কভার লেটার কি সব চাকরির আবেদনে দরকার?

চাকরির বিজ্ঞপ্তিতে কভার লেটার ঐচ্ছিক লেখা আছে। সিভি প্রস্তুত, প্রয়োজনীয় তথ্যও দেওয়া হয়েছে। এখন আলাদা একটি চিঠি লিখবেন, নাকি আবেদন জমা দেবেন? চাকরিপ্রার্থীদের অনেকের কাছেই সিদ্ধান্তটি সহজ নয়। কভার লেটার না দিলে নিয়োগদাতা আগ্রহের অভাব মনে করতে পারেন, এমন আশঙ্কা থাকে। অথচ প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের জন্য আলাদা চিঠি তৈরি করাও সময়সাপেক্ষ।

সব চাকরির আবেদনে কভার লেটার প্রয়োজন হয় না। নিয়োগদাতা চাইলে অবশ্যই দিতে হবে। না দিতে বললে পাঠানো উচিত নয়। আর ঐচ্ছিক হলে দেখতে হবে, চিঠিটি আপনার সম্পর্কে এমন কোনো প্রাসঙ্গিক তথ্য জানাতে পারছে কি না, যা সিভিতে যথেষ্ট পরিষ্কার নয়।

এখানে চাকরির ধরন যেমন গুরুত্বপূর্ণ, তেমনি গুরুত্বপূর্ণ প্রার্থীর নিজের অবস্থান। প্রথম চাকরি খুঁজছেন, কয়েক বছর কাজ করার পর পেশা বদলাতে চাইছেন, নাকি আগের অভিজ্ঞতার সঙ্গে সরাসরি মিলে যায় এমন পদে আবেদন করছেন—এই পার্থক্যগুলো কভার লেটারের প্রয়োজনীয়তা বদলে দিতে পারে।

কভার লেটার লিখবেন কি না, বিজ্ঞপ্তি থেকেই সিদ্ধান্ত শুরু

চাকরির আবেদনে নিয়োগদাতার নির্দেশনার চেয়ে প্রচলিত পরামর্শকে বেশি গুরুত্ব দেওয়া ঠিক নয়। কোনো প্রতিষ্ঠান কভার লেটার বাধ্যতামূলক করলে সেটি জমা দিতে হবে। শুধু সিভি পাঠালে আবেদন অসম্পূর্ণ থেকে যেতে পারে।

কিছু প্রতিষ্ঠানে আবার প্রচলিত কভার লেটারের বদলে নির্দিষ্ট প্রশ্নের উত্তর চাওয়া হয়। কেন চাকরিটি করতে চান, পদের জন্য আপনার কী যোগ্যতা রয়েছে কিংবা কবে যোগদান করতে পারবেন—এসব প্রশ্নের উত্তর দিতে হতে পারে। এ অবস্থায় আগে থেকে তৈরি সাধারণ চিঠি পাঠালে প্রয়োজনীয় তথ্য বাদ পড়ে যাওয়ার আশঙ্কা থাকে।

বিজ্ঞপ্তিতে কভার লেটার না দিতে বলা হলে সেটিও মেনে চলুন। অতিরিক্ত নথি পাঠিয়ে আগ্রহ প্রকাশের চেষ্টা করার প্রয়োজন নেই। সমস্যা হয় মূলত তখন, যখন প্রতিষ্ঠান বিষয়টি ঐচ্ছিক রাখে কিংবা আলাদা কোনো নির্দেশনা দেয় না। এ ক্ষেত্রে সব আবেদনে একই সিদ্ধান্ত নেওয়ার দরকার নেই। পদের সঙ্গে আপনার অভিজ্ঞতার সরাসরি মিল থাকলে, আর সেই মিল সিভিতেই বোঝা গেলে, ঐচ্ছিক কভার লেটার বাদ দেওয়া যুক্তিসংগত হতে পারে। কিন্তু কাজের ধরন পরিবর্তন করছেন কিংবা নিজের যোগ্যতার কোনো গুরুত্বপূর্ণ দিক ব্যাখ্যা করা প্রয়োজন হলে চিঠিটি কাজে আসতে পারে।

ক্যারিয়ারবিষয়ক পরামর্শেও এখানে কিছু মতভেদ রয়েছে। যুক্তরাষ্ট্রের কয়েকটি বিশ্ববিদ্যালয়ের ক্যারিয়ার সেবা বিভাগ ঐচ্ছিক কভার লেটার পাঠানোর পক্ষে পরামর্শ দেয়। অন্যদের মতে, সিভির বাইরে প্রাসঙ্গিক নতুন তথ্য না থাকলে চিঠি দেওয়ার প্রয়োজন নেই। ফলে ঐচ্ছিক কভার লেটার জমা দিলেই বিশেষ সুবিধা পাওয়া যাবে, এমন ধারণার ভিত্তি নেই। আবার নিয়োগদাতা চিঠিটি পড়বেন না ধরে নেওয়াও ঠিক হবে না।

সিভিতে থাকা তথ্য আবার লিখলে লাভ কী?

