টিম চ্যাট, টাস্ক ও ফাইল টুল আলাদা নাকি অল-ইন-ওয়ান নেবেন?

একটি প্রকল্পের সময়সীমা বদলেছে আসানায়। স্ল্যাকে সেই পরিবর্তন নিয়ে আলোচনা হয়েছে, কিন্তু গুগল ড্রাইভে রাখা পরিকল্পনার নথিতে এখনো পুরোনো তারিখ। দলের একজন নতুন সদস্য কোন তথ্যটি অনুসরণ করবেন, তা বুঝতে পারছেন না।

আলাদা সফটওয়্যার ব্যবহার করা প্রতিষ্ঠানে এমন পরিস্থিতি তৈরি হতে পারে। কাজের জন্য ভালো সফটওয়্যার থাকলেও সেগুলোর মধ্যে তথ্যের মিল না থাকলে কর্মীদের সময় নষ্ট হয়। তার ওপর একাধিক সফটওয়্যারের খরচ, ব্যবহারকারীর হিসাব ও অনুমতি পরিচালনার ঝামেলা রয়েছে। এসব সমস্যা কমাতে অনেকে সমন্বিত ব্যবসায়িক সফটওয়্যার ব্যবহারের কথা ভাবেন। মাইক্রোসফট টিমস, লার্ক বা নোশনের মতো প্ল্যাটফর্মে এক জায়গা থেকে একাধিক কাজ পরিচালনার সুযোগ রয়েছে। কিন্তু সব সফটওয়্যার বাদ দিয়ে একটি প্ল্যাটফর্মে চলে যাওয়াও সবসময় সুবিধাজনক নয়।

দলের কাজ সহজ হলে একটি সমন্বিত প্ল্যাটফর্ম যথেষ্ট হতে পারে। বিশেষায়িত কাজ বেশি থাকলে আলাদা সফটওয়্যার ধরে রাখার যুক্তি শক্তিশালী। আর ইতিমধ্যে কয়েকটি সফটওয়্যার কার্যকরভাবে ব্যবহার করছে এমন প্রতিষ্ঠানের জন্য পুরো ব্যবস্থা বদলানোর চেয়ে সেগুলোর মধ্যে সমন্বয় বাড়ানো বেশি বাস্তবসম্মত হতে পারে। সিদ্ধান্তটি তাই কতগুলো সফটওয়্যার ব্যবহার হচ্ছে, সেই হিসাব দিয়ে শুরু করা উচিত নয়। আগে বুঝতে হবে কোথায় কাজ আটকে যাচ্ছে এবং নতুন সফটওয়্যার সেই সমস্যার সমাধান করতে পারবে কি না।

তিনটি সফটওয়্যার ব্যবহার করাই কি আসল সমস্যা?

স্ল্যাক, আসানা ও গুগল ড্রাইভ তিনটি আলাদা কাজের জন্য তৈরি। স্ল্যাকে আলোচনা করা যায়, আসানায় প্রকল্পের দায়িত্ব ও অগ্রগতি দেখা যায়, আর গুগল ড্রাইভে ফাইল সংরক্ষণ ও আদান-প্রদান করা যায়। এই ব্যবস্থায় কোনো সমস্যা না থাকলে শুধু সফটওয়্যারের সংখ্যা কমানোর জন্য নতুন প্ল্যাটফর্ম কেনার প্রয়োজন নেই।

জটিলতা তৈরি হয় যখন একই তথ্য একাধিক জায়গায় রাখা হয়, অথচ কোনটি চূড়ান্ত, তা কেউ নির্ধারণ করেননি। যেমন, স্ল্যাকে একটি কাজ শেষ বলে জানানো হয়েছে, কিন্তু আসানায় সেটি এখনো চলমান। আবার গুগল ড্রাইভে একই নথির কয়েকটি সংস্করণ রাখা হয়েছে। কোনটি ব্যবহার করতে হবে, তা বুঝতে কর্মীদের অন্যদের কাছে জানতে হচ্ছে।

এ ধরনের সমস্যা একটি সমন্বিত প্ল্যাটফর্মেও তৈরি হতে পারে। একই কর্মপরিসরে অসংখ্য আলোচনার দল, নথি ও কাজের তালিকা থাকলে তথ্য খুঁজে পাওয়া কঠিন হয়ে যায়। তাই সফটওয়্যার বদলানোর আগে প্রতিষ্ঠানের একটি নিয়ম ঠিক করা দরকার। প্রকল্পের চূড়ান্ত সময়সীমা কোথায় থাকবে? অনুমোদনের তথ্য কোথায় সংরক্ষণ করা হবে? কাজের অগ্রগতি দেখার জন্য কর্মীরা কোন জায়গাটি অনুসরণ করবেন? প্রতিটি তথ্যের একটি নির্দিষ্ট জায়গা থাকলে আলাদা সফটওয়্যার ব্যবহার করেও অনেক বিভ্রান্তি এড়ানো সম্ভব।

বিশেষায়িত সফটওয়্যার বাদ দিলে কী হারাতে পারেন?

