত্রতালিকা সেখানে যেতে পারে।

বিশ্ববিদ্যালয়ের উপস্থাপনায় এই ব্যবস্থা বেশ বাস্তবসম্মত। মূল আলোচনা আটকে থাকে না, আবার শিক্ষক বা পরীক্ষক কোনো তথ্য জানতে চাইলে সেটিও খুঁজে পাওয়া যায়। প্রতিষ্ঠান বা শিক্ষক যদি স্লাইডে নির্দিষ্ট তথ্য রাখার নিয়ম দিয়ে থাকেন, সেটিও অবশ্যই মানতে হবে। “লেখা কম” রাখার সাধারণ পরামর্শ কোনো নির্দিষ্ট নির্দেশনার চেয়ে বড় নয়।

ছবি, চার্ট আর আইকনেরও হিসাব আছে

স্লাইডে একটু জায়গা খালি থাকলেই সেখানে ছবি বসানোর দরকার নেই। এটি ছোট বিষয় মনে হলেও অনেক প্রেজেন্টেশন এখানেই ভারী হয়ে যায়। একটি শিরোনাম, নিচে চারটি বুলেট, পাশে চারটি আইকন, তার নিচে একটি ছবি—সবকিছুর আলাদা উপস্থিতি আছে, কিন্তু কোনটি বেশি গুরুত্বপূর্ণ তা আর বোঝা যায় না।

ছবি রাখার আগে দেখুন, সেটি কিছু বুঝতে সাহায্য করছে কি না।

সময় ধরে পরিবর্তন দেখাতে চার্ট ভালো কাজ করতে পারে। কয়েকটি পরিমাণ তুলনা করতে দণ্ডচিত্র সুবিধাজনক। কোনো প্রক্রিয়ার ধাপ বোঝাতে ছোট একটি প্রবাহচিত্র যথেষ্ট হতে পারে। আবার একটি সংখ্যা যদি পুরো স্লাইডের মূল কথা হয়, তাহলে সেই সংখ্যাটিকেই বড় করে দেখানো যায়। পাশে এক লাইনের ব্যাখ্যাই হয়তো যথেষ্ট।

চার্টের ক্ষেত্রেও একই নিয়ম। হাতে যত উপাত্ত আছে, সব একই চার্টে দেখাতে হবে না। পাঁচ বছরের মোট পরিবর্তন বোঝানো যদি লক্ষ্য হয়, সেখানে প্রতিটি মাস, অঞ্চল ও বিভাগের আলাদা রেখা যোগ করলে চার্টটি সমৃদ্ধ হবে, কিন্তু সহজ হবে না। চার্ট বানানোর আগে নিজের জন্য এক লাইনে লিখে নিন: দর্শক এটি দেখে কী বুঝবেন? উত্তরটি যদি চোখে না পড়ে, চার্টে হয়তো এখনও বেশি কিছু আছে।

আরও পড়ুন: বেসিক কোডিং শেখা সবার দরকার কি?

ফন্ট, রঙ আর ফাঁকা জায়গা—এগুলো পরে নয়

নিজের ল্যাপটপে স্লাইড দেখতে বেশ ভালো লাগছে। প্রজেক্টরে দেখানোর পর বোঝা গেল, লেখার অর্ধেকই পেছন থেকে পড়া যাচ্ছে না। এটি খুব সাধারণ সমস্যা। ফন্টের জন্য একটি নির্দিষ্ট সংখ্যা সব জায়গায় কাজ করে না। পাওয়ারপয়েন্টের নির্দেশনায় সাধারণভাবে ছোট ফন্ট এড়িয়ে চলতে বলা হয়েছে; বিভিন্ন নির্দেশনায় ১৮ পয়েন্ট বা তার বেশি ব্যবহারের কথা আছে, আবার দূর থেকে দেখার ক্ষেত্রে ৩০ পয়েন্টের নিচে লেখা পড়া কঠিন হতে পারে বলেও উল্লেখ করা হয়েছে।

এই সংখ্যাগুলোকে পরীক্ষার বিকল্প ভাবা উচিত নয়।

একটি ছোট সভাকক্ষ, বড় মিলনায়তন এবং অনলাইন উপস্থাপনার প্রয়োজন এক নয়। বাংলা ফন্টের ক্ষেত্রেও একই আকার সব ফন্টে সমান স্পষ্ট লাগে না। তাই স্লাইডটি যেভাবে দেখানো হবে, সম্ভব হলে সেভাবেই একবার চালিয়ে দেখুন। একটু দূরে গিয়ে পড়ার চেষ্টা করুন। নিজেরই কষ্ট হলে দর্শকেরও হওয়ার সম্ভাবনা আছে।