একটি সিভি সাধারণত জানায় প্রার্থী কোথায় পড়াশোনা করেছেন, কী কাজ করেছেন এবং তাঁর কোন দক্ষতাগুলো রয়েছে। কিন্তু সেই অভিজ্ঞতা একটি নির্দিষ্ট চাকরির জন্য কেন প্রাসঙ্গিক, তা সব সময় স্পষ্ট হয় না। কভার লেটার সেই ব্যাখ্যা দেওয়ার জায়গা।

কোনো প্রার্থী বিশ্ববিদ্যালয়ে গবেষণা প্রকল্পে তথ্য সংগ্রহ ও বিশ্লেষণের কাজ করে থাকলে সিভিতে প্রকল্পটির নাম ও নিজের দায়িত্ব উল্লেখ করতে পারেন। গবেষণা সহকারী পদে আবেদন করার সময় ওই অভিজ্ঞতার কোন অংশটি নতুন দায়িত্ব পালনে সহায়ক হবে, তা কভার লেটারে ব্যাখ্যা করা যায়।

এখানে প্রকল্পের নাম, সময়কাল ও কাজের বিবরণ আবার লিখে চিঠি বড় করার প্রয়োজন নেই। নিয়োগদাতা সিভিতেই সেসব তথ্য পাবেন। একই বিষয় পেশা পরিবর্তনের ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য। শিক্ষকতা থেকে কোনো প্রতিষ্ঠানের প্রশিক্ষণ ও কর্মী উন্নয়ন বিভাগে যেতে চাইলে আগের পেশার অভিজ্ঞতা সরাসরি নতুন চাকরির সঙ্গে মিলে যাবে না। অথচ প্রশিক্ষণ পরিকল্পনা, উপস্থাপনা কিংবা কর্মদক্ষতা মূল্যায়নের অভিজ্ঞতা নতুন পদের জন্য প্রাসঙ্গিক হতে পারে।

প্রার্থী বাস্তবে এসব দায়িত্ব পালন করে থাকলে কভার লেটারে সম্পর্কটি ব্যাখ্যা করতে পারেন। তাতে নিয়োগদাতার পক্ষে আগের অভিজ্ঞতার ব্যবহারিক মূল্য বোঝা সহজ হয়। এ ধরনের চিঠিতে একটি ভুল প্রায়ই দেখা যায়। প্রার্থী কেন নতুন পেশায় যেতে চান, সেই কথাই দীর্ঘ করে লেখেন; কিন্তু নতুন চাকরিতে তাঁর আগের দক্ষতা কীভাবে কাজে লাগবে, তা বলেন না। অথচ নিয়োগদাতার জন্য দ্বিতীয় তথ্যটি বেশি প্রয়োজনীয়। কভার লেটার লেখার উদ্দেশ্য নিজের আগ্রহের দীর্ঘ বিবরণ দেওয়া নয়। আপনার আবেদনটি কেন বিবেচনার যোগ্য, সেটি সংক্ষেপে বোঝানো।

প্রথম চাকরির আবেদনে অভিজ্ঞতার ঘাটতি কীভাবে বোঝাবেন?

নতুন স্নাতকদের একটি পরিচিত সমস্যা হলো, চাকরির বিজ্ঞপ্তিতে অভিজ্ঞতার কথা থাকলেও তাঁদের সিভিতে পূর্ণকালীন চাকরির ইতিহাস থাকে না। ফলে শিক্ষাগত যোগ্যতা ও কিছু দক্ষতার নাম লিখেই আবেদন শেষ করতে হয়। তবে কর্মজীবনের অভিজ্ঞতা না থাকা মানে কাজের কোনো অভিজ্ঞতা নেই, এমন নয়। বিশ্ববিদ্যালয়ে প্রকল্পের কাজ, ইন্টার্নশিপ, স্বেচ্ছাসেবামূলক কার্যক্রম কিংবা শিক্ষার্থী সংগঠনের দায়িত্ব পালনের অভিজ্ঞতা অনেক পদের সঙ্গে সম্পর্কিত হতে পারে।