একটি প্রতিষ্ঠানের সব বিভাগের কাজ এক রকম নয়। সফটওয়্যার উন্নয়ন দলের প্রকল্প পরিচালনার প্রয়োজনের সঙ্গে বিপণন বা প্রশাসনিক বিভাগের প্রয়োজনের পার্থক্য থাকতে পারে। সফটওয়্যার উন্নয়ন দলের ক্ষেত্রে কাজের পারস্পরিক নির্ভরতা, সমস্যা শনাক্তকরণ ও নতুন সংস্করণ প্রকাশের পরিকল্পনা গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে। বিপণন বিভাগে বেশি প্রয়োজন হয় প্রচারণার সময়সূচি, প্রকাশনাযোগ্য লেখা অনুমোদন এবং প্রকাশনার অগ্রগতি দেখা।

দুই বিভাগের কাজই একটি সাধারণ কাজের তালিকায় রাখা সম্ভব। কিন্তু সেখানে প্রয়োজনীয় সব নিয়ন্ত্রণ পাওয়া যাবে কি না, সেটি আলাদা প্রশ্ন। আসানার স্টার্টার ও উচ্চতর পরিকল্পনায় কাজের পারস্পরিক নির্ভরতা নির্ধারণের সুবিধা রয়েছে। এর মাধ্যমে একটি কাজ শেষ হওয়ার ওপর অন্য কাজ নির্ভর করছে কি না, তা নির্ধারণ করা সম্ভব। অ্যাডভান্সড ও উচ্চতর পরিকল্পনায় পোর্টফোলিও ব্যবস্থার মাধ্যমে একাধিক প্রকল্পের অগ্রগতি একসঙ্গে দেখা যায়।

যেসব প্রতিষ্ঠানে একাধিক প্রকল্প সমান্তরালভাবে চলে, তাদের জন্য এসব সুবিধা কার্যকর হতে পারে। নতুন কোনো সমন্বিত প্ল্যাটফর্মে একই ধরনের কাজ করতে অতিরিক্ত ব্যবস্থা তৈরি করতে হলে সফটওয়্যার বদলানোর লাভ কমে যাবে। ফাইল ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রেও একই বিষয় প্রযোজ্য। গুগল ওয়ার্কস্পেসের যৌথ ড্রাইভ ব্যবহার করলে ফাইল ব্যক্তিগত কর্মীর পরিবর্তে দলের অধীনে থাকে। ফলে কোনো কর্মী প্রতিষ্ঠান ছেড়ে গেলেও ফাইলগুলো দলের কাছে থাকে। তবে এটি সাধারণ ব্যক্তিগত গুগল ড্রাইভ অ্যাকাউন্টের সুবিধা নয়। উপযুক্ত গুগল ওয়ার্কস্পেস অ্যাকাউন্ট ও অনুমতি প্রয়োজন।

আরেকটি সুবিধা হলো, আলাদা সফটওয়্যারের মধ্যে একটি পরিবর্তন করা তুলনামূলক সহজ হতে পারে। প্রকল্প ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যার ভালো কাজ না করলে সেটি বদলে অন্য যোগাযোগ ও ফাইল ব্যবস্থাপনার ব্যবস্থা আগের মতো রাখা যায়। সমন্বিত প্ল্যাটফর্মে এমন পরিবর্তন কঠিন হতে পারে। সেখানে যোগাযোগ, নথি ও কাজের ইতিহাস একই ব্যবস্থার সঙ্গে জড়িয়ে থাকে।

যেসব প্রতিষ্ঠানের কাজ নির্দিষ্ট কিছু উন্নত সুবিধার ওপর নির্ভরশীল, তাদের জন্য আলাদা সফটওয়্যার অকারণে বাদ দেওয়া ঠিক হবে না। বিশেষ করে বর্তমান সফটওয়্যারগুলো ভালো কাজ করলে এবং কর্মীরা সেগুলোর সঙ্গে অভ্যস্ত থাকলে পরিবর্তনের প্রয়োজন আরও সতর্কভাবে বিচার করা উচিত।

এক প্ল্যাটফর্মে সব কাজ রাখার সুবিধা কোথায়?

ছোট প্রতিষ্ঠানে তথ্যপ্রযুক্তি পরিচালনার জন্য আলাদা কর্মী নাও থাকতে পারেন। নতুন অ্যাকাউন্ট তৈরি, অনুমতি দেওয়া, প্রয়োজনীয় ফাইল খুঁজে দেওয়া এবং কাজের অগ্রগতি দেখা একই কয়েকজন মানুষকে সামলাতে হয়। এমন প্রতিষ্ঠানে একটি সমন্বিত প্ল্যাটফর্ম বাস্তব সুবিধা দিতে পারে। কর্মীদের যদি একটি জায়গা থেকেই আলোচনা, নথি, দায়িত্ব ও অনুমোদনের তথ্য দেখতে দেওয়া যায়, তাহলে আলাদা সফটওয়্যার খোলার প্রয়োজন কমতে পারে। নতুন কর্মীদের কাজ বুঝিয়ে দেওয়াও সহজ হতে পারে।

এখানে অবশ্য সফটওয়্যারটির প্রকৃত সুবিধা যাচাই করতে হবে। ধরা যাক, একটি সেবাদানকারী প্রতিষ্ঠানে প্রতিদিন কর্মীদের দায়িত্ব দেওয়া হয়, গ্রাহকের কাজের অগ্রগতি দেখা হয় এবং কিছু বিষয়ে ব্যবস্থাপকের অনুমোদন নিতে হয়। এসব কাজ একটি প্ল্যাটফর্মে পরিচালনা করা গেলে আলাদা যোগাযোগ ও কাজের তালিকা ব্যবস্থার প্রয়োজন কমতে পারে।

