বাংলাদেশে বসে আন্তর্জাতিক দলের সঙ্গে কাজ করছেন। সকালে একটি কাজ শেষ করে বিদেশে থাকা সহকর্মীর অনুমোদন চাইলেন। কিন্তু তাঁর কর্মঘণ্টা তখনো শুরু হয়নি। উত্তর আসতে আসতে আপনার কর্মদিবস শেষ। পরদিন কাজ শুরু করে দেখলেন, নতুন কিছু সংশোধনের নির্দেশ এসেছে। এভাবে বারবার অপেক্ষা করতে হলে সময়মতো কাজ শেষ করা কঠিন হয়ে পড়ে।
এ ধরনের পরিস্থিতি সামলাতে অসমকালীন কাজের দক্ষতা প্রয়োজন। এর মধ্যে রয়েছে পরিষ্কারভাবে লিখিত যোগাযোগ করা, নিজের দায়িত্বের মধ্যে সিদ্ধান্ত নেওয়া, কাজের অগ্রাধিকার ঠিক করা এবং ভিন্ন সময় অঞ্চলের সহকর্মীদের সঙ্গে সমন্বয় রাখা। এসব দক্ষতা অর্জনের জন্য সারাক্ষণ অনলাইনে থাকার প্রয়োজন নেই। বরং কে কোন কাজ করবেন, কখন উত্তর প্রয়োজন এবং গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত কোথায় সংরক্ষিত থাকবে, তা আগে থেকেই পরিষ্কার করতে হয়।
দূরবর্তী কর্মী, স্বাধীন পেশাজীবী কিংবা আন্তর্জাতিক প্রতিষ্ঠানে কর্মরত পেশাজীবীরা কয়েকটি অভ্যাস বদলে কাজের সমন্বয় উন্নত করতে পারেন। তবে কোন কাজ স্বাধীনভাবে এগিয়ে নেওয়া যাবে এবং কখন সরাসরি আলোচনা প্রয়োজন, সেই পার্থক্য বোঝা জরুরি।
অসমকালীন কাজ আসলে কীভাবে চলে?
অসমকালীন কাজে দলের সবাইকে একই সময়ে অনলাইনে থাকতে হয় না। একজন কর্মী নির্ধারিত কর্মঘণ্টার মধ্যে নিজের দায়িত্ব শেষ করে প্রয়োজনীয় তথ্য রেখে যান। অন্য সদস্য পরে সেই তথ্য দেখে পরবর্তী কাজ শুরু করেন। ধরা যাক, একটি সফটওয়্যার প্রতিষ্ঠানের নকশাবিদ ঢাকায়, সফটওয়্যার নির্মাতা কলকাতায় এবং প্রকল্প ব্যবস্থাপক লন্ডনে কাজ করেন।
নকশাবিদ নতুন একটি ওয়েবপৃষ্ঠার নকশা তৈরি করে সংশ্লিষ্ট ফাইলে পরিবর্তনের ব্যাখ্যা লিখলেন। সফটওয়্যার নির্মাতা নিজের কর্মঘণ্টায় ফাইলটি খুলে কাজ শুরু করলেন। প্রকল্প ব্যবস্থাপক পরে অগ্রগতি পর্যালোচনা করলেন। প্রতিটি ধাপে ভিডিও বৈঠক করতে হলো না। কারণ প্রয়োজনীয় নির্দেশনা ও কাজের বর্তমান অবস্থা আগে থেকেই সংরক্ষিত ছিল।
তবে দূরবর্তী কাজ এবং অসমকালীন কাজ এক নয়। বাড়ি থেকে কাজ করলেও কোনো প্রতিষ্ঠানে নির্দিষ্ট সময়ে সবাইকে অনলাইনে থাকতে হতে পারে। আবার একই অফিসে বসেও কর্মীরা অসমকালীন পদ্ধতিতে কাজ পরিচালনা করতে পারেন। মূল পার্থক্য হলো, কাজ এগিয়ে নিতে সহকর্মীর তাৎক্ষণিক উত্তর কতটা প্রয়োজন হচ্ছে।
অসমকালীন কাজের দক্ষতা তৈরির শুরু হোক লিখিত যোগাযোগ দিয়ে
সরাসরি আলোচনায় কোনো নির্দেশনা অস্পষ্ট হলে সঙ্গে সঙ্গে প্রশ্ন করা যায়। অসমকালীন যোগাযোগে সেই সুযোগ সব সময় থাকে না। একটি অসম্পূর্ণ বার্তার কারণে পরবর্তী কর্মদিবস পর্যন্ত কাজ আটকে থাকতে পারে। যেমন, একজন সহকর্মীকে লিখলেন, ‘প্রতিবেদনটি একটু দেখে দেবেন?’ কোন প্রতিবেদন দেখতে হবে, কী যাচাই করতে হবে বা কখন মতামত প্রয়োজন, তার কিছুই এখানে স্পষ্ট নয়।
এর পরিবর্তে বার্তাটি এভাবে লেখা যেতে পারে:
নভেম্বরের বিক্রয় প্রতিবেদনের খসড়া প্রস্তুত। সংযুক্ত নথির দ্বিতীয় অংশে অঞ্চলভিত্তিক বিক্রয়ের হিসাব যাচাই প্রয়োজন। বিশেষ করে মোট বিক্রয় ও ফেরতের সংখ্যাগুলো দেখবেন। বৃহস্পতিবার বাংলাদেশ সময় বিকেল ৪টার মধ্যে মতামত পেলে শুক্রবার চূড়ান্ত সংস্করণ তৈরি করা যাবে। এই বার্তা পড়ে প্রাপক বুঝতে পারবেন তাঁর কাছে কী প্রত্যাশা করা হচ্ছে। আলাদা করে প্রাথমিক তথ্য জানতে হবে না।
একটি কার্যকর বার্তায় কী থাকবে?
