স্প্রেডশিট থেকে সিআরএমে তথ্য স্থানান্তরের যাচাইতালিকা

স্প্রেডশিট থেকে সিআরএমে গ্রাহকের তথ্য স্থানান্তর করতে গিয়ে অনেকেই প্রথমে ফাইল আপলোডের নিয়ম খোঁজেন। অথচ সমস্যাটা প্রায়ই থাকে পুরোনো স্প্রেডশিটের ভেতরে। একই গ্রাহকের নাম দুবার লেখা, ফোন নম্বরের ভুল বিন্যাস কিংবা বিক্রয়ের তথ্য ভুল কলামে রাখা থাকলে নতুন সফটওয়্যারেও সেসব সমস্যা থেকে যাবে।

আরও সতর্ক হতে হবে আগে থেকেই সিআরএমে কিছু গ্রাহকের তথ্য থাকলে। ভুলভাবে তথ্য স্থানান্তর করলে নতুন তথ্য যোগ হওয়ার পরিবর্তে পুরোনো তথ্য বদলে যেতে পারে।

স্প্রেডশিট থেকে সিআরএমে তথ্য স্থানান্তরের আগে মূল ফাইলের সংরক্ষিত কপি রাখা, পুনরাবৃত্ত ও ভুল তথ্য সংশোধন এবং তথ্যঘরগুলোর সঠিক মিল নির্ধারণ করতে হবে। এরপর অল্প কিছু তথ্য দিয়ে স্থানান্তরের পরীক্ষা করে পুরো ফাইলের তথ্য নেওয়া উচিত। কাজ শেষে সিআরএমের তথ্য পুরোনো স্প্রেডশিটের সঙ্গে মিলিয়ে নেওয়াও প্রয়োজন।

সাধারণ গ্রাহক তালিকা হলে সিআরএমের নিজস্ব তথ্য আমদানির সুবিধা দিয়েই কাজ করা সম্ভব হতে পারে। কিন্তু একাধিক প্রতিষ্ঠানের তথ্য, পুরোনো বিক্রয়ের ইতিহাস বা পরস্পর সম্পর্কযুক্ত তথ্য থাকলে আগে বুঝতে হবে সফটওয়্যারটি এসব তথ্য কীভাবে গ্রহণ করে।

সিআরএমে ঠিক কোন তথ্যগুলো নেওয়া দরকার?

পুরোনো স্প্রেডশিটে যত তথ্য আছে, সব নতুন সিআরএমে নেওয়ার প্রয়োজন নেই। দীর্ঘদিন যোগাযোগ হয়নি এমন গ্রাহকের তথ্য, অসম্পূর্ণ বিবরণ কিংবা একই ব্যক্তির একাধিক নাম থাকতে পারে। আবার পুরোনো কোনো মন্তব্য বা যোগাযোগের বিবরণ ভবিষ্যতের কাজে প্রয়োজন হতে পারে।

তাই শুরুতেই ফাইলের তথ্যগুলো আলাদা করে দেখুন। গ্রাহকের নাম, ফোন নম্বর ও ইমেইল সাধারণত যোগাযোগের তথ্যের অংশ। প্রতিষ্ঠানের পরিচয়, বিক্রয় সুযোগ এবং ফোনকল বা বৈঠকের তথ্য সিআরএমে আলাদাভাবে রাখা হতে পারে।

যেমন, যোগাযোগের ব্যক্তিদের জন্য একটি বিভাগ, প্রতিষ্ঠানগুলোর জন্য আরেকটি এবং বিক্রয় সুযোগের অগ্রগতি অনুসরণের জন্য পৃথক বিভাগ থাকে। সম্ভাব্য গ্রাহক এবং ফোনকল বা বৈঠকের তথ্য রাখার ব্যবস্থাও রয়েছে অনেক সিআরএমে।

তবে সব সফটওয়্যারের কাঠামো এক নয়। যেমন, পাইপড্রাইভে প্রতিষ্ঠানের তথ্য ‘সংস্থা’ বিভাগে রাখা হয়। জোহো সিআরএমে একই ধরনের তথ্য ‘প্রতিষ্ঠানভিত্তিক হিসাব’ বিভাগে রাখা হয়। এই পার্থক্য বোঝা দরকার, বিশেষ করে একই প্রতিষ্ঠানের একাধিক ব্যক্তির সঙ্গে ব্যবসায়িক যোগাযোগ থাকলে।