রঙ নিয়েও একই কথা।

সাজানোর জন্য অনেক রঙ ব্যবহার করলে স্লাইড জমকালো হতে পারে, কিন্তু তথ্যের অগ্রাধিকার হারিয়ে যেতে পারে। বিশেষ করে চার্টে প্রয়োজনের চেয়ে বেশি রঙ চোখকে ব্যস্ত রাখে।

শুধু রঙ দিয়ে অর্থ বোঝানোও ঠিক নয়। সবুজ মানে ভালো, লাল মানে খারাপ—এভাবে দেখালে সঙ্গে লেখা বা চিহ্নও দিন। এতে রঙের পার্থক্য দেখতে অসুবিধা হয় এমন দর্শকরাও তথ্য বুঝতে পারবেন। আর ফাঁকা জায়গা? সেটি সমস্যা নয়। শিরোনাম আর চার্টের মাঝে একটু জায়গা, দুটি অংশের মধ্যে বিরতি—এসবই স্লাইড পড়তে সাহায্য করে। প্রতিটি কোণ ভরাট করার কোনো পুরস্কার নেই।

বক্তার কথার জায়গা স্লাইড দখল করলে সমস্যা

একটি স্লাইডে দীর্ঘ লেখা আছে। বক্তা সেটিই পড়ে যাচ্ছেন। দর্শকের জন্য তখন কাজটি অস্বস্তিকর হয়ে যায়। নিজে পড়বেন, নাকি বক্তাকে শুনবেন?

সব লিখিত তথ্য তুলে দিতে হবে, এমন নয়। উদ্ধৃতি থাকলে সেটি পর্দায় রাখা দরকার হতে পারে। কোনো গুরুত্বপূর্ণ সংজ্ঞা বা নির্দেশনাও লিখিতভাবে থাকা ভালো। সংখ্যার ক্ষেত্রেও একই কথা। কিন্তু বক্তা যে কথাটি স্বাভাবিকভাবে ব্যাখ্যা করতে পারেন, সেটি হুবহু পর্দায় তুলে দেওয়ার দরকার নেই।

স্লাইড আর বক্তা একে অন্যের প্রতিলিপি না হয়ে একে অন্যকে সাহায্য করলে উপস্থাপনা অনেক স্বচ্ছন্দ হয়। মূল ফলাফলটি পর্দায় দেখা গেল, বক্তা কারণ ব্যাখ্যা করলেন। এরপর চার্টে তার প্রমাণ দেখা গেল। কেউ বিস্তারিত জানতে চাইলে পরের স্লাইডে বাড়তি তথ্য দেখানো হলো। এই প্রবাহ সাধারণত একটি বড় প্যারাগ্রাফের চেয়ে অনুসরণ করা সহজ।

শেষ মুহূর্তে নতুন টেমপ্লেট খোঁজার আগে

প্রেজেন্টেশন শেষ হওয়ার পর আরেকবার প্রতিটি স্লাইড দেখুন। নকশাকার হিসেবে নয়, দর্শক হিসেবে।

• কোথায় চোখ যাচ্ছে?
• যে জিনিসটি আগে চোখে পড়ছে, সেটিই কি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ?
• কোনো লেখা কি বক্তা বললেই চলত?
• ছবিটি সরালে কি আসলেই কোনো তথ্য হারায়?
• একই বিষয় কি চার্টেও আছে, লেখাতেও আছে?