কিন্তু একই প্রতিষ্ঠান যদি জটিল প্রকল্পের সময়সূচি, একাধিক স্তরের নির্ভরশীলতা বা বিশেষায়িত প্রতিবেদন ব্যবহার করে, তাহলে সাধারণ কাজের তালিকা যথেষ্ট নাও হতে পারে। আরেকটি বিষয় প্রায়ই আড়ালে থাকে। সমন্বিত সফটওয়্যার কিনলে কাজের নতুন নিয়ম তৈরি করার দায়িত্ব শেষ হয়ে যায় না। কোন বিভাগ কীভাবে নথি রাখবে, কে কাজ অনুমোদন করবেন এবং কারা গোপন তথ্য দেখতে পারবেন, এসব ঠিক করতে হবে। সব সফটওয়্যার এক জায়গায় আনা যায়। কিন্তু সব বিভাগের কাজ একই নিয়মে চালানো সবসময় সম্ভব নয়।

মাইক্রোসফট টিমস, লার্ক ও নোশন একই ধরনের বিকল্প নয়

সমন্বিত সফটওয়্যার খুঁজতে গেলে এই তিনটি নাম সামনে আসতে পারে। কিন্তু এদের সুবিধাগুলো একে অপরের সরাসরি বিকল্প নয়। একটি প্ল্যাটফর্ম যোগাযোগকে কেন্দ্র করে তৈরি, আরেকটি নিয়মিত ব্যবসায়িক কাজ পরিচালনার বিভিন্ন সুবিধা একত্র করেছে। অন্যটি নথি ও তথ্য সাজিয়ে রাখার কাজে বেশি গুরুত্ব দেয়।

মাইক্রোসফট টিমস: আগে থেকেই মাইক্রোসফট ৩৬৫ ব্যবহার করলে সুবিধা

প্রতিষ্ঠানে আউটলুক, ওয়ার্ড, এক্সেল এবং মাইক্রোসফট ৩৬৫ নিয়মিত ব্যবহার করা হলে টিমসকে কেন্দ্র করে কাজ পরিচালনা করা সুবিধাজনক হতে পারে। টিমসের সঙ্গে প্ল্যানার ব্যবহার করে কাজের তালিকা ও দায়িত্ব পরিচালনা করা যায়। ফাইল রাখার জন্য ওয়ানড্রাইভ এবং শেয়ারপয়েন্টের সুবিধাও রয়েছে।

তবে টিমসকে একটি স্বতন্ত্র সফটওয়্যার ধরে সব সুবিধা বিচার করলে ভুল হতে পারে। টিমসের চ্যানেলে আপলোড করা ফাইল সাধারণত সংশ্লিষ্ট দলের শেয়ারপয়েন্ট ফোল্ডারে থাকে। ব্যক্তিগত বা দলীয় কথোপকথনে আপলোড করা ফাইল ওয়ানড্রাইভ ফর বিজনেসে সংরক্ষিত হয় এবং কথোপকথনের অংশগ্রহণকারীদের সঙ্গে আদান-প্রদান করা হয়।

অর্থাৎ, কর্মীরা টিমসের মধ্যে কাজ করলেও পেছনে একাধিক মাইক্রোসফট সেবা ব্যবহার হচ্ছে। অনুমোদিত ব্যবহারের অধিকার বা লাইসেন্সের বিষয়টিও খেয়াল রাখা প্রয়োজন। মাইক্রোসফট ৩৬৫-এর সব ব্যবসায়িক সাবস্ক্রিপশনে টিমস অন্তর্ভুক্ত থাকে না। কিছু পরিকল্পনা টিমস ছাড়া বিক্রি হয়। আবার প্ল্যানারের সাধারণ ও উন্নত সুবিধার জন্য একই ধরনের লাইসেন্স যথেষ্ট নয়।

তাই প্রতিষ্ঠানে মাইক্রোসফট ৩৬৫ থাকলেই টিমস ও প্ল্যানারের সব সুবিধা পাওয়া যাবে, এমন ধরে নেওয়া যাবে না। যেসব প্রতিষ্ঠান ইতিমধ্যে মাইক্রোসফটের সেবা ব্যবহার করছে, তাদের নতুন সফটওয়্যার কেনার আগে বিদ্যমান লাইসেন্সগুলো পরীক্ষা করা উচিত। প্রয়োজনীয় সুবিধা সেখানে থাকলে আলাদা সাবস্ক্রিপশন কমানোর সুযোগ পাওয়া যেতে পারে।

লার্ক: দৈনন্দিন যোগাযোগ ও পরিচালনামূলক কাজের জন্য

লার্কের মেসেঞ্জার, ডকস, বেস ও অনুমোদন ব্যবস্থার মাধ্যমে দলের যোগাযোগ, নথি, কাজের তথ্য এবং অনুমোদনের প্রক্রিয়া সাজানো যায়। নিয়মিত দায়িত্ব বণ্টন, তথ্য সংগ্রহের ফরম, অনুমোদন এবং তথ্যভিত্তিক কাজ পরিচালনাকারী প্রতিষ্ঠানের জন্য এটি বিবেচনাযোগ্য। একটি দলের আলোচনা মেসেঞ্জারে হতে পারে। একই কাজের পরিকল্পনা ডকসে রাখা এবং বেসে দায়িত্ব ও অগ্রগতি পরিচালনা করা সম্ভব।

তবে এসব সুবিধা ব্যবহার করতে হলে পরিকল্পনাভিত্তিক সীমা বুঝতে হবে। লার্কের স্টার্টার পরিকল্পনায় ব্যবহারকারীর সংখ্যা, কথোপকথনের ইতিহাস ও তথ্য সংরক্ষণের জায়গার সীমা রয়েছে। লার্ক বেসের স্টার্টার পরিকল্পনায় প্রতি সারণিতে ২,০০০ সারি এবং মাসে ১,০০০ স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া চালানোর সীমা উল্লেখ রয়েছে। অর্থের বিনিময়ে নেওয়া উচ্চতর পরিকল্পনায় এসব সীমা বাড়তে পারে।