একটি প্রতিষ্ঠানের তিনজন কর্মীর তথ্য স্প্রেডশিটে আলাদা সারিতে থাকতে পারে। সিআরএমে নেওয়ার পর তাঁদের একই প্রতিষ্ঠানের সঙ্গে যুক্ত রাখতে হবে। একইভাবে কোনো বিক্রয় সুযোগ কোন ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের সঙ্গে সম্পর্কিত, সেটিও ঠিকভাবে সংরক্ষণ করা প্রয়োজন। শুধু নাম ও ফোন নম্বর স্থানান্তরের কাজের সঙ্গে এসব সম্পর্কযুক্ত তথ্য নেওয়ার কাজ এক নয়। শুরুতেই এই পার্থক্য পরিষ্কার করে নিলে পরের প্রস্তুতি সহজ হয়।

পুরোনো স্প্রেডশিটে আগে হাত দিতে হবে

সিআরএমের জন্য ফাইল তৈরি করার সময় মূল স্প্রেডশিটে সরাসরি পরিবর্তন না করাই ভালো। প্রথমে একটি কপি সংরক্ষণ করুন। এক্সেল ব্যবহার করলে মূল ফাইলটি রেখে অন্য কপিতে কাজ করা যায়। গুগল শিটস থেকে ‘ফাইল’ মেনুর ‘ডাউনলোড’ বিকল্প ব্যবহার করে প্রয়োজনীয় বিন্যাসে ফাইল নামিয়ে নিতে পারেন।

সংরক্ষিত কপি এমন জায়গায় রাখুন, যেখানে প্রতিষ্ঠানের অনুমোদিত কর্মীরাই প্রবেশ করতে পারবেন। গ্রাহকের ব্যক্তিগত তথ্য থাকলে ফাইলটি অপ্রয়োজনীয়ভাবে অন্যদের সঙ্গে ভাগ করে নেওয়া ঠিক হবে না। আরেকটি সমস্যা আগে থেকেই সামলানো দরকার। বিক্রয় দলের কয়েকজন কর্মী যদি একই স্প্রেডশিট ব্যবহার করেন, তাহলে তথ্য স্থানান্তরের সময় নতুন তথ্য যোগ হতে পারে।

সম্ভব হলে ওই সময়ের জন্য পুরোনো ফাইলে পরিবর্তন সীমিত রাখুন। তা সম্ভব না হলে কোন তথ্য নতুন করে যুক্ত বা পরিবর্তন করা হয়েছে, তার আলাদা হিসাব রাখুন।

কলামের ভেতরে কী রয়েছে, তা দেখুন

একটি কলামে এক ধরনের তথ্য থাকা উচিত। নাম, ফোন নম্বর ও ইমেইল একই ঘরে থাকলে সেগুলো আলাদা করুন। কলামের নামও স্পষ্ট রাখুন। ‘গ্রাহকের তথ্য’ লিখলে সেখানে ঠিক কী রয়েছে, তা বোঝা কঠিন। ‘গ্রাহকের নাম’, ‘ফোন নম্বর’ বা ‘ইমেইল’ ব্যবহার করলে পরে সিআরএমের সংশ্লিষ্ট তথ্যঘরের সঙ্গে মেলানো সহজ হবে।

অপ্রয়োজনীয় ফাঁকা সারি, একত্র করা ঘর এবং লুকানো তথ্যের দিকেও নজর দিন। কোনো সূত্র ব্যবহার করে হিসাবের ফল দেখানো হলে সেই ফলাফল সঠিকভাবে স্থানান্তরের ফাইলে আসছে কি না, দেখুন।

বিশেষ করে তথ্য বাছাইয়ের ব্যবস্থা চালু থাকা অবস্থায় ফাইল তৈরি করলে প্রয়োজনীয় কোনো তথ্য বাদ পড়ছে কি না, তা পরীক্ষা করা দরকার।

একই গ্রাহকের নাম একাধিকবার থাকলে

একই তথ্য একাধিকবার থাকলে তা সরানোর ক্ষেত্রে তাড়াহুড়া করা ঠিক নয়। ‘রহিম উদ্দিন’ এবং ‘মো. রহিম উদ্দিন’ একই ব্যক্তি হতে পারেন। আবার একই নামের দুজন আলাদা গ্রাহকও থাকতে পারেন।

ইমেইল, ফোন নম্বর কিংবা প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব গ্রাহক শনাক্তকরণ নম্বর দিয়ে মিলিয়ে দেখুন। একটি প্রতিষ্ঠানের সাধারণ ফোন নম্বর একাধিক কর্মীর তথ্যের সঙ্গে থাকতে পারে, সেটিও বিবেচনায় রাখতে হবে।

এক্সেলের ‘তথ্য’ বিভাগে পুনরাবৃত্ত তথ্য সরানোর সুবিধা রয়েছে। গুগল শিটসেও ‘তথ্য পরিষ্কার’ বিভাগের অধীনে একই ধরনের সুবিধা পাওয়া যায়। সংস্করণ ও ব্যবহৃত ভাষা অনুযায়ী মেনুর নাম ও অবস্থান কিছুটা আলাদা হতে পারে।

