এসইও প্রতিবেদন ক্লায়েন্ট বা ব্যবস্থাপনা কর্তৃপক্ষকে সহজভাবে বোঝানোর পদ্ধতি

একটি ওয়েবসাইটে গুগলের স্বাভাবিক অনুসন্ধান থেকে আসা দর্শক বেড়েছে, কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ অনুসন্ধান শব্দের অবস্থান উন্নত হয়েছে এবং অন্য ওয়েবসাইট থেকে নতুন লিংক পাওয়া গেছে। এসইও বিশেষজ্ঞের কাছে এগুলো অগ্রগতির লক্ষণ। কিন্তু ক্লায়েন্ট বা প্রতিষ্ঠানের ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তার প্রশ্ন থাকতে পারে, এসব পরিবর্তনের ফলে ব্যবসায় কী লাভ হয়েছে?

কার্যকর এসইও প্রতিবেদন তৈরির মূল উদ্দেশ্য হলো সার্চ ইঞ্জিনে ওয়েবসাইটের কার্যকারিতার তথ্যকে ব্যবসায়িক ফলাফলের সঙ্গে যুক্ত করে উপস্থাপন করা। এজন্য প্রতিবেদনে দর্শকসংখ্যা, সম্ভাব্য গ্রাহক, বিক্রি এবং পরবর্তী করণীয়কে অগ্রাধিকার দিতে হবে। ক্লিকের হার, অনুসন্ধান ফলাফলে প্রদর্শনের সংখ্যা কিংবা অনুসন্ধান শব্দের অবস্থানের মতো পরিমাপকও থাকবে। তবে সেগুলো ব্যবসার জন্য কী অর্থ বহন করছে, তা বোঝাতে হবে।

একটি ভালো প্রতিবেদন থেকে ক্লায়েন্ট বুঝতে পারবেন, নির্ধারিত লক্ষ্য কতটা অর্জিত হয়েছে, কোথায় সমস্যা রয়েছে এবং পরবর্তী মাসে কোন কাজে বিনিয়োগ করা যুক্তিসংগত।

প্রতিবেদন তৈরির আগে ব্যবসার লক্ষ্য পরিষ্কার করুন

সব প্রতিষ্ঠানের এসইও সফলতার মাপকাঠি এক নয়। একটি অনলাইন পণ্য বিক্রয়কারী প্রতিষ্ঠানের কাছে বিক্রির পরিমাণ গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে। অন্যদিকে সফটওয়্যার সেবাদাতা প্রতিষ্ঠান নতুন গ্রাহকের অনুসন্ধান বা সেবার প্রদর্শনী দেখার জন্য সময় নির্ধারণকে অগ্রাধিকার দিতে পারে।

প্রতিবেদন তৈরির আগে ক্লায়েন্ট বা ব্যবস্থাপনা কর্তৃপক্ষের সঙ্গে তিনটি বিষয় নির্ধারণ করুন।

১. প্রধান ব্যবসায়িক লক্ষ্য: প্রতিষ্ঠান বিক্রি, সম্ভাব্য গ্রাহক, ব্র্যান্ড পরিচিতি নাকি পাঠকসংখ্যা বাড়াতে চায়?

২. সফলতার মাপকাঠি: কোন তথ্য দিয়ে লক্ষ্য অর্জনের অগ্রগতি পরিমাপ করা হবে?

৩. প্রতিবেদনের সময়সীমা: ফলাফল মাসিক, ত্রৈমাসিক নাকি নির্দিষ্ট প্রচারাভিযান শেষে মূল্যায়ন করা হবে?

উদাহরণ হিসেবে একটি স্থানীয় আইন পরামর্শ প্রতিষ্ঠানের কথা ধরা যাক। তাদের ওয়েবসাইটে মাসে কয়েক হাজার দর্শক এলেও যদি কেউ পরামর্শের জন্য যোগাযোগ না করেন, তাহলে বাড়তি দর্শকসংখ্যার সরাসরি ব্যবসায়িক মূল্য সীমিত থাকতে পারে। এমন প্রতিষ্ঠানের প্রতিবেদনে মোট দর্শকসংখ্যার পাশাপাশি যোগাযোগ ফরম জমা, ফোনকল এবং সম্ভাব্য গ্রাহক থেকে প্রকৃত গ্রাহকে রূপান্তরের তথ্য প্রয়োজন।

লক্ষ্য নির্ধারণের সময় প্রতিষ্ঠানের বিক্রয় বিভাগকেও যুক্ত করা ভালো। কারণ ওয়েবসাইট থেকে পাওয়া প্রতিটি সম্ভাব্য গ্রাহক শেষ পর্যন্ত সেবা বা পণ্য কেনেন না। বিক্রয় বিভাগের তথ্য থাকলে কোন ধরনের সম্ভাব্য গ্রাহক ব্যবসার জন্য বেশি মূল্যবান, সেটিও বোঝা সহজ হয়।

এসইও প্রতিবেদনে কোন পরিমাপক আগে দেখাবেন?

প্রতিবেদনের প্রথম অংশে এমন তথ্য রাখুন, যা দেখে সিদ্ধান্ত গ্রহণকারী দ্রুত ব্যবসার অগ্রগতি বুঝতে পারেন। সব পরিমাপককে সমান গুরুত্ব দেওয়ার প্রয়োজন নেই।

নিচের তুলনাটি প্রতিবেদনে কোন তথ্য আগে রাখা উচিত, তা নির্ধারণে সাহায্য করবে।

অনুসন্ধান থেকে অর্জিত আয় বা যোগ্য সম্ভাব্য গ্রাহকের সংখ্যা দেখানোর আগে নিশ্চিত করুন, সংশ্লিষ্ট তথ্য সঠিকভাবে সংগ্রহ করা হচ্ছে। রূপান্তরের হারের ক্ষেত্রেও গণনার ভিত্তি পরিষ্কার থাকা প্রয়োজন। যেমন গুগল অ্যানালিটিক্স ৪-এর সেশনভিত্তিক গুরুত্বপূর্ণ ঘটনা সম্পন্ন হওয়ার হার এবং ব্যবহারকারীভিত্তিক গুরুত্বপূর্ণ ঘটনা সম্পন্ন হওয়ার হার এক নয়। প্রথমটি সেশনের ভিত্তিতে, দ্বিতীয়টি ব্যবহারকারীর ভিত্তিতে হিসাব করা হয়।

একটি অনুসন্ধান শব্দ প্রথম অবস্থানে পৌঁছালেই ব্যবসার আয় বেড়েছে, এমন সিদ্ধান্ত ঠিক নয়। আবার বেশি দর্শক মানেই বেশি সম্ভাব্য ক্রেতা, সেটিও ধরে নেওয়া যাবে না। প্রতিবেদনে ব্যবসায়িক ফলাফলকে অগ্রাধিকার দিন। প্রযুক্তিগত পরিমাপক ব্যবহার করুন সেই ফলাফলের সম্ভাব্য কারণ ও পরিবর্তন বোঝাতে।

গুগল সার্চ কনসোল ও গুগল অ্যানালিটিক্স ৪ থেকে প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করুন

এসইও প্রতিবেদন তৈরির জন্য গুগল সার্চ কনসোল এবং গুগল অ্যানালিটিক্স ৪ গুরুত্বপূর্ণ তথ্যের উৎস। তবে দুটি প্ল্যাটফর্ম একই বিষয় পরিমাপ করে না। গুগল সার্চ কনসোল মূলত গুগল অনুসন্ধানে ওয়েবসাইটের কার্যকারিতা দেখায়। গুগল অ্যানালিটিক্স ৪ দিয়ে ওয়েবসাইটে আসার পর ব্যবহারকারীরা কী করছেন, তা বিশ্লেষণ করা যায়।

গুগল সার্চ কনসোল থেকে যা দেখবেন

গুগল সার্চ কনসোল খুলে ‘পারফরম্যান্স’ > ‘সার্চ রেজাল্টস’ অংশে যান। এখানে নির্ধারিত সময়ের ক্লিক, প্রদর্শনের সংখ্যা, গড় ক্লিকের হার এবং গড় অবস্থান দেখা যায়।

প্রতিবেদন প্রস্তুতের সময় পরীক্ষা করুন:

• কোন গুরুত্বপূর্ণ পেজের ক্লিক বেড়েছে বা কমেছে।
• কোন অনুসন্ধান শব্দ থেকে ক্লিক পাওয়া যাচ্ছে।
• মোবাইল ও কম্পিউটারে কার্যকারিতার পার্থক্য রয়েছে কি না।
• লক্ষ্যবস্তু দেশের অনুসন্ধানে পরিবর্তন হয়েছে কি না।
• গুরুত্বপূর্ণ পেজে দৃশ্যমানতা বাড়লেও ক্লিক কমছে কি না।

প্রতিষ্ঠানের নাম দিয়ে করা অনুসন্ধান এবং সাধারণ পণ্য বা সেবাসংশ্লিষ্ট অনুসন্ধান আলাদাভাবে বিশ্লেষণ করাও কার্যকর। এখানে তথ্যের একটি সীমাবদ্ধতা রয়েছে। গুগল সার্চ কনসোল ব্যবহারকারীর গোপনীয়তা রক্ষায় কিছু অনুসন্ধান বাদ দেয়। তথ্য সংরক্ষণ ও প্রদর্শনের সীমাবদ্ধতার কারণেও সব অনুসন্ধান সারণিতে দেখা যায় না। ফলে দৃশ্যমান অনুসন্ধান শব্দগুলোর ক্লিক যোগ করলে তা সব সময় মোট ক্লিকের সমান হবে না। সার্চ কনসোলের ক্লিককে সরাসরি দর্শক বা সেশনের সংখ্যা হিসেবেও দেখানো উচিত নয়।

গুগল অ্যানালিটিক্স ৪ থেকে ব্যবসায়িক আচরণ বুঝুন

গুগল অ্যানালিটিক্স ৪-এর ‘রিপোর্টস’ > ‘অ্যাকুইজিশন’ > ‘ট্রাফিক অ্যাকুইজিশন’ অংশে ওয়েবসাইটে আসা দর্শকদের উৎস বিশ্লেষণ করা যায়। প্রতিবেদনটি খুঁজে না পেলে বর্তমান প্রতিবেদন তালিকায় সেটি যুক্ত আছে কি না পরীক্ষা করুন। প্রয়োজনীয় অনুমতি থাকা ব্যবহারকারী প্রতিবেদনটি আবার যুক্ত করতে পারেন।

শুধু গুগলের স্বাভাবিক অনুসন্ধান থেকে আসা দর্শক দেখতে সেশনের উৎস ও মাধ্যম অনুযায়ী গুগল এবং স্বাভাবিক অনুসন্ধান নির্বাচন করতে পারেন। অন্যান্য সার্চ ইঞ্জিনের দর্শকসহ বিশ্লেষণের জন্য স্বাভাবিক অনুসন্ধান চ্যানেল ব্যবহার করুন।

এরপর দেখুন, দর্শকরা ওয়েবসাইটে এসে কী করছেন।

কেউ যোগাযোগ ফরম জমা দিচ্ছেন, পণ্য কিনছেন কিংবা নির্দিষ্ট সেবার জন্য আবেদন করছেন কি না, সেসব কাজ যথাযথভাবে অনুসরণ ও নথিবদ্ধ করা প্রয়োজন। গুগল অ্যানালিটিক্স ৪-এ ব্যবসার জন্য গুরুত্বপূর্ণ কাজকে ‘কী ইভেন্ট’ বা গুরুত্বপূর্ণ ঘটনা হিসেবে চিহ্নিত করা যায়। যেমন যোগাযোগ ফরম সফলভাবে জমা দেওয়া।

এজন্য সংশ্লিষ্ট ঘটনার তথ্য সঠিকভাবে সংগ্রহ হচ্ছে কি না এবং সেটি গুরুত্বপূর্ণ ঘটনা হিসেবে চিহ্নিত করা হয়েছে কি না, তা পরীক্ষা করুন। শুধু ফরমের পেজ দেখা কিংবা বোতামে ক্লিক করাকে সফলভাবে সম্ভাব্য গ্রাহকের তথ্য জমা দেওয়ার সমতুল্য ধরা ঠিক নয়। ফরম জমা দেওয়ার ঘটনা নথিবদ্ধ হওয়া মানেই নতুন গ্রাহক পাওয়া নয়। প্রকৃত বিক্রি জানতে অনেক ক্ষেত্রে গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা ব্যবস্থা বা বিক্রয় বিভাগের তথ্য প্রয়োজন হবে।

পাঁচটি ধাপে ক্লায়েন্টের জন্য কার্যকর প্রতিবেদন তৈরি করুন

ধাপ ১: আগের সময়ের সঙ্গে তুলনা করুন

শুধু চলতি মাসের দর্শকসংখ্যা দেখালে অগ্রগতি বোঝা কঠিন। একই দৈর্ঘ্যের আগের সময়ের তথ্যের সঙ্গে তুলনা করুন। মৌসুমি ব্যবসার ক্ষেত্রে আগের বছরের একই সময়ের তুলনাও প্রয়োজন হতে পারে। ধরা যাক, গত মাসে ওয়েবসাইটে স্বাভাবিক অনুসন্ধান থেকে আসা সেশন ছিল ৮,০০০ এবং চলতি মাসে হয়েছে ১০,০০০। এক্ষেত্রে বৃদ্ধির হার ২৫ শতাংশ।

তবে দর্শকসংখ্যা বৃদ্ধির পেছনে মৌসুমি চাহিদা, ব্র্যান্ড প্রচারণা বা নতুন বিষয়বস্তুর প্রভাব থাকতে পারে। শুধু শতাংশ দেখে পুরো অগ্রগতির কৃতিত্ব এসইও কাজকে দেওয়া ঠিক হবে না।

ধাপ ২: ব্যবসার গুরুত্বপূর্ণ পেজ আলাদা করুন

একটি ওয়েবসাইটের সব পেজ সমান ব্যবসায়িক মূল্য তৈরি করে না। অনলাইন বিক্রয়কারী প্রতিষ্ঠানের জন্য পণ্য ও পণ্যের বিভাগভিত্তিক পেজ, সেবাদাতা প্রতিষ্ঠানের জন্য সেবাসংক্রান্ত পেজ এবং প্রকাশনা প্রতিষ্ঠানের জন্য গুরুত্বপূর্ণ সম্পাদকীয় পেজ আলাদা করে বিশ্লেষণ করুন।

কোন পেজ দর্শক আনছে এবং কোন পেজ থেকে কাঙ্ক্ষিত ব্যবসায়িক কাজ সম্পন্ন হচ্ছে, সেই সম্পর্ক দেখান। এই তথ্য পরবর্তী সময়ে কোন পেজের বিষয়বস্তু উন্নয়ন বা প্রযুক্তিগত সংশোধনে অগ্রাধিকার দেওয়া উচিত, তা নির্ধারণে সাহায্য করবে।

ধাপ ৩: পরিবর্তনের সম্ভাব্য কারণ ব্যাখ্যা করুন

প্রতিবেদনে শুধু লিখলেন, একটি পেজের ক্লিক ২০ শতাংশ কমেছে। এতে সমস্যা বোঝা গেলেও করণীয় পরিষ্কার হয় না। দেখুন, সার্চে প্রদর্শনের সংখ্যা কমেছে কি না, ক্লিকের হার বদলেছে কি না কিংবা গুরুত্বপূর্ণ অনুসন্ধান শব্দের চাহিদা পরিবর্তিত হয়েছে কি না।

প্রয়োজনে পেজটি গুগলের অনুসন্ধান সূচিতে অন্তর্ভুক্ত আছে কি না, বিষয়বস্তু পরিবর্তন এবং ওয়েবসাইটের প্রযুক্তিগত সমস্যাও পরীক্ষা করুন। যে কারণের পক্ষে যথেষ্ট তথ্য নেই, সেটিকে নিশ্চিত ব্যাখ্যা হিসেবে লিখবেন না। সম্ভাব্য কারণ এবং যাচাইয়ের পরবর্তী পদক্ষেপ আলাদা রাখুন।

ধাপ ৪: সম্পন্ন কাজের সঙ্গে ফলাফল যুক্ত করুন

ক্লায়েন্ট জানতে চাইতে পারেন, গত মাসে এসইও বাবদ অর্থ ব্যয় করে কী কাজ হয়েছে। এক্ষেত্রে কাজের দীর্ঘ তালিকার বদলে উল্লেখযোগ্য কার্যক্রম তুলে ধরুন। যেমন কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ সেবাসংক্রান্ত পেজের বিষয়বস্তু হালনাগাদ, ওয়েবসাইটের ভেতরের লিংক উন্নয়ন কিংবা অনুসন্ধান সূচিতে অন্তর্ভুক্তির সমস্যা সংশোধন।

এরপর সংশ্লিষ্ট পেজগুলোর কার্যকারিতা দেখান। কাজ সম্পন্ন হওয়ার সময় এবং পর্যবেক্ষণ করা পরিবর্তন পাশাপাশি রাখলে বিষয়টি বোঝা সহজ হয়। তবে কাজ শেষ হওয়ার পর দর্শকসংখ্যা বাড়লেই সেই কাজকে বৃদ্ধির একমাত্র কারণ হিসেবে দেখানো যাবে না।

ধাপ ৫: পরবর্তী মাসের সিদ্ধান্ত নির্ধারণ করুন

প্রতিটি বড় পর্যবেক্ষণের সঙ্গে একটি বাস্তব করণীয় যুক্ত করুন। ধরা যাক, কোনো সেবাসংক্রান্ত পেজের প্রদর্শনসংখ্যা বাড়লেও ক্লিকের হার কমেছে। সেক্ষেত্রে পেজটির শিরোনাম, ব্যবহারকারীর অনুসন্ধানের উদ্দেশ্যের সঙ্গে বিষয়বস্তুর মিল এবং অনুসন্ধান ফলাফলে অন্যান্য পেজের উপস্থাপনা পর্যালোচনার সুপারিশ করা যেতে পারে।

কোন কাজ আগে হবে, কে দায়িত্ব নেবেন এবং কবে ফলাফল পর্যালোচনা করা হবে, তা নির্ধারণ করুন। এতে প্রতিবেদনের তথ্য পরবর্তী কাজের পরিকল্পনায় সরাসরি ব্যবহার করা যাবে।

এসইও প্রতিবেদনে বিনিয়োগের বিপরীতে লাভ কীভাবে বোঝাবেন?

ক্লায়েন্টের কাছে বিনিয়োগের বিপরীতে লাভের হার বা আরওআই গুরুত্বপূর্ণ প্রশ্ন হতে পারে। কিন্তু এসইও থেকে কত টাকা আয় হয়েছে, সেটি নির্ভরযোগ্যভাবে নির্ধারণ করতে উপযুক্ত বিক্রয় তথ্য প্রয়োজন। একটি কাল্পনিক উদাহরণ ধরা যাক। কোনো প্রতিষ্ঠানের এক মাসের এসইও খরচ ১০,০০০ টাকা। একই সময়ে স্বাভাবিক অনুসন্ধানের সঙ্গে যুক্ত বিক্রি থেকে আয় হয়েছে ৩২,০০০ টাকা।

ধরা যাক, সংশ্লিষ্ট বিক্রির সরাসরি ও পরিবর্তনশীল খরচ বাদ দেওয়ার পর, কিন্তু এসইও খরচ বাদ দেওয়ার আগে, অবদানমূলক লাভের হার ৫০ শতাংশ। তাহলে এসইও খরচ বাদ দেওয়ার আগে অবদানমূলক লাভ হবে ১৬,০০০ টাকা।

এক্ষেত্রে সরল হিসাবটি হবে:

বিনিয়োগের বিপরীতে লাভের হার = (১৬,০০০ − ১০,০০০) ÷ ১০,০০০ × ১০০ = ৬০ শতাংশ

এটি একটি অনুমাননির্ভর উদাহরণ, বাস্তব ফলাফল নয়। হিসাবটির যথার্থতা নির্ভর করবে আয় শনাক্তকরণ, খরচের পরিধি, লাভের হার এবং এসইও খরচের পূর্ণাঙ্গ হিসাবের ওপর। আরও গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো, স্বাভাবিক অনুসন্ধানের সঙ্গে যুক্ত বিক্রির পুরোটাই এসইও কার্যক্রমের কারণে হয়েছে, এমন প্রমাণ এই হিসাব দেয় না। তাই ৬০ শতাংশকে প্রকৃত এসইও কার্যক্রমের কারণে অর্জিত লাভের হার হিসেবে প্রতিষ্ঠিত করা যাবে না।

গুগল অ্যানালিটিক্স ৪-এর অ্যাট্রিবিউশন মডেল বা অবদান বণ্টন পদ্ধতি ব্যবহারকারীর গুরুত্বপূর্ণ কাজ সম্পন্ন হওয়ার পথে বিভিন্ন বিপণন মাধ্যমের অবদান নির্ধারিত নিয়মে বণ্টন করতে পারে। কিন্তু এসইও কার্যক্রম না থাকলে কত বিক্রি হতো, সেটি নিশ্চিতভাবে নির্ধারণ করতে পারে না।

প্রয়োজনীয় তথ্য না থাকলে অনুমাননির্ভর লাভের হার দেখানোর পরিবর্তে যাচাইযোগ্য সম্ভাব্য গ্রাহক, বিক্রি এবং তথ্যসংগ্রহের সীমাবদ্ধতা তুলে ধরুন।

বড় তথ্যচিত্রের বদলে এক পাতার সারাংশ তৈরি করুন

ব্যবস্থাপনা কর্তৃপক্ষের জন্য তৈরি প্রতিবেদনের শুরুতে এক পাতার নির্বাহী সারাংশ রাখা কার্যকর। এতে চারটি বিষয় তুলে ধরতে পারেন।

১. মূল ফলাফল: নির্ধারিত ব্যবসায়িক লক্ষ্য অনুযায়ী কী পরিবর্তন হয়েছে।

২. প্রধান পর্যবেক্ষণ: কোন পেজ বা মাধ্যমের মাধ্যমে উল্লেখযোগ্য উন্নতি কিংবা সমস্যা দেখা গেছে।

৩. সম্পন্ন কাজ: কোন গুরুত্বপূর্ণ এসইও কার্যক্রম শেষ হয়েছে।

৪. পরবর্তী সিদ্ধান্ত: কী অনুমোদন, সহযোগিতা বা বিনিয়োগ প্রয়োজন।

বিস্তারিত প্রযুক্তিগত তথ্য মূল প্রতিবেদনের পরবর্তী অংশে বা আলাদা সংযুক্তিতে রাখা যেতে পারে। তথ্যের দৃশ্যমান উপস্থাপনায় মাসভিত্তিক পরিবর্তনের জন্য রেখাচিত্র ব্যবহার করুন। গুরুত্বপূর্ণ পেজগুলোর কার্যকারিতা তুলনা করতে স্তম্ভচিত্র উপযোগী হতে পারে। তবে একই চিত্রে অতিরিক্ত পরিমাপক রাখবেন না। চিত্রের শিরোনাম দেখেই যেন বোঝা যায়, সেখানে কোন পরিবর্তন উপস্থাপন করা হয়েছে।

আরও পড়ুন: গুগল সার্চ কনসোল পারফরম্যান্স রিপোর্ট কীভাবে পড়বেন

গুগল ডেটা স্টুডিও দিয়ে এসইও প্রতিবেদন তৈরি করুন

গুগল লুকার স্টুডিও নামে পরিচিত প্রতিবেদন তৈরির প্ল্যাটফর্মটির নাম ২০২৬ সালের ১৬ এপ্রিল ডেটা স্টুডিও করা হয়েছে। নাম পরিবর্তনের কারণে আগের প্রতিবেদনগুলো নতুন করে তৈরি করার প্রয়োজন নেই।

গুগল ডেটা স্টুডিও দিয়ে গুগল সার্চ কনসোল ও গুগল অ্যানালিটিক্স ৪-এর তথ্য ব্যবহার করে নিয়মিত হালনাগাদযোগ্য প্রতিবেদন তৈরি করা সম্ভব।

প্রাথমিকভাবে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

১. ডেটা স্টুডিওতে প্রবেশ করে ‘ক্রিয়েট’ > ‘রিপোর্ট’ নির্বাচন করুন।

২. নতুন প্রতিবেদনে ‘অ্যাড ডেটা টু রিপোর্ট’ অংশ থেকে ‘কানেক্ট টু ডেটা’ নির্বাচন করুন। এরপর গুগল সার্চ কনসোল অথবা গুগল অ্যানালিটিক্সের সংযোগব্যবস্থা বেছে নিন।

৩. প্রয়োজনীয় অ্যাকাউন্টের অনুমতি দিয়ে ওয়েবসাইট বা গুগল অ্যানালিটিক্স ৪-এর নির্দিষ্ট প্রপার্টি নির্বাচন করুন এবং তথ্যের উৎস প্রতিবেদনে যুক্ত করুন। আগে তৈরি তথ্যের উৎস থাকলে ‘মাই ডেটা সোর্সেস’ থেকেও ব্যবহার করতে পারেন।

৪. গুগল সার্চ কনসোল ব্যবহার করলে প্রয়োজন অনুযায়ী ‘সাইট ইমপ্রেশন’ অথবা ‘ইউআরএল ইমপ্রেশন’ তথ্যের ধরন বেছে নিন।

৫. প্রয়োজনীয় সারসংক্ষেপ সূচক, সময়ভিত্তিক রেখাচিত্র ও সারণি যোগ করে অনুসন্ধানে ওয়েবসাইটের কার্যকারিতা এবং ব্যবসায়িক পরিমাপক সাজান। ভিন্ন তথ্যের উৎস থেকে পাওয়া ফল একসঙ্গে দেখাতে হলে তাদের গণনাপদ্ধতি ও সংযোগের সামঞ্জস্য পরীক্ষা করুন।

৬. তারিখ নির্বাচন, তথ্য বাছাইয়ের ব্যবস্থা এবং প্রতিবেদন দেখার অনুমতি পরীক্ষা করুন।

গুগল সার্চ কনসোলের সাইটভিত্তিক প্রদর্শনসংখ্যা ও নির্দিষ্ট ওয়েব ঠিকানাভিত্তিক প্রদর্শনসংখ্যার গণনাপদ্ধতি আলাদা। একটি তথ্যের উৎসে এই দুই ধরনের তথ্য একসঙ্গে নির্বাচন করা যায় না। উভয় ধরনের তথ্য দেখাতে পৃথক তথ্যের উৎস যুক্ত করতে হয়। প্রতিবেদন অন্যদের সঙ্গে ভাগ করার সময় কে দেখতে বা সম্পাদনা করতে পারবেন, তা নিয়ন্ত্রণ করুন। বিশেষ করে গ্রাহক বা আয়সংক্রান্ত সংবেদনশীল তথ্য থাকলে অনুমতির বিষয়টি গুরুত্ব দিন।

প্রতিবেদন ভাগ করার অনুমতি এবং তথ্যের উৎস ব্যবহারের অনুমতি এক বিষয় নয়। কাউকে প্রতিবেদন দেখার সুযোগ দেওয়ার আগে তিনি কোন তথ্য দেখতে পারবেন, তা যাচাই করুন। অবশ্য সব প্রকল্পে এমন তথ্যচিত্র প্রয়োজন হয় না। কম তথ্যের ছোট প্রকল্পে গুগল শিটস বা সাধারণ উপস্থাপনার স্লাইড ব্যবহার করেই কার্যকর প্রতিবেদন তৈরি করা সম্ভব।

ক্লায়েন্টের সঙ্গে বৈঠকে প্রতিবেদন বোঝানোর চার ধাপ

প্রতিবেদন তৈরির পর সেটি উপস্থাপনের জন্য ফলাফল → ব্যাখ্যা → করণীয় → সিদ্ধান্ত কাঠামো ব্যবহার করতে পারেন। এতে আলোচনা প্রযুক্তিগত বিবরণের মধ্যে আটকে থাকে না।

ফলাফল দিয়ে আলোচনা শুরু করুন

বৈঠকের শুরুতে প্রযুক্তিগত কাজের দীর্ঘ তালিকা দেখানোর পরিবর্তে ব্যবসার নির্ধারিত লক্ষ্য অনুযায়ী কী ফলাফল পাওয়া গেছে, তা জানান। আগের সময়ের তুলনায় কী পরিবর্তন হয়েছে এবং কোন লক্ষ্য অর্জনে ঘাটতি রয়েছে, সেটিও সংক্ষেপে তুলে ধরুন।

সংখ্যার অর্থ ব্যাখ্যা করুন

ধরা যাক, ক্লায়েন্টের ওয়েবসাইটে দর্শকসংখ্যা বেড়েছে, কিন্তু সম্ভাব্য গ্রাহকের সংখ্যা বাড়েনি। এক্ষেত্রে দর্শকসংখ্যা বৃদ্ধিকে সফলতা হিসেবে ঘোষণা করার আগে দেখুন, কোন ধরনের পেজ নতুন দর্শক পেয়েছে এবং সেখান থেকে কী ধরনের কাজ প্রত্যাশিত ছিল।

প্রয়োজনে ওয়েবসাইটে প্রবেশের নির্দিষ্ট পেজ ও যোগাযোগ ফরমের কার্যকারিতা পরীক্ষা করার প্রস্তাব দিন। এতে ক্লায়েন্ট বুঝতে পারবেন, দর্শকসংখ্যার সঙ্গে ব্যবসায়িক ফলাফলের পার্থক্য কোথায় তৈরি হচ্ছে।

পরবর্তী কাজের অগ্রাধিকার জানান

একসঙ্গে অনেক সুপারিশ উপস্থাপন করলে সিদ্ধান্ত নেওয়া কঠিন হতে পারে। সম্ভাব্য ব্যবসায়িক প্রভাব বিবেচনা করে দুই বা তিনটি কাজকে অগ্রাধিকার দিন। প্রতিটির সম্ভাব্য উপকার, প্রয়োজনীয় সহযোগিতা এবং সীমাবদ্ধতা ব্যাখ্যা করুন।

সিদ্ধান্ত ও দায়িত্ব নিশ্চিত করুন

বৈঠক শেষ করার আগে পরিষ্কার করুন, কোন কাজের অনুমোদন পাওয়া গেছে, কোন তথ্য ক্লায়েন্ট সরবরাহ করবেন এবং পরবর্তী পর্যালোচনা কবে হবে। বৈঠকের সিদ্ধান্ত সংক্ষিপ্ত লিখিত আকারে পাঠালে পরবর্তী সময়ে দায়িত্ব ও কাজের অগ্রগতি মিলিয়ে দেখা সহজ হয়।

প্রতিবেদনে যেসব ভুল ক্লায়েন্টের আস্থা কমাতে পারে

এসইও প্রতিবেদন তৈরিতে কিছু সাধারণ ভুল রয়েছে, যেগুলো সংখ্যার অর্থ বদলে দিতে পারে বা ব্যবসায়িক ফলাফল সম্পর্কে ভুল ধারণা তৈরি করতে পারে।

1. শুধু অনুসন্ধান শব্দের অবস্থান দেখানো: একটি অনুসন্ধান শব্দের অবস্থান উন্নত হলেও সেটি থেকে উল্লেখযোগ্য দর্শক বা বিক্রি নাও আসতে পারে। গুগল সার্চ কনসোলের গড় অবস্থান নির্দিষ্ট একটি অনুসন্ধানে স্থায়ী অবস্থান বোঝায় না।
2. অন্য ওয়েবসাইট থেকে পাওয়া লিংকের সংখ্যা দিয়ে সফলতা বোঝানো: নতুন লিংকের সংখ্যার চেয়ে সেগুলোর প্রাসঙ্গিকতা ও মান বেশি গুরুত্বপূর্ণ। লিংক পাওয়া মানেই সরাসরি ব্যবসায়িক ফলাফল নয়।
3. সব দর্শককে একসঙ্গে দেখানো: ব্র্যান্ডের নাম দিয়ে আসা দর্শক এবং সাধারণ অনুসন্ধান থেকে পাওয়া দর্শকের উদ্দেশ্য আলাদা হতে পারে। এই পার্থক্য না দেখালে দর্শকসংখ্যা বৃদ্ধির প্রকৃত ধরন বোঝা কঠিন হয়।
4. ভিন্ন উৎসের সংখ্যা একই ধরে নেওয়া: গুগল সার্চ কনসোলের ক্লিক এবং গুগল অ্যানালিটিক্স ৪-এর সেশন এক পরিমাপক নয়। তথ্য সংগ্রহের পদ্ধতি, সময় অঞ্চল, ব্যবহারকারীর সম্মতি ও গণনাপদ্ধতির কারণে পার্থক্য থাকতে পারে।
5. খারাপ ফলাফল আড়াল করা: গুরুত্বপূর্ণ পেজের দর্শকসংখ্যা কমে গেলে সেটি বাদ না দিয়ে সম্ভাব্য কারণ এবং তদন্তের অগ্রগতি জানান।
6. অসম্পূর্ণ তথ্যকে চূড়ান্ত ফলাফল ধরা: গুগল সার্চ কনসোলের সাম্প্রতিক কিছু তথ্য প্রাথমিক অবস্থায় থাকতে পারে এবং পরে পরিবর্তিত হতে পারে। তাই সময়সীমা ও তথ্যের হালনাগাদ অবস্থা পরিষ্কার রাখা প্রয়োজন।

এক মাসের ফলাফলের ভিত্তিতে দীর্ঘমেয়াদি এসইও কৌশলের কার্যকারিতা সম্পর্কে চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত দেওয়াও ঠিক নয়।

স্বাধীন পেশাজীবী ও বিপণন সংস্থার জন্য কোন পদ্ধতি উপযুক্ত?

একজন স্বাধীন পেশাজীবী অল্পসংখ্যক ক্লায়েন্টের কাজ পরিচালনা করলে গুগল শিটস এবং সংক্ষিপ্ত উপস্থাপনার স্লাইডের সাহায্যে প্রতিবেদন তৈরি করতে পারেন। এ ধরনের কাজে প্রতিবার জটিল তথ্যচিত্র তৈরির প্রয়োজন নেই। নিয়মিত একাধিক ওয়েবসাইটের তথ্য বিশ্লেষণ করতে হলে গুগল ডেটা স্টুডিওর পুনর্ব্যবহারযোগ্য তথ্যচিত্র সুবিধাজনক হতে পারে। এতে একই ধরনের প্রতিবেদন বারবার নতুন করে সাজানোর কাজ কমানো সম্ভব।

বড় বিপণন সংস্থার ক্ষেত্রে স্বয়ংক্রিয় তথ্য সংগ্রহ, ক্লায়েন্টভিত্তিক অনুমতি, আলাদা নমুনা কাঠামো এবং বিস্তারিত কার্যক্রমের নথি প্রয়োজন হতে পারে। অর্থের বিনিময়ে ব্যবহারযোগ্য প্রতিবেদন তৈরির সফটওয়্যার কেনার আগে যাচাই করুন, সেটি প্রয়োজনীয় তথ্যের উৎসের সঙ্গে যুক্ত হতে পারে কি না। অতিরিক্ত খরচের তুলনায় কতটা সময় সাশ্রয় হবে, সেটিও বিবেচনায় রাখা উচিত।

একটি বিষয় মনে রাখা দরকার। তথ্যচিত্র যত উন্নতই হোক, ভুল পরিমাপক নির্বাচন করলে বা তথ্যের ব্যাখ্যা দুর্বল হলে প্রতিবেদনের ব্যবহারিক মূল্য কমে যায়। তাই সফটওয়্যার বদলানোর আগে প্রতিবেদনে কোন তথ্য প্রয়োজন, তা নির্ধারণ করুন।

পরবর্তী এসইও প্রতিবেদনে যে পরিবর্তনটি আনবেন

পরবর্তী মাসের প্রতিবেদন তৈরির সময় প্রথম পৃষ্ঠায় ক্লায়েন্টের প্রধান ব্যবসায়িক লক্ষ্য, সেই লক্ষ্যের অগ্রগতি এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পরবর্তী সিদ্ধান্ত রাখুন। বিস্তারিত দর্শকসংখ্যা, অনুসন্ধানে ওয়েবসাইটের কার্যকারিতা ও প্রযুক্তিগত বিশ্লেষণ পরের অংশে দিন।

কার্যকর এসইও প্রতিবেদন তৈরির মান নির্ভর করে প্রতিবেদন থেকে কতটা নির্ভরযোগ্য সিদ্ধান্ত নেওয়া যাচ্ছে, তার ওপর। কোনো ফলাফলের কারণ নিশ্চিত না হলে সেটি স্পষ্টভাবে উল্লেখ করুন। প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহের ব্যবস্থা না থাকলে তা উন্নয়নের কাজ হিসেবে চিহ্নিত করুন।

প্রথমে একটি চলতি প্রতিবেদন বেছে নিয়ে এই কাঠামো প্রয়োগ করতে পারেন। ক্লায়েন্টের প্রশ্ন, তথ্যের ঘাটতি এবং বৈঠকে নেওয়া সিদ্ধান্তের ভিত্তিতে পরবর্তী প্রতিবেদন উন্নত করুন। এতে এসইও কাজের অগ্রগতি ও ব্যবসায়িক ফলাফল নিয়ে আলোচনা আরও নির্দিষ্ট হবে।

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন 

১. ক্লায়েন্টকে কত দিন পরপর এসইও রিপোর্ট দেওয়া উচিত?

বেশির ভাগ চলমান এসইও প্রকল্পে মাসিক প্রতিবেদন উপযোগী। এতে দর্শকসংখ্যা, অনুসন্ধান ফলাফলে অবস্থান, সম্ভাব্য গ্রাহক এবং সম্পন্ন কাজের অগ্রগতি তুলনা করা যায়। বড় প্রতিষ্ঠানে গুরুত্বপূর্ণ পরিবর্তন পর্যবেক্ষণের জন্য সাপ্তাহিক সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদনও প্রয়োজন হতে পারে। তবে দীর্ঘমেয়াদি কৌশলের কার্যকারিতা মূল্যায়নের জন্য ত্রৈমাসিক পর্যালোচনা বেশি অর্থবহ হতে পারে।

২. এসইও রিপোর্টে ভালো ফলাফল না থাকলে ক্লায়েন্টকে কীভাবে জানাবেন?

ফলাফল আশানুরূপ না হলে প্রকৃত তথ্য গোপন করা উচিত নয়। প্রথমে নির্ধারিত লক্ষ্যের তুলনায় কোথায় ঘাটতি রয়েছে, তা দেখান। এরপর সম্ভাব্য কারণ, ইতিমধ্যে নেওয়া পদক্ষেপ এবং পরবর্তী করণীয় ব্যাখ্যা করুন। কোনো সমস্যার কারণ নিশ্চিতভাবে জানা না থাকলে সেটিও পরিষ্কারভাবে উল্লেখ করুন। উন্নতির নিশ্চয়তা দেওয়ার পরিবর্তে পরবর্তী সময়ে কোন তথ্য দিয়ে অগ্রগতি যাচাই করা হবে, তা নির্ধারণ করুন।

৩. নতুন ওয়েবসাইটের প্রথম এসইও রিপোর্টে কী দেখানো উচিত?

নতুন ওয়েবসাইটের প্রথম প্রতিবেদনে প্রাথমিক অবস্থার তথ্য সংরক্ষণকে অগ্রাধিকার দিন। ওয়েবসাইটের গুরুত্বপূর্ণ পেজগুলো গুগলের অনুসন্ধান সূচিতে অন্তর্ভুক্ত হয়েছে কি না, কোন অনুসন্ধান শব্দে দৃশ্যমানতা তৈরি হচ্ছে এবং প্রাথমিক ক্লিকের অবস্থা কেমন, তা দেখাতে পারেন। পাশাপাশি সম্পন্ন প্রযুক্তিগত কাজ ও পরবর্তী পরিকল্পনা তুলে ধরুন। পর্যাপ্ত তথ্য না থাকলে প্রথম মাসেই উল্লেখযোগ্য দর্শকসংখ্যা বা বিক্রির ফলাফল দাবি করা ঠিক নয়।

৪. গুগল অ্যানালিটিক্সে বিক্রির তথ্য না থাকলে এসইওর ব্যবসায়িক মূল্য কীভাবে বোঝাবেন?

বিক্রির তথ্য না থাকলে অনুসন্ধান থেকে আসা দর্শক, গুরুত্বপূর্ণ পেজের কার্যকারিতা এবং যোগাযোগ ফরমের মতো যাচাইযোগ্য কার্যক্রম দেখাতে পারেন। তবে এসব তথ্যকে সরাসরি আয় বা বিনিয়োগের বিপরীতে লাভ হিসেবে উপস্থাপন করা যাবে না। সম্ভব হলে প্রতিষ্ঠানের বিক্রয় বিভাগ বা গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা ব্যবস্থা থেকে তথ্য সংগ্রহ করুন। ভবিষ্যতের প্রতিবেদনে ব্যবসায়িক ফলাফল পরিমাপের জন্য প্রয়োজনীয় তথ্যসংগ্রহ ব্যবস্থাও নির্ধারণ করুন।

৫. ক্লায়েন্ট গুগল সার্চ কনসোল বা অ্যানালিটিক্সের অনুমতি না দিলে কী করবেন?

প্রথমে ক্লায়েন্টকে ব্যাখ্যা করুন, নির্ভরযোগ্য এসইও প্রতিবেদন তৈরির জন্য কোন তথ্য প্রয়োজন এবং কেন প্রয়োজন। ওয়েবসাইটের মালিক বা অনুমোদিত প্রশাসকের কাছ থেকে প্রয়োজন অনুযায়ী তথ্য দেখার অনুমতি চাইতে পারেন। সরাসরি প্রবেশাধিকার দেওয়া সম্ভব না হলে ক্লায়েন্টের সরবরাহ করা প্রতিবেদন ব্যবহার করা যেতে পারে। তবে তথ্যের সময়সীমা, উৎস ও পূর্ণতা যাচাই করতে হবে। পর্যাপ্ত তথ্য না থাকলে প্রতিবেদনের সীমাবদ্ধতা স্পষ্টভাবে উল্লেখ করুন।