ক্লাউড স্টোরেজ কী: গুগল ড্রাইভ, ওয়ানড্রাইভ ও ড্রপবক্সের পার্থক্য

গুগল ড্রাইভে বিনামূল্যে ১৫ জিবি জায়গা পাওয়া যায়। ওয়ানড্রাইভ দেয় ৫ জিবি, আর ড্রপবক্স মাত্র ২ জিবি। এই হিসাব দেখে গুগল ড্রাইভ বেছে নেওয়া সহজ। কিন্তু কয়েক মাস ব্যবহারের পর দেখা গেল, জিমেইল আর গুগল ফটোজই সংরক্ষণস্থানের বড় অংশ দখল করে রেখেছে। অন্যদিকে, অফিসে মাইক্রোসফট ৩৬৫ ব্যবহার করেন এমন কারও জন্য ওয়ানড্রাইভের জায়গা বাড়াতে হয়তো আলাদা টাকা খরচ করারই প্রয়োজন নেই।

ক্লাউড স্টোরেজ বেছে নেওয়ার ক্ষেত্রে এমন হিসাবগুলোই বেশি জরুরি। শুধু কত জিবি পাওয়া যাচ্ছে, সেটি দেখলে অনেক সময় আসল সুবিধা বা সীমাবদ্ধতা চোখ এড়িয়ে যায়।

গুগল ড্রাইভ, ওয়ানড্রাইভ ও ড্রপবক্স তিনটিতেই ফাইল রাখা, অন্য যন্ত্র থেকে ব্যবহার করা এবং শেয়ার করার ব্যবস্থা আছে। কিন্তু কোনটির জন্য টাকা খরচ করা যুক্তিসংগত, কোথায় বিনামূল্যের পরিকল্পনাই যথেষ্ট, আর কোন সেবায় ফাইল ব্যবস্থাপনা সহজ হবে, তা নির্ভর করছে আপনার কাজের ওপর।

ক্লাউড স্টোরেজে ফাইল রাখলে কী সুবিধা হয়?

কম্পিউটারে রাখা কোনো ফাইল বাইরে গিয়ে প্রয়োজন হলো, অথচ সেটি সঙ্গে নেই। ক্লাউড স্টোরেজ থাকলে এই সমস্যার অনেকটাই সমাধান করা যায়। ইন্টারনেটের মাধ্যমে ফাইল সেবাদাতার সার্ভারে সংরক্ষিত থাকে। পরে একই অ্যাকাউন্ট দিয়ে অন্য যন্ত্র থেকে ফাইলটি খোলা বা নামিয়ে নেওয়া সম্ভব। একজন শিক্ষার্থী বাড়িতে অ্যাসাইনমেন্ট তৈরি করে গুগল ড্রাইভে রাখতে পারেন। বিশ্ববিদ্যালয়ে গিয়ে ফোন থেকে সেটি খুলতে পারবেন। সহপাঠীকে দেখানোর প্রয়োজন হলে ফাইলের লিংক পাঠানো যাবে।

কাজটি সহজ মনে হলেও ফাইল আপলোড আর সিঙ্ক করার মধ্যে একটি পার্থক্য রয়েছে। আপলোড করলে ফাইল অনলাইন সংরক্ষণস্থানে জমা হয়। সিঙ্ক চালু থাকলে কম্পিউটারের নির্ধারিত ফোল্ডারে করা পরিবর্তন ক্লাউডেও পৌঁছাতে পারে। এতে আলাদা করে বারবার ফাইল পাঠাতে হয় না।

তবে সুবিধাটির একটি ঝুঁকিও আছে। ভুল করে সিঙ্ক করা ফোল্ডার থেকে কোনো ফাইল মুছে ফেললে সেই পরিবর্তন ক্লাউডেও পৌঁছাতে পারে। ইন্টারনেটের বিষয়টিও মাথায় রাখতে হবে। সব ফাইল সরাসরি ইন্টারনেট ছাড়া খোলা যায় না। কিছু ফাইল আগে থেকে যন্ত্রে রাখতে হয়। আর বড় ভিডিও বা নকশার ফাইল নিয়ে কাজ করলে ফাইল আপলোড ও নামিয়ে নেওয়ার গতিও গুরুত্বপূর্ণ হয়ে ওঠে।

ক্লাউড স্টোরেজের তুলনা: কোন সেবায় কী পাওয়া যায়?

গুগল ড্রাইভ, ওয়ানড্রাইভ ও ড্রপবক্সের তুলনায় প্রথমেই বিনামূল্যের জায়গা এবং অন্যান্য সফটওয়্যারের সঙ্গে সমন্বয়ের বিষয়টি দেখা ভালো।

এখানে একটি বিষয় পরিষ্কার করা দরকার। গুগল ড্রাইভের ১৫ জিবি শুধু ড্রাইভের জন্য নয়। জিমেইল ও গুগল ফটোজও একই বরাদ্দ ব্যবহার করে। অন্যদিকে ওয়ানড্রাইভের ৫ জিবি মাইক্রোসফটের ক্লাউড সংরক্ষণস্থানের অংশ। ড্রপবক্স বেসিক পরিকল্পনায় নির্দিষ্ট রেফারেল কার্যক্রমের মাধ্যমে কিছু বাড়তি জায়গা অর্জনের সুযোগ আছে।

সশুল্ক পরিকল্পনার ক্ষেত্রে দেশভেদে পার্থক্যও রয়েছে। গুগল ওয়ানের ৩০ জিবির লাইট পরিকল্পনা ভারতসহ নির্বাচিত দেশে পাওয়া যায়। বাংলাদেশ ওই পরিকল্পনার প্রকাশিত সমর্থিত দেশের তালিকায় নেই। তিনটি সেবাই উইন্ডোজ, ম্যাকওএস, অ্যান্ড্রয়েড ও আইওএসে ব্যবহার করা যায়। তবে সব সুবিধা প্রতিটি অ্যাপ বা সাবস্ক্রিপশনে একইভাবে পাওয়া যায় না।

আরও পড়ুন: উইন্ডোজ ল্যাপটপ ধীর হলে টাস্ক ম্যানেজার দিয়ে সমস্যা ধরার পদ্ধতি

গুগল ড্রাইভ: বিনামূল্যে বেশি জায়গা, কিন্তু সেই জায়গার ভাগীদার আছে

যাঁরা জিমেইল ব্যবহার করেন, তাঁদের জন্য গুগল ড্রাইভ শুরু করা সহজ। একই গুগল অ্যাকাউন্ট দিয়ে ফাইল রাখা, শেয়ার করা এবং অন্য যন্ত্র থেকে ব্যবহার করা যায়। গুগল ড্রাইভের কার্যকারিতা অবশ্য ফাইল সংরক্ষণেই সীমাবদ্ধ নয়। গুগল ডকস, শিটস ও স্লাইডসের সঙ্গে সরাসরি কাজ করা যায়। একটি ডকুমেন্টে একাধিক ব্যক্তি সম্পাদনা করতে পারেন। কাউকে শুধু পড়ার অনুমতি দেওয়া যায়, আবার প্রয়োজন হলে মন্তব্য বা সম্পাদনার সুযোগও দেওয়া যায়।

দলীয় অ্যাসাইনমেন্ট, ক্লাসের নোট কিংবা অফিসের যৌথ প্রতিবেদন তৈরিতে এই ব্যবস্থা বেশ সুবিধাজনক। কাজের জন্য আলাদা করে ফাইলের একাধিক সংস্করণ তৈরি করার প্রয়োজন অনেক ক্ষেত্রে কমে যায়। সমস্যা দেখা দিতে পারে সংরক্ষণস্থানের হিসাব নিয়ে। ধরা যাক, ড্রাইভে খুব বেশি ডকুমেন্ট নেই। তারপরও অ্যাকাউন্টে জায়গা প্রায় শেষ। কারণ হতে পারে জিমেইলের পুরোনো ইমেইল ও সংযুক্ত ফাইল অথবা গুগল ফটোজে জমে থাকা ছবি ও ভিডিও।

সংরক্ষণস্থান পুরোপুরি ভরে গেলে ড্রাইভে নতুন ফাইল আপলোড করা যায় না। জিমেইলে ইমেইল পাঠানো ও গ্রহণ এবং গুগল ফটোজের ব্যাকআপেও সমস্যা দেখা দিতে পারে। যাঁরা মূলত পিডিএফ, ওয়ার্ড ফাইল বা স্প্রেডশিট সংরক্ষণ করেন, তাঁদের জন্য বিনামূল্যের ১৫ জিবি অনেক দিন যথেষ্ট হতে পারে। কিন্তু ফোনের ছবি ও ভিডিও নিয়মিত ব্যাকআপ করলে একই বরাদ্দ দ্রুত শেষ হওয়ার আশঙ্কা থাকে। অতিরিক্ত জায়গার জন্য গুগল ওয়ানের সশুল্ক পরিকল্পনা রয়েছে। তবে ১০০ জিবির পরিকল্পনা নিলে সাধারণ অ্যাকাউন্টের মোট বরাদ্দ হয় ১০০ জিবি। বিনামূল্যের ১৫ জিবির সঙ্গে আরও ১০০ জিবি যোগ হয় না।

অনলাইনে ফাইল রাখা আর কম্পিউটারে কপি রাখার পার্থক্য

কম্পিউটারে গুগল ড্রাইভ ব্যবহার করার সময় স্ট্রিম ফাইলস ও মিরর ফাইলস নামে দুটি পদ্ধতি সামনে আসতে পারে।

• স্ট্রিম ফাইলস পদ্ধতিতে ফাইল মূলত ক্লাউডে থাকে। প্রয়োজন হলে যন্ত্রে নামিয়ে নেওয়া হয়। ল্যাপটপের স্টোরেজ কম থাকলে এটি সুবিধাজনক।
• মিরর ফাইলস পদ্ধতিতে ক্লাউডের পাশাপাশি কম্পিউটারেও ফাইলের সম্পূর্ণ কপি রাখা হয়। ইন্টারনেট ছাড়া কাজ করতে সুবিধা হলেও বেশি ডিস্কের জায়গা প্রয়োজন হয়।

বিশেষ করে বড় ফাইল নিয়ে নিয়মিত কাজ করেন এমন ব্যবহারকারীদের জন্য এই পার্থক্য গুরুত্বপূর্ণ। কিছু শেয়ার্ড ড্রাইভ ও অন্য যন্ত্রের ফাইলের ক্ষেত্রে মিরর বিকল্প পাওয়া যায় না। সাধারণ ডকুমেন্ট সংরক্ষণ এবং গুগলের অ্যাপগুলোর সঙ্গে কাজের জন্য গুগল ড্রাইভ বেশ ব্যবহারিক। তবে শুধু বিনামূল্যের জায়গা বেশি বলেই সেটি সবার প্রয়োজন মেটাবে, এমন নয়।

ওয়ানড্রাইভ: মাইক্রোসফট অফিস ব্যবহারকারীদের আলাদা করে ভাবা উচিত

অফিসে নিয়মিত ওয়ার্ড বা এক্সেল ব্যবহার করলে ওয়ানড্রাইভ অনেক সময় গুগল ড্রাইভের চেয়ে সুবিধাজনক হতে পারে। কারণ মাইক্রোসফটের অ্যাপগুলোর সঙ্গে ওয়ানড্রাইভের সরাসরি সমন্বয় রয়েছে। ওয়ার্ড বা এক্সেল ফাইল সেখানে সংরক্ষণ করে অন্য যন্ত্র থেকে ব্যবহার করা যায়। সমর্থিত মাইক্রোসফট ৩৬৫ অ্যাপ ও ফাইলের ধরন ব্যবহার করলে একাধিক ব্যক্তি একই সময়ে সম্পাদনাও করতে পারেন।

ধরা যাক, কোনো প্রতিষ্ঠানের হিসাব বিভাগ নিয়মিত একটি এক্সেল ফাইল হালনাগাদ করে। প্রয়োজনীয় অনুমতি দিয়ে ফাইলটি ওয়ানড্রাইভে রাখলে সহকর্মীরা সেটি ব্যবহার করতে পারবেন। গুগল ড্রাইভ দিয়েও এক্সেল ফাইল রাখা সম্ভব। তবে প্রতিষ্ঠানের কাজ আগে থেকেই মাইক্রোসফট ৩৬৫-এর ওপর নির্ভরশীল হলে ওয়ানড্রাইভ ব্যবহারের যুক্তি বেশি।

ল্যাপটপে জায়গা কম থাকলে ওয়ানড্রাইভের সুবিধা

ওয়ানড্রাইভের ফাইলস অন-ডিমান্ড সুবিধাটি উইন্ডোজ ব্যবহারকারীদের জন্য কার্যকর। ক্লাউডে থাকা ফাইল ফাইল এক্সপ্লোরারে দেখা যায়, কিন্তু সব ফাইল কম্পিউটারে নামিয়ে রাখা হয় না। ইন্টারনেট ছাড়া প্রয়োজন হবে এমন ফাইলে ডান ক্লিক করে ‘সব সময় এই যন্ত্রে রাখুন’ বিকল্পটি নির্বাচন করা যায়। আবার ডিস্কের জায়গা খালি করতে ‘জায়গা খালি করুন’ বিকল্পটি ব্যবহার করা যায়।

তবে এখানেই অনেকে ভুল করতে পারেন। জায়গা খালি করার বিকল্পটি ব্যবহার করলে স্থানীয় কপি সরানো হয়, ক্লাউডে থাকা ফাইলটি অক্ষত থাকে। কিন্তু সাধারণভাবে মুছে ফেলার নির্দেশ দিয়ে সিঙ্ক হওয়া ফাইল সরিয়ে দিলে সেটি ওয়ানড্রাইভ থেকেও মুছে যেতে পারে। কম্পিউটারের স্টোরেজ খালি করার সময় এই পার্থক্য জানা জরুরি।

পারসোনাল ভল্টের সুবিধা ও সীমা

ওয়ানড্রাইভ বিনামূল্যে ৫ জিবি স্টোরেজ দেয়। মাইক্রোসফট ৩৬৫ বেসিক পরিকল্পনায় ১০০ জিবি এবং মাইক্রোসফট ৩৬৫ পারসোনাল পরিকল্পনায় ১ টিবি জায়গা পাওয়া যায়। পারসোনাল পরিকল্পনায় কম্পিউটারে ব্যবহারযোগ্য অফিস অ্যাপসহ আরও কিছু সুবিধা রয়েছে।

গুরুত্বপূর্ণ ফাইলের জন্য ওয়ানড্রাইভে পারসোনাল ভল্ট নামে আলাদা সুরক্ষিত অংশ রয়েছে। সেখানে প্রবেশ করতে বাড়তি পরিচয় যাচাই প্রয়োজন হয়। বিনামূল্যের ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টে পারসোনাল ভল্টে সর্বোচ্চ তিনটি ফাইল রাখা যায়। মাইক্রোসফট ৩৬৫ বেসিক, পারসোনাল ও ফ্যামিলির উপযুক্ত সাবস্ক্রিপশনে স্টোরেজ বরাদ্দ পর্যন্ত আরও বেশি ফাইল রাখা সম্ভব।

আর পারসোনাল ভল্টের ভেতর থেকে সরাসরি ফাইল শেয়ার করা যায় না। কাউকে পাঠাতে হলে আগে সেটি ভল্টের বাইরে সরাতে হবে। ওয়ানড্রাইভের বিনামূল্যের স্টোরেজ গুগল ড্রাইভের তুলনায় কম। কিন্তু আগে থেকেই মাইক্রোসফট ৩৬৫-এর সাবস্ক্রিপশন থাকলে নতুন ক্লাউড স্টোরেজ কেনার আগে নিজের ওয়ানড্রাইভ বরাদ্দ দেখে নেওয়াই ভালো।

ড্রপবক্স: ফাইল শেয়ার করার জন্য কি আলাদা সেবা দরকার?

ড্রপবক্স ফাইল সিঙ্ক ও শেয়ারিংয়ের জন্য ব্যবহৃত হয়। কম্পিউটারে নির্ধারিত ড্রপবক্স ফোল্ডারে ফাইল রাখলে সেটি অ্যাকাউন্টে সিঙ্ক করা যায়। প্রয়োজন হলে লিংকের মাধ্যমে অন্য কাউকে ফাইল দেখার সুযোগ দেওয়া যায়। যাঁরা নিয়মিত নকশার ফাইল, পিডিএফ কিংবা প্রকল্পের বিভিন্ন উপকরণ গ্রাহকের সঙ্গে আদান-প্রদান করেন, তাঁদের কাজে এই ব্যবস্থা আসে।

কিন্তু শুধু ফ্রিল্যান্সার হলেই ড্রপবক্স কেনার প্রয়োজন নেই। গুগল ড্রাইভ ও ওয়ানড্রাইভ দিয়েও ফাইল শেয়ার করা যায়। ড্রপবক্সের প্রয়োজন বেশি হয় তখন, যখন গ্রাহক বা প্রতিষ্ঠানের কাজ আগে থেকেই এর ওপর নির্ভর করে। এমন পরিস্থিতিতে শুধু স্টোরেজের পরিমাণের জন্য অন্য সেবায় যাওয়ার চেয়ে বিদ্যমান ব্যবস্থায় কাজ চালিয়ে যাওয়া সহজ হতে পারে।

ড্রপবক্স বেসিকের ২ জিবি কতটা সীমিত?

ড্রপবক্স বেসিক পরিকল্পনায় শুরুতে মাত্র ২ জিবি জায়গা পাওয়া যায়। কিছু প্রয়োজনীয় ফাইল সংরক্ষণের জন্য এটি যথেষ্ট হতে পারে, কিন্তু বড় ছবি বা ভিডিও রাখার জন্য খুব বেশি নয়। এর সঙ্গে যন্ত্র ব্যবহারের সীমাও রয়েছে। ড্রপবক্স বেসিক পরিকল্পনায় একসঙ্গে সর্বোচ্চ তিনটি যন্ত্রে অ্যাপে প্রবেশ করা অবস্থায় থাকা যায়।

ফোন, অফিসের কম্পিউটার ও ব্যক্তিগত ল্যাপটপে ড্রপবক্স ব্যবহার করলে আরেকটি যন্ত্রে অ্যাপ চালানোর সময় সীমায় পড়তে পারেন। তবে ওয়েব ব্রাউজারে ড্রপবক্সের ওয়েবসাইট ব্যবহার করলে সেটি তিনটি যন্ত্রের হিসাবে যুক্ত হয় না।

ড্রপবক্স প্লাস পরিকল্পনায় ২ টিবি জায়গা পাওয়া যায় এবং যন্ত্র ব্যবহারের এই সীমাবদ্ধতা থাকে না। কিন্তু কয়েক জিবি ফাইলের জন্য এত বড় পরিকল্পনা কেনা প্রয়োজনের তুলনায় বাড়তি খরচ হতে পারে। ড্রপবক্সের সঙ্গে মাইক্রোসফট অফিসের সমন্বয়ও রয়েছে। তবে উপযুক্ত অফিস অ্যাপ প্রয়োজন হতে পারে এবং সব দেশে একই সুবিধা পাওয়া যায় না। তাই এটিকে গুগল ডকস বা মাইক্রোসফট ৩৬৫-এর পূর্ণ বিকল্প ভাবার কারণ নেই।

মুছে যাওয়া ফাইল পুনরুদ্ধারের ক্ষেত্রেও কিছু শর্ত রয়েছে। ড্রপবক্স বেসিক ও প্লাস পরিকল্পনায় সাধারণভাবে আগের সংস্করণ এবং মুছে যাওয়া ফাইল ফিরিয়ে আনার সময়সীমা ৩০ দিন। অন্য পরিকল্পনা বা অতিরিক্ত সাবস্ক্রিপশনে বেশি সময় পাওয়া যেতে পারে। তবে স্থায়ীভাবে মুছে ফেলা ফাইল ও নির্দিষ্ট অনলাইন ডকুমেন্টের ক্ষেত্রে একই নিয়ম প্রযোজ্য নয়।

ড্রপবক্স ভালো সেবা হলেও সাধারণ ব্যবহারকারীর জন্য এর বিনামূল্যের পরিকল্পনা তুলনামূলক সীমিত। কাজের নির্দিষ্ট প্রয়োজন না থাকলে শুধু ফাইল জমিয়ে রাখার জন্য এর সশুল্ক পরিকল্পনা কেনা জরুরি নয়।

ক্লাউডে ফাইল রাখলে কতটা নিরাপদ থাকে?

গুগল ড্রাইভ, ওয়ানড্রাইভ ও ড্রপবক্স তিনটিই তথ্য আদান-প্রদান এবং সার্ভারে সংরক্ষণের সময় এনক্রিপশন বা সাংকেতিক সুরক্ষা ব্যবহার করে। এতে অননুমোদিতভাবে তথ্য পড়ার ঝুঁকি কমে। তবে এনক্রিপশন থাকলেই সেবাদাতার পক্ষেও ফাইলের তথ্য পড়া প্রযুক্তিগতভাবে অসম্ভব, এমন নয়। সাধারণ এনক্রিপশন ও প্রান্ত থেকে প্রান্ত পর্যন্ত এনক্রিপশন এক বিষয় নয়।

গুগল ওয়ার্কস্পেসের নির্দিষ্ট পরিবেশে প্রশাসকের অনুমতি নিয়ে ব্যবহারকারীর দিক থেকে তথ্য এনক্রিপ্ট করার সুবিধা ব্যবহার করা যায়। ড্রপবক্সের কিছু ব্যবসায়িক পরিকল্পনায় প্রান্ত থেকে প্রান্ত পর্যন্ত এনক্রিপ্ট করা দলীয় ফোল্ডারের সুবিধা রয়েছে।

এসব ব্যবস্থা সাধারণ বিনামূল্যের অ্যাকাউন্টে পাওয়া যাবে ধরে নেওয়া ঠিক নয়। খুব সংবেদনশীল তথ্য সংরক্ষণ করতে হলে পরিকল্পনার নিরাপত্তা সুবিধাগুলো আলাদাভাবে পরীক্ষা করতে হবে। তবে সাধারণ ব্যবহারকারীর জন্য আরেকটি ঝুঁকি সরাসরি সামনে আসে। সেটি হলো ভুল শেয়ারিং অনুমতি।

গুগল ড্রাইভে ‘লিংক থাকা যে কেউ’ বিকল্পটি নির্বাচন করলে লিংক পাওয়া ব্যক্তি নির্ধারিত অনুমতি অনুযায়ী ফাইল খুলতে পারেন। ওয়ানড্রাইভ ও ড্রপবক্সেও শেয়ারিংয়ের ধরন অনুযায়ী একই ধরনের ঝুঁকি রয়েছে। ধরুন, প্রতিষ্ঠানের একটি আর্থিক নথি শুধু একজন সহকর্মীকে দেখাতে হবে। সে ক্ষেত্রে সবার প্রবেশযোগ্য লিংক তৈরি না করে নির্দিষ্ট ব্যক্তিকে অনুমতি দেওয়া বেশি নিরাপদ। আর শুধু দেখার জন্য ফাইল পাঠালে সম্পাদনার অনুমতি দেওয়ার প্রয়োজন নেই।

অ্যাকাউন্ট সুরক্ষিত রাখতে শক্তিশালী ও আলাদা পাসওয়ার্ড ব্যবহার করুন। দুই ধাপের যাচাইকরণ চালু রাখুন। পুরোনো শেয়ারিং লিংক ও অপরিচিত যন্ত্রের লগইনও পরীক্ষা করা দরকার। বিশেষভাবে সংবেদনশীল ফাইলের ক্ষেত্রে নির্ভরযোগ্য পদ্ধতিতে আলাদাভাবে তথ্য এনক্রিপ্ট করার বিষয়টি বিবেচনা করা যায়।

ফাইল সিঙ্ক হচ্ছে মানেই ব্যাকআপ আছে, এমন নয়

ক্লাউড স্টোরেজের একটি সুবিধাই অনেক সময় বিপদের কারণ হতে পারে। সেটি হলো স্বয়ংক্রিয় সিঙ্ক। ধরা যাক, কম্পিউটারের গুরুত্বপূর্ণ একটি ফোল্ডার ওয়ানড্রাইভের সঙ্গে সিঙ্ক করা আছে। ভুল করে ফোল্ডারের কয়েকটি ফাইল মুছে ফেললেন। পরিবর্তনটি সিঙ্ক হলে ক্লাউড থেকেও ফাইলগুলো মুছে যেতে পারে।

গুগল ড্রাইভ ও ড্রপবক্সের ক্ষেত্রেও একই ধরনের ঝুঁকি রয়েছে। তিনটি সেবাতেই নির্দিষ্ট শর্তে মুছে যাওয়া ফাইল বা আগের সংস্করণ ফিরিয়ে আনার ব্যবস্থা রয়েছে। কিন্তু সব পরিস্থিতিতে ফাইল পুনরুদ্ধার করা যাবে, এমন নিশ্চয়তা নেই। সময়সীমা, ফাইলের ধরন ও সাবস্ক্রিপশনের ওপর ফল নির্ভর করে।

তাই গবেষণাপত্র, ব্যবসার হিসাব, প্রকল্পের মূল ফাইল কিংবা ব্যক্তিগত প্রয়োজনীয় নথির স্বাধীন ব্যাকআপ রাখা উচিত। এ জন্য কম্পিউটারের বাইরে সংযুক্ত করা যায় এমন আলাদা ড্রাইভ ব্যবহার করা যায়। ব্যাকআপ নেওয়ার পর সেটি মূল কম্পিউটার থেকে বিচ্ছিন্ন রাখা এবং মাঝে মাঝে ফাইল পুনরুদ্ধার করে পরীক্ষা করা ভালো।

মার্কিন সাইবার নিরাপত্তা সংস্থা সিসাও গুরুত্বপূর্ণ তথ্যের একাধিক কপি, ভিন্ন ধরনের সংরক্ষণমাধ্যম এবং আলাদা অবস্থানে ব্যাকআপ রাখার পরামর্শ দেয়। ক্লাউড স্টোরেজ দৈনন্দিন ফাইল ব্যবস্থাপনা সহজ করে। কিন্তু গুরুত্বপূর্ণ ফাইলের একমাত্র কপি সেখানে রাখা ঝুঁকিপূর্ণ।

স্টোরেজ কিনতে গিয়ে অপ্রয়োজনীয় খরচ করবেন না

বিনামূল্যের জায়গা কমে এলেই বড় কোনো সশুল্ক পরিকল্পনা কেনার প্রয়োজন নেই। বর্তমানে ২০ জিবি ফাইল থাকলে শুধু জায়গা বাড়ানোর জন্য সরাসরি ২ টিবি স্টোরেজ কেনা অপ্রয়োজনীয় হতে পারে। আগে থেকে মাইক্রোসফট ৩৬৫ সাবস্ক্রিপশন থাকলে সেখানে কতটুকু ওয়ানড্রাইভ স্টোরেজ অন্তর্ভুক্ত রয়েছে, সেটিও দেখা উচিত।

বাংলাদেশ ও ভারতে সাবস্ক্রিপশনের চূড়ান্ত দাম, কর এবং অর্থপ্রদানের পদ্ধতি আলাদা হতে পারে। মার্কিন ডলারে দেখানো মূল্য থেকে স্থানীয় খরচ সরাসরি ধরে নেওয়া ঠিক নয়। মাইক্রোসফট ৩৬৫-এর পারিবারিক পরিকল্পনার স্টোরেজ কাঠামোতেও পরিবর্তন এসেছে। নতুন মাইক্রোসফট ৩৬৫ ফ্যামিলি সাবস্ক্রিপশনে মোট ২ টিবি যৌথ স্টোরেজের ব্যবস্থা চালু হয়েছে। পুরোনো গ্রাহকদের ক্ষেত্রে পরিবর্তনের নিয়ম ও সময়সূচি আলাদা। তাই প্রত্যেক সদস্য পৃথক ১ টিবি পাবেন ধরে নিয়ে নতুন পরিকল্পনা কেনা উচিত নয়।

নবায়নের বিষয়টিও গুরুত্বপূর্ণ। প্রথম বছরের ছাড় পরবর্তী বছরেও থাকবে কি না, স্বয়ংক্রিয় নবায়ন চালু আছে কি না এবং পরিকল্পনা বাতিলের পর কী হবে, এগুলো না দেখে টাকা খরচ করা ঠিক নয়।

সশুল্ক পরিকল্পনা বাতিল করলে ফাইলের কী হবে?

ধরা যাক, সশুল্ক পরিকল্পনায় অনেক ফাইল জমিয়েছেন। পরে সাবস্ক্রিপশন বাতিল করে বিনামূল্যের পরিকল্পনায় ফিরে এলেন। তখন ব্যবহৃত জায়গা নতুন সংরক্ষণসীমার বেশি হয়ে যেতে পারে। এমন পরিস্থিতিতে নতুন ফাইল আপলোড বা সিঙ্ক বন্ধ হওয়ার আশঙ্কা রয়েছে। দীর্ঘদিন সীমা অতিক্রম করলে ফাইল মুছে যাওয়ার ঝুঁকিও থাকে।

গুগলের নীতিতে নির্দিষ্ট সময় ধরে স্টোরেজ সীমা অতিক্রম করা অ্যাকাউন্টের তথ্য মুছে দেওয়ার ব্যবস্থা রয়েছে। মাইক্রোসফটের ক্ষেত্রে দীর্ঘদিন সীমা অতিক্রম করলে ওয়ানড্রাইভ অ্যাকাউন্ট স্থগিত এবং পরে ফাইল মুছে যাওয়ার সম্ভাবনা থাকে।

ড্রপবক্স বেসিকের ক্ষেত্রেও নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে আগাম সতর্ক করে স্টোরেজ সীমার অতিরিক্ত ফাইল মুছে ফেলা হতে পারে। তাই সাবস্ক্রিপশন বাতিলের আগে গুরুত্বপূর্ণ ফাইলের স্বাধীন কপি রাখা প্রয়োজন। নতুন বরাদ্দের সঙ্গে ব্যবহৃত জায়গাও মিলিয়ে নিতে হবে।

তাহলে কোন ক্লাউড স্টোরেজ বেছে নেবেন?

সাধারণ ব্যক্তিগত ব্যবহারকারীর জন্য গুগল ড্রাইভ দিয়ে শুরু করার যথেষ্ট যুক্তি আছে। বিনামূল্যের জায়গা তুলনামূলক বেশি, গুগল ডকসে কাজ করা যায় এবং অন্যদের সঙ্গে ফাইল শেয়ার করাও সহজ। তবে অফিসে নিয়মিত ওয়ার্ড ও এক্সেল ব্যবহার করলে ওয়ানড্রাইভ বেশি সুবিধাজনক হতে পারে। বিশেষ করে মাইক্রোসফট ৩৬৫ সাবস্ক্রিপশন আগে থেকেই থাকলে আলাদা স্টোরেজ কেনার প্রয়োজন নাও হতে পারে। ড্রপবক্সের ক্ষেত্রে সিদ্ধান্তটি কিছুটা ভিন্ন। গ্রাহক বা দলের কাজ আগে থেকেই ড্রপবক্সের ওপর নির্ভর করলে সেটি ব্যবহার করা যৌক্তিক। কিন্তু শুধু ফাইল শেয়ার করার জন্য নতুন সশুল্ক সাবস্ক্রিপশন নেওয়া জরুরি নয়।

ছোট ব্যবসার ক্ষেত্রে আবার ফাইলের মালিকানা ও কর্মীদের অনুমতি ব্যবস্থাপনা বেশি গুরুত্ব পায়। কর্মীদের ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টে প্রতিষ্ঠানের গুরুত্বপূর্ণ ফাইল রাখা হলে কেউ চাকরি ছেড়ে যাওয়ার পর সেগুলোর নিয়ন্ত্রণ নিয়ে সমস্যা তৈরি হতে পারে। গুগল ওয়ার্কস্পেস, মাইক্রোসফট ৩৬৫-এর ব্যবসায়িক পরিকল্পনা এবং ড্রপবক্সের দলভিত্তিক পরিকল্পনায় এসব কাজের জন্য পৃথক সুবিধা রয়েছে। তবে প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনীয় প্রশাসনিক নিয়ন্ত্রণ ও স্টোরেজ বরাদ্দ বুঝে পরিকল্পনা নেওয়া ভালো।

একই ব্যক্তি চাইলে একাধিক সেবাও ব্যবহার করতে পারেন। তবে একই ফাইল আলাদা জায়গায় সম্পাদনা করলে কোনটি সর্বশেষ সংস্করণ, তা নিয়ে বিভ্রান্তি হতে পারে। সে ক্ষেত্রে কোন ধরনের ফাইল কোথায় রাখবেন, তার একটি নিয়ম থাকা দরকার। প্রথমবার ক্লাউড স্টোরেজ ব্যবহার করতে চাইলে সব ফাইল একসঙ্গে স্থানান্তর করবেন না। একটি ছোট পিডিএফ বা ডকুমেন্ট আপলোড করুন। অন্য যন্ত্র থেকে খুলে দেখুন। সিঙ্ক ও শেয়ারিংয়ের অনুমতি প্রত্যাশামতো কাজ করছে কি না পরীক্ষা করুন।

পুরোনো সেবা থেকে নতুন সেবায় ফাইল নেওয়ার সময় সব গুরুত্বপূর্ণ ফাইল ঠিকমতো আপলোড হয়েছে এবং খোলা যাচ্ছে, তা নিশ্চিত হওয়ার আগে পুরোনো কপি মুছবেন না। ক্লাউড স্টোরেজের তুলনায় শুধু স্টোরেজের পরিমাণ দেখে কোনো সেবাকে সেরা বলার প্রয়োজন নেই। আগে যে সফটওয়্যারগুলো ব্যবহার করছেন, তার সঙ্গে কোন সেবা ভালোভাবে কাজ করে, সেটিই বেশি গুরুত্বপূর্ণ।

শুরুতে বিনামূল্যের পরিকল্পনায় কাজ চালিয়ে দেখুন। জায়গা সত্যিই কম পড়লে এবং বাড়তি সুবিধার প্রয়োজন হলে সশুল্ক পরিকল্পনা বিবেচনা করুন। আর যে সেবাই ব্যবহার করুন, গুরুত্বপূর্ণ ফাইলের একটি স্বাধীন ব্যাকআপ রাখুন। ক্লাউডে ফাইল সংরক্ষণ করা সুবিধাজনক, কিন্তু হারিয়ে যাওয়া প্রতিটি ফাইল ফিরিয়ে আনার নিশ্চয়তা দেয় না।

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

১. ক্লাউড স্টোরেজে ছবি রাখলে কি ফোনের জায়গা খালি হয়ে যায়?

না। ক্লাউডে ছবি আপলোড করলেই ফোনে থাকা মূল ছবিটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে যায় না। কিছু অ্যাপে ব্যাকআপ সম্পন্ন হওয়ার পর ফোনের জায়গা খালি করার আলাদা সুবিধা রয়েছে। তবে ছবি সরানোর আগে নিশ্চিত হতে হবে সেটি ক্লাউডে ঠিকমতো সংরক্ষিত হয়েছে। সিঙ্ক করা ফোল্ডার থেকে সরাসরি ছবি মুছে ফেললে ক্লাউড থেকেও মুছে যেতে পারে।

২. ফোন হারিয়ে গেলে ক্লাউড স্টোরেজে রাখা ফাইল কি ফিরে পাওয়া যাবে?

ফাইলগুলো আগে থেকে ক্লাউডে আপলোড বা সিঙ্ক হয়ে থাকলে নতুন ফোন কিংবা কম্পিউটার থেকে একই অ্যাকাউন্টে প্রবেশ করে সেগুলো পাওয়া যাবে। তবে যেসব ফাইল শুধু হারানো ফোনে ছিল, সেগুলো ক্লাউড থেকে ফেরত পাওয়া সম্ভব নয়। ফোন হারানোর পর অ্যাকাউন্টের নিরাপত্তা পরীক্ষা করা এবং প্রয়োজন হলে হারানো যন্ত্রের প্রবেশাধিকার বন্ধ করাও জরুরি।

৩. কাউকে ফাইলের লিংক পাঠানোর পর তার প্রবেশাধিকার বন্ধ করা যায়?

হ্যাঁ। গুগল ড্রাইভ, ওয়ানড্রাইভ ও ড্রপবক্সে শেয়ারিংয়ের অনুমতি পরিবর্তন বা প্রত্যাহারের ব্যবস্থা রয়েছে। নির্দিষ্ট ব্যক্তির প্রবেশাধিকার সরিয়ে দেওয়া কিংবা শেয়ার করা লিংক বন্ধ করা যায়, যদিও সুবিধাগুলো পরিকল্পনাভেদে আলাদা হতে পারে। তবে কেউ আগে থেকেই ফাইল ডাউনলোড করে রাখলে তাঁর কাছে থাকা সেই কপি এভাবে মুছে ফেলা যায় না।

৪. গুগল ড্রাইভ থেকে ওয়ানড্রাইভ বা ড্রপবক্সে ফাইল স্থানান্তর করা সম্ভব?

সম্ভব। সাধারণ ফাইল প্রথম সেবা থেকে ডাউনলোড করে অন্য সেবায় আপলোড করা যায়। তবে গুগল ডকস বা শিটসের মতো অনলাইন ডকুমেন্ট স্থানান্তরের সময় উপযুক্ত ফরম্যাটে রপ্তানি করার প্রয়োজন হতে পারে। স্থানান্তরের পর ফাইল ঠিকমতো খুলছে কি না পরীক্ষা করুন। নতুন জায়গায় ফাইল পাওয়া নিশ্চিত না হয়ে পুরোনো কপি মুছে ফেলা উচিত নয়।

৫. ক্লাউড স্টোরেজ থেকে ফাইল পাঠাতে কি প্রাপকের একই সেবায় অ্যাকাউন্ট থাকতে হবে?

সব ক্ষেত্রে নয়। কিছু শেয়ারিং লিংকের মাধ্যমে অ্যাকাউন্ট ছাড়াই ফাইল দেখা বা ডাউনলোড করা যায়। তবে ফাইলের মালিক যদি নির্দিষ্ট ব্যক্তির জন্য প্রবেশাধিকার সীমিত রাখেন, তাহলে পরিচয় যাচাই বা অ্যাকাউন্টে প্রবেশের প্রয়োজন হতে পারে। প্রতিষ্ঠানের অ্যাকাউন্টে শেয়ারিংয়ের ওপর অতিরিক্ত বিধিনিষেধও থাকতে পারে।