সব বার্তা দীর্ঘ হওয়ার প্রয়োজন নেই। তবে গুরুত্বপূর্ণ কাজের অনুরোধ পাঠানোর আগে পাঁচটি বিষয় মিলিয়ে নিন।
- প্রসঙ্গ: কোন প্রকল্প বা সিদ্ধান্ত নিয়ে আলোচনা হচ্ছে?
- কাজের বিবরণ: প্রাপককে ঠিক কী করতে হবে?
- সহায়ক তথ্য: কোন নথি, ফাইল বা আগের আলোচনা দেখতে হবে?
- সময়সীমা: কখনের মধ্যে উত্তর বা কাজ প্রয়োজন?
- পরবর্তী দায়িত্ব: উত্তর পাওয়ার পর কাজটি কে এগিয়ে নেবেন?
বার্তার প্রথম অংশেই মূল অনুরোধটি লিখলে প্রাপক দ্রুত বিষয়টি বুঝতে পারেন। বিস্তারিত ব্যাখ্যা পরে দেওয়া যায়। আন্তর্জাতিক দলে লিখিত যোগাযোগের সময় স্থানীয় বাগধারা, অস্পষ্ট সংক্ষিপ্ত রূপ ও অপ্রয়োজনীয় জটিল বাক্য এড়িয়ে চলুন। বিশেষ করে ভিন্ন ভাষাভাষী সহকর্মীদের সঙ্গে কাজ করলে সহজ ও নির্দিষ্ট বাক্য ব্যবহার করা ভালো।
নিজের কাজের অগ্রাধিকার নির্ধারণ করতে শিখুন
অসমকালীন দলে প্রতিটি সিদ্ধান্তের জন্য ব্যবস্থাপকের তাৎক্ষণিক নির্দেশনা পাওয়া সম্ভব নাও হতে পারে। তাই কোন কাজ আগে করবেন, কোনটি অপেক্ষা করতে পারে এবং কোথায় অন্যের সহায়তা প্রয়োজন, তা নিজেকেই বুঝতে হবে।
কর্মদিবসের শুরুতে কাজগুলো তিন ভাগে সাজাতে পারেন।
যে কাজ এখনই করা সম্ভব: প্রয়োজনীয় তথ্য ও অনুমোদন পাওয়া আছে। এগুলো আগে এগিয়ে নিন।
যে কাজ অন্যের ওপর নির্ভরশীল: সহকর্মীর পর্যালোচনা, ফাইল বা সিদ্ধান্ত ছাড়া এগোনো যাচ্ছে না। এসব বিষয়ে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব অনুরোধ পাঠান।
যে কাজ অপেক্ষা করতে পারে: জরুরি সময়সীমা নেই অথবা অন্য গুরুত্বপূর্ণ কাজ শেষ হওয়ার পর শুরু করলেও সমস্যা হবে না।
ধরা যাক, একজন বিষয়বস্তু সম্পাদক একই দিনে তিনটি নিবন্ধ নিয়ে কাজ করছেন। প্রথমটি প্রকাশের জন্য প্রস্তুত, দ্বিতীয়টির তথ্য যাচাই বাকি এবং তৃতীয়টির জন্য লেখকের সংশোধন প্রয়োজন। তিনটি কাজ একসঙ্গে শুরু করার পরিবর্তে প্রস্তুত নিবন্ধটি এগিয়ে দেওয়া এবং অন্য দুটির জন্য প্রয়োজনীয় নির্দেশনা পাঠানো বেশি বাস্তবসম্মত।
কাজের পরিকল্পনা তৈরিতে প্রযুক্তির সহায়তা নিতে চাইলে কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তার সহকারী দিয়ে দৈনন্দিন কাজ সাজানোর পদ্ধতি সম্পর্কেও জানতে পারেন। তবে কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তা দিয়ে তৈরি অগ্রাধিকার তালিকা প্রকল্পের প্রকৃত সময়সীমা ও দায়িত্বের সঙ্গে মিলিয়ে নিতে হবে।
অন্যের উত্তরের অপেক্ষায় কাজ আটকে রাখবেন না
অসমকালীন কাজের আরেকটি প্রয়োজনীয় দক্ষতা হলো, কোন কাজ অন্য কোনো সিদ্ধান্ত বা কাজ শেষ হওয়ার ওপর নির্ভর করছে, তা আগেই শনাক্ত করা। একটি ওয়েবসাইট তৈরির প্রকল্পে নকশার অনুমোদন, বিষয়বস্তু প্রস্তুতি এবং সফটওয়্যার তৈরির কাজ পরস্পরের ওপর নির্ভর করতে পারে।
সফটওয়্যার নির্মাতা যদি কাজ শুরু করার দিন প্রথমবার নকশার অনুমোদন চান, তাহলে অপ্রয়োজনীয় বিলম্ব তৈরি হতে পারে।
এ সমস্যা এড়াতে কাজ শুরুর আগেই কয়েকটি বিষয় পরিষ্কার করুন।
- কোন কাজ শেষ না হলে পরবর্তী ধাপ শুরু করা যাবে না?