কিন্তু এই সুবিধাগুলো ব্যবহারের আগে সংশ্লিষ্ট সারিগুলো দেখে নেওয়া জরুরি। একই গ্রাহকের একটি তথ্যে ফোন নম্বর এবং অন্যটিতে বৈঠকের তারিখ থাকলে একটি সারি সরিয়ে দেওয়ায় দরকারি তথ্য হারাতে পারেন।

একই ব্যক্তির তথ্য নিশ্চিত হলে আগে প্রয়োজনীয় অংশগুলো একত্র করুন। তারপর বাড়তি তথ্য সরান। সন্দেহ থাকলে তথ্য মুছে না ফেলে যাচাইয়ের জন্য আলাদা রাখাই যুক্তিসংগত।

ফোন নম্বর ও তারিখের ভুলগুলো সহজে চোখে পড়ে না

স্প্রেডশিটের তথ্য পরিষ্কার দেখালেও কিছু সমস্যা থেকে যেতে পারে। বিশেষ করে ফোন নম্বর, গ্রাহক শনাক্তকরণ নম্বর এবং তারিখের বিন্যাসে। বাংলাদেশের একটি ফোন নম্বর স্থানীয় বিন্যাসে লেখা থাকতে পারে। অন্য ফাইলে একই নম্বর +৮৮০ কান্ট্রি কোডসহ পাওয়া যেতে পারে। আন্তর্জাতিক গ্রাহক থাকলে আরও কয়েক ধরনের বিন্যাস থাকবে।

তাই ফোন নম্বর সংরক্ষণের একটি নিয়ম ঠিক করুন। প্রয়োজনে দেশের কোডসহ নম্বর রাখুন। এক্সেলে ফোন নম্বর ও গ্রাহক শনাক্তকরণ নম্বর সংখ্যার পরিবর্তে পাঠ্য হিসেবে রাখা ভালো। সাধারণ সংখ্যা হিসেবে রাখলে শুরুতে থাকা শূন্য বাদ যেতে পারে। আবার ১৫ অঙ্কের বেশি দীর্ঘ সংখ্যার নির্ভুলতা সংরক্ষণের সীমাবদ্ধতাও রয়েছে।

তথ্য প্রবেশ করানো বা আমদানির আগেই সংশ্লিষ্ট কলাম পাঠ্য হিসেবে নির্ধারণ করা উচিত। আগে থেকে কোনো অঙ্ক হারিয়ে গেলে শুধু ঘরের বিন্যাস বদলে তা ফেরানো যাবে না। মূল উৎস দেখে সংশোধন করতে হবে।

তারিখের ক্ষেত্রেও একই সতর্কতা প্রয়োজন।

১৫/১০/২০২৬ এবং ১০/১৫/২০২৬ একই তারিখ বোঝালেও দুটি আলাদা বিন্যাসে লেখা। একটি দিন-মাস-বছর, অন্যটি মাস-দিন-বছর। কিছু তারিখে সফটওয়্যার ভুলভাবে দিন ও মাস অদলবদল করে ফেলতে পারে।

সম্ভব হলে ২০২৬-১০-১৫-এর মতো বছর-মাস-দিন বিন্যাস ব্যবহার করুন। অবশ্য নির্বাচিত সিআরএম সেটি গ্রহণ করে কি না, আগে দেখতে হবে। পাইপড্রাইভের মতো সফটওয়্যারে তথ্য আমদানির সময় তারিখের বিন্যাস নির্বাচন করতে হতে পারে। ইমেইল ঠিকানায় অপ্রয়োজনীয় ফাঁকা জায়গা বা স্পষ্ট বানানভুল থাকলেও সংশোধন করুন। অসম্পূর্ণ কোনো ইমেইল অনুমান করে পূরণ করবেন না।

তথ্যঘরের মিল নির্ধারণে ভুল হলে তথ্য ভুল জায়গায় যাবে

স্প্রেডশিটের কলামগুলো সিআরএমের কোন তথ্যঘরে যাবে, সেটি নির্ধারণ করতে হয়। প্রযুক্তিগতভাবে এই কাজকে তথ্যঘরের মিল নির্ধারণ বলা যায়। বিষয়টি সহজ মনে হলেও এখানে ভুল হলে তথ্য স্থানান্তরের পর প্রয়োজনীয় বিবরণ খুঁজে পাওয়া কঠিন হতে পারে।

সাধারণভাবে কয়েকটি কলামের মিল এমন হতে পারে:

এগুলো উদাহরণ। আপনার সিআরএমে তথ্যঘরের নাম আলাদা হতে পারে। এখানে সবচেয়ে জরুরি বিষয় হলো তথ্যের ধরন বোঝা। ‘প্রতিষ্ঠানের নাম’ কোনো সাধারণ পাঠ্য তথ্যঘরে রাখলে সেটি প্রতিষ্ঠানের নাম হিসেবে সংরক্ষিত হতে পারে। কিন্তু সংশ্লিষ্ট গ্রাহকের সঙ্গে প্রতিষ্ঠানের সম্পর্ক তৈরি নাও হতে পারে।

একইভাবে ‘বিক্রয়ের পর্যায়’ সাধারণ যোগাযোগের তথ্য নয়। এটি সংশ্লিষ্ট বিক্রয় সুযোগের সঙ্গে যুক্ত করতে হবে। ‘পরবর্তী যোগাযোগের তারিখ’-এর ক্ষেত্রেও বিষয়টি পরিষ্কার রাখা দরকার। একটি তারিখের তথ্যঘরে পরবর্তী যোগাযোগের দিন রাখলেই সিআরএম স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফোনকলের কাজ বা অনুস্মারক তৈরি করবে না। এর জন্য আলাদা কার্যক্রম বা স্বয়ংক্রিয় ব্যবস্থা প্রয়োজন হতে পারে।

সম্পর্কযুক্ত তথ্য কীভাবে মিলবে?

একই প্রতিষ্ঠানের কয়েকজন কর্মী এবং তাঁদের সঙ্গে যুক্ত বিক্রয় সুযোগ স্থানান্তর করতে হলে প্রতিটি তথ্যের পরিচয় সঠিকভাবে নির্ধারণ করতে হবে। এ কাজে তথ্যের স্বতন্ত্র শনাক্তকরণ নম্বর কিংবা সিআরএমের সমর্থিত অন্য কোনো শনাক্তকারী ব্যবহার করা যায়।

হাবস্পটে নির্দিষ্ট নিয়ম অনুসরণ করে এক বা একাধিক ফাইল থেকে সম্পর্কযুক্ত তথ্য আমদানি করা সম্ভব। প্রয়োজনে ইমেইল, কোম্পানির ওয়েব ঠিকানার মূল অংশ, তথ্যের শনাক্তকরণ নম্বর বা অন্য সমর্থিত স্বতন্ত্র তথ্যঘর ব্যবহার করতে হতে পারে।

তবে সব ইমেইল বা প্রতিষ্ঠানের ওয়েব ঠিকানার মূল অংশ প্রতিটি পরিস্থিতিতে স্বতন্ত্র পরিচয় হিসেবে কাজ করবে, এমন নয়। কিছু সিআরএমে আগে প্রতিষ্ঠানের তথ্য, তারপর যোগাযোগের ব্যক্তি এবং সবশেষে বিক্রয় সুযোগের তথ্য আমদানি করা সুবিধাজনক। আবার সম্পর্কযুক্ত তথ্য একসঙ্গে নেওয়ার ব্যবস্থাও থাকতে পারে। এই অংশে নিজের মতো করে ফাইল সাজানোর পরিবর্তে নির্বাচিত সিআরএমের নমুনা ফাইল অনুসরণ করা ভালো।

ফাইল প্রস্তুত হলে কোন বিন্যাসে সংরক্ষণ করবেন?

অনেক সিআরএমে সিএসভি ফাইল দিয়ে তথ্য আমদানি করা যায়। কিছু সফটওয়্যার সরাসরি এক্সেল ফাইলও গ্রহণ করে। পাইপড্রাইভ, হাবস্পট ও জোহো সিআরএম নির্দিষ্ট শর্তে সিএসভি, এক্সএলএস এবং এক্সএলএসএক্স বিন্যাস সমর্থন করে। তবে ফাইলের আকার, সারির সংখ্যা ও অন্যান্য সীমা সফটওয়্যার এবং সাবস্ক্রিপশন অনুযায়ী আলাদা হতে পারে।

সাধারণ গ্রাহক তালিকার জন্য সিএসভি ব্যবহার করা যায়। বাংলা নাম বা ঠিকানা থাকলে অক্ষর সংরক্ষণের পদ্ধতির দিকে নজর দিতে হবে। এক্সেলের সমর্থিত সংস্করণে ‘অন্য নামে সংরক্ষণ’ বিকল্প থেকে ইউটিএফ-৮ পদ্ধতির সিএসভি ফাইল তৈরি করা যায়। এতে বাংলা অক্ষর সঠিকভাবে সংরক্ষণ করা সম্ভব, যদি সিআরএমের তথ্য আমদানির ব্যবস্থাও ইউটিএফ-৮ সমর্থন করে।