বিপণনসংক্রান্ত চাকরিতে আবেদনকারী শিক্ষার্থী যদি বিশ্ববিদ্যালয়ের কোনো সংগঠনের প্রচার কার্যক্রমে কাজ করে থাকেন, সেটি উল্লেখ করতে পারেন। সামাজিক যোগাযোগমাধ্যমের জন্য কনটেন্ট তৈরি, প্রচারের পরিকল্পনা কিংবা দলগত দায়িত্ব পালনের অভিজ্ঞতা থাকলে সেগুলোও প্রাসঙ্গিক।

সফটওয়্যার উন্নয়নসংক্রান্ত পদের ক্ষেত্রে শিক্ষাজীবনে করা প্রকল্প, ব্যবহৃত প্রোগ্রামিং ভাষা এবং সমাধান করা প্রযুক্তিগত সমস্যার কথা লেখা যেতে পারে। অবশ্য শিক্ষাজীবনের প্রকল্পকে পূর্ণকালীন চাকরির অভিজ্ঞতা হিসেবে দেখানো যাবে না। কাজটি কোথায়, কী উদ্দেশ্যে এবং কোন দায়িত্বে করেছেন, তা পরিষ্কার রাখা প্রয়োজন।

আরেকটি প্রবণতা এড়িয়ে চলা ভালো। অনেক নতুন প্রার্থী কভার লেটারে নিজেকে পরিশ্রমী, দায়িত্বশীল, সময়নিষ্ঠ ও দ্রুত শিখতে সক্ষম বলে পরিচয় দেন। এসব গুণের কথা লেখা ভুল নয়, কিন্তু কোনো উদাহরণ ছাড়া দাবিগুলো নিয়োগদাতাকে খুব বেশি তথ্য দেয় না।

তার চেয়ে শিক্ষাজীবনে করা একটি প্রাসঙ্গিক কাজের কথা লিখুন। সেখানে নিজের দায়িত্ব কী ছিল এবং কোন দক্ষতাটি ব্যবহার করেছেন, তা জানান। তবে মনে রাখতে হবে, কভার লেটার দিয়ে চাকরির বাধ্যতামূলক অভিজ্ঞতার শর্ত পূরণ করা যায় না। কোনো পদে নির্দিষ্ট সময়ের কর্ম-অভিজ্ঞতা অপরিহার্য হলে ভালো চিঠি সেই যোগ্যতার বিকল্প হবে না।

দীর্ঘ বিরতির পর চাকরিতে ফিরতে চাওয়া প্রার্থীদের ক্ষেত্রেও কভার লেটার কিছুটা সাহায্য করতে পারে। প্রয়োজন মনে হলে বিরতির বিষয়টি সংক্ষেপে ব্যাখ্যা করা যায়। কিন্তু ব্যক্তিগত জীবনের বিস্তারিত তথ্য দেওয়ার প্রয়োজন নেই। নিয়োগদাতাকে বোঝানো বেশি জরুরি, এখন কোন দায়িত্ব পালনের জন্য প্রস্তুত রয়েছেন।

সরকারি চাকরি আর বেসরকারি প্রতিষ্ঠানের নিয়ম এক নয়

বাংলাদেশে সরকারি চাকরির আবেদনের সঙ্গে কভার লেটারের বিষয়টি মিলিয়ে দেখার সময় বাড়তি সতর্কতা প্রয়োজন। বিভিন্ন সরকারি নিয়োগে নির্ধারিত অনলাইন আবেদনপত্র পূরণ করতে হয়। ব্যক্তিগত তথ্য, শিক্ষাগত যোগ্যতা, অভিজ্ঞতা এবং প্রয়োজনীয় নথি জমা দেওয়ার জন্য আলাদা ব্যবস্থা থাকে। বাংলাদেশে টেলিটকভিত্তিক নিয়োগব্যবস্থা এর পরিচিত উদাহরণ।

ভারতের বিভিন্ন সরকারি নিয়োগেও নিজস্ব আবেদনপদ্ধতি রয়েছে। ইউনিয়ন পাবলিক সার্ভিস কমিশনের আবেদনব্যবস্থা বাংলাদেশের সরকারি নিয়োগব্যবস্থার মতো নয়। তবে এসব পার্থক্যের কারণে একটি বিষয় বদলায় না। সংশ্লিষ্ট নিয়োগ বিজ্ঞপ্তিতে যে নথি চাওয়া হয়েছে, সেটিই জমা দিতে হবে।

কোনো সরকারি চাকরিতে আলাদা কভার লেটার চাওয়া না হলে সাধারণ বেসরকারি চাকরির নিয়ম অনুসরণ করে সেটি পাঠানোর প্রয়োজন নেই। আবার নির্দিষ্ট নিয়োগে আবেদনপত্র বা চিঠি চাওয়া হলে সংশ্লিষ্ট নির্দেশনা মানতে হবে।

LinkedIn বা Indeed-এ আবেদন করলে কী দেখবেন?