একটি স্লাইডে উত্তরগুলো স্পষ্ট না হলে সেখানে আরও সাজসজ্জা যোগ করার আগে কিছু বাদ দেওয়া দরকার হতে পারে।

প্রেজেন্টেশন দক্ষতা আসলে “কম শব্দ” লেখার প্রতিযোগিতা নয়। কোনো স্লাইডে দুই লাইনই যথেষ্ট, আবার কোনো স্লাইডে একটু বেশি লেখা দরকার। আসল পার্থক্য তৈরি হয় তখনই, যখন দর্শককে আর খুঁজে বের করতে হয় না—এই মুহূর্তে কোন কথাটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ।

তাই পুরো প্রেজেন্টেশন একসঙ্গে পাল্টানোর দরকার নেই। যে স্লাইডটি সবচেয়ে বেশি ভরা, সেটি দিয়ে শুরু করুন। সেখানে মূল কথাটি আলাদা করুন। তারপর দেখুন, কোন অংশটি পর্দায় থাকা দরকার, কোনটি মুখে বলা যায়, আর কোনটি পরে দেখালেও চলে। অনেক সময় একটি ভালো স্লাইডের কাজ নতুন কিছু যোগ করা দিয়ে নয়, বরং ঠিক জায়গা থেকে কয়েকটি জিনিস সরানো দিয়েই শুরু হয়।

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

একটি স্লাইডে কতটুকু লেখা রাখা উচিত?

সব স্লাইডের জন্য নির্দিষ্ট শব্দসংখ্যা নেই। মূল বক্তব্য বোঝাতে যতটুকু লেখা প্রয়োজন, ততটুকুই রাখা ভালো। একটি অনুচ্ছেদের বদলে ছোট বাক্য, প্রয়োজনীয় সংখ্যা বা কয়েকটি বুলেট অনেক ক্ষেত্রে বেশি কার্যকর হয়। তবে সংজ্ঞা, উদ্ধৃতি বা জরুরি ব্যাখ্যার প্রয়োজন হলে কিছুটা বেশি লেখা রাখাও স্বাভাবিক।

পাওয়ারপয়েন্ট স্লাইডে ফন্ট কত বড় হওয়া উচিত?

একটি নির্দিষ্ট মাপ সব ধরনের প্রেজেন্টেশনে কাজ করে না। মাইক্রোসফটের বিভিন্ন নির্দেশনায় সাধারণভাবে ছোট ফন্ট এড়িয়ে চলতে বলা হয়েছে এবং কিছু ক্ষেত্রে ১৮ পয়েন্ট বা তার বেশি ব্যবহারের পরামর্শ দেওয়া হয়েছে। বড় কক্ষ বা দূর থেকে দেখার ক্ষেত্রে আরও বড় ফন্ট প্রয়োজন হতে পারে। তাই যেখানে প্রেজেন্টেশন দেখানো হবে, সেই পরিবেশে একবার পরীক্ষা করাই সবচেয়ে কার্যকর।

বুলেট পয়েন্ট নাকি চার্ট—কোনটি ব্যবহার করা ভালো?

বিষয়ের ওপর নির্ভর করে। কয়েকটি ছোট ধারণা দেখাতে বুলেট যথেষ্ট হতে পারে। সময়ের সঙ্গে পরিবর্তন, সংখ্যার তুলনা বা প্রবণতা দেখাতে চার্ট সাধারণত বেশি পরিষ্কার। চার্ট ব্যবহার করলে অপ্রয়োজনীয় তথ্য যোগ না করে মূল বক্তব্যটি সহজে বোঝানো যায় কি না, সেটাই আগে দেখা উচিত।

স্লাইড থেকে বেশি লেখা বাদ দিলে কি তথ্য অসম্পূর্ণ হয়ে যাবে?

হতে পারে, যদি মূল তথ্যই বাদ দেওয়া হয়। তাই লক্ষ্য হওয়া উচিত লেখা কমানো নয়, তথ্যের জায়গা ঠিক করা। মূল তথ্য স্লাইডে রাখা যায়, বিস্তারিত ব্যাখ্যা বক্তা বলতে পারেন এবং অতিরিক্ত সারণি, হিসাব বা সূত্র শেষে আলাদা স্লাইডে রাখা যায়।

ভালো প্রেজেন্টেশন স্লাইড তৈরির সবচেয়ে সহজ শুরু কী?

সবচেয়ে লেখাভারী একটি স্লাইড বেছে নিন। প্রথমে এক বাক্যে তার মূল বক্তব্য ঠিক করুন। তারপর দেখুন কোন লেখা বাদ দেওয়া যায়, কোন তথ্য চার্টে দেখালে পরিষ্কার হবে এবং কোন ব্যাখ্যাটি বক্তা মুখে বলতে পারবেন। পুরো প্রেজেন্টেশন নতুন করে সাজানোর আগে এই একটি স্লাইড সম্পাদনা করাই কার্যকর শুরু।