- সিদ্ধান্ত দেওয়ার দায়িত্ব কার?
- প্রয়োজনীয় তথ্য কখন পাঠাতে হবে?
- অনুমোদন দেরি হলে বিকল্প কোন কাজ করা সম্ভব?
কোনো কাজ আটকে গেলে সেটির অবস্থা ‘আটকে আছে’ হিসেবে দেখানো যেতে পারে। এতে প্রকল্প ব্যবস্থাপক বুঝতে পারবেন, কাজটি কেন এগোচ্ছে না এবং কার সহায়তা প্রয়োজন। তবে অনুমোদন বাধ্যতামূলক হলে উত্তর না পাওয়াকে সম্মতি ধরে নেওয়া যাবে না। কোন সিদ্ধান্তে লিখিত অনুমোদন প্রয়োজন, তা প্রতিষ্ঠানের নিয়মে পরিষ্কার থাকতে হবে।
ভিন্ন সময় অঞ্চলে কাজ করার সময় কী বদলাবেন?
আন্তর্জাতিক দলে কাজের সময় সমন্বয় করতে গেলে শুধু ঘড়ির পার্থক্য জানলেই চলে না। সহকর্মীর কর্মঘণ্টা, ছুটি এবং গুরুত্বপূর্ণ কাজের সময়সীমাও বিবেচনায় নিতে হয়। ‘আজ বিকেলে’ অথবা ‘আগামীকাল সকালের মধ্যে’ ধরনের নির্দেশনা ভিন্ন দেশে থাকা কর্মীদের কাছে আলাদা অর্থ বহন করতে পারে।
সময়সীমা নির্দিষ্ট করে লিখুন
কোনো কাজ জমা দেওয়ার সময় উল্লেখ করলে তারিখ, ঘড়ির সময় এবং সময় অঞ্চল লিখুন।
যেমন:
‘১২ নভেম্বর ২০২৬, বৃহস্পতিবার, বিকেল ৫টা, বাংলাদেশ সময় (ইউটিসি+৬)।’
প্রতিষ্ঠানে সমন্বিত সর্বজনীন সময় বা ইউটিসিভিত্তিক সময় ব্যবহারের নিয়ম থাকলে সেটিই অনুসরণ করুন। বর্ষপঞ্জির আমন্ত্রণ পাঠানোর সময় প্রাপকের স্থানীয় সময় সঠিকভাবে দেখাচ্ছে কি না, পরীক্ষা করে নিন। ঋতুভিত্তিক সময় পরিবর্তনের কারণে বিভিন্ন দেশে বছরের নির্দিষ্ট সময়ে ঘড়ির সময় পরিবর্তিত হয়।
উদাহরণ হিসেবে, যুক্তরাজ্যে ২০২৬ সালের ২৫ অক্টোবর ঘড়ি এক ঘণ্টা পিছিয়ে গ্রিনিচ মান সময় কার্যকর হয়েছে। ফলে ওই তারিখের পর বাংলাদেশ ও যুক্তরাজ্যের সময়ের পার্থক্য ছয় ঘণ্টা। যুক্তরাজ্যে ব্রিটিশ গ্রীষ্মকালীন সময় কার্যকর থাকার সময় এই পার্থক্য থাকে পাঁচ ঘণ্টা।
বাংলাদেশে ২০২৬ সালে এ ধরনের মৌসুমি সময় পরিবর্তন নেই। এই কারণে আগের মাসের সময়ের হিসাব ব্যবহার না করে বর্ষপঞ্জিতে সময় মিলিয়ে নেওয়া ভালো। গুগল ক্যালেন্ডার বা আউটলুকে একাধিক সময় অঞ্চল দেখানোর সুবিধাও রয়েছে।
কর্মঘণ্টা মানেই সব সময় উত্তর দেওয়ার সময় নয়
একজন কর্মী সকাল ৯টা থেকে বিকেল ৫টা পর্যন্ত কাজ করলেও তিনি পুরো সময় বার্তার উত্তর দেওয়ার জন্য উপলব্ধ থাকবেন, এমন নয়। দলের মধ্যে সাধারণ বার্তার উত্তর দেওয়ার সময়, জরুরি যোগাযোগের মাধ্যম এবং অনুপস্থিতিতে বিকল্প দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির নাম নির্ধারণ করে রাখা যায়।
উদাহরণ হিসেবে, সাধারণ বার্তার উত্তর পরবর্তী কর্মদিবসের মধ্যে দেওয়ার নিয়ম থাকতে পারে। অন্যদিকে, জরুরি প্রযুক্তিগত সমস্যার জন্য আলাদা যোগাযোগব্যবস্থা প্রয়োজন হতে পারে। এসব সময়সীমা কোনো সর্বজনীন নিয়ম নয়। প্রকল্পের ধরন, গ্রাহকের প্রত্যাশা এবং কাজের ঝুঁকি অনুযায়ী তা ঠিক করতে হবে।