লার্কের সাধারণ সহযোগিতামূলক পরিকল্পনা এবং লার্ক বেসের নির্দিষ্ট পরিকল্পনার সুবিধা ও মূল্য আলাদা করে দেখতে হবে। একটি ছোট দল বিনামূল্যের পরিকল্পনায় কাজ শুরু করতে পারলেও তথ্যের পরিমাণ এবং স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়ার ব্যবহার বাড়ার পর উচ্চতর পরিকল্পনার প্রয়োজন হতে পারে। বিশেষ করে নিয়মিত বড় আকারের তথ্যভিত্তিক কাজ পরিচালনা করলে প্রথমেই ব্যবহারের সীমা পরীক্ষা করা ভালো।

নোশন: নথি ও কাজের তথ্য গুছিয়ে রাখার জন্য

নোশনের সঙ্গে লার্ক বা টিমসের তুলনা করার সময় একটি পার্থক্য মনে রাখা দরকার। নোশন মূলত ডকুমেন্ট, উইকি, তথ্যভান্ডার এবং প্রকল্প সাজানোর কাজে বেশি গুরুত্ব দেয়। প্রকাশনাসংক্রান্ত কাজ পরিচালনাকারী একটি দল এখানে প্রকাশনা পরিকল্পনা, লেখকের দায়িত্ব, সম্পাদনার অবস্থা এবং নির্দেশিকা রাখতে পারে। নতুন ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠানও নিজেদের নীতিমালা, প্রকল্পের বিবরণ এবং অভ্যন্তরীণ তথ্যভান্ডার তৈরি করতে পারে।

তবে নোশনকে স্ল্যাকের মতো পূর্ণাঙ্গ দলীয় যোগাযোগের সফটওয়্যারের সরাসরি বিকল্প ধরা উচিত নয়। নিয়মিত তাৎক্ষণিক বার্তা চালাচালির জন্য অন্য ব্যবস্থা প্রয়োজন হতে পারে। বিনামূল্যের পরিকল্পনার সীমাও বিবেচনায় রাখা দরকার। নোশনের বিনামূল্যের পরিকল্পনায় একজন সদস্যের কর্মপরিসরে নথির অংশ ব্যবহারের সীমা নেই। কিন্তু দুই বা ততোধিক সদস্য থাকলে মোট ১,০০০ ব্লকের সীমা প্রযোজ্য হয়। একই পরিকল্পনায় প্রতিটি ফাইল আপলোডের সর্বোচ্চ আকার ৫ মেগাবাইট।

এখানে ব্লক বলতে একটি অনুচ্ছেদ, তালিকার একটি বিষয়, ছবি বা নথির অন্য কোনো পৃথক অংশকে বোঝায়। যেসব দলের প্রধান কাজ পরিকল্পনা তৈরি, নথি সংরক্ষণ এবং তথ্য সাজিয়ে রাখা, তাদের জন্য নোশন কার্যকর হতে পারে। কিন্তু দলের যোগাযোগের প্রয়োজন বেশি হলে শুধু নোশন দিয়ে সব কাজ চালানোর পরিকল্পনা বাস্তবসম্মত নাও হতে পারে।

তিনটির মধ্যে নির্বাচন করার সহজ ভিত্তি হলো প্রতিষ্ঠানের প্রধান কাজটি চিহ্নিত করা। মাইক্রোসফট ৩৬৫-এর সঙ্গে যুক্ত সহযোগিতামূলক কাজের জন্য টিমস, যোগাযোগ ও পরিচালনামূলক প্রক্রিয়ার জন্য লার্ক এবং নথি ও প্রকল্পের তথ্য সাজানোর জন্য নোশন বিবেচনা করা যায়। এগুলোকে একই ধরনের তিনটি সফটওয়্যার ধরে শুধু দাম তুলনা করলে গুরুত্বপূর্ণ পার্থক্যগুলো চোখ এড়িয়ে যাবে।

আরও পড়ুন: ছোট ব্যবসার সফটওয়্যার স্ট্যাক (Software Stack) কীভাবে পরিকল্পনা করবেন

কম সাবস্ক্রিপশন মানেই কি কম খরচ?

একটি সফটওয়্যারের মাসিক মূল্য কম দেখেই সিদ্ধান্ত নেওয়া সহজ। কিন্তু প্রতিষ্ঠানের মোট ব্যয়ের হিসাব তাতে পরিষ্কার হয় না। ১০ জন কর্মীর একটি দলের কথাই বিবেচনা করা যাক। সবাই নিয়মিত বার্তা আদান-প্রদান করেন। কিন্তু প্রকল্পের পরিকল্পনা পরিবর্তনের দায়িত্ব রয়েছে চারজনের। বাকিরা শুধু নিজেদের কাজ ও সময়সীমা দেখেন। এমন প্রতিষ্ঠানে সবার জন্য সমান ধরনের পেইড লাইসেন্স প্রয়োজন কি না, সেটি প্রথমেই জানা দরকার।

কিছু সফটওয়্যারে সীমিত অনুমতির ব্যবহারকারীদের জন্য আলাদা লাইসেন্সব্যবস্থা থাকতে পারে। আবার কোনো কোনো প্ল্যাটফর্মে প্রয়োজনীয় সুবিধা পেতে সবাইকে অর্থের বিনিময়ে নেওয়া পরিকল্পনার আওতায় আনতে হতে পারে। এরপর আসে অতিরিক্ত সুবিধার খরচ। বেশি তথ্য সংরক্ষণের জায়গা, উন্নত নিরাপত্তা, স্বয়ংক্রিয় কাজ পরিচালনা কিংবা বিস্তারিত প্রতিবেদন ব্যবহারের জন্য উচ্চতর পরিকল্পনা লাগতে পারে।

