হিসাবরক্ষণ, গ্রাহক ব্যবস্থাপনা ও মজুতের সফটওয়্যার একসঙ্গে কাজ করাবেন কীভাবে

একজন গ্রাহক পণ্য অর্ডার করেছেন। বিক্রয় বিভাগ সেই অর্ডার গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যারে লিখেছে। গুদামে পণ্যের মজুত কমেছে, কিন্তু হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যারে বিক্রয়ের তথ্য তখনো পৌঁছায়নি। দিনের শেষে তিন বিভাগের হিসাব মেলাতে গিয়ে দেখা গেল, একই অর্ডারের তথ্য তিন জায়গায় তিন রকম।

আলাদা সফটওয়্যার ব্যবহার করা ব্যবসায় এমন অসংগতি দেখা দিতে পারে। এর সমাধান হিসেবে অনেক প্রতিষ্ঠান ব্যবসায়িক সফটওয়্যার সমন্বয় পদ্ধতি বেছে নেয়। এতে হিসাবরক্ষণ, গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা ও পণ্যের মজুত নিয়ন্ত্রণের সফটওয়্যারগুলোর মধ্যে তথ্য আদান-প্রদানের ব্যবস্থা করা যায়। একটি সফটওয়্যারে অর্ডারের তথ্য যুক্ত হলে নির্ধারিত নিয়ম অনুযায়ী অন্য সফটওয়্যারেও সেই তথ্য পৌঁছাতে পারে।

কিন্তু সফটওয়্যার সংযুক্ত করা আর পুরো ব্যবসার হিসাব ঠিকভাবে পরিচালনা করা এক বিষয় নয়। কোন তথ্য কোথা থেকে আসবে, কখন মজুত কমবে কিংবা কী অবস্থায় চালান তৈরি হবে, এসব নিয়ম আগে ঠিক করতে হয়। ছোট ব্যবসার জন্য বিদ্যমান সফটওয়্যারগুলোর সরাসরি সংযোগই যথেষ্ট হতে পারে। আবার কিছু প্রতিষ্ঠানের জন্য জ্যাপিয়ার, এপিআই কিংবা সমন্বিত ব্যবসায়িক সম্পদ পরিকল্পনা ব্যবস্থার প্রয়োজন হতে পারে। কোন পথটি বাস্তবে কাজে আসবে, সেটি বুঝতে আগে দেখতে হবে তিনটি সফটওয়্যার কীভাবে একে অপরের ওপর নির্ভর করে।

একই অর্ডারের তথ্য তিনটি সফটওয়্যারে কেন লাগে?

ধরা যাক, একটি প্রতিষ্ঠান অনলাইনে পোশাক বিক্রি করে। গ্রাহকের সঙ্গে যোগাযোগ, অর্ডারের আলোচনা এবং বিক্রয়ের অগ্রগতি গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা বা সিআরএম সফটওয়্যারে সংরক্ষিত হচ্ছে। জোহো সিআরএম ও হাবস্পট এ ধরনের সফটওয়্যারের উদাহরণ। অর্ডার নিশ্চিত হওয়ার পর গুদামের কর্মীদের জানতে হবে পণ্যটি মজুতে আছে কি না। পণ্য কোথায় রাখা হয়েছে, কতটি বিক্রি হয়েছে বা ফেরত এসেছে, এসব তথ্য দেখার জন্য মজুত ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যার ব্যবহৃত হয়।

হিসাব বিভাগের প্রয়োজন আবার আলাদা। বিক্রয়, ক্রয়, পাওনা, দেনা, খরচ এবং আর্থিক প্রতিবেদন তৈরির কাজ চলে হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যারে। কুইকবুকস ও জোহো বুকস এই শ্রেণির পরিচিত সফটওয়্যার। সমস্যা তৈরি হয় যখন বিভাগগুলোর মধ্যে তথ্যের আদান-প্রদান নিয়মিত হয় না। বিক্রয় বিভাগ অর্ডার নিশ্চিত করলেও গুদাম হয়তো সেই তথ্য পায়নি। আবার পণ্য সরবরাহের পরও হিসাব বিভাগ চালান তৈরি করতে পারেনি।

সফটওয়্যারগুলো সংযুক্ত থাকলে এই পুনরাবৃত্ত কাজ কমানো সম্ভব। তবে অর্ডার গ্রহণ, মজুত সংরক্ষণ, পণ্য সরবরাহ ও অর্থপ্রাপ্তিকে আলাদা ঘটনা হিসেবে ধরতে হবে। সব প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে এসব কাজ একই ক্রমে হয় না।

সফটওয়্যার কেনার আগে একটি অর্ডারের পথ অনুসরণ করুন

অনেক প্রতিষ্ঠানের প্রথম ভুলটি হয় সমাধান বাছাইয়ের সময়। কোন সফটওয়্যার কতটি অ্যাপের সঙ্গে সংযুক্ত হতে পারে, সেটি দেখা হয়। অথচ প্রতিষ্ঠানের নিজের কাজের নিয়মগুলো পরিষ্কার করা হয় না। একটি অর্ডারের উদাহরণ নিলেই বিষয়টি বোঝা যায়। গ্রাহক অর্ডার দেওয়ার পর সেটি কোথায় নথিভুক্ত হয়? পণ্যের মজুত কে পরীক্ষা করেন? অর্ডার বাতিল হলে সংরক্ষিত পণ্য আবার বিক্রয়ের জন্য উন্মুক্ত হয় কীভাবে? চালান তৈরির দায়িত্ব কার? গ্রাহক আংশিক টাকা দিলে হিসাব কোথায় রাখা হয়?