কাজের অগ্রগতি লিখে রাখার অভ্যাস তৈরি করুন
কোনো কর্মী সারাদিন কাজ করলেন, কিন্তু কোথাও অগ্রগতি জানালেন না। পরবর্তী কর্মঘণ্টায় দায়িত্ব নেওয়া সহকর্মী তখন বুঝতে পারছেন না, কাজটি কোথা থেকে শুরু করবেন। নিয়মিত লিখিত অগ্রগতি জানানো এই সমস্যা কমাতে পারে। এ জন্য প্রতিদিন দীর্ঘ প্রতিবেদন তৈরি করার প্রয়োজন নেই।
ধরা যাক, একজন নকশাবিদ কর্মদিবসের শেষে নিচের তথ্যগুলো জানালেন।
সম্পন্ন: ওয়েবসাইটের মূল পৃষ্ঠার প্রাথমিক নকশা শেষ।
চলমান: মোবাইল সংস্করণের সংশোধন।
আটকে আছে: গ্রাহকের প্রতিষ্ঠানের নির্ধারিত রঙের অনুমোদন প্রয়োজন।
পরবর্তী কাজ: অনুমোদন পেলে মোবাইল সংস্করণের নকশা চূড়ান্ত করা।
প্রয়োজনীয় সহায়তা: প্রকল্প ব্যবস্থাপককে বৃহস্পতিবারের মধ্যে রঙের তালিকা নিশ্চিত করতে হবে।
এই কয়েকটি তথ্য থেকে দলের অন্য সদস্যরা কাজের অবস্থা বুঝতে পারবেন।
তবে প্রতিটি ছোট পরিবর্তনের জন্য আলাদা বার্তা পাঠানোর প্রয়োজন নেই। অতিরিক্ত বিজ্ঞপ্তির কারণে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য খুঁজে পাওয়া কঠিন হতে পারে। প্রকল্পের ধরন অনুযায়ী দৈনিক বা সাপ্তাহিক অগ্রগতি জানানোর নিয়ম রাখা যায়। কাজের তালিকায় অগ্রগতি হালনাগাদ থাকলে একই তথ্য আবার বার্তালাপে পাঠানো প্রয়োজন কি না, সেটিও বিবেচনা করুন।
আরও পড়ুন: রিমোট জব খোঁজার আগে নিজের টাইম জোন ও যোগাযোগের দক্ষতা যাচাই করুন
অসমকালীন কাজের দক্ষতা বাড়াতে কোন সফটওয়্যার ব্যবহার করবেন?
সফটওয়্যার নির্বাচনের আগে দেখুন, আপনার দল কোথায় আলোচনা করছে, কোথায় কাজের দায়িত্ব রাখা হচ্ছে এবং কোন নথিটিকে চূড়ান্ত হিসেবে ধরা হচ্ছে। একাধিক সফটওয়্যার ব্যবহার করলেই সমস্যা হয় না। জটিলতা তৈরি হয় যখন একই সিদ্ধান্তের ভিন্ন সংস্করণ বিভিন্ন জায়গায় ছড়িয়ে থাকে।
কাজের ধরন অনুযায়ী কয়েকটি প্রচলিত বিকল্প হলো:
| কাজের প্রয়োজন | উপযোগী সফটওয়্যার | ব্যবহারের উদ্দেশ্য |
| দলের যোগাযোগ | স্ল্যাক, মাইক্রোসফট টিমস | আলোচনা ও বার্তা |
| কাজের দায়িত্ব ও সময়সীমা | ট্রেলো, আসানা | কাজ বরাদ্দ ও অগ্রগতি দেখা |
| নথি ও মন্তব্য | গুগল ডকস, নোশন | নির্দেশনা ও সিদ্ধান্ত সংরক্ষণ |
| সফটওয়্যার উন্নয়ন | গিটহাব, গিটল্যাব | প্রোগ্রামের কোড পর্যালোচনা ও পরিবর্তন অনুসরণ |
দলে আগে থেকেই কার্যকর সফটওয়্যার থাকলে নতুন সফটওয়্যার কেনার প্রয়োজন নেই। প্রথমে দেখুন, বর্তমান ব্যবস্থায় কাজের দায়িত্ব, প্রয়োজনীয় ফাইল এবং গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত সহজে খুঁজে পাওয়া যাচ্ছে কি না। একাধিক সফটওয়্যার ব্যবহার করবেন, নাকি একটি সমন্বিত ব্যবস্থা নেবেন, তা বুঝতে দলের বার্তালাপ, কাজ ও ফাইল ব্যবস্থাপনার জন্য আলাদা সফটওয়্যার নাকি সমন্বিত ব্যবস্থা নেওয়া উচিত বিষয়ক আলোচনাও কাজে আসতে পারে।