অনলাইন চাকরির প্ল্যাটফর্মে আবেদন করতে গিয়ে অনেকেই সিভি আপলোড করার পর অন্য নথিগুলো ততটা মনোযোগ দিয়ে দেখেন না। কিন্তু কভার লেটার বাধ্যতামূলক কি না, তা চাকরির বিজ্ঞপ্তি ও নিয়োগদাতার নির্ধারিত আবেদনপদ্ধতির ওপর নির্ভর করে।

LinkedIn-এর কিছু বিজ্ঞপ্তিতে Easy Apply সুবিধা থাকে। এতে প্ল্যাটফর্মের মধ্যেই আবেদন করা যায়। সাধারণ Apply বোতাম ব্যবহার করলে অনেক ক্ষেত্রে প্রতিষ্ঠানের ওয়েবসাইট কিংবা অন্য চাকরির পোর্টালে যেতে হয়।

Easy Apply থাকলেই কভার লেটার দিতে হবে, এমন নিয়ম নেই। আবেদনপত্রে কোন তথ্য ও নথি চাওয়া হয়েছে, তা দেখে নিতে হবে। এখানে ভুল এড়ানো বিশেষ জরুরি। LinkedIn-এর মাধ্যমে একবার আবেদন জমা দেওয়ার পর সেটি সরাসরি সম্পাদনা বা প্রত্যাহার করা যায় না। কোনো তথ্য সংশোধন করতে হলে নিয়োগদাতার সঙ্গে যোগাযোগ করতে হয়।

Indeed-এও কভার লেটার বাধ্যতামূলক অথবা ঐচ্ছিক হতে পারে। নিয়োগদাতা বাধ্যতামূলক রাখলে চিঠির অংশটি পূরণ না করে আবেদন এগিয়ে নেওয়া যায় না। ঐচ্ছিক হলে সাধারণত বাদ দেওয়া যায়। কিছু আবেদনে নির্ধারিত জায়গায় কভার লেটার লিখতে হয়, কোথাও অনুমোদিত ফরম্যাটে ফাইল আপলোডের সুযোগ থাকে। আবার কিছু নিয়োগদাতা কভার লেটার জমা দেওয়ার সুবিধাই রাখেন না।

Indeed-এর নিজস্ব আবেদনব্যবস্থায় চিঠি জমা দেওয়ার পর সেটি সরাসরি পরিবর্তন বা প্রতিস্থাপন করা যায় না। তাই প্ল্যাটফর্ম যেটিই হোক, আবেদন জমা দেওয়ার আগে পদের নাম, সিভি ও সংযুক্ত নথিগুলো মিলিয়ে নেওয়া উচিত। আর আবেদন করতে অন্য কোনো ওয়েবসাইটে পাঠানো হলে সেই সাইটের নিয়ম অনুসরণ করতে হবে।

কভার লেটার লিখতে হলে কোথা থেকে শুরু করবেন?

কভার লেটার লিখতে বসে অনেকেই প্রথমে সুন্দর একটি সম্বোধন বা আকর্ষণীয় শুরুর বাক্য খোঁজেন। কিন্তু তার আগে চাকরির বিজ্ঞপ্তিটি আরেকবার পড়া বেশি প্রয়োজন। কোন দায়িত্বগুলো পালন করতে হবে, নিয়োগদাতা কী ধরনের অভিজ্ঞতা চাইছেন এবং আপনার আগের কাজের কোন অংশটি সেই চাহিদার সঙ্গে মেলে, তা বোঝা দরকার।

তারপর চিঠি লিখুন। অধিকাংশ সাধারণ চাকরির আবেদনে এক পৃষ্ঠার মধ্যে কভার লেটার রাখা যায়। তিন থেকে চারটি অনুচ্ছেদে প্রয়োজনীয় বক্তব্য তুলে ধরা সম্ভব। তবে প্রতিষ্ঠান নির্দিষ্ট দৈর্ঘ্য বা কাঠামো চাইলে সেটিই অনুসরণ করতে হবে। চিঠির শুরুতে কোন পদে আবেদন করছেন, তা উল্লেখ করুন। সঙ্গে নিজের সবচেয়ে প্রাসঙ্গিক যোগ্যতা বা অভিজ্ঞতার সংক্ষিপ্ত পরিচয় দিতে পারেন।

মূল অংশে একটি বা দুটি বাস্তব অভিজ্ঞতা ব্যাখ্যা করাই যথেষ্ট হতে পারে। আগে গ্রাহকসেবা বিভাগে কাজ করে প্রশাসনিক সমন্বয়কের পদে আবেদন করলে তথ্য সংরক্ষণ, সমস্যা সমাধান কিংবা বিভিন্ন বিভাগের সঙ্গে যোগাযোগের দায়িত্ব পালনের অভিজ্ঞতা তুলে ধরা যায়। অবশ্য সেই দায়িত্বগুলো সত্যিই পালন করে থাকতে হবে।