ফাইল তৈরি করার পর সেটি খুলে পরীক্ষা করুন। বাংলা অক্ষর বিকৃত হয়েছে কি না, ফোন নম্বর ঠিক রয়েছে কি না এবং কলামের তথ্য বদলে গেছে কি না দেখুন। সিএসভি বিন্যাসে সাধারণত সক্রিয় কার্যপত্রের তথ্য সংরক্ষিত হয়। একাধিক কার্যপত্র, হিসাবের সূত্র বা অন্যান্য বৈশিষ্ট্য একইভাবে থাকে না। কয়েকটি কার্যপত্রের তথ্য প্রয়োজন হলে আলাদা ফাইল তৈরি করতে হতে পারে।

পুরো ফাইল নেওয়ার আগে ছোট একটি পরীক্ষা

প্রস্তুত ফাইলে কয়েক হাজার গ্রাহকের তথ্য থাকলেও শুরুতে সব আমদানি করার দরকার নেই। ২০–৫০টি তথ্য নিয়ে পরীক্ষা করা যেতে পারে। এটি কোনো বাধ্যতামূলক সফটওয়্যার সীমা নয়। অল্প তথ্য নিয়ে ভুল খুঁজে বের করা সহজ বলেই এমন পরিসর ব্যবহার করা যায়।

পরীক্ষার নমুনায় কেবল পরিষ্কার ও সম্পূর্ণ তথ্য রাখবেন না। বাংলা নাম, অসম্পূর্ণ বিবরণ, আন্তর্জাতিক ফোন নম্বর এবং একই প্রতিষ্ঠানের একাধিক ব্যক্তির তথ্য রাখুন। সম্ভব হলে প্রতিষ্ঠানের অনুমোদিত আলাদা পরীক্ষামূলক সিআরএম পরিবেশ ব্যবহার করুন। সে ব্যবস্থা না থাকলে সীমিতসংখ্যক তথ্য আমদানি করুন। পরে প্রয়োজন হলে সেগুলো কীভাবে শনাক্ত বা সরাবেন, আগে জেনে নিন।

পাইপড্রাইভের তথ্য আমদানির প্রক্রিয়ায় ফাইলের তথ্য নির্বাচন, আপলোড, তথ্যঘরের মিল নির্ধারণ, আগাম পর্যালোচনা এবং প্রক্রিয়া শেষ করার ধাপ রয়েছে। শেষ পর্যায়ে পুনরাবৃত্ত তথ্য কীভাবে পরিচালিত হবে, সেই বিকল্প পাওয়া যায়।

আগাম পর্যালোচনায় কলামগুলোর তথ্য ঠিক জায়গায় যাচ্ছে কি না, দেখুন। এরপর পরীক্ষামূলক তথ্যগুলো সিআরএমের ভেতরে খুলুন। গ্রাহকের নাম, ফোন নম্বর, তারিখ এবং সংশ্লিষ্ট প্রতিষ্ঠানের তথ্য মিলিয়ে নিন। শুধু আগাম পর্যালোচনায় সব ঠিক দেখালেই পরীক্ষা শেষ নয়। কোনো ভুল পাওয়া গেলে মূল ফাইল বা তথ্যঘরের মিল সংশোধন করুন। তারপর আবার পরীক্ষা করুন।

আরও পড়ুন: সেলস পাইপলাইন কী: লিড থেকে কাস্টমার হওয়ার ধাপগুলো সাজাবেন কীভাবে

সিআরএমে আগে থেকে তথ্য থাকলে পুরোনো তথ্য প্রতিস্থাপনের নিয়ম বুঝে কাজ করুন

নতুন সিআরএম একেবারে খালি থাকলে মূল কাজ হবে নতুন তথ্য যোগ করা। কিন্তু আগে থেকেই কিছু গ্রাহকের তথ্য থাকলে সিদ্ধান্ত নিতে হবে, পুরোনো তথ্য পরিবর্তন করবেন নাকি নতুন তথ্য যুক্ত করবেন।

সফটওয়্যারভেদে নতুন তথ্য তৈরি, পুরোনো তথ্য হালনাগাদ অথবা উভয় কাজ একসঙ্গে করার বিকল্প থাকতে পারে। বিদ্যমান তথ্য শনাক্ত করতে স্বতন্ত্র শনাক্তকরণ নম্বর অথবা সমর্থিত অন্য কোনো শনাক্তকারী প্রয়োজন হতে পারে।

এখানে পুরোনো তথ্য প্রতিস্থাপনের নিয়ম না বুঝে আমদানি চালানো ঝুঁকিপূর্ণ।

সিআরএমে কোনো গ্রাহকের ফোন নম্বর আগে থেকে রয়েছে, কিন্তু নতুন স্প্রেডশিটে সেই ঘরটি খালি। কিছু সফটওয়্যারে ভুল ব্যবস্থা নির্বাচন করে তথ্য আমদানি করলে খালি মান দিয়ে পুরোনো তথ্য প্রতিস্থাপিত হতে পারে।