এসব প্রশ্নের উত্তর লিখে রাখুন। এরপর চিহ্নিত করুন, কোন ধাপে কর্মীরা একই তথ্য আবার লিখছেন। এখানে আরেকটি সিদ্ধান্ত প্রয়োজন। প্রতিটি গুরুত্বপূর্ণ তথ্যের মূল উৎস কোন সফটওয়্যার হবে? ধরা যাক, গ্রাহকের যোগাযোগের তথ্য গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যারে রাখা হবে। পণ্যের প্রকৃত মজুত থাকবে মজুত ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যারে। আর্থিক লেনদেনের চূড়ান্ত হিসাব সংরক্ষিত হবে হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যারে।

এ ধরনের ব্যবস্থায় প্রতিটি গুরুত্বপূর্ণ তথ্যের জন্য একটি নির্ভরযোগ্য মূল উৎস নির্ধারণ করা হয়। অবশ্য এটি কোনো বাধ্যতামূলক বিন্যাস নয়। প্রতিষ্ঠানের কাজের ধরন অনুযায়ী নিয়ম বদলাতে পারে। কিন্তু একই তথ্য যদি একাধিক জায়গা থেকে পরিবর্তন করা যায়, তাহলে কোন পরিবর্তনটি গ্রহণ করা হবে, তা আগে ঠিক করতে হবে। নইলে গ্রাহক ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যারে সংশোধন করা তথ্য অন্য সফটওয়্যারের পুরোনো তথ্য দিয়ে আবার বদলে যেতে পারে।

ব্যবসায়িক সফটওয়্যার সমন্বয়: কোন পথে সংযোগ করবেন?

প্রচলিত তিনটি পদ্ধতির মধ্যে পার্থক্য মূলত সংযোগ তৈরির কাজ, নিয়ন্ত্রণ এবং রক্ষণাবেক্ষণে। কোনো পদ্ধতি বেছে নেওয়ার আগে বিদ্যমান সফটওয়্যারগুলো কী সুবিধা দিচ্ছে, তা দেখা উচিত।

সফটওয়্যারের নিজস্ব সংযোগ সুবিধা

একই প্রতিষ্ঠানের তৈরি সফটওয়্যারগুলোর মধ্যে সরাসরি সংযোগের ব্যবস্থা থাকতে পারে। আলাদা প্রতিষ্ঠানের সফটওয়্যারও কখনো আনুষ্ঠানিক সংযোগ সুবিধা দেয়। উদাহরণ হিসেবে জোহো বুকস, জোহো সিআরএম ও জোহো ইনভেন্টরির কথা বলা যায়। জোহো বুকস ও জোহো সিআরএমের সংযোগে গ্রাহক, সরবরাহকারী এবং পণ্যের তথ্য সমন্বয়ের সুবিধা রয়েছে। নির্ধারিত বিন্যাস অনুযায়ী তথ্য একমুখী বা উভয়মুখীভাবে আদান-প্রদান করা যায়।

জোহো সিআরএমের আর্থিক কার্যক্রম পরিচালনার বিশেষ অংশ ব্যবহার করে জোহো বুকসের বিক্রয়সংক্রান্ত লেনদেন পরিচালনার ব্যবস্থাও রয়েছে। তবে এই সুবিধা ব্যবহারের জন্য জোহো সিআরএমের উপযুক্ত সেবা পরিকল্পনা প্রয়োজন। জোহোর নির্দেশিকায় পেশাদার বা তার উচ্চতর পরিকল্পনার কথা উল্লেখ করা হয়েছে।

অন্যদিকে জোহো বুকস ও জোহো ইনভেন্টরি সংযুক্ত করলে পণ্য, গ্রাহক, বিক্রয় আদেশ, ক্রয় আদেশ ও চালানসহ বিভিন্ন সমর্থিত তথ্য সমন্বয় করা যায়। এতগুলো সুবিধা থাকলেও একটি বিষয় সহজে চোখ এড়িয়ে যায়। জোহো সিআরএমের নিজস্ব চালান, মূল্যপ্রস্তাব বা বিক্রয় আদেশ তৈরির অংশে করা লেনদেন সরাসরি জোহো বুকসের সংশ্লিষ্ট অংশে সমন্বিত হয় না। এ জন্য জোহোর নির্দিষ্ট আর্থিক কার্যক্রম পরিচালনার অংশ অথবা বিশেষভাবে তৈরি সংযোগ প্রয়োজন হতে পারে।

তথ্য হালনাগাদের সময়েও পার্থক্য রয়েছে। জোহোর নির্দেশিকায় সাধারণ গ্রাহক বা পণ্যের তথ্যের প্রাথমিক সমন্বয়ের পর নতুন তথ্য সমন্বয়ের জন্য দুই ঘণ্টার ব্যবধান উল্লেখ রয়েছে। তবে সমর্থিত লেনদেনসংক্রান্ত অংশে তাৎক্ষণিক সমন্বয়ের সুবিধা পাওয়া যায়।