কাজের ফলাফল সম্পর্কে নির্ভরযোগ্য তথ্য থাকলে সেটিও উল্লেখ করতে পারেন। চিঠি আকর্ষণীয় করার জন্য অনুমানভিত্তিক সংখ্যা ব্যবহার করা উচিত নয়। শেষ অংশে আবেদন বিবেচনার জন্য ধন্যবাদ জানিয়ে সাক্ষাৎকারে নিজের যোগ্যতা সম্পর্কে বিস্তারিত আলোচনার আগ্রহ প্রকাশ করা যায়। চিঠির শেষে নাম ও যোগাযোগের তথ্য রাখুন। নিয়োগদাতার নাম জানা থাকলে সঠিকভাবে সম্বোধন করুন। জানা না থাকলে অনুমান করে কারও নাম ব্যবহার করার প্রয়োজন নেই।

আরও পড়ুন: এটিএস (ATS) বান্ধব সিভি কী? মানুষ ও সফটওয়্যার দুজনের জন্য পড়তে সহজ সিভি

সংক্ষিপ্ত কভার লেটারের নমুনা

নিচের নমুনাটি লেখার কাঠামো বোঝানোর জন্য। নিজের বাস্তব অভিজ্ঞতা এবং সংশ্লিষ্ট চাকরির দায়িত্ব অনুযায়ী বক্তব্য বদলাতে হবে।

বিষয়: মার্কেটিং এক্সিকিউটিভ পদে আবেদন

প্রিয় নিয়োগ ব্যবস্থাপক,

আপনাদের প্রতিষ্ঠানে মার্কেটিং এক্সিকিউটিভ পদে আবেদন করতে আগ্রহী। আমার শিক্ষাগত যোগ্যতা ও প্রচার কার্যক্রমসংক্রান্ত অভিজ্ঞতা এই পদের দায়িত্বের সঙ্গে সম্পর্কিত বলে মনে করি।

[এখানে নিজের প্রকৃত কাজ বা প্রকল্পের বিবরণ দিন। কী দায়িত্ব পালন করেছেন, কোন দক্ষতা ব্যবহার করেছেন এবং চাকরির বিজ্ঞপ্তিতে উল্লেখ করা কাজের সঙ্গে তার সম্পর্ক কী, তা সংক্ষেপে ব্যাখ্যা করুন।]

সংশ্লিষ্ট দায়িত্ব পালনের সুযোগ পেলে আমার দক্ষতা কাজে লাগাতে আগ্রহী। আবেদনটি বিবেচনার জন্য ধন্যবাদ। সাক্ষাৎকারের সুযোগ পেলে নিজের যোগ্যতা ও অভিজ্ঞতা বিস্তারিতভাবে তুলে ধরতে পারব।

বিনীত,

[আপনার নাম]

[যোগাযোগের তথ্য]

এ ধরনের নমুনা ব্যবহার করার সময় সবচেয়ে বড় ভুল হলো কেবল প্রতিষ্ঠান ও পদের নাম বদলে দেওয়া। বিশেষ করে মাঝের অনুচ্ছেদটি নিজের অভিজ্ঞতার ভিত্তিতে লেখা জরুরি। অন্যথায় চিঠিতে পদের সঙ্গে আপনার যোগ্যতার প্রকৃত সম্পর্ক স্পষ্ট হবে না।

ইমেইলে আবেদন করলে আলাদা চিঠি পাঠাবেন?

এটি নির্ভর করে নিয়োগ বিজ্ঞপ্তির নির্দেশনার ওপর। আলাদা কভার লেটার সংযুক্ত করতে বলা হলে নির্ধারিত ফরম্যাটে ফাইলটি পাঠাতে হবে। ইমেইলের মূল অংশে সংক্ষিপ্ত আবেদনবার্তা লিখলেও আলাদা নথির শর্তটি পূরণ করা প্রয়োজন। নির্দিষ্ট নির্দেশনা না থাকলে ইমেইলের মূল অংশে পদের নাম, প্রাসঙ্গিক যোগ্যতার সংক্ষিপ্ত পরিচয় এবং সংযুক্ত সিভির কথা জানানো যায়।