জোহো সিআরএমের তথ্য আমদানির ব্যবস্থায় এ ধরনের প্রতিস্থাপন এড়ানোর বিকল্প রয়েছে। সেটি ঠিকভাবে ব্যবহার না করলে পুরোনো তথ্য হারানোর আশঙ্কা থাকে। আরও একটি বিষয় খেয়াল করা দরকার। জোহো সিআরএমের নতুন তথ্য আমদানির ব্যবস্থায় নতুন যুক্ত করা তথ্য নির্দিষ্ট শর্তে ফিরিয়ে নেওয়া গেলেও বিদ্যমান তথ্যে করা পরিবর্তন একইভাবে ফিরিয়ে নেওয়া যায় না।

তথ্য আমদানির সঙ্গে স্বয়ংক্রিয় কাজের সম্পর্ক

সিআরএমে নতুন তথ্য যুক্ত হওয়ার পর কোনো ইমেইল, বিজ্ঞপ্তি বা স্বয়ংক্রিয় কার্যপ্রক্রিয়া চালু হবে কি না, সেটি আগে বুঝে নিন। জোহো সিআরএমের নতুন তথ্য আমদানির ব্যবস্থায় স্বয়ংক্রিয় কার্যক্রম চালুর বিকল্প রয়েছে।

অন্যদিকে পাইপড্রাইভে সাধারণ তথ্য আমদানি বেশির ভাগ ঘটনানির্ভর স্বয়ংক্রিয় কাজ চালু করে না। তবে সম্ভাব্য গ্রাহকের নির্দিষ্ট তথ্য হালনাগাদ এবং তারিখনির্ভর স্বয়ংক্রিয় কার্যক্রমের ক্ষেত্রে ব্যতিক্রম রয়েছে।

ফলে সিআরএমে আগে থেকে স্বয়ংক্রিয় কাজ চালু থাকলে পরীক্ষামূলক তথ্য আমদানির সময় সেটির আচরণ দেখা দরকার। মূল ফাইল আমদানি করার সময় পরীক্ষায় ব্যবহৃত তথ্যঘরের মিল ও ফাইলের বিন্যাস বজায় রাখুন। বড় ফাইল কয়েক ভাগে স্থানান্তর করলে কোন অংশ নেওয়া হয়েছে, তার হিসাব রাখুন।

তথ্য স্থানান্তরের পর কোথায় ভুল হয়েছে, তা বের করবেন কীভাবে?

সিআরএম সফলভাবে তথ্য আমদানির বার্তা দেখালেও সব তথ্য ঠিকভাবে এসেছে, এমন ধরে নেওয়া যাবে না। কোনো তথ্য বাদ পড়তে পারে, কিছু বিবরণ ভুল তথ্যঘরে যেতে পারে কিংবা নতুন করে একই তথ্য একাধিকবার তৈরি হতে পারে।

প্রথমে তথ্য আমদানির সারসংক্ষেপ বা আগের আমদানির ইতিহাস দেখুন। পাইপড্রাইভে তথ্য আমদানির ইতিহাস থেকে ফলাফল ও বাদ পড়া তথ্যের বিবরণ পাওয়া যায়। জোহো সিআরএমের নতুন ব্যবস্থায় সফটওয়্যারের সেটআপ অংশের তথ্য প্রশাসন বিভাগের অধীনে আমদানির ইতিহাস দেখা যায়।

তারপর পুরোনো স্প্রেডশিটের সঙ্গে সিআরএমের তথ্য মিলিয়ে নিন। গ্রাহকের নাম ও ফোন নম্বর ঠিক রয়েছে কি না, বিক্রয়ের তারিখ বা পরিমাণ বদলে গেছে কি না এবং সংশ্লিষ্ট ব্যক্তি, প্রতিষ্ঠান ও বিক্রয় সুযোগের সম্পর্ক বজায় রয়েছে কি না, তা দেখুন। দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মীর তথ্যও যাচাই করা দরকার।

শুধু তথ্যের সংখ্যা মিলিয়ে সিদ্ধান্ত নেবেন না। স্প্রেডশিটের একটি সারি থেকে সিআরএমে একাধিক ধরনের তথ্য তৈরি হতে পারে। পুনরাবৃত্ত তথ্য একত্র করার কারণেও সংখ্যা কম হতে পারে। সিআরএম কোনো ত্রুটির প্রতিবেদন বা বাদ পড়া তথ্যের ফাইল দিলে সেটি সংগ্রহ করুন। ভুল সংশোধনের পর প্রয়োজনীয় তথ্য আবার আমদানি করা যাবে। তবে পুনরায় আমদানির সময় আগের সফল তথ্যগুলো যেন আবার নতুন করে তৈরি না হয়, সেদিকে খেয়াল রাখুন।