অর্থাৎ একই প্রতিষ্ঠানের সফটওয়্যার কিনলেই সব তথ্য সঙ্গে সঙ্গে মিলবে, এমন ধারণা ঠিক নয়। যে ব্যবসায় বিক্রয়ের পর দ্রুত মজুত হালনাগাদ করা প্রয়োজন, তাদের জন্য তথ্য পৌঁছানোর সময়টি বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ।

জ্যাপিয়ার, মেক বা মাইক্রোসফট পাওয়ার অটোমেট দিয়ে সংযোগ

ধরা যাক, প্রতিষ্ঠানের গ্রাহক ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যার একটি কোম্পানির, কিন্তু হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যার অন্য কোম্পানির। দুটি সফটওয়্যারের মধ্যে সরাসরি সংযোগের সুবিধাও নেই। এ ক্ষেত্রে জ্যাপিয়ার, মেক কিংবা মাইক্রোসফট পাওয়ার অটোমেটের মতো সেবা বিবেচনা করা যায়।

এগুলো নির্দিষ্ট ঘটনা ঘটলে অন্য অ্যাপে একটি কাজ সম্পন্ন করার ব্যবস্থা করে। যেমন গ্রাহক ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যারে নতুন গ্রাহকের তথ্য যুক্ত হওয়ার পর হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যারে সেই গ্রাহকের তথ্য তৈরি করা। জ্যাপিয়ারে এই স্বয়ংক্রিয় কাজকে জ্যাপ বলা হয়। একটি নির্দিষ্ট ঘটনা ঘটলে প্রক্রিয়াটি শুরু হয়। এরপর পূর্বনির্ধারিত নিয়ম অনুযায়ী পরবর্তী কাজ সম্পন্ন হয়। পদ্ধতিটি বুঝতে সহজ হলেও প্রতিটি সফটওয়্যারের জন্য সব ধরনের ঘটনা শনাক্তকরণ বা পরবর্তী কাজের সুবিধা পাওয়া যায় না। সেবা পরিকল্পনা অনুযায়ী কিছু সুবিধা সীমিতও থাকতে পারে।

তথ্য আদান-প্রদানের গতিও এখানে গুরুত্বপূর্ণ। জ্যাপিয়ারের কিছু সংযোগ নির্দিষ্ট বিরতিতে নতুন তথ্য পরীক্ষা করে। এই ব্যবধান অ্যাপ ও সেবা পরিকল্পনা অনুযায়ী বদলায়। তাৎক্ষণিকভাবে নতুন ঘটনা শনাক্ত করার সুবিধা থাকলে অ্যাপ থেকে তথ্য পাঠানো মাত্র কাজ শুরু হতে পারে। মেকেও নির্ধারিত সময়সূচি এবং কিছু তাৎক্ষণিক সংযোগ ব্যবহারের সুযোগ রয়েছে।

গ্রাহকের যোগাযোগের তথ্য বা নিয়মিত প্রশাসনিক কাজ সমন্বয়ের ক্ষেত্রে সামান্য বিলম্ব গ্রহণযোগ্য হতে পারে। কিন্তু একই পণ্য একাধিক বিক্রয়মাধ্যমে বিক্রি হলে মজুতের পুরোনো তথ্য সমস্যা তৈরি করতে পারে। তাই কোন অ্যাপ সংযুক্ত করা যাচ্ছে, সেটি দেখার পাশাপাশি তথ্য আদান-প্রদানের গতিও পরীক্ষা করতে হবে।

নিজস্ব এপিআই সংযোগ কখন প্রয়োজন?

কিছু ব্যবসার কাজ প্রস্তুত সংযোগ দিয়ে পরিচালনা করা কঠিন। একটি পাইকারি প্রতিষ্ঠানের কথা ভাবুন। নতুন অর্ডার অনুমোদনের আগে গ্রাহকের বকেয়া, ঋণসীমা ও পণ্যের মজুত যাচাই করতে হয়। হয়তো একাধিক শর্ত পূরণ হওয়ার পরই অর্ডার অনুমোদন করা যাবে। প্রস্তুত সংযোগে এমন নিয়ম পরিচালনার সুবিধা না থাকলে নিজস্ব এপিআই সংযোগ তৈরির প্রয়োজন হতে পারে।

এপিআই হলো নির্ধারিত নিয়মে সফটওয়্যারগুলোর মধ্যে তথ্য আদান-প্রদানের একটি প্রযুক্তিগত ব্যবস্থা। এর সাহায্যে প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজন অনুযায়ী বিশেষ কাজের প্রক্রিয়া তৈরি করা সম্ভব হতে পারে। বে নিজস্ব সংযোগ তৈরির দায়িত্বও বেশি। সফটওয়্যার উন্নয়ন, নিরাপত্তা, ত্রুটি শনাক্তকরণ এবং ভবিষ্যতের রক্ষণাবেক্ষণের ব্যবস্থা রাখতে হবে।

এপিআই ব্যবহারের অনুমতি সব সেবা পরিকল্পনাতেও থাকে না। যেমন ওডু ১৯.০-এর বহিরাগত সফটওয়্যার সংযোগবিষয়ক নির্দেশিকায় এই সুবিধা বিশেষ কাস্টম পরিকল্পনার জন্য নির্ধারিত রয়েছে। একটি বিনামূল্যের অ্যাপ ব্যবহার কিংবা সাধারণ পরিকল্পনায় এটি অন্তর্ভুক্ত নয়। ছোট প্রতিষ্ঠানের সাধারণ তথ্য আদান-প্রদানের কাজ প্রস্তুত সংযোগ দিয়ে করা গেলে নিজস্ব এপিআই তৈরির বাড়তি ব্যয় এড়ানো যায়। কিন্তু কাজের নিয়ম জটিল এবং প্রযুক্তিগত সহায়তার ব্যবস্থা থাকলে এই বিকল্প বিবেচনা করার যথেষ্ট কারণ রয়েছে।