তবে কয়েক লাইনের সাধারণ ইমেইল সব পরিস্থিতিতে পূর্ণাঙ্গ কভার লেটারের বিকল্প নয়। প্রতিষ্ঠান বিস্তারিত চিঠি চাইলে সেটি প্রস্তুত করতে হবে। PDF কিংবা Word ফরম্যাটের মধ্যে কোনটি গ্রহণযোগ্য, তা বিজ্ঞপ্তিতে দেখে নিন। ফাইলের আকার ও নামকরণ সম্পর্কেও আলাদা নির্দেশনা থাকতে পারে।

কভার লেটার দীর্ঘ হলেই ভালো হয় না

একটি কভার লেটারে বেশি তথ্য দেওয়া আর প্রয়োজনীয় তথ্য দেওয়া এক বিষয় নয়। অনেক চিঠিতে শিক্ষাগত যোগ্যতা, আগের চাকরির নাম, দায়িত্ব এবং অর্জনের দীর্ঘ বিবরণ থাকে। অথচ এসব তথ্য সিভিতেই দেওয়া আছে। ফলে নিয়োগদাতা চিঠি পড়ে নতুন কিছু জানতে পারেন না।

আবার প্রতিষ্ঠানের প্রশংসা করতে গিয়ে কেউ কেউ মূল বক্তব্য থেকে সরে যান। প্রতিষ্ঠানটি কেন ভালো, সে বিষয়ে দীর্ঘ আলোচনা করার প্রয়োজন নেই। প্রতিষ্ঠানের কাজের সঙ্গে আপনার দক্ষতার সম্পর্ক থাকলে সেটুকু ব্যাখ্যা করাই যথেষ্ট।

অভিজ্ঞতা অতিরঞ্জিত করার প্রবণতাও এড়িয়ে চলা উচিত। যে দক্ষতা নেই কিংবা যে কাজ করেননি, সেটির দাবি করলে সাক্ষাৎকারে সমস্যায় পড়তে পারেন। বানান ও ভাষার ভুলের দিকেও নজর দিন। বিশেষ করে লেখালেখি ও যোগাযোগনির্ভর পদের ক্ষেত্রে চিঠির ভাষা প্রার্থীর দক্ষতা সম্পর্কে প্রাথমিক ধারণা দিতে পারে।

কভার লেটার তৈরিতে লেখার সহায়ক প্রযুক্তি ব্যবহার করা হলেও প্রতিটি তথ্য যাচাই করা প্রয়োজন। স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি লেখায় আপনার নেই এমন অভিজ্ঞতা বা অর্জনের উল্লেখ থাকলে সেটি বাদ দিতে হবে। এসবের পাশাপাশি সিভিটিও হালনাগাদ রাখুন। কভার লেটারে কোনো দক্ষতার কথা লিখলেও সিভিতে তার প্রাসঙ্গিক তথ্য সহজে পাওয়া না গেলে নিয়োগদাতার কাছে আবেদনটি অস্পষ্ট মনে হতে পারে।

প্রতিবার নতুন চিঠি লেখার ঝামেলা কমাবেন যেভাবে

একাধিক চাকরিতে আবেদন করার সময় সময় বাঁচানোর জন্য আগে থেকেই নিজের কাজের অভিজ্ঞতার সংক্ষিপ্ত বিবরণ তৈরি করে রাখা যায়। প্রকল্প পরিচালনা, দলগত কাজ, গ্রাহক যোগাযোগ, তথ্য বিশ্লেষণ কিংবা সমস্যা সমাধানের অভিজ্ঞতা থাকলে সেগুলোর মধ্য থেকে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কয়েকটি আলাদা করে লিখে রাখুন। পরে নতুন বিজ্ঞপ্তি দেখলে প্রাসঙ্গিক অভিজ্ঞতাটি বেছে নেওয়া সহজ হবে। পুরো চিঠি আবার শুরু থেকে লেখার প্রয়োজন কমতে পারে।

তবে আগে থেকে প্রস্তুত রাখা তথ্য ব্যবহার করা আর একই কভার লেটার সব প্রতিষ্ঠানে পাঠানো এক নয়। নির্দিষ্ট পদের জন্য কোন অভিজ্ঞতা তুলে ধরবেন, সেটি নতুন করে ঠিক করতে হবে। প্রতিষ্ঠানের নাম ও চাকরির দায়িত্ব ভুল থাকলে সেগুলোও সংশোধন করতে হবে। বিশেষ করে একাধিক প্রতিষ্ঠানে একই দিনে আবেদন করলে জমা দেওয়ার আগে চিঠির প্রথম ও শেষ অংশ পরীক্ষা করা প্রয়োজন।

কভার লেটার নিয়ে আরও কয়েকটি প্রশ্ন

কভার লেটার ছাড়া কি চাকরি পাওয়া সম্ভব?