আলাদা সফটওয়্যার ব্যবহার করলে সেগুলোর মধ্যে সংযোগ রাখার ব্যয়ও ধরতে হবে। তৃতীয় পক্ষের সেবা বা অর্থের বিনিময়ে সংযোগ সুবিধা প্রয়োজন হলে সেটি মোট খরচ বাড়াবে। কিন্তু সমন্বিত প্ল্যাটফর্মেও কিছু সুবিধার জন্য আলাদা লাইসেন্স প্রয়োজন হতে পারে। মাইক্রোসফটের প্ল্যানার প্রিমিয়াম তার একটি উদাহরণ। সফটওয়্যার পরিবর্তনের খরচও উপেক্ষা করা যাবে না। পুরোনো ফাইল স্থানান্তর, কর্মীদের নতুন ব্যবস্থা শেখানো, অনুমতি নির্ধারণ এবং কাজের পদ্ধতি বদলাতে সময় লাগে। এই সময়ে কর্মীরা নিয়মিত কাজের বাইরে অতিরিক্ত দায়িত্ব পালন করতে পারেন।

তাই এক মাসের পরিবর্তে অন্তত এক বছরের সম্ভাব্য মোট ব্যয় হিসাব করা ভালো। সফটওয়্যার ব্যবহারের ফি, অতিরিক্ত সুবিধা, সফটওয়্যার সংযোগ, প্রশিক্ষণ, তথ্য স্থানান্তর এবং পরিচালনার খরচ একসঙ্গে ধরতে হবে। প্রযোজ্য কর ও অন্যান্য চার্জও বাদ দেওয়া যাবে না। সাশ্রয়ী সফটওয়্যার মানে সবচেয়ে কম দামের সফটওয়্যার নয়। যে ব্যবস্থায় প্রয়োজনীয় কাজ সম্পন্ন করতে কম অতিরিক্ত ব্যয় ও প্রশাসনিক সময় লাগে, সেটিই প্রতিষ্ঠানের জন্য বেশি সাশ্রয়ী হতে পারে।

বাংলাদেশে সফটওয়্যার কেনার আগে আরও কিছু প্রশ্ন

আন্তর্জাতিক অনলাইন সফটওয়্যার সেবার মূল্য অনেক ক্ষেত্রে বিদেশি মুদ্রায় নির্ধারিত হয়। বাংলাদেশের প্রতিষ্ঠানের জন্য তাই সফটওয়্যারের ঘোষিত মূল্যই চূড়ান্ত খরচ নয়। ব্যাংকের চার্জ, প্রযোজ্য কর এবং বিনিময় হারের পরিবর্তনে ব্যয় বাড়তে পারে। সব ব্যাংক, কার্ড বা সফটওয়্যার সেবায় অর্থ পরিশোধের নিয়মও এক নয়।

কোনো প্রতিষ্ঠানের কার্ডে আন্তর্জাতিক লেনদেনের সুবিধা থাকলেই নির্দিষ্ট সফটওয়্যার সেবার অর্থ পরিশোধ করা যাবে, এমন নিশ্চয়তা নেই। বার্ষিক পরিকল্পনায় অর্থ দেওয়ার আগে পেমেন্টের ব্যবস্থা যাচাই করা প্রয়োজন।

মুঠোফোনে কাজ করা গেলেও সব কাজ সমান সহজ নাও হতে পারে

বাংলাদেশে অনেক প্রতিষ্ঠানের কর্মীরা অফিসের বাইরে বা মুঠোফোন থেকে কাজ করেন। কেউ মাঠপর্যায়ে থাকেন, কেউ তুলনামূলক দুর্বল ইন্টারনেট সংযোগ ব্যবহার করেন। এসব ক্ষেত্রে সফটওয়্যারের মুঠোফোন সংস্করণ পরীক্ষা করা দরকার। কাজের তালিকা সম্পাদনা, বড় ফাইল খোলা এবং ইন্টারনেট সংযোগ বিচ্ছিন্ন হলে প্রয়োজনীয় তথ্য ব্যবহার করা যায় কি না, তা দেখা উচিত।

কোনো সফটওয়্যারে ইন্টারনেট ছাড়াই কাজ করার সুবিধা থাকলেও সব কাজ সেই অবস্থায় করা সম্ভব নাও হতে পারে। সফটওয়্যারের সংস্করণ ও যন্ত্রভেদেও সুবিধা বদলাতে পারে। বিশেষ করে যেসব প্রতিষ্ঠানের কর্মীরা পুরোনো যন্ত্র ব্যবহার করেন, তাদের কম্পিউটারের পাশাপাশি বাস্তবে ব্যবহৃত মুঠোফোনেও সফটওয়্যারটি পরীক্ষা করা প্রয়োজন।

গ্রাহকের তথ্য কোথায় রাখা হবে?