কয়েকটি সফটওয়্যারের সুবিধা ও সীমাবদ্ধতা
গুগল ডকস: নথির নির্দিষ্ট অংশে মন্তব্য যোগ করা যায়। উপযুক্ত কর্মক্ষেত্র বা শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানের অ্যাকাউন্ট থেকে মন্তব্যের মাধ্যমে কাজও বরাদ্দ করা সম্ভব।
এ জন্য নথির সংশ্লিষ্ট অংশ নির্বাচন করে মন্তব্য যোগ করতে হয়। তারপর দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির ইমেইল ঠিকানা উল্লেখ করে কাজ বরাদ্দের বিকল্প নির্বাচন করা যায়। তবে সব ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টে সুবিধাটি একইভাবে পাওয়া যায় না।
মাইক্রোসফট টিমস: ব্যক্তিগত বা দলীয় বার্তালাপে নির্ধারিত সময়ে বার্তা পাঠানোর সুবিধা রয়েছে। ডেস্কটপ সংস্করণে বার্তা লেখার পর ‘কার্যক্রম ও অ্যাপ’ বিভাগ থেকে ‘নির্ধারিত সময়ে বার্তা পাঠানো’ বিকল্প নির্বাচন করে সময় ঠিক করা যায়।
চ্যানেল বার্তাও নির্ধারিত সময়ে পাঠানো সম্ভব, তবে ডিভাইসভেদে সমর্থন আলাদা হতে পারে। মাইক্রোসফটের নির্দেশনা অনুযায়ী অ্যান্ড্রয়েডে চ্যানেল বার্তা নির্ধারিত সময়ে পাঠানোর সুবিধা সমর্থিত নয়। তাই সাধারণ বার্তালাপ ও চ্যানেলের সুবিধা এক ধরে নেওয়া ঠিক হবে না।
আসানা: একটি কাজ অন্য কাজের ওপর নির্ভরশীল হলে সেই সম্পর্ক দেখানোর জন্য ‘কাজের পারস্পরিক নির্ভরশীলতা’ সুবিধা রয়েছে।
৭ নভেম্বর ২০২৬ অনুযায়ী, এটি আসানার স্টার্টার, অ্যাডভান্সড, এন্টারপ্রাইজ ও এন্টারপ্রাইজ প্লাস পরিকল্পনায় পাওয়া যায়। বিনামূল্যের পার্সোনাল পরিকল্পনায় সুবিধাটি অন্তর্ভুক্ত নয়। পুরোনো কিছু মূল্যভিত্তিক পরিকল্পনাতেও এটি পাওয়া যেতে পারে।
গিটহাব ও গিটল্যাব: সফটওয়্যার উন্নয়ন দলের সদস্যরা প্রস্তাবিত কোড পরিবর্তন পর্যালোচনা, নির্দিষ্ট অংশে মন্তব্য এবং সংশোধনের অনুরোধ করতে পারেন। গিটহাবের কোড পরিবর্তন পর্যালোচনার অনুরোধ এবং গিটল্যাবের কোড একীভূত করার অনুরোধ ব্যবস্থায় সংশ্লিষ্ট আলোচনা ও পর্যালোচনার ইতিহাস সংরক্ষিত থাকে।
নতুন সফটওয়্যার কেনার আগে ব্যবহারকারীর সংখ্যা, প্রবেশাধিকার নিয়ন্ত্রণ, ফাইল সংরক্ষণের সীমা, অন্য সফটওয়্যারের সঙ্গে সংযোগের প্রয়োজন এবং বিনামূল্যের পরিকল্পনায় কী পাওয়া যাচ্ছে, তা পরীক্ষা করুন। ছোট দলের জন্য একটি সাধারণ কাজের তালিকা ও যৌথ নথি যথেষ্ট হতে পারে। জটিল প্রকল্পে কাজের পারস্পরিক নির্ভরশীলতা বা বিস্তারিত অনুমতির নিয়ন্ত্রণ দরকার হলে উন্নত সুবিধার প্রয়োজন দেখা দিতে পারে।
বৈঠক কখন প্রয়োজন, আর কখন নয়?