গ্রাহকের তথ্য নেওয়ার সময় আরেকটি বিষয় ভুলে গেলে চলবে না

স্প্রেডশিটে গ্রাহকের ফোন নম্বর ও ইমেইল থাকা মানে প্রতিষ্ঠানের সব কর্মীকে সেই তথ্য দেখার অনুমতি দেওয়া উচিত, এমন নয়। সিআরএমে তথ্য স্থানান্তরের আগে ব্যবহারকারীদের প্রবেশাধিকার, প্রতিষ্ঠানের তথ্য সংরক্ষণনীতি এবং সফটওয়্যার সরবরাহকারীর তথ্য ব্যবস্থাপনার শর্ত দেখে নিন।

বিশেষ করে বিপণনের কাজে ইমেইল ব্যবহার করলে আলাদা সতর্কতা প্রয়োজন। কোনো গ্রাহকের ইমেইল ঠিকানা পুরোনো স্প্রেডশিটে রয়েছে বলেই তিনি প্রচারমূলক ইমেইল পেতে সম্মতি দিয়েছেন, এমন ধরে নেওয়া যাবে না।

সিআরএমে বিপণনসংক্রান্ত যোগাযোগের অনুমতি ও সম্মতির অবস্থা যথাযথভাবে সংরক্ষণ করুন। গ্রাহকের তথ্য ব্যবহারের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য গোপনীয়তা ও তথ্য সুরক্ষার নিয়ম মেনে চলতে হবে।

ছোট ব্যবসার জন্য আলাদা তথ্য স্থানান্তর সেবা কতটা প্রয়োজন?

কয়েকটি স্প্রেডশিটে সাধারণ গ্রাহক তালিকা থাকলে সিআরএমের নিজস্ব তথ্য আমদানির সুবিধা দিয়েই শুরু করা যায়। এ ধরনের কাজে সাধারণত প্রোগ্রামিং জানা বাধ্যতামূলক নয়। কিন্তু একাধিক ফাইলে সম্পর্কযুক্ত তথ্য থাকলে কাজের ধরন বদলে যায়। পুরোনো ফোনকলের ইতিহাস, সংযুক্ত নথি, মন্তব্য কিংবা বিশেষ ধরনের তথ্যঘর স্থানান্তরের প্রয়োজনও হতে পারে।

সংযুক্ত নথি, কার্যক্রম ও মন্তব্য সব সিআরএমে একইভাবে আমদানি করা যায় না। জোহো সিআরএমের সাধারণ বিভাগভিত্তিক তথ্য আমদানি ও পূর্ণাঙ্গ তথ্য স্থানান্তরের ব্যবস্থা আলাদা উদ্দেশ্যে তৈরি। একাধিক বিভাগের তথ্য, সংযুক্ত ফাইল বা কিছু বিশেষ তথ্যঘর স্থানান্তরের জন্য পূর্ণাঙ্গ ব্যবস্থা বেশি উপযুক্ত হতে পারে।

সাবস্ক্রিপশনের সীমাও বিবেচনায় রাখতে হবে। সব পরিকল্পনায় একই তথ্য আমদানির সুবিধা বা সমান সংখ্যক তথ্য স্থানান্তরের সুযোগ পাওয়া যায় না। তাই সাধারণ যোগাযোগের তথ্য স্থানান্তরের জন্য শুরুতেই তৃতীয় পক্ষের সেবা কেনার প্রয়োজন নাও হতে পারে। আগে সিআরএমের নিজস্ব সুবিধা, নমুনা ফাইল ও সহায়তা নির্দেশিকা দেখে নিন।

অন্যদিকে ব্যবসার গুরুত্বপূর্ণ তথ্য একাধিক ফাইলে ছড়িয়ে থাকলে অথবা সম্পর্কযুক্ত তথ্যের কাঠামো জটিল হলে তথ্য স্থানান্তরের পরিকল্পনায় বেশি সময় দেওয়া দরকার।

নতুন সিআরএম চালু হলে পুরোনো ফাইলের কী হবে?