সফটওয়্যার নির্বাচনের সময় তথ্যের নিরাপত্তাকে আলাদা গুরুত্ব দিতে হবে। প্রতিষ্ঠানের গ্রাহকতথ্য, আর্থিক নথি বা গোপন ব্যবসায়িক তথ্য বিদেশি অনলাইন তথ্য সংরক্ষণ সেবায় রাখার আগে দেখতে হবে, তথ্য কোথায় সংরক্ষিত হচ্ছে এবং কারা সেটি ব্যবহার করতে পারবেন।

কর্মী প্রতিষ্ঠান ছেড়ে গেলে তাঁর প্রবেশাধিকার বন্ধ করার ব্যবস্থা থাকা প্রয়োজন। অ্যাকাউন্ট সুরক্ষায় একাধিক ধাপে পরিচয় যাচাই, ব্যবহারকারীর অনুমতি নিয়ন্ত্রণ এবং প্রয়োজনীয় তথ্য পুনরুদ্ধারের সুবিধাও যাচাই করতে হবে। এক প্ল্যাটফর্মে সব তথ্য রাখলে ব্যবস্থাপনা সহজ হতে পারে। তবে সেই প্ল্যাটফর্ম বা কেন্দ্রীয় অ্যাকাউন্টে সমস্যা হলে একাধিক কাজ প্রভাবিত হওয়ার আশঙ্কাও থাকে।

সংবেদনশীল তথ্য পরিচালনাকারী প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট দেশের আইন, গ্রাহকের সঙ্গে চুক্তি এবং তথ্য সংরক্ষণের শর্ত আলাদাভাবে যাচাই করা উচিত। একই বিষয় ভারত ও পশ্চিমবঙ্গের প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রেও প্রাসঙ্গিক। তবে দেশভেদে বিলিং, কর ও তথ্য সুরক্ষার নিয়ম আলাদা হতে পারে।

কর্মীসংখ্যার চেয়ে কাজের ধরনকে গুরুত্ব দিন

ছোট দল মানেই সহজ কাজ, এমন নয়। পাঁচজনের একটি সফটওয়্যার উন্নয়ন দলের প্রকল্প ব্যবস্থাপনা কখনো ৩০ জনের সাধারণ প্রশাসনিক দলের চেয়েও জটিল হতে পারে। কাজের ধরন অনুযায়ী তিন ধরনের সিদ্ধান্ত সামনে আসে।

• ছোট সেবাদানকারী প্রতিষ্ঠান: নিয়মিত যোগাযোগ, কাজের তালিকা, নথি এবং সহজ অনুমোদনই যদি প্রধান প্রয়োজন হয়, তাহলে একটি সমন্বিত প্ল্যাটফর্ম দিয়ে শুরু করা যুক্তিসংগত।
• একাধিক গ্রাহকের প্রকল্প পরিচালনাকারী প্রতিষ্ঠান: গ্রাহকভেদে আলাদা অনুমতি, সময়সীমা, প্রতিবেদন ও অনুমোদনের প্রয়োজন থাকলে বিশেষায়িত প্রকল্প ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার বেশি কার্যকর হতে পারে।
• একাধিক বিভাগ নিয়ে গঠিত প্রতিষ্ঠান: সবার জন্য একটি সাধারণ যোগাযোগ ও ফাইল ব্যবস্থাপনা প্ল্যাটফর্ম রেখে নির্দিষ্ট বিভাগের জন্য বিশেষায়িত সফটওয়্যার ব্যবহার করা যেতে পারে।

শেষের ব্যবস্থাটিকে মিশ্র পদ্ধতি বলা যায়। এতে প্রতিষ্ঠানের সাধারণ যোগাযোগ ও নথি ব্যবস্থাপনা একটি নির্দিষ্ট জায়গায় থাকে। একই সঙ্গে বিভিন্ন বিভাগ তাদের প্রয়োজনীয় উন্নত সফটওয়্যার ব্যবহার করতে পারে। যেসব প্রতিষ্ঠান আগে থেকেই কয়েকটি সফটওয়্যার সফলভাবে ব্যবহার করছে, তাদের জন্য এটি পুরো ব্যবস্থা বদলানোর চেয়ে কম ঝুঁকিপূর্ণ হতে পারে। তবে মিশ্র ব্যবস্থায়ও কোন তথ্য কোথায় থাকবে, সে নিয়ম পরিষ্কার থাকা প্রয়োজন। তা না হলে পুরোনো সমস্যাগুলো থেকেই যাবে।

সফটওয়্যার বদলানোর আগে একটি প্রকল্পে পরীক্ষা করুন

নতুন সফটওয়্যারের প্রদর্শনীতে প্রয়োজনীয় সুবিধাগুলো দেখা যায়। কিন্তু প্রতিষ্ঠানের দৈনন্দিন কাজের সঙ্গে সেগুলো কতটা মানানসই, তা ব্যবহার না করে বোঝা কঠিন। তাই পুরো প্রতিষ্ঠানের সফটওয়্যার বদলানোর পরিবর্তে একটি প্রকল্প দিয়ে শুরু করুন। প্রাথমিকভাবে ১৪ দিনের একটি পরীক্ষা করা যেতে পারে। এটি কোনো প্রতিষ্ঠিত পরীক্ষার মানদণ্ড নয়; কাজের ধরন অনুযায়ী সময় বাড়ানো বা কমানো সম্ভব।

এমন একটি প্রকল্প বেছে নিন, যেখানে নিয়মিত আলোচনা, দায়িত্ব বণ্টন, ফাইল আদান-প্রদান এবং অনুমোদনের প্রয়োজন হয়। প্রকল্পের নিয়মিত কর্মী ও তদারককারী উভয় ধরনের সদস্যকে পরীক্ষায় রাখুন। এরপর তাঁদের স্বাভাবিক কাজগুলো নতুন সফটওয়্যারে করতে দিন।