সংযোগ চালুর বাস্তব প্রস্তুতি

পদ্ধতি নির্বাচন হয়ে গেলে সরাসরি সব তথ্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে আদান-প্রদান শুরু করবেন না। আগে বিদ্যমান তথ্য পরিষ্কার করা প্রয়োজন।

পুরোনো তথ্য মিলিয়ে নিন

একই গ্রাহকের একাধিক তথ্য, পণ্যের ভিন্ন নাম, ভুল মূল্য কিংবা অসম্পূর্ণ ঠিকানা থাকলে সেগুলো শনাক্ত করুন।

পণ্য চেনার জন্য স্বতন্ত্র পণ্য শনাক্তকরণ সংকেত এবং অর্ডারের জন্য নির্দিষ্ট শনাক্তকরণ নম্বর ব্যবহার করা যেতে পারে। গ্রাহকের ক্ষেত্রেও একটি নির্ভরযোগ্য পরিচিতি প্রয়োজন। কেবল নাম মিলে গেলেই দুটি গ্রাহকের তথ্য এক করে দেওয়া ঠিক নয়।

আগের তথ্যের অসংগতি দূর না করে সংযোগ চালু করলে সেই ভুল অন্য সফটওয়্যারেও পৌঁছাতে পারে।

প্রয়োজনীয় অ্যাকাউন্ট সংযুক্ত করুন

সরাসরি সংযোগ ব্যবহারের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট সফটওয়্যারের বিন্যাস বা সংযোগ ব্যবস্থাপনার অংশে যেতে হয়। তবে এসব অংশের নাম সফটওয়্যার ও সংস্করণভেদে আলাদা হতে পারে। জোহো বুকসের ক্ষেত্রে বিন্যাস থেকে সংযোগ ব্যবস্থাপনার অধীনে জোহোর অ্যাপগুলোর তালিকা নির্বাচন করে জোহো সিআরএম সংযুক্ত করার ব্যবস্থা রয়েছে। প্রয়োজনীয় অ্যাকাউন্ট ও প্রতিষ্ঠান নির্বাচন করার পর কোন অংশের তথ্য সমন্বিত হবে, তা নির্ধারণ করা যায়।

কিছু সংযোগে প্রতিষ্ঠানের মূল মুদ্রার বিন্যাসও গুরুত্বপূর্ণ। বিশেষ করে উভয়মুখী তথ্য সমন্বয়ের আগে মুদ্রাসংক্রান্ত শর্ত পরীক্ষা করুন। জ্যাপিয়ার ব্যবহার করলে প্রথমে কোন ঘটনায় কাজ শুরু হবে এবং পরে কোন অ্যাপে কী কাজ সম্পন্ন হবে, তা নির্বাচন করতে হবে। এরপর প্রয়োজনীয় অ্যাকাউন্ট সংযুক্ত করে গ্রাহকের নাম, অর্ডার নম্বর, পণ্যের পরিচিতি ও অন্যান্য তথ্যের ক্ষেত্রগুলো মিলিয়ে দিতে হবে। নিজস্ব এপিআই সংযোগে সংশ্লিষ্ট সফটওয়্যারের প্রযুক্তিগত নিয়ম অনুসরণ করতে হবে।

আরও পড়ুন: ছোট ব্যবসার সফটওয়্যার স্ট্যাক (Software Stack) কীভাবে পরিকল্পনা করবেন

একটি অর্ডার দিয়ে সবকিছু পরীক্ষা করুন

শুরুতে বাস্তব গ্রাহকের তথ্যের পরিবর্তে পরীক্ষামূলক তথ্য ব্যবহার করা ভালো। একটি অর্ডার তৈরি করে দেখুন সেটি অন্য সফটওয়্যারে পৌঁছাচ্ছে কি না। এরপর অর্ডার বাতিল করে পরীক্ষা করুন। পণ্য ফেরত এলে কী ঘটছে, আংশিক সরবরাহ হলে মজুত কীভাবে বদলাচ্ছে, সেগুলোও দেখুন।

একই অর্ডারের তথ্য দ্বিতীয়বার পাঠানোর পরীক্ষাটি বাদ দেওয়া উচিত নয়। কারণ সংযোগ ব্যর্থ হওয়ার পর আবার চালু করলে একই চালান দুবার তৈরি হওয়ার ঝুঁকি থাকতে পারে। একইভাবে পণ্যের মজুতও ভুলভাবে দুবার কমে যেতে পারে। অর্থপ্রাপ্তির তথ্য সংযুক্ত থাকলে আংশিক পরিশোধ, অতিরিক্ত পরিশোধ এবং টাকা ফেরতের পরিস্থিতি পরীক্ষা করতে হবে।

এই পরীক্ষাগুলো ঠিকভাবে সম্পন্ন হলে প্রথমে একটি বিক্রয় দল, পণ্য বিভাগ কিংবা শাখায় সংযোগ চালু করুন। প্রাথমিক পর্যায়ে পুরোনো ও নতুন ব্যবস্থার তথ্য মিলিয়ে দেখুন। কোনো কাজ ব্যর্থ হলে সেটি শনাক্ত ও পুনরায় চালানোর ব্যবস্থা রয়েছে কি না, তাও পরীক্ষা করুন। এরপর পর্যায়ক্রমে অন্যান্য বিভাগ যুক্ত করা যেতে পারে।

অর্ডার নিশ্চিত হলেই কি মজুত কমিয়ে দিতে হবে?