অসমকালীন পদ্ধতিতে কাজ করার অর্থ সব বৈঠক বন্ধ করে দেওয়া নয়। প্রকল্পের নিয়মিত অগ্রগতি, সাধারণ মতামত এবং স্পষ্ট অনুমোদনের অনুরোধ লিখিতভাবে পরিচালনা করা যায়। এতে প্রত্যেক সদস্য নিজের কর্মঘণ্টার মধ্যে তথ্য পর্যালোচনা করার সুযোগ পান।
কিন্তু দুই বিভাগের মধ্যে কোনো সিদ্ধান্ত নিয়ে মতবিরোধ তৈরি হলে অথবা জটিল প্রযুক্তিগত সমস্যা দ্রুত সমাধানের প্রয়োজন হলে সরাসরি আলোচনা বেশি কার্যকর হতে পারে। নতুন কর্মীকে দায়িত্ব বুঝিয়ে দেওয়া কিংবা সংবেদনশীল বিষয়ে ভুল বোঝাবুঝি দূর করতেও শব্দ বা ভিডিওভিত্তিক বৈঠকের প্রয়োজন হতে পারে।
গিটল্যাবের যোগাযোগ নির্দেশনায় নিয়মিত অগ্রগতি জানানো ও স্পষ্ট প্রেক্ষাপটযুক্ত সিদ্ধান্তের জন্য অসমকালীন যোগাযোগকে অগ্রাধিকার দেওয়া হয়েছে। পাশাপাশি জটিল সিদ্ধান্ত, মতবিরোধ নিরসন ও নতুন কর্মীদের সঙ্গে আস্থা গড়ে তোলার ক্ষেত্রে সরাসরি আলোচনার প্রয়োজনও উল্লেখ রয়েছে।
তবে বৈঠক শেষ করেই দায়িত্ব শেষ হয় না। কী সিদ্ধান্ত হয়েছে, কে কাজটি করবেন এবং সময়সীমা কত, তা লিখে রাখতে হবে। অন্য সময় অঞ্চলে থাকা সহকর্মীরা যেন বৈঠকে উপস্থিত না থেকেও প্রয়োজনীয় তথ্য পান।
মনোযোগ ধরে রাখতে বিজ্ঞপ্তি নিয়ন্ত্রণ করুন
অসমকালীন দলে কাজ করেও যদি কয়েক মিনিট পরপর বার্তালাপ পরীক্ষা করতে হয়, তাহলে নিরবচ্ছিন্নভাবে কাজ করা কঠিন হয়ে পড়ে। কাজের ধরন অনুযায়ী দিনের নির্দিষ্ট সময়ে বার্তা পর্যালোচনার অভ্যাস তৈরি করা যেতে পারে। উদাহরণ হিসেবে, কর্মদিবসের শুরুতে অগ্রাধিকার নির্ধারণ, মাঝামাঝি সময়ে সহকর্মীদের অনুরোধের উত্তর দেওয়া এবং দিনের শেষে অগ্রগতি হালনাগাদ করার ব্যবস্থা রাখা যায়।
তবে এই সময়সূচি সবার জন্য উপযুক্ত নয়। গ্রাহক সহায়তা, নিরাপত্তা পর্যবেক্ষণ কিংবা জরুরি প্রযুক্তিগত দায়িত্বে থাকা কর্মীদের দ্রুত সাড়া দিতে হতে পারে। তাঁদের ক্ষেত্রে সব বিজ্ঞপ্তি বন্ধ রাখা বাস্তবসম্মত নয়।
সাধারণ বার্তা ও জরুরি সতর্কতার বিজ্ঞপ্তি আলাদা রাখুন। মনোযোগ ধরে রাখার বিশেষ সুবিধা অথবা ‘বিরক্ত করবেন না’ ব্যবস্থা ব্যবহার করলে গুরুত্বপূর্ণ যোগাযোগ যেন বাদ না পড়ে, সেটিও নিশ্চিত করতে হবে।
দায়িত্ব হস্তান্তরের সময় কী লিখে রাখবেন?
একজন কর্মী ছুটিতে গেলে অথবা অন্য সময় অঞ্চলের সহকর্মীর কাছে কাজ হস্তান্তর করলে শুধু ফাইলের সংযোগ পাঠানো যথেষ্ট নয়। পরবর্তী দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তিকে কাজের বর্তমান অবস্থা, বাকি সিদ্ধান্ত এবং সম্ভাব্য সমস্যা বুঝতে হবে।
দায়িত্ব হস্তান্তরের নথিতে পাঁচটি তথ্য রাখুন:
- কাজের উদ্দেশ্য ও বর্তমান অগ্রগতি।
- প্রয়োজনীয় নথি ও ফাইলের সংযোগ।
- অনুমোদিত এবং অনিষ্পন্ন সিদ্ধান্ত।
- পরবর্তী দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির নাম।
- সময়সীমা ও সম্ভাব্য ঝুঁকি।
অস্থায়ী কর্মী বা স্বাধীন পেশাজীবীর ক্ষেত্রেও একই পদ্ধতি কাজে আসে। আগের কাজের ইতিহাস সংরক্ষিত থাকলে নতুন দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি প্রকল্পের অবস্থা বুঝে কাজ শুরু করতে পারেন। তবে গ্রাহকের গোপন তথ্য, অ্যাকাউন্টের পাসওয়ার্ড কিংবা সংবেদনশীল নথি সাধারণ বার্তালাপে পাঠানো ঠিক নয়।