হ্যাঁ। অনেক চাকরির আবেদনপ্রক্রিয়ায় কভার লেটার বাধ্যতামূলক নয়। সেসব ক্ষেত্রে প্রয়োজনীয় যোগ্যতা, সিভি, অন্যান্য নথি এবং নিয়োগের বিভিন্ন ধাপে মূল্যায়নের ভিত্তিতে প্রার্থী নির্বাচিত হতে পারেন। তবে কভার লেটার বাধ্যতামূলক হলে সেটি জমা দিতে হবে।

বাংলা নাকি ইংরেজিতে লিখবেন?

নিয়োগ বিজ্ঞপ্তিতে নির্দিষ্ট ভাষা চাওয়া হলে সেটিই অনুসরণ করুন। নির্দেশনা না থাকলে প্রতিষ্ঠানের যোগাযোগের ভাষা ও পদের ধরন বিবেচনা করুন। ইংরেজিতে বিজ্ঞপ্তি প্রকাশিত হয়েছে বলেই সব ক্ষেত্রে ইংরেজি কভার লেটার বাধ্যতামূলক নয়। তবে ইংরেজিতে যোগাযোগের দক্ষতা প্রয়োজন এমন পদের ক্ষেত্রে ইংরেজি চিঠি প্রাসঙ্গিক হতে পারে।

ইন্টার্নশিপের আবেদনে কভার লেটার প্রয়োজন হয়?

প্রতিষ্ঠান চাইলে অবশ্যই দিতে হবে। ঐচ্ছিক হলে শিক্ষাগত প্রকল্প, প্রাসঙ্গিক দক্ষতা এবং ইন্টার্নশিপে আগ্রহের কারণ ব্যাখ্যা করার জন্য চিঠিটি ব্যবহার করা যায়। পূর্ণকালীন চাকরির অভিজ্ঞতা না থাকলেও শিক্ষাজীবনের বাস্তব কাজের উদাহরণ দেওয়া সম্ভব।

পরিচিত কারও সুপারিশ থাকলে কি কভার লেটার লাগবে?

সুপারিশ থাকলেই কভার লেটার বাধ্যতামূলক হয় না। নিয়োগদাতা চাইলে দিতে হবে। সুপারিশকারী ব্যক্তির অনুমতি থাকলে তাঁর সঙ্গে পেশাগত যোগাযোগের বিষয়টি উল্লেখ করা যায়। তবে নিজের যোগ্যতার ব্যাখ্যা দেওয়াও প্রয়োজন।

পরবর্তী চাকরির আবেদনে কোন সিদ্ধান্তটি নেবেন?

কভার লেটার লেখার সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে চাকরির বিজ্ঞপ্তির প্রয়োজনীয় নথির অংশটি পড়ুন। প্রতিষ্ঠান চিঠি চেয়েছে কি না, সেটি বাধ্যতামূলক নাকি ঐচ্ছিক এবং জমা দেওয়ার আলাদা নিয়ম রয়েছে কি না, তা দেখুন। চিঠি বাধ্যতামূলক হলে পদের দায়িত্বের সঙ্গে মিলিয়ে লিখুন। ঐচ্ছিক হলে ভেবে দেখুন, সিভিতে প্রকাশ পায়নি এমন গুরুত্বপূর্ণ কিছু ব্যাখ্যা করার আছে কি না।

পেশা পরিবর্তন, চাকরির বিরতি কিংবা শিক্ষাজীবনের অভিজ্ঞতা নতুন পদের সঙ্গে মিলিয়ে বোঝানোর ক্ষেত্রে কভার লেটার উপকারী হতে পারে। কিন্তু অতিরিক্ত কিছু বলার প্রয়োজন না থাকলে সিভি ও অন্যান্য নথি নির্ভুলভাবে প্রস্তুত করায় সময় দেওয়াও যুক্তিসংগত। প্রতিটি চাকরির জন্য আলাদা কভার লেটার লেখার চেয়ে প্রতিটি আবেদনে চিঠিটির প্রয়োজন আছে কি না, সেই সিদ্ধান্ত নেওয়া বেশি জরুরি।

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন 

চাকরির বিজ্ঞপ্তিতে কভার লেটারের উল্লেখ না থাকলে কি জমা দেবেন?

বিজ্ঞপ্তিতে কভার লেটারের কথা না থাকলে সাধারণত সেটি বাধ্যতামূলক ধরে নেওয়ার প্রয়োজন নেই। তবে আবেদনপদ্ধতিতে অতিরিক্ত নথি দেওয়ার সুযোগ থাকলে প্রাসঙ্গিক একটি কভার লেটার যুক্ত করতে পারেন। বিশেষ করে পেশা পরিবর্তন করছেন কিংবা নিজের যোগ্যতার কোনো দিক ব্যাখ্যা করা প্রয়োজন হলে চিঠিটি কাজে আসতে পারে। আলাদা কিছু জানানোর না থাকলে সিভি ও চাওয়া নথিগুলো জমা দেওয়াই যথেষ্ট হতে পারে।

কভার লেটারে বেতনের প্রত্যাশা উল্লেখ করা উচিত কি?