কাজ তৈরি, দায়িত্ব দেওয়া, সময়সীমা পরিবর্তন, ফাইল সংযুক্ত করা এবং অনুমোদনের প্রক্রিয়া ঠিকভাবে চলছে কি না, তা দেখুন। এখানে কর্মীদের মতামত গুরুত্বপূর্ণ, তবে সেটিই একমাত্র মাপকাঠি হওয়া উচিত নয়। আগের ব্যবস্থায় একটি তথ্য খুঁজে পেতে কত সময় লাগত এবং নতুন ব্যবস্থায় কত সময় লাগছে, তা তুলনা করুন। কোনো কাজ শেষ করতে বাড়তি ধাপ প্রয়োজন হচ্ছে কি না, সেটিও দেখুন।

কর্মীদের অনুমতির ব্যবস্থাও পরীক্ষা করতে হবে। প্রয়োজনীয় তথ্য তাঁরা দেখতে পারছেন কি না এবং গোপন তথ্য অননুমোদিত ব্যক্তির কাছে দৃশ্যমান হচ্ছে কি না, তা নিশ্চিত করুন। সফটওয়্যার ধীর হয়ে যাওয়া, নতুন বার্তার বিজ্ঞপ্তি না পাওয়া কিংবা ফাইল খুলতে সমস্যা হলে সেগুলো নথিভুক্ত রাখুন।

পরীক্ষা শেষে দেখুন, নতুন ব্যবস্থায় কাজের গতি বেড়েছে কি না, প্রশাসনিক ঝামেলা কমেছে কি না এবং অতিরিক্ত অর্থের বিনিময়ে সুবিধা নেওয়ার প্রয়োজন হচ্ছে কি না। প্রয়োজনীয় কাজগুলো নির্ভরযোগ্যভাবে সম্পন্ন করা না গেলে পুরো প্রতিষ্ঠানকে নতুন প্ল্যাটফর্মে নেওয়ার যুক্তি দুর্বল হয়ে যায়।

পুরোনো তথ্য নতুন প্ল্যাটফর্মে নেওয়া যাবে তো?

নতুন সফটওয়্যার ব্যবহারের সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময় পুরোনো তথ্য স্থানান্তরের বিষয়টি প্রায়ই জটিল হয়ে দাঁড়ায়। একটি প্রতিষ্ঠানে কয়েক বছরের প্রকল্পের ইতিহাস, বার্তা, সংযুক্ত ফাইল এবং মন্তব্য জমা থাকতে পারে। নতুন প্ল্যাটফর্মে এসব আগের মতো ব্যবহার করা সম্ভব হবে কি না, তা আগেই জানতে হবে।

আসানা প্রকল্পের তথ্য সিএসভি ও জেএসওএন ফরম্যাটে রপ্তানির সুবিধা দেয়। নোশনে পৃষ্ঠা, তথ্যভান্ডার ও কর্মপরিসরের তথ্য বিভিন্ন ফরম্যাটে রপ্তানি করা যায়। কিন্তু তথ্য রপ্তানি করা এবং অন্য প্ল্যাটফর্মে আগের ব্যবস্থা হুবহু তৈরি করা এক বিষয় নয়। নোশন থেকে রপ্তানি করা তথ্য পুনরায় আমদানি করলেও সম্পূর্ণ কর্মপরিসর আগের মতো তৈরি হয় না।

স্ল্যাকের ক্ষেত্রেও সাবস্ক্রিপশন ও অনুমতির ওপর তথ্য রপ্তানির সুযোগ নির্ভর করে। বিনামূল্যের ও প্রো পরিকল্পনায় সাধারণভাবে সবার জন্য উন্মুক্ত চ্যানেলের বার্তা এবং ফাইলের সংযোগসূত্র রপ্তানি করা যায়। বিজনেস প্লাস ও এন্টারপ্রাইজ পরিকল্পনায় উপযুক্ত অনুমোদনসাপেক্ষে ব্যক্তিগত চ্যানেল ও সরাসরি বার্তার তথ্য রপ্তানির অতিরিক্ত সুযোগ রয়েছে।

এখানে ফাইলের সংযোগসূত্র রপ্তানি করা এবং ফাইলের সম্পূর্ণ কপি সংগ্রহ করার মধ্যে পার্থক্য রয়েছে। প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনীয় পুরোনো নথি, প্রকল্পের ইতিহাস এবং অনুমোদনের তথ্য নতুন ব্যবস্থায় পাওয়া না গেলে কর্মীদের কাজে সমস্যা হতে পারে। তাই পুরোনো সফটওয়্যার বন্ধ করার আগে প্রয়োজনীয় তথ্যের পৃথক কপি সংরক্ষণ করুন। কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ প্রকল্প নতুন প্ল্যাটফর্মে স্থানান্তর করে দেখুন। ফাইল ঠিকভাবে এসেছে কি না, কর্মীদের অনুমতি সঠিক আছে কি না এবং প্রয়োজনীয় পুরোনো তথ্য পাওয়া যাচ্ছে কি না, তা যাচাই করার পরই আগের সাবস্ক্রিপশন বন্ধ করা উচিত।

তাহলে আলাদা সফটওয়্যার রাখবেন, নাকি সমন্বিত প্ল্যাটফর্ম নেবেন?