সম্ভব হলে প্রত্যেক কর্মীর জন্য আলাদা অ্যাকাউন্ট এবং দায়িত্ব অনুযায়ী প্রবেশাধিকার ব্যবহার করুন। প্রতিষ্ঠানের অনুমোদিত ফাইল আদান-প্রদান ব্যবস্থা অনুসরণ করতে হবে। কারও দায়িত্ব শেষ হলে তাঁর অপ্রয়োজনীয় প্রবেশাধিকারও সরিয়ে দেওয়া উচিত।
নতুনদের জন্য ১৪ দিনের অসমকালীন কাজের দক্ষতা অনুশীলন
আন্তর্জাতিক দলে নতুন যোগ দিলে সব অভ্যাস একদিনে পরিবর্তন করা কঠিন। শুরুতে দুই সপ্তাহের একটি অনুশীলন পরিকল্পনা অনুসরণ করতে পারেন। এটি দক্ষতা তৈরির একটি প্রস্তাবিত পদ্ধতি। নির্দিষ্ট ১৪ দিনে দক্ষতা অর্জন বা উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধির নিশ্চয়তা দেয় না।
প্রথম ৩ দিন: দলের কাজের নিয়ম বুঝুন
দলের যোগাযোগমাধ্যম, কর্মঘণ্টা, সিদ্ধান্ত গ্রহণকারী ব্যক্তি এবং কাজের অগ্রগতি রাখার জায়গা শনাক্ত করুন। কোন বার্তায় দ্রুত উত্তর দিতে হয় এবং কোনটি পরবর্তী কর্মদিবস পর্যন্ত অপেক্ষা করতে পারে, তা জেনে নিন।
৪–৭ দিন: লিখিত যোগাযোগ উন্নত করুন
প্রতিটি গুরুত্বপূর্ণ অনুরোধে প্রসঙ্গ, প্রয়োজনীয় কাজ ও সময়সীমা যুক্ত করুন। নির্দেশনা অস্পষ্ট হলে অনুমান না করে প্রশ্ন করুন। একই বিষয়ে বারবার প্রশ্ন উঠলে যৌথ নথিতে উত্তর সংরক্ষণ করুন।
৮–১০ দিন: আটকে থাকা কাজ শনাক্ত করুন
চলমান কাজগুলো পর্যালোচনা করে দেখুন, কোনগুলো অন্যের সিদ্ধান্ত বা অনুমোদনের অপেক্ষায় আছে। সম্ভব হলে আগেভাগে অনুমোদন চেয়ে রাখুন। কাজের অগ্রগতি নির্ধারিত ব্যবস্থায় হালনাগাদ করুন।
১১–১৪ দিন: পরিবর্তনগুলো পর্যালোচনা করুন
দুই সপ্তাহের শেষে কয়েকটি প্রশ্নের উত্তর খুঁজুন।
- আগের তুলনায় অস্পষ্ট নির্দেশনা কম পেয়েছেন কি?
- কোন কাজগুলো অন্যের উত্তরের জন্য আটকে ছিল?
- প্রয়োজনীয় ফাইল খুঁজে পেতে সমস্যা হয়েছে কি?
- জরুরি বৈঠকের প্রয়োজন কমেছে, নাকি বেড়েছে?
- সহকর্মীরা আপনার দেওয়া অগ্রগতির তথ্য বুঝে কাজ এগিয়ে নিতে পারছেন কি?
এই পর্যবেক্ষণ যোগাযোগ ও কাজ পরিচালনার দুর্বলতা শনাক্ত করতে সাহায্য করতে পারে। প্রকৃত উন্নতি বুঝতে আগের কাজের পরিস্থিতির সঙ্গে তুলনা করা প্রয়োজন।
অসমকালীন কাজের দক্ষতা কর্মজীবনে কীভাবে কাজে লাগবে?
দূরবর্তী চাকরি কিংবা আন্তর্জাতিক স্বাধীন পেশায় নির্দিষ্ট সফটওয়্যার জানা উপকারী। তবে কাজের দায়িত্ব নেওয়া, সময়মতো অগ্রগতি জানানো এবং সিদ্ধান্তের কারণ ব্যাখ্যা করার সক্ষমতাও নিয়োগকর্তার কাছে মূল্যবান হতে পারে। প্রকল্প ব্যবস্থাপনা, সফটওয়্যার উন্নয়ন, ডিজিটাল বিপণন, বিষয়বস্তু ব্যবস্থাপনা ও নকশা তৈরির পেশায় এসব দক্ষতার ব্যবহার রয়েছে।
চাকরির আবেদন বা কাজের নমুনা সংকলনে এই দক্ষতা দেখাতে চাইলে প্রকল্পের অনুমোদিত ও গোপনীয়তামুক্ত নমুনা সংরক্ষণ করুন। কাজের পরিকল্পনা, পরিবর্তনের ইতিহাস, দায়িত্ব হস্তান্তরের কাঠামো অথবা কোনো সমস্যা সমাধানের নথি এ ক্ষেত্রে ব্যবহার করা যেতে পারে।
এসব নমুনা দূরবর্তী কাজের নমুনা সংকলনে দক্ষতার প্রমাণ দেখানোর পদ্ধতি অনুসরণ করে সাজাতে পারেন। জীবনবৃত্তান্তে শুধু ‘দলগত কাজে দক্ষ’ লেখার চেয়ে বাস্তব প্রকল্পে কীভাবে যোগাযোগ ও দায়িত্ব পরিচালনা করেছেন, তা দেখানো বেশি অর্থবহ।