তথ্য স্থানান্তরের পরও পুরোনো স্প্রেডশিট কিছুদিন কাজে লাগতে পারে। বাদ পড়া তথ্য কিংবা পুরোনো কোনো বিবরণ মিলিয়ে দেখার জন্য এটি প্রয়োজন হতে পারে। কিন্তু একই গ্রাহকের তথ্য সিআরএম ও স্প্রেডশিটে আলাদাভাবে পরিবর্তন করতে থাকলে আবার অসংগতি তৈরি হবে। এক জায়গায় নতুন ফোন নম্বর, অন্য জায়গায় পুরোনো নম্বর থেকে যেতে পারে।

সিআরএমকে কখন মূল তথ্যের উৎস হিসেবে ব্যবহার করা হবে, তা তাই ঠিক করে নিতে হবে। কে নতুন গ্রাহকের তথ্য যোগ করবেন, কে পুরোনো তথ্য সংশোধন করবেন এবং একই তথ্য একাধিকবার পাওয়া গেলে কী করা হবে, সেটিও পরিষ্কার থাকা দরকার।

তথ্য স্থানান্তরের সময় পুরোনো ফাইলে নতুন কোনো তথ্য যুক্ত হয়েছিল কি না, সিআরএমে সেগুলো স্থানান্তর হয়েছে কি না এবং প্রয়োজনীয় স্বয়ংক্রিয় কার্যক্রম ঠিকভাবে কাজ করছে কি না, তা মিলিয়ে নিন। সংরক্ষিত কপি কতদিন রাখা হবে, কারা সেটি ব্যবহার করতে পারবেন এবং কখন পুরোনো ফাইল সরানো হবে, তা প্রতিষ্ঠানের নিয়ম অনুযায়ী নির্ধারণ করুন।

প্রথম তথ্য স্থানান্তর ছোট পরিসরে রাখাই ভালো

সিআরএমে তথ্য স্থানান্তর শুরু করতে চাইলে প্রথমে এমন একটি গ্রাহক তালিকা বেছে নিন, যেখানে তথ্যের ধরন সহজে বোঝা যায় এবং সেগুলোর মধ্যে জটিল সম্পর্ক নেই। সেই ফাইল দিয়ে একটি পরীক্ষামূলক স্থানান্তর করুন। সিআরএমে তথ্য ঠিকভাবে দেখা গেলে পরবর্তী ফাইল নিয়ে কাজ করুন। সমস্যা পাওয়া গেলে সম্পূর্ণ গ্রাহক তালিকা স্থানান্তরের আগে সেটি সংশোধন করুন।

পুরোনো তথ্য হালনাগাদ, একাধিক প্রতিষ্ঠানের সম্পর্কযুক্ত তথ্য কিংবা বিক্রয়ের ইতিহাস স্থানান্তরের প্রয়োজন হলে আলাদা প্রস্তুতি লাগতে পারে। স্প্রেডশিটের সব সারি সিআরএমে উঠে যাওয়াই কাজের শেষ নয়। গ্রাহকের তথ্য, বিক্রয়ের অবস্থা এবং সংশ্লিষ্ট বিবরণগুলো ঠিকভাবে পাওয়া যাচ্ছে কি না, সেটিই যাচাইয়ের মূল বিষয়।

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

১. গুগল শিটস থেকে কি সরাসরি সিআরএমে তথ্য স্থানান্তর করা যায়?

কিছু সিআরএমে গুগল শিটসের সঙ্গে সরাসরি সংযোগ স্থাপনের সুবিধা থাকতে পারে। তবে সব সফটওয়্যারে এই ব্যবস্থা নেই। সাধারণ পদ্ধতি হলো গুগল শিটস থেকে সিএসভি বা সমর্থিত এক্সেল ফাইল নামিয়ে সিআরএমে আমদানি করা। সরাসরি সংযোগের সুবিধা ব্যবহার করতে চাইলে সংশ্লিষ্ট সফটওয়্যারের শর্ত ও প্রয়োজনীয় অনুমতি পরীক্ষা করতে হবে।

২. গ্রাহকের ইমেইল ঠিকানা না থাকলে কি সিআরএমে তথ্য নেওয়া যাবে?

এটি ব্যবহৃত সিআরএম এবং সংশ্লিষ্ট তথ্যের ধরনের ওপর নির্ভর করে। সব সফটওয়্যারে ইমেইল বাধ্যতামূলক নয়। কোনো কোনো ক্ষেত্রে ব্যক্তির নাম বা অন্য নির্দিষ্ট তথ্য প্রয়োজন হয়। যেমন, জোহো সিআরএমের যোগাযোগ ও সম্ভাব্য গ্রাহক বিভাগে পদবি বা নামের শেষ অংশ বাধ্যতামূলক তথ্যের মধ্যে রয়েছে। তাই ইমেইল না থাকলে অনুমান করে তা পূরণ না করে সফটওয়্যারের বাধ্যতামূলক তথ্যঘরগুলো পরীক্ষা করুন।

৩. স্প্রেডশিটের তথ্য পরিবর্তন করলে কি সিআরএমেও স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরিবর্তন হবে?

সাধারণভাবে একবার ফাইল আমদানি করলে পরবর্তী সময়ে স্প্রেডশিটে করা পরিবর্তন স