অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুকিং সফটওয়্যার কাদের সময় বাঁচায়

ফোনে গ্রাহকের বুকিং নেওয়া খুব কঠিন কাজ নয়। সমস্যা হয় যখন একই কাজ দিনে বারবার করতে হয়। কখন সময় খালি আছে, কোন কর্মী সেবা দেবেন, আগের বুকিংয়ের সময় পরিবর্তন করা যাবে কি না—এসব প্রশ্নের উত্তর দিতে গিয়ে ব্যবসার অন্য কাজ পিছিয়ে পড়ে। বিশেষ করে ছোট প্রতিষ্ঠানে একজন কর্মীকেই যখন কয়েক ধরনের দায়িত্ব সামলাতে হয়, তখন বুকিংয়ের চাপটা বেশি বোঝা যায়।

অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুকিং সফটওয়্যার ব্যবহার করলে গ্রাহকদের সময় দেওয়ার কাজটি অনেকটা সহজ হয়। গ্রাহক খালি সময় দেখে নিজেই বুকিং করতে পারেন। কর্মীদের ক্যালেন্ডারে সেই বুকিং যুক্ত হয়। সময় পরিবর্তন কিংবা অ্যাপয়েন্টমেন্টের আগে গ্রাহককে মনে করিয়ে দেওয়ার কাজও সফটওয়্যারের মাধ্যমে করা যায়।

তবে বুকিং নেওয়ার জন্য নতুন সফটওয়্যার কেনার আগে একটি প্রশ্নের উত্তর খুঁজতে হবে। বর্তমানে যে কাজটি করতে আপনার সময় যাচ্ছে, সফটওয়্যার সেটি কতটা কমাতে পারবে? কারণ একজন ফ্রিল্যান্সার এবং পাঁচজন কর্মীর একটি সেলুনের বুকিং পরিচালনার সমস্যা এক নয়। তাঁদের জন্য একই ধরনের সফটওয়্যার কেনারও প্রয়োজন নেই।

বুকিংয়ের কোন কাজগুলো সফটওয়্যারের হাতে ছেড়ে দেওয়া যায়?

ফোন বা বার্তার মাধ্যমে অ্যাপয়েন্টমেন্ট নেওয়ার সময় সবচেয়ে বেশি পুনরাবৃত্তি হয় খালি সময় জানানোর কাজে। একজন গ্রাহকের পছন্দের সময়টি খালি না থাকলে তাঁকে অন্য সময়ের প্রস্তাব দিতে হয়। সেটিও তাঁর সুবিধাজনক না হলে আবার যোগাযোগ করতে হয়। অনলাইন বুকিং ব্যবস্থায় এই কাজের ধরন বদলে যায়। ব্যবসাপ্রতিষ্ঠান আগে থেকেই গ্রাহকদের জন্য সময় নির্ধারণ করে রাখে। গ্রাহক বুকিং পৃষ্ঠায় গিয়ে নিজের সুবিধামতো সময় বেছে নেন। একটি সময়ের বুকিং নিশ্চিত হলে অন্য গ্রাহককে সেটি আর খালি দেখানোর প্রয়োজন পড়ে না।

সফটওয়্যারে প্রয়োজনীয় সুবিধা থাকলে বুকিং নিশ্চিতকরণ, ইমেইল বা এসএমএস অনুস্মারক এবং ক্যালেন্ডার হালনাগাদের কাজও স্বয়ংক্রিয়ভাবে করা যায়। এতে কর্মীদের প্রতিটি অ্যাপয়েন্টমেন্টের আগে আলাদা করে গ্রাহকের সঙ্গে যোগাযোগ করার প্রয়োজন কমে। সময়ের হিসাবটি অবশ্য শুধু কতজন গ্রাহক নিজেরা বুকিং করছেন, তার ওপর নির্ভর করে না। নতুন ব্যবস্থা চালুর পর কর্মীদের যদি প্রতিটি বুকিং আবার পরীক্ষা করতে হয় বা ভুল সময় সংশোধনের জন্য ফোন করতে হয়, তাহলে প্রত্যাশিত সাশ্রয় পাওয়া যাবে না।

এখানেই সফটওয়্যারটি সঠিকভাবে সাজানোর গুরুত্ব। কর্মঘণ্টা, ছুটির দিন, সেবার মেয়াদ এবং কোন সময় বুকিং নেওয়া যাবে না, সেগুলো শুরুতেই ঠিক করে রাখতে হয়। প্রথম কয়েক দিন এ কাজে বাড়তি সময় লাগতে পারে। সেই সময়টুকু ব্যয় না করে দ্রুত বুকিং লিংক চালু করলে পরে ভুল সংশোধনের কাজ বাড়তে পারে।

আরও পড়ুন: ছোট ব্যবসার সফটওয়্যার স্ট্যাক (Software Stack) কীভাবে পরিকল্পনা করবেন

সবচেয়ে বেশি কাজে আসে কাদের?

স্বাধীন পেশাজীবীদের দিয়ে বিষয়টি বোঝা সহজ। একজন ফ্রিল্যান্সার বা পরামর্শকের সাধারণত বড় কোনো বুকিং ব্যবস্থার প্রয়োজন হয় না। গ্রাহকের সঙ্গে পরিচিতিমূলক বৈঠক, পরামর্শ প্রদান কিংবা প্রকল্প নিয়ে আলোচনার জন্য একটি বুকিং লিংকই যথেষ্ট হতে পারে।

এই পেশাজীবীদের জন্য ক্যালেন্ডারের সঙ্গে সমন্বয় থাকাটা বিশেষভাবে কাজে আসে। আগে থেকেই কোনো বৈঠক নির্ধারিত থাকলে নতুন গ্রাহক যেন সেই সময়ে বুকিং করতে না পারেন। বিদেশি গ্রাহকদের সঙ্গে কাজের ক্ষেত্রে সময় অঞ্চলের হিসাবটিও ঠিক থাকা দরকার। বাংলাদেশে নির্ধারিত বৈঠকের সময় অন্য দেশে থাকা গ্রাহকের কাছে তাঁর স্থানীয় সময় অনুযায়ী দেখানো হচ্ছে কি না, সেটি বুকিং পৃষ্ঠা চালুর আগে পরীক্ষা করা উচিত।

সেলুন ও সৌন্দর্যসেবা প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজন কিছুটা ভিন্ন। এখানে গ্রাহক কখন আসবেন, সেটি জানার পাশাপাশি কে তাঁকে সেবা দেবেন এবং কতক্ষণ লাগবে, তা হিসাব করতে হয়। চুল কাটার বুকিং ও চুলে রং করার বুকিংয়ের জন্য সমান সময় রাখা যায় না। আবার কোনো কর্মী একটি বিশেষ সেবা দিতে পারলেও অন্য কর্মী হয়তো সেটি দেন না।

কয়েকজন কর্মীর সেলুনে এমন সফটওয়্যার কাজে আসে, যেখানে কর্মী অনুযায়ী সেবা এবং সেবার সময় নির্ধারণ করা যায়। গ্রাহক নিজের পছন্দের কর্মীকেও বেছে নিতে পারেন। তবে সেলুনে কোনো বিশেষ সেবার জন্য আলাদা কক্ষের প্রয়োজন হলে শুধু কর্মীর খালি সময় দেখাই যথেষ্ট নয়। কক্ষটি ওই সময় খালি আছে কি না, সেটিও বিবেচনায় নিতে হবে।

একজন কর্মীর ছোট পার্লারে এত জটিল ব্যবস্থা দরকার নাও হতে পারে। কিন্তু একাধিক কর্মী ও বিভিন্ন ধরনের সেবার সমন্বয় করতে গিয়ে নিয়মিত সমস্যা হলে বিশেষায়িত বুকিং সফটওয়্যার কেনার যুক্তি রয়েছে। চিকিৎসকের চেম্বারে বিষয়টি একটু সতর্কতার সঙ্গে দেখতে হয়। রোগীদের সময় দেওয়া, চিকিৎসকের অনুপস্থিতির দিনে বুকিং বন্ধ রাখা এবং অ্যাপয়েন্টমেন্টের তালিকা হালনাগাদ করার জন্য সফটওয়্যার ব্যবহার করা যায়। ব্যস্ত চেম্বারে এতে অভ্যর্থনা ও তথ্যকেন্দ্রের কর্মীদের কাজের চাপ কমতে পারে।

কিন্তু রোগীর সময়সূচি পরিচালনা এবং তাঁর চিকিৎসার তথ্য সংরক্ষণ আলাদা কাজ। সাধারণ বুকিং সফটওয়্যারকে পূর্ণাঙ্গ হাসপাতাল ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যার হিসেবে ব্যবহার করা উচিত নয়। বুকিংয়ের জন্য প্রয়োজন নেই এমন চিকিৎসাসংক্রান্ত তথ্য ফর্মে না রাখাই ভালো। চিকিৎসার ইতিহাস কিংবা পরীক্ষার প্রতিবেদন সংরক্ষণ করতে হলে সফটওয়্যারের নিরাপত্তা, কর্মীদের প্রবেশাধিকার এবং প্রযোজ্য তথ্য সুরক্ষা বিধি আলাদাভাবে যাচাই করতে হবে।

জরুরি চিকিৎসার প্রয়োজন রয়েছে এমন রোগীদের সাধারণ অ্যাপয়েন্টমেন্টের জন্য অপেক্ষা করানোও ঠিক নয়। ব্যক্তিগত শিক্ষক, ভাষা প্রশিক্ষক ও পেশাগত দক্ষতা উন্নয়নের প্রশিক্ষকদের জন্য বুকিং ব্যবস্থা বেশ কাজে লাগতে পারে। তবে ব্যক্তিগত ক্লাসের সময় দেওয়া আর একসঙ্গে কয়েকজন শিক্ষার্থীর জন্য ক্লাসের আসন বরাদ্দ করা এক ধরনের কাজ নয়। প্রশিক্ষণ প্রতিষ্ঠান হলে দলীয় বুকিং, আসনসংখ্যা এবং পুনরাবৃত্ত ক্লাসের সুবিধা দেখতে হবে। শিক্ষাসামগ্রী, উপস্থিতি ও মূল্যায়নের জন্য আলাদা ব্যবস্থার প্রয়োজনও হতে পারে।

ছোট ব্যবসার জন্য কোন অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুকিং সফটওয়্যার কেনা যুক্তিসংগত?

বুকিং সফটওয়্যার বাছাইয়ের সময় নতুন কিছু কেনার আগে প্রতিষ্ঠানে বিদ্যমান সফটওয়্যারগুলো দেখে নেওয়া ভালো। প্রয়োজনীয় সুবিধাটি সেখানে থাকলে আলাদা সাবস্ক্রিপশন নেওয়ার দরকার নাও হতে পারে। যেমন, একজন পরামর্শক নিয়মিত গুগল ক্যালেন্ডার ব্যবহার করলে সেটির নিজস্ব অ্যাপয়েন্টমেন্ট ব্যবস্থা দিয়ে শুরু করতে পারেন। ব্যক্তিগত গুগল অ্যাকাউন্ট ও গুগল ওয়ার্কস্পেস বিজনেস স্টার্টার পরিকল্পনায় একটি বুকিং পৃষ্ঠা তৈরি করা যায়। এক ধরনের বৈঠক পরিচালনার জন্য এটি যথেষ্ট হতে পারে।

একাধিক ধরনের অ্যাপয়েন্টমেন্ট কিংবা উন্নত সুবিধার প্রয়োজন হলে যোগ্য সাবস্ক্রিপশন দেখতে হবে। ক্যালেন্ডলি একই ধরনের কাজের জন্য আরেকটি পরিচিত বিকল্প। এর বিনামূল্যের পরিকল্পনায় এক ধরনের বৈঠক ও একটি ক্যালেন্ডার সংযোগের সুযোগ রয়েছে। একজন ফ্রিল্যান্সার শুধু নতুন গ্রাহকদের সঙ্গে পরিচিতিমূলক বৈঠকের সময় নিতে চাইলে এটি কাজে লাগতে পারে। কিন্তু পরামর্শ, পরিচিতিমূলক বৈঠক ও কর্মশালার জন্য আলাদা বুকিং চালু করতে চাইলে বিনামূল্যের পরিকল্পনার সীমাবদ্ধতা সামনে আসবে।

প্রতিষ্ঠানে আগে থেকেই যোগ্য মাইক্রোসফট ৩৬৫ বা অফিস ৩৬৫ সাবস্ক্রিপশন থাকলে মাইক্রোসফট বুকিংস দেখে নেওয়া উচিত। প্রতিষ্ঠানের বিদ্যমান সফটওয়্যারের মধ্যে বুকিং পরিচালনার সুযোগ পাওয়া গেলে নতুন সেবা কেনার প্রয়োজন কমে। তবে মাইক্রোসফট বুকিংসের নিজস্ব অর্থ গ্রহণের সুবিধা নেই। যাঁরা বুকিংয়ের সময়ই গ্রাহকের কাছ থেকে অগ্রিম অর্থ নিতে চান, তাঁদের অন্য ব্যবস্থা রাখতে হবে।

একাধিক কর্মীর ব্যবসায় এসে সিদ্ধান্তটি বদলে যায়। কর্মীদের মধ্যে বুকিং বণ্টনের সুবিধা প্রয়োজন হলে জোহো বুকিংস বিবেচনা করা যায়। একক ব্যবহারকারীর জন্যও এর বিনামূল্যের পরিকল্পনা রয়েছে। তবে এসএমএস অনুস্মারকের মতো সুবিধার ক্ষেত্রে পরিকল্পনার শর্ত ও সংশ্লিষ্ট সেবাদাতার সংযোগ দেখতে হবে।

সিম্পলিবুক ডট মি-এর বিনামূল্যের পরিকল্পনায় মাসে ৫০টি বুকিং ও একজন সেবাদাতার সীমা রয়েছে। একজন স্বাধীন প্রশিক্ষক বা একক সেবাদাতা কমসংখ্যক গ্রাহক নিয়ে কাজ শুরু করলে এটি প্রাসঙ্গিক বিকল্প। কয়েকজন কর্মীকে একই ব্যবস্থায় যুক্ত করতে হলে অবশ্য বিনামূল্যের পরিকল্পনা যথেষ্ট হবে না।

সেলুনের ক্ষেত্রে ফ্রেশা-এর মতো বিশেষায়িত সফটওয়্যার দেখার কারণ রয়েছে। তবে এর খরচ বোঝার জন্য শুধু সাবস্ক্রিপশনের মূল্য দেখা ঠিক হবে না। ফ্রেশার অনলাইন বিপণনকেন্দ্র থেকে প্রথমবার আসা নতুন গ্রাহকের জন্য একবারের ফি প্রযোজ্য হতে পারে। প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব ওয়েবসাইট বা সামাজিক যোগাযোগমাধ্যম থেকে আসা গ্রাহকের ক্ষেত্রে এই ফি প্রযোজ্য নয়।

ব্যবসার নিজস্ব গ্রাহকদের বুকিং পরিচালনা করাই যদি মূল উদ্দেশ্য হয়, তাহলে অনলাইন বিপণনকেন্দ্র থেকে নতুন গ্রাহক সংগ্রহের সুবিধা আপনার কাছে কতটা মূল্যবান, সেটিও ভেবে দেখা প্রয়োজন। সাবস্ক্রিপশনের শর্ত পরিবর্তিত হতে পারে। তাই সফটওয়্যার কেনার সময় কর্মীসংখ্যা, মাসিক বুকিংয়ের সীমা ও বাড়তি সুবিধার খরচ মিলিয়ে নিন।

বাংলাদেশের ব্যবসায় যে সমস্যাগুলো আগে দেখতে হবে

বিদেশি সফটওয়্যার বাছাইয়ের সময় বাংলাদেশের উদ্যোক্তাদের জন্য অর্থ গ্রহণের বিষয়টি বেশ গুরুত্বপূর্ণ। গুগল ক্যালেন্ডারের অ্যাপয়েন্টমেন্ট ব্যবস্থায় অর্থ গ্রহণ করতে যোগ্য গুগল ওয়ার্কস্পেস সাবস্ক্রিপশন ও স্ট্রাইপ অ্যাকাউন্ট প্রয়োজন। অথচ স্ট্রাইপের সমর্থিত দেশের তালিকায় বাংলাদেশ নেই। ভারতে নতুন স্ট্রাইপ অ্যাকাউন্ট খোলার ব্যবস্থা আমন্ত্রণনির্ভর, যদিও বিদ্যমান সক্রিয় অ্যাকাউন্টগুলো সমর্থিত রয়েছে।

বাংলাদেশের কোনো পার্লার বা প্রশিক্ষণ প্রতিষ্ঠান অগ্রিম অর্থ নেওয়ার সুবিধা দেখে সফটওয়্যার কিনতে চাইলে প্রথমে জানতে হবে, তাদের ব্যবহৃত স্থানীয় অর্থ গ্রহণের ব্যবস্থা সেখানে যুক্ত করা সম্ভব কি না। সেটি সম্ভব না হলে অর্থ গ্রহণের জন্য আলাদা ব্যবস্থা রেখেই বুকিং পরিচালনা করতে হবে। এতে কর্মীদের কিছু কাজ হাতে করতে হবে।

ভাষাও একটি বাস্তব সমস্যা। ক্যালেন্ডলির বুকিং পৃষ্ঠার জন্য নির্ধারিত ভাষার তালিকায় বাংলা নেই। সেবার নাম ও বিবরণ বাংলায় লেখা গেলেও পৃষ্ঠার সব নির্দেশনা স্বয়ংক্রিয়ভাবে বাংলায় পাওয়া যাবে না। ব্রাউজারের অনুবাদের ওপর নির্ভর করলে সব নির্দেশনা ঠিকমতো অনূদিত হচ্ছে কি না, তা দেখতে হবে।

গ্রাহকদের ব্যবহারের অভ্যাসও বিবেচনায় রাখা উচিত। যাঁরা হোয়াটসঅ্যাপ বা ফেসবুক মেসেঞ্জারে যোগাযোগ করেন, তাঁদের সেখানেই বুকিং লিংক পাঠানো যেতে পারে। এ জন্য শুরুতেই ব্যয়বহুল স্বয়ংক্রিয় সংযোগ কেনার প্রয়োজন নেই।

পুরোনো অ্যান্ড্রয়েড ফোন বা ধীর ইন্টারনেটে বুকিং পৃষ্ঠাটি ব্যবহার করা যাচ্ছে কি না, তা পরীক্ষা করুন। এসএমএস অনুস্মারকের প্রয়োজন হলে বাংলাদেশের মোবাইল নম্বরে বার্তা পাঠানোর সুবিধা ও প্রতি বার্তার খরচ জেনে নিন। কোনো সফটওয়্যারে এসএমএস সুবিধা রয়েছে মানেই সব দেশে একই শর্তে তা ব্যবহার করা যাবে, এমন নয়।

নতুন ব্যবস্থা চালুর আগে বুকিংয়ের নিয়ম ঠিক করুন

একটি ভুল প্রায়ই নতুন সফটওয়্যার ব্যবহারের সুবিধা নষ্ট করতে পারে। প্রতিষ্ঠান অনলাইন বুকিং চালু করেছে, কিন্তু কর্মীরা ফোনে পাওয়া বুকিং আগের মতোই আলাদা নোটবুকে লিখছেন। ফলে সফটওয়্যার যে সময়টিকে খালি দেখাচ্ছে, সেটি বাস্তবে খালি না-ও থাকতে পারে।

এই সমস্যা এড়াতে অনলাইনে ও ফোনে নেওয়া সব বুকিং একই মূল সময়সূচিতে রাখতে হবে। কর্মীদেরও জানতে হবে, তাঁরা কোথায় নতুন বুকিং যোগ করবেন এবং গ্রাহক সময় পরিবর্তন করলে কোন তালিকাটি হালনাগাদ করবেন। নতুন সফটওয়্যার ব্যবহারে কর্মীদের অভ্যস্ত করার বিষয়টি নিয়ে সিআরএম গ্রহণের সাধারণ সমস্যাগুলো থেকেও ধারণা পাওয়া যায়।

শুরুতে একটি সেবা বা একজন কর্মীর বুকিং নিয়ে কাজ করা সুবিধাজনক। এতে পুরো প্রতিষ্ঠানের সময়সূচি একবারে পরিবর্তন করতে হয় না।

গুগল ক্যালেন্ডার ব্যবহার করলে কম্পিউটারের ব্রাউজার থেকে ‘ক্রিয়েট’ অর্থাৎ নতুন কিছু তৈরির মেনুতে গিয়ে ‘অ্যাপয়েন্টমেন্ট শিডিউল’ বা অ্যাপয়েন্টমেন্ট সূচি নির্বাচন করতে হবে। সেখানে অ্যাপয়েন্টমেন্টের নাম, সময় ও মেয়াদ নির্ধারণ করা যায়। এরপর বুকিং পৃষ্ঠার অন্যান্য নিয়ম সাজাতে হবে। অ্যান্ড্রয়েড, আইফোন ও আইপ্যাডের গুগল ক্যালেন্ডার অ্যাপ থেকে নতুন অ্যাপয়েন্টমেন্ট সূচি তৈরি করা যায় না।

পৃষ্ঠাটি তৈরি হওয়ার পর কয়েকটি বিষয় পরীক্ষা করুন।

• গ্রাহক এমন কোনো সময়ে বুকিং করতে পারছেন কি না, যখন আপনি আগে থেকেই ব্যস্ত।
• বুকিং নিশ্চিত হলে যথাযথ বার্তা যাচ্ছে এবং ক্যালেন্ডারে অ্যাপয়েন্টমেন্ট যুক্ত হচ্ছে কি না।
• পরপর দুটি বুকিংয়ের মধ্যে প্রয়োজনীয় বিরতি রাখা হয়েছে কি না।
• গ্রাহক সময় পরিবর্তন বা বুকিং বাতিল করলে মূল তালিকা হালনাগাদ হচ্ছে কি না।

অগ্রিম অর্থ নেওয়া হলে বুকিং বাতিলের পর অর্থ ফেরতের নিয়মও গ্রাহককে আগে থেকে জানাতে হবে।

একাধিক কর্মীর প্রতিষ্ঠানে সবাইকে প্রশাসনিক অনুমতি দেওয়ার প্রয়োজন নেই। একজন কর্মী শুধু নিজের বুকিং দেখতে পারেন, অন্য একজনকে সময় পরিবর্তনের দায়িত্ব দেওয়া যেতে পারে। সিআরএমে প্রবেশাধিকার ও অনুমতি নিয়ন্ত্রণের নিয়ম এ ধরনের ব্যবস্থাপনা বুঝতে সহায়ক হতে পারে।

সফটওয়্যার কেনার সিদ্ধান্ত কখন নেবেন?

প্রথম কয়েক সপ্তাহ বুকিংয়ের কাজে কতটা সময় যাচ্ছে, সেটি লক্ষ্য করুন। কতজন গ্রাহক সরাসরি অনলাইনে বুকিং করছেন এবং কতজনকে কর্মীদের সহায়তা দিতে হচ্ছে, তার হিসাব রাখলে সফটওয়্যারটি আসলে কতটা কাজ করছে, বোঝা সহজ হবে।

মাসে অল্প কয়েকটি বুকিং পরিচালনা করেন এমন একজন পেশাজীবীর জন্য বিনামূল্যের পরিকল্পনাই যথেষ্ট হতে পারে। বাড়তি সুবিধা কেনার প্রয়োজন নেই, যদি সেগুলো দৈনন্দিন কাজে ব্যবহারের সুযোগ না থাকে।

একটি সেলুন বা ক্লিনিকের ক্ষেত্রে কর্মীভিত্তিক সময়সূচি, পৃথক সেবার মেয়াদ এবং বুকিং পরিবর্তনের সুবিধা বেশি কাজে আসতে পারে। তবে এমন কিছু সেবাও রয়েছে, যেখানে গ্রাহকের প্রয়োজন না জেনে চূড়ান্ত সময় নির্ধারণ করা কঠিন। জটিল মেরামতের কাজের ক্ষেত্রে প্রথমে প্রাথমিক আলোচনার সময় দেওয়া বেশি বাস্তবসম্মত হতে পারে।

অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুকিং সফটওয়্যার কেনার আগে তাই দীর্ঘ সুবিধার তালিকা না দেখে নিজের বুকিংয়ের কাজটি ভালোভাবে বুঝে নিন। প্রয়োজনীয় সুবিধাগুলো বিনামূল্যের পরিকল্পনায় পাওয়া গেলে সেখান থেকেই শুরু করুন। পরে কর্মীসংখ্যা বা বুকিং বাড়লে উন্নত পরিকল্পনায় যাওয়া যাবে। সফটওয়্যার কেনার উদ্দেশ্য আরেকটি ডিজিটাল ব্যবস্থা পরিচালনা করা নয়। উদ্দেশ্য হলো গ্রাহকদের সময় দেওয়ার কাজে কম সময় ব্যয় করে তাঁদের প্রয়োজনীয় সেবা দেওয়ার জন্য বেশি সময় পাওয়া।

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

১. অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুকিং সফটওয়্যার কী?

অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুকিং সফটওয়্যার এমন একটি ডিজিটাল ব্যবস্থা, যার মাধ্যমে গ্রাহকেরা অনলাইনে খালি সময় দেখে সেবা গ্রহণের সময় নির্ধারণ করতে পারেন। এটি বুকিং নিশ্চিতকরণ, সময়সূচি হালনাগাদ এবং অনুস্মারক পাঠানোর কাজও স্বয়ংক্রিয় করতে পারে।

২. অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুকিং সফটওয়্যার ব্যবহার করতে কি ওয়েবসাইট থাকা বাধ্যতামূলক?

না। অনেক বুকিং সফটওয়্যার আলাদা বুকিং লিংক তৈরি করার সুবিধা দেয়। ব্যবসার নিজস্ব ওয়েবসাইট না থাকলেও হোয়াটসঅ্যাপ, ফেসবুক মেসেঞ্জার বা ইমেইলের মাধ্যমে সেই লিংক গ্রাহকদের পাঠানো যায়।

৩. গ্রাহকদের কি বুকিং করার জন্য আলাদা অ্যাপ ইনস্টল করতে হয়?

সাধারণত প্রয়োজন হয় না। অনেক সফটওয়্যারে গ্রাহকেরা সরাসরি মোবাইল বা কম্পিউটারের ব্রাউজার থেকে বুকিং পৃষ্ঠায় প্রবেশ করে অ্যাপয়েন্টমেন্ট নিতে পারেন। তবে নির্দিষ্ট সফটওয়্যারের নিয়ম আলাদা হতে পারে।

৪. অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুকিং সফটওয়্যার কি গ্রাহকের অনুপস্থিতি কমাতে পারে?

স্বয়ংক্রিয় ইমেইল বা এসএমএস অনুস্মারক গ্রাহকদের নির্ধারিত অ্যাপয়েন্টমেন্ট মনে রাখতে সাহায্য করতে পারে। তবে এতে গ্রাহকের অনুপস্থিতি পুরোপুরি বন্ধ হবে, এমন নিশ্চয়তা নেই। সহজে সময় পরিবর্তনের সুবিধা ও পরিষ্কার বাতিলের নিয়মও কার্যকর হতে পারে।

৫. বুকিং সফটওয়্যার পরিবর্তন করলে পুরোনো গ্রাহকের তথ্য কি হারিয়ে যাবে?

এটি নির্ভর করে পুরোনো সফটওয়্যার থেকে তথ্য ডাউনলোড এবং নতুন সফটওয়্যারে তা স্থানান্তরের সুবিধার ওপর। সফটওয়্যার পরিবর্তনের আগে গ্রাহকের যোগাযোগের তথ্য, আগের বুকিং এবং ভবিষ্যৎ অ্যাপয়েন্টমেন্টের তথ্য সংরক্ষণ করে রাখা উচিত।