প্রতিষ্ঠানের বর্তমান সফটওয়্যারগুলো ভালো কাজ করলে শুধু সফটওয়্যারের সংখ্যা কমানোর জন্য সব বদলে ফেলার প্রয়োজন নেই। প্রথমে দেখুন, সমস্যাটি কোথায়। একই তথ্য বারবার লিখতে হচ্ছে? কর্মীরা ফাইল খুঁজে পাচ্ছেন না? একাধিক সফটওয়্যারের খরচ বেশি হয়ে যাচ্ছে? নাকি বর্তমান সফটওয়্যারে প্রয়োজনীয় সুবিধাই নেই? এই সমস্যাগুলোর সমাধান এক নয়। তথ্য খুঁজে না পাওয়ার সমস্যা কাজের নিয়ম পরিবর্তন করেও কমানো যেতে পারে। অপ্রয়োজনীয় সাবস্ক্রিপশন বন্ধ করলে খরচ কমতে পারে। কিন্তু বিশেষায়িত সুবিধার ঘাটতি থাকলে নতুন সফটওয়্যার প্রয়োজন হতে পারে।

ছোট ও সাধারণ কাজের দলের জন্য একটি সমন্বিত ব্যবসায়িক সফটওয়্যার দিয়ে শুরু করা যুক্তিসংগত। জটিল প্রকল্প পরিচালনাকারী প্রতিষ্ঠানের জন্য বিশেষায়িত সফটওয়্যার ধরে রাখা ভালো হতে পারে। আর একাধিক বিভাগ ও ভিন্ন ধরনের কাজ থাকলে মিশ্র ব্যবস্থা বিবেচনা করা যায়। কোনো অর্থের বিনিময়ে নেওয়া পরিকল্পনা কেনার আগে তিনটি বিষয় নিশ্চিত করুন: প্রয়োজনীয় সুবিধাগুলো সেই পরিকল্পনায় আছে কি না, এক বছরের মোট ব্যয় কত হতে পারে এবং ভবিষ্যতে সফটওয়্যার বদলাতে হলে তথ্য ফেরত পাওয়া যাবে কি না।

এরপর একটি প্রকল্পে নতুন ব্যবস্থা পরীক্ষা করুন। সফটওয়্যারের সংখ্যা কমানোকে লক্ষ্য না করে কাজের অপ্রয়োজনীয় ধাপ কমানোকে লক্ষ্য করুন। তাতেই বোঝা যাবে নতুন প্ল্যাটফর্ম কেনা দরকার, নাকি বর্তমান সফটওয়্যারগুলো আরও ভালোভাবে ব্যবহার করাই যথেষ্ট।

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

১. ছোট ব্যবসার জন্য বিনামূল্যের সমন্বিত সফটওয়্যার কি যথেষ্ট?

কর্মীসংখ্যা কম এবং কাজের ধরন সহজ হলে বিনামূল্যের সফটওয়্যার দিয়েই শুরু করা সম্ভব। তবে সদস্যসংখ্যা, তথ্য সংরক্ষণের জায়গা, কাজের ইতিহাস ও স্বয়ংক্রিয়ভাবে কাজ পরিচালনার সুবিধায় সীমা থাকতে পারে। প্রতিষ্ঠানের নিয়মিত কাজ এসব সীমার মধ্যে সম্পন্ন করা যাচ্ছে কি না, তা যাচাই করতে হবে। শুধু বিনামূল্যে পাওয়া যাচ্ছে বলে কোনো সফটওয়্যার নির্বাচন করা ঠিক নয়।

২. বাইরের গ্রাহক বা ফ্রিল্যান্সারকে কাজের সফটওয়্যারে যুক্ত করা যাবে কি?

অনেক ব্যবসায়িক সফটওয়্যারে বাইরের সহযোগীদের সীমিত প্রবেশাধিকার দেওয়ার ব্যবস্থা থাকে। তবে অতিথি ব্যবহারকারীর সুবিধা, অনুমতি ও লাইসেন্সের শর্ত প্ল্যাটফর্মভেদে আলাদা হতে পারে। কাউকে যুক্ত করার আগে তিনি কোন প্রকল্প, আলোচনা ও ফাইল দেখতে পারবেন, তা নির্ধারণ করুন। এতে প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরীণ তথ্য অনিচ্ছাকৃতভাবে প্রকাশের ঝুঁকি কমানো যায়।

৩. নতুন সফটওয়্যার নেওয়ার সময় মাসিক নাকি বার্ষিক পরিকল্পনা বেছে নেওয়া ভালো?

সফটওয়্যারটি আগে ব্যবহার না করে থাকলে মাসিক পরিকল্পনায় শুরু করা বেশি নমনীয় হতে পারে। এতে দীর্ঘমেয়াদি অর্থ পরিশোধের আগে প্রয়োজনীয় সুবিধাগুলো পরীক্ষা করা যায়। বার্ষিক পরিকল্পনায় ছাড় থাকলেও টাকা ফেরতের শর্ত, নবায়নের নিয়ম এবং পরিকল্পনা বাতিলের সুযোগ যাচাই করা প্রয়োজন। প্রতিষ্ঠানের কাজের সঙ্গে সফটওয়্যারটি মানানসই প্রমাণিত হলে দীর্ঘমেয়াদি পরিকল্পনা বিবেচনা করা যেতে পারে।

৪. নতুন সফটওয়্যার চালুর পর কর্মীরা সেটি ব্যবহার করতে না চাইলে কী করবেন?

প্রথমে অনীহার কারণ বোঝার চেষ্টা করুন। নতুন ব্যবস্থায় কাজের ধাপ বেড়ে গেছে, প্রয়োজনীয় সুবিধা খুঁজে পাওয়া কঠিন হচ্ছে, নাকি পর্যাপ্ত প্রশিক্ষণ দেওয়া হয়নি, তা আলাদা করে দেখুন। প্রয়োজন হলে নির্দিষ্ট কাজের জন্য সংক্ষিপ্ত প্রশিক্ষণ দিন এবং কর্মীদের সমস্যাগুলো নথিভুক্ত করুন। এরপরও নিয়মিত কাজে বাধা থাকলে সফটওয়্যারটি পুরো প্রতিষ্ঠানে চালু করার সিদ্ধান্ত পুনর্বিবেচনা করা উচিত।