নিয়োগদাতা বেতনের প্রত্যাশা জানতে না চাইলে সাধারণত কভার লেটারে সেটি উল্লেখ করার প্রয়োজন নেই। চিঠিতে নিজের যোগ্যতা, প্রাসঙ্গিক অভিজ্ঞতা এবং পদটিতে আগ্রহের কারণ তুলে ধরাই ভালো। তবে বিজ্ঞপ্তিতে প্রত্যাশিত বেতন জানাতে বলা হলে সেই নির্দেশনা অনুসরণ করুন। কোনো নির্দিষ্ট অঙ্ক লেখার আগে পদের দায়িত্ব ও নিজের অভিজ্ঞতার সঙ্গে সেটির সামঞ্জস্য বিবেচনা করা উচিত।

একই প্রতিষ্ঠানের একাধিক পদে আবেদন করলে আলাদা কভার লেটার লাগবে?

প্রতিটি পদের দায়িত্ব ও প্রয়োজনীয় যোগ্যতা আলাদা হলে সেই অনুযায়ী কভার লেটার তৈরি করা ভালো। একই প্রতিষ্ঠানে আবেদন করছেন বলে সব পদের জন্য একই চিঠি ব্যবহার করলে প্রাসঙ্গিক দক্ষতাগুলো যথাযথভাবে তুলে ধরা কঠিন হতে পারে। তবে প্রতিবার সম্পূর্ণ নতুন করে লেখার প্রয়োজন নেই। নিজের অভিজ্ঞতার উপযুক্ত অংশগুলো রেখে পদের চাহিদা অনুযায়ী বক্তব্য পরিবর্তন করতে পারেন।

কভার লেটারে আগের চাকরি ছাড়ার কারণ লিখতে হবে কি?

সাধারণভাবে আগের চাকরি ছাড়ার কারণ বিস্তারিত লেখার প্রয়োজন নেই। কভার লেটারের প্রধান উদ্দেশ্য হলো নতুন পদের জন্য আপনার যোগ্যতা ব্যাখ্যা করা। তবে নিয়োগদাতা কারণ জানতে চাইলে সংক্ষিপ্ত, সত্য ও পেশাদার ভাষায় উত্তর দেওয়া উচিত। আগের নিয়োগদাতা বা সহকর্মীদের সম্পর্কে অপ্রয়োজনীয় নেতিবাচক মন্তব্য এড়িয়ে চলুন।

কভার লেটারে পোর্টফোলিও বা কাজের নমুনার লিংক দেওয়া যায় কি?

হ্যাঁ, পদের সঙ্গে সম্পর্কিত হলে কভার লেটারে পোর্টফোলিও, প্রকাশিত লেখা কিংবা নিজের কাজের নমুনার লিংক দেওয়া যায়। বিশেষ করে লেখালেখি, নকশা, সফটওয়্যার উন্নয়ন ও সৃজনশীল পেশায় এটি প্রাসঙ্গিক হতে পারে। তবে লিংকটি কাজ করছে কি না এবং নিয়োগদাতা প্রয়োজনীয় তথ্য দেখতে পারবেন কি না, তা পরীক্ষা করুন। প্রতিষ্ঠান আলাদা পোর্টফোলিও জমা দিতে বললে শুধু লিংক উল্লেখ করে সেই শর্ত পূরণ হয়েছে ধরে নেওয়া যাবে না।

কভার লেটারে ভুল তথ্য দিয়ে ফেললে কী করবেন?

আবেদন জমা দেওয়ার পর ভুল ধরা পড়লে প্রথমে সংশ্লিষ্ট প্ল্যাটফর্মে সংশোধনের সুযোগ রয়েছে কি না দেখুন। LinkedIn ও Indeed-এর নিজস্ব আবেদনব্যবস্থায় জমা দেওয়া কভার লেটার সরাসরি পরিবর্তনের সীমাবদ্ধতা রয়েছে। গুরুত্বপূর্ণ ভুল হলে নিয়োগদাতার সঙ্গে যোগাযোগ করে সংশোধিত তথ্য জানানোর চেষ্টা করা যায়। তবে সংশোধনের অনুরোধ গ্রহণ করা হবে কি না, তা প্রতিষ্ঠানের নিয়মের ওপর নির্ভর করে।