এই প্রশ্নটির উত্তর ব্যবসার কাজের নিয়মের ওপর নির্ভর করে। কোনো প্রতিষ্ঠান অর্ডার নিশ্চিত হওয়ার পর পণ্য সংরক্ষণ করে রাখে। তবে গুদামের প্রকৃত মজুত কমানো হয় পণ্য সরবরাহের সময়। অন্য প্রতিষ্ঠানে নিয়ম আলাদা হতে পারে। হিসাবের ক্ষেত্রেও একই সতর্কতা প্রয়োজন। চালান তৈরি হওয়ার অর্থ গ্রাহক টাকা পরিশোধ করেছেন, এমন নয়। পাওনা ও অর্থপ্রাপ্তির তথ্য আলাদাভাবে পরিচালনা করতে হয়।

ওডুর মতো সমন্বিত ব্যবসায়িক ব্যবস্থাতেও অর্ডার করা পণ্যের পরিমাণ অথবা প্রকৃত সরবরাহ করা পণ্যের পরিমাণ অনুযায়ী চালান তৈরির আলাদা নীতি রয়েছে। এ কারণে গ্রাহক ব্যবস্থাপনা, মজুত ব্যবস্থাপনা ও হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যারের সংযোগে নিচের ঘটনাগুলো আলাদা করে চিহ্নিত করা দরকার:

• গ্রাহকের অর্ডার গ্রহণ ও অনুমোদন।
• পণ্যের প্রাপ্যতা যাচাই এবং প্রয়োজনীয় মজুত সংরক্ষণ।
• পণ্য সরবরাহ ও সেই তথ্য হালনাগাদ।
• প্রতিষ্ঠানের বিলিং নীতি অনুযায়ী চালান তৈরি।
• অর্থপ্রাপ্তি এবং বকেয়ার হিসাব সংরক্ষণ।

এই ধাপগুলোর ক্রম ব্যবসাভেদে বদলাতে পারে। কিন্তু একটি ঘটনা ঘটার সঙ্গে সঙ্গে অন্যটি ঘটেছে ধরে নিলে হিসাবের অসংগতি তৈরি হওয়ার আশঙ্কা থাকে।

সংযোগ থাকলেও হিসাব না মিললে কোথায় দেখবেন?

সফটওয়্যার সংযুক্ত হওয়ার পর প্রথম দিকে তথ্য নিয়মিত মিলিয়ে দেখা প্রয়োজন। বিশেষ করে অর্ডার, মজুত ও আর্থিক লেনদেনের ক্ষেত্রে ভুল শনাক্ত করতে দেরি করা ঠিক নয়। একটি সাধারণ সমস্যা হলো একই তথ্য একাধিকবার সংরক্ষিত হওয়া। একই গ্রাহক বা অর্ডারের তথ্য বারবার পাঠানো হলে একাধিক তথ্যের নথি তৈরি হতে পারে।

জ্যাপিয়ারের কিছু সংযোগে আগে পাওয়া তথ্য আবার এসেছে কি না, তা শনাক্ত করার ব্যবস্থা রয়েছে। কিন্তু পরবর্তী ধাপে একই তথ্য আবার পাঠালে কী হবে, তা সংশ্লিষ্ট অ্যাপের আচরণের ওপর নির্ভর করে। কোনো অ্যাপ নতুন নথি তৈরি করতে পারে, আবার অন্যটি আগের নথি হালনাগাদ করতে পারে।

তথ্য পৌঁছাতে বিলম্ব হওয়াও অস্বাভাবিক নয়। বিশেষ করে যে সংযোগ নির্দিষ্ট বিরতিতে নতুন তথ্য পরীক্ষা করে, সেখানে একটি সফটওয়্যারের সঙ্গে অন্যটির তথ্য সাময়িকভাবে নাও মিলতে পারে। কখনো সংযোগ পুরোপুরি বন্ধ হয়ে যায়। যোগাযোগব্যবস্থার সমস্যা, ব্যবহারের অনুমোদনের মেয়াদ শেষ হওয়া কিংবা এপিআই ব্যবহারের সীমা অতিক্রমের কারণে এমন হতে পারে। তাই ব্যর্থ কাজ শনাক্ত করা এবং সংশ্লিষ্ট কর্মীকে সতর্ক করার ব্যবস্থা থাকা প্রয়োজন।

নিরাপত্তার বিষয়টিও বাদ দেওয়া যাবে না। সব কর্মীকে সম্পূর্ণ আর্থিক ও গ্রাহক তথ্য ব্যবহারের অনুমতি দেওয়ার প্রয়োজন নেই। এপিআই সংযোগে যতটুকু অনুমতি দরকার, ততটুকুই দেওয়া উচিত। পরিচয় যাচাই ও সংযোগের গোপন তথ্য সুরক্ষিত রাখার ব্যবস্থাও থাকতে হবে।

ওডব্লিউএএসপির এপিআই নিরাপত্তা নির্দেশিকায় অনুমোদনসংক্রান্ত ত্রুটি এবং পরিচয় যাচাইয়ের দুর্বলতাকে গুরুত্বপূর্ণ ঝুঁকি হিসেবে চিহ্নিত করা হয়েছে। আরেকটি বিষয় প্রায়ই ভুল বোঝা হয়। সফটওয়্যারগুলোর মধ্যে তথ্য সমন্বয় হওয়া মানেই আলাদা করে তথ্যের সুরক্ষিত অনুলিপি তৈরি হওয়া নয়। ভুল তথ্য একটি সফটওয়্যার থেকে অন্যটিতে চলে গেলে পুরোনো সঠিক তথ্য পুনরুদ্ধারের প্রয়োজন হতে পারে। এজন্য নিয়মিত তথ্যের সুরক্ষিত অনুলিপি সংরক্ষণের ব্যবস্থা আলাদা রাখতে হবে।

বাংলাদেশের ব্যবসার জন্য সফটওয়্যার বাছাইয়ে বাড়তি সতর্কতা

আন্তর্জাতিক সফটওয়্যারের সুবিধার তালিকা দেখে সেটি বাংলাদেশের ব্যবসার জন্য যথেষ্ট হবে কি না, বোঝা যায় না। ধরা যাক, সফটওয়্যারটিতে গ্রাহক ব্যবস্থাপনা, মজুত নিয়ন্ত্রণ ও হিসাবরক্ষণ, তিনটি সুবিধাই রয়েছে। কিন্তু বাংলাদেশের স্থানীয় অর্থ পরিশোধের সেবা বা ব্যাংকের সঙ্গে প্রয়োজনীয় সংযোগ নেই। আবার ভ্যাটসংক্রান্ত নথি তৈরির ব্যবস্থাও প্রতিষ্ঠানের চাহিদার সঙ্গে মিলছে না।

সে ক্ষেত্রে তিনটি সুবিধা একই সফটওয়্যারে থাকলেও হিসাব বিভাগের কিছু কাজ আলাদাভাবে করতে হতে পারে। সফটওয়্যার কেনার আগে তাই কয়েকটি বিষয় মিলিয়ে দেখুন। বাংলাদেশি টাকা এবং প্রয়োজনীয় বৈদেশিক মুদ্রার লেনদেন সমর্থিত কি না, স্থানীয় অর্থ পরিশোধের সেবা ও ব্যাংকিং তথ্য সংযুক্ত করা যায় কি না এবং বাংলা ভাষায় গ্রাহকের নাম-ঠিকানা ঠিকভাবে রাখা যায় কি না।

ইন্টারনেট সংযোগ বিচ্ছিন্ন হলে কী ঘটবে, সেটিও জানতে হবে। কোনো কাজ মাঝপথে বন্ধ হয়ে গেলে পরে তথ্য কীভাবে সমন্বিত হবে? বাংলাদেশে প্রযুক্তিগত সহায়তা ও প্রশিক্ষণের ব্যবস্থা পাওয়া যাবে কি? ভ্যাট ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে আরও সতর্কতা প্রয়োজন।

জাতীয় রাজস্ব বোর্ডের ওয়েবসাইটে তালিকাভুক্ত সফটওয়্যার প্রতিষ্ঠানের তথ্য রয়েছে। তবে কোনো সফটওয়্যার নির্মাতা প্রতিষ্ঠান তালিকাভুক্ত থাকার অর্থ তার প্রতিটি পণ্য বা সংস্করণ সব ব্যবসার জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে অনুমোদিত, এমন নয়। এনবিআর অনুমোদিত সফটওয়্যার ব্যবহারকারী প্রতিষ্ঠানের তথ্যও আলাদাভাবে প্রকাশ করে। কোন সফটওয়্যার প্রতিষ্ঠানের প্রযোজ্য ভ্যাটবিধি পূরণ করতে পারবে, তা কেনার আগেই যাচাই করা উচিত। প্রয়োজন হলে হিসাবরক্ষক বা কর পরামর্শকের সহায়তা নিতে হবে।

পশ্চিমবঙ্গ ও ভারতের অন্যান্য অঞ্চলের ক্ষেত্রে

ভারতের ব্যবসার জন্য পণ্য ও সেবা কর বা জিএসটি এবং প্রযোজ্য বৈদ্যুতিন চালান ব্যবস্থার নিয়ম দেখতে হবে। সরকারি বৈদ্যুতিন চালান ব্যবস্থার তথ্যভান্ডারে নির্দিষ্ট বার্ষিক লেনদেনসীমার ভিত্তিতে এই ব্যবস্থার প্রযোজ্যতার তথ্য রয়েছে। তবে সব জিএসটি নিবন্ধিত প্রতিষ্ঠানের জন্য একই নিয়ম প্রযোজ্য নয়। ব্যবসার ধরন এবং সংশ্লিষ্ট ছাড়ও বিবেচনায় নিতে হয়।

ফলে বাংলাদেশ ও ভারতের কোনো প্রতিষ্ঠান একই সফটওয়্যার ব্যবহার করলেও করসংক্রান্ত বিন্যাস আলাদা হতে পারে। উভয় দেশের জন্য একটি সাধারণ হিসাবের বিন্যাস ব্যবহার করার আগে স্থানীয় প্রয়োজন যাচাই করা উচিত।

পুরোনো সফটওয়্যার সংযুক্ত করবেন, নাকি সমন্বিত ব্যবস্থায় যাবেন?

একাধিক সফটওয়্যারের মধ্যে সংযোগ তৈরি করতে গিয়ে কখনো মনে হতে পারে, সব কাজ একটি সমন্বিত ব্যবসায়িক ব্যবস্থায় নিয়ে গেলেই সমস্যার সমাধান হবে। কিছু প্রতিষ্ঠানের জন্য তা যুক্তিসংগত হতে পারে। বিশেষ করে একাধিক গুদাম, শাখা, ক্রয় অনুমোদন এবং জটিল হিসাব পরিচালনা করতে হলে সমন্বিত ব্যবস্থা কাজে আসতে পারে।

ওডুর মতো প্রতিষ্ঠানের সম্পদ পরিকল্পনা ব্যবস্থায় বিক্রয় আদেশ, সরবরাহ ও চালান তৈরির ধারাবাহিক কাজ পরিচালনার সুবিধা রয়েছে। তবে সংশ্লিষ্ট সফটওয়্যার অংশ সক্রিয় করা এবং প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজন অনুযায়ী নিয়ম নির্ধারণ করতে হয়।

অন্যদিকে ছোট একটি ব্যবসা যদি ইতিমধ্যে তিনটি সফটওয়্যার দিয়ে স্বাভাবিকভাবে কাজ পরিচালনা করতে পারে, তাহলে সেগুলো পরিবর্তন করার প্রয়োজন নাও হতে পারে। একটি সিদ্ধান্ত নেওয়ার সহজ উপায় হলো বর্তমান সমস্যার ধরন দেখা।

• যদি মূল সমস্যা হয় একই তথ্য বারবার লেখা: বিদ্যমান সফটওয়্যারের সরাসরি সংযোগ পরীক্ষা করুন।
• যদি ভিন্ন প্রতিষ্ঠানের সফটওয়্যারের মধ্যে কয়েকটি নির্দিষ্ট কাজ চালাতে হয়: জ্যাপিয়ার, মেক কিংবা সমজাতীয় সেবা বিবেচনা করা যায়।
• যদি বিশেষ ব্যবসায়িক নিয়ম কার্যকর করতে হয়: নিজস্ব এপিআই সংযোগের সম্ভাব্য ব্যয় ও প্রযুক্তিগত দায়িত্ব মূল্যায়ন করুন।
• আর যদি বিভিন্ন বিভাগের কাজের নিয়মই নতুনভাবে সাজানোর প্রয়োজন হয়: তখন সমন্বিত ব্যবসায়িক ব্যবস্থার সম্ভাব্য সুবিধা, তথ্য স্থানান্তর ও বাস্তবায়নের খরচ তুলনা করা যুক্তিসংগত।

সব বিকল্পের খরচও একভাবে নির্ধারিত হয় না। নিয়মিত সেবামূল্যের পাশাপাশি কর্মীসংখ্যা, স্বয়ংক্রিয় কাজের পরিমাণ, এপিআই ব্যবহারের সীমা এবং অতিরিক্ত সংযোগ সুবিধার জন্য খরচ হতে পারে। পুরোনো তথ্য স্থানান্তর, কর্মীদের প্রশিক্ষণ এবং নিয়মিত রক্ষণাবেক্ষণের ব্যয়ও ধরতে হবে।

বিশেষ করে একাধিক ধাপের স্বয়ংক্রিয় কাজ চালালে কোন সেবাদাতা কীভাবে ব্যবহার গণনা করে, তা পরীক্ষা করুন। কোথাও কাজের ধাপ, কোথাও তথ্য আদান-প্রদানের পরিমাণ কিংবা পরিচালনার সময় অনুযায়ী সীমা নির্ধারিত হতে পারে। সফটওয়্যার কেনার আগে প্রতিষ্ঠানের অর্ডার প্রক্রিয়ার অনুরূপ একটি পরীক্ষামূলক কাজ দেখানোর অনুরোধ করা যেতে পারে। এতে বিক্রেতার দেওয়া সুবিধার তালিকার সঙ্গে বাস্তব প্রয়োজনের পার্থক্য বোঝা সহজ হবে।

শুরুটা হোক একটি নির্দিষ্ট সমস্যা দিয়ে

ব্যবসায়িক সফটওয়্যার সমন্বয় শুরু করার জন্য প্রথমেই বড় প্রকল্প হাতে নেওয়া প্রয়োজন নেই। প্রতিষ্ঠানে কোন তথ্য সবচেয়ে বেশি বারবার লিখতে হচ্ছে, সেটি শনাক্ত করুন। গ্রাহক ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যার থেকে হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যারে গ্রাহকের তথ্য পাঠানোর মতো তুলনামূলক সহজ কাজ দিয়ে শুরু করা যেতে পারে।

এই সংযোগ ঠিকভাবে চললে অর্ডার ও মজুতের তথ্য সমন্বয়ের ব্যবস্থা যোগ করা সম্ভব। তবে আর্থিক হিসাব কিংবা প্রকৃত মজুত পরিবর্তন করে, এমন কাজ স্বয়ংক্রিয় করার আগে বিস্তারিত পরীক্ষা ও প্রয়োজনীয় অনুমোদন থাকা উচিত।

সংযোগ চালুর পর বাস্তব ফলাফল দেখুন। কর্মীদের সময় বাঁচছে কি না, ভুল তথ্যের সংখ্যা কমছে কি না, হিসাব মেলাতে আগের তুলনায় কম কাজ করতে হচ্ছে কি না, এগুলো পর্যবেক্ষণ করুন। সফটওয়্যার সংযুক্ত হয়েছে বলেই ব্যবসার কার্যকারিতা বেড়েছে, এমন সিদ্ধান্তে পৌঁছানো ঠিক নয়।

বিদ্যমান সফটওয়্যার দিয়ে প্রয়োজন মিটলে সেগুলো রেখে দেওয়াই যুক্তিসংগত হতে পারে। আর বারবার অসংগতি দেখা দিলে, সংযোগের খরচ বাড়তে থাকলে কিংবা বিভাগের কাজের নিয়ম পরিচালনা কঠিন হয়ে পড়লে সমন্বিত ব্যবসায়িক ব্যবস্থার সম্ভাব্য সুবিধা ও বাস্তবায়নের ব্যয় তুলনা করুন। লক্ষ্য সফটওয়্যারের সংখ্যা কমানো নয়। একই তথ্য যেন অকারণে বারবার লিখতে না হয় এবং অর্ডার থেকে অর্থপ্রাপ্তি পর্যন্ত সংশ্লিষ্ট বিভাগগুলো নির্ভরযোগ্য তথ্য নিয়ে কাজ করতে পারে, সেই ব্যবস্থা তৈরি করাই মূল উদ্দেশ্য।

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

১. পুরোনো সফটওয়্যারের সব তথ্য কি নতুন সংযোগে স্বয়ংক্রিয়ভাবে চলে আসবে?

সব ক্ষেত্রে নয়। কিছু সংযোগ চালু হওয়ার পর তৈরি নতুন তথ্য সমন্বয় করে। আবার কিছু ব্যবস্থায় পুরোনো তথ্যও স্থানান্তরের সুযোগ থাকে। এটি সংশ্লিষ্ট সফটওয়্যার ও সংযোগের সুবিধার ওপর নির্ভর করে। তাই পুরোনো তথ্য স্থানান্তরের আগে সংরক্ষিত অনুলিপি রাখুন। একই গ্রাহক বা অর্ডারের তথ্য একাধিকবার তৈরি হচ্ছে কি না, সেটিও পরীক্ষা করুন।

২. কোনো সফটওয়্যারে এপিআই সুবিধা না থাকলে কি অন্য সফটওয়্যারের সঙ্গে সংযুক্ত করা যাবে?

কিছু ক্ষেত্রে সম্ভব। সফটওয়্যারটিতে সরাসরি সংযোগের ব্যবস্থা কিংবা ফাইলের মাধ্যমে তথ্য আমদানি ও রপ্তানির সুবিধা থাকলে তা ব্যবহার করা যেতে পারে। তবে ফাইলের মাধ্যমে তথ্য আদান-প্রদান করলে সাধারণত নিয়মিত হালনাগাদের জন্য বাড়তি কাজ করতে হয়। এ ধরনের ব্যবস্থা তাৎক্ষণিক মজুত নিয়ন্ত্রণের জন্য সব সময় উপযোগী নয়।

৩. সংযুক্ত সফটওয়্যারগুলোর একটি সাময়িক বন্ধ থাকলে তথ্যের কী হবে?

এটি সংযোগের ব্যবস্থার ওপর নির্ভর করে। কিছু সংযোগে ব্যর্থ কাজ পরে আবার চালানোর সুবিধা থাকে। অন্য ক্ষেত্রে তথ্য পুনরায় পাঠাতে হতে পারে। সংযোগ চালুর আগেই পরীক্ষা করুন, একটি সফটওয়্যার বন্ধ থাকলে অন্যটির তথ্য কীভাবে সংরক্ষিত হচ্ছে এবং সংযোগ ফিরে এলে অসম্পূর্ণ কাজগুলো সম্পন্ন করা যায় কি না।

৪. একাধিক দোকান বা গুদামের মজুত একই সফটওয়্যারে পরিচালনা করা যাবে?

মজুত ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যারটিতে একাধিক শাখা বা গুদামের হিসাব রাখার সুবিধা থাকলে সম্ভব। তবে প্রতিটি স্থানের মজুত আলাদাভাবে শনাক্ত করা এবং কোন শাখা থেকে পণ্য সরবরাহ হবে, তা নির্ধারণ করা প্রয়োজন। সংযোগ চালুর আগে একটি শাখায় বিক্রয় হলে অন্য শাখার মজুত ভুলভাবে পরিবর্তিত হচ্ছে কি না, পরীক্ষা করুন।

৫. সফটওয়্যারগুলোর সংযোগ বন্ধ করলে আগের তথ্য কি মুছে যাবে?

সংযোগ বন্ধ করার পর আগে আদান-প্রদান করা তথ্যের কী হবে, তা সংশ্লিষ্ট সফটওয়্যারের নিয়ম ও সংযোগের বিন্যাসের ওপর নির্ভর করে। তাই সংযোগ বন্ধ করার আগে প্রয়োজনীয় তথ্যের সুরক্ষিত অনুলিপি রাখুন। কোনো স্বয়ংক্রিয় কাজ চালু রয়েছে কি না এবং অন্য সফটওয়্যারকে দেওয়া তথ্য ব্যবহারের অনুমতি প্রত্যাহার করতে হবে কি না, সেটিও পরীক্ষা করুন।