যে ভুলগুলো অসমকালীন কাজকে কঠিন করে তোলে
অসমকালীন পদ্ধতি গ্রহণের পরও কয়েকটি সাধারণ অভ্যাস কাজের গতি কমিয়ে দিতে পারে।
সব সিদ্ধান্ত ব্যক্তিগত বার্তালাপে রাখা: অন্য সদস্যরা প্রয়োজনীয় তথ্য জানতে পারেন না। গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত সংশ্লিষ্ট প্রকল্পের নথিতে সংরক্ষণ করুন।
প্রতিটি বার্তাকে জরুরি মনে করা: এতে কর্মীরা অকারণে বারবার কাজ থামান। জরুরি যোগাযোগের জন্য আলাদা নিয়ম রাখুন।
সময়সীমা ছাড়া দায়িত্ব দেওয়া: কাজটি গুরুত্বপূর্ণ হলেও কখন শেষ করতে হবে, তা পরিষ্কার থাকে না।
অতিরিক্ত নথি তৈরি করা: সামান্য পরিবর্তনের জন্য নতুন ফাইল তৈরি হলে কোন সংস্করণটি চূড়ান্ত, তা বোঝা কঠিন হতে পারে।
সব সমস্যার সমাধান লিখিত বার্তায় খোঁজা: কোনো কোনো জটিলতা সংক্ষিপ্ত আলোচনায় দ্রুত মেটে। দীর্ঘ বার্তাবিনিময় সেখানে সমস্যা আরও বাড়াতে পারে।
এ ধরনের সমস্যা দেখা দিলে আগে দলের কাজের নিয়ম পর্যালোচনা করুন। নতুন সফটওয়্যার যোগ করলেই যে যোগাযোগের অস্পষ্টতা দূর হবে, এমন নয়।
শুরুতে যে তিনটি অভ্যাস বদলাবেন
অসমকালীন কাজের দক্ষতা বাড়াতে প্রথম দিনেই নতুন সফটওয়্যার কেনা বা পুরো দলের কাজের পদ্ধতি পরিবর্তনের প্রয়োজন নেই। শুরুতে তিনটি অভ্যাস গড়ে তুলুন। গুরুত্বপূর্ণ বার্তায় নির্দিষ্ট কাজ ও সময়সীমা লিখুন। চলমান কাজের অগ্রগতি একটি নির্ধারিত জায়গায় রাখুন। অন্যের অনুমোদন প্রয়োজন হলে শেষ মুহূর্ত পর্যন্ত অপেক্ষা করবেন না।
দুই সপ্তাহ পর দেখুন, কোন কাজগুলো বারবার আটকে যাচ্ছে এবং কোথায় যোগাযোগের অস্পষ্টতা রয়েছে। নিজের কাজের অভ্যাস ব্যক্তিগতভাবে উন্নত করা সম্ভব। তবে দলের উত্তর দেওয়ার সময়, অনুমোদন প্রক্রিয়া কিংবা জরুরি যোগাযোগের নিয়ম বদলাতে ব্যবস্থাপকের সহযোগিতা প্রয়োজন হতে পারে। অসমকালীন কাজের একটি কার্যকর ব্যবস্থা গড়ে উঠলে একজন কর্মী অনুপস্থিত থাকলেও অন্যরা প্রয়োজনীয় তথ্য খুঁজে পান এবং নিজের দায়িত্ব এগিয়ে নিতে পারেন।
প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
অসমকালীন কাজের জন্য ভালো ইংরেজি জানা কি বাধ্যতামূলক?
ইংরেজিভাষী আন্তর্জাতিক দলে পরিষ্কার ইংরেজি লেখার সক্ষমতা প্রয়োজন হতে পারে। তবে সব অসমকালীন দল ইংরেজিতে কাজ করে না। মূল দক্ষতা হলো দলের ব্যবহৃত ভাষায় নির্দেশনা, প্রশ্ন ও সিদ্ধান্ত নির্ভুলভাবে প্রকাশ করা।
শিক্ষার্থী অবস্থায় অসমকালীন কাজের দক্ষতা কীভাবে শিখবেন?
দলগত শিক্ষামূলক কাজ, উন্মুক্ত উৎসের সফটওয়্যার প্রকল্প অথবা অনলাইন সহযোগিতামূলক কাজে অংশ নিয়ে অনুশীলন করা যায়। একটি যৌথ নথি, কাজের তালিকা এবং নির্দিষ্ট সময়সীমা ব্যবহার করে ছোট প্রকল্প পরিচালনা করা ভালো শুরু হতে পারে।
স্বাধীন পেশাজীবী কি গ্রাহকের অনুমতি ছাড়া অসমকালীন পদ্ধতিতে কাজ করতে পারেন?
চুক্তিতে নির্দিষ্ট উপস্থিতির সময়, বৈঠক বা দ্রুত উত্তর দেওয়ার শর্ত থাকলে সেগুলো মেনে চলতে হবে। কাজ শুরুর আগেই যোগাযোগের সময়, অগ্রগতি জানানোর নিয়ম এবং জরুরি যোগাযোগের ব্যবস্থা নিয়ে গ্রাহকের সঙ্গে সম্মত হওয়া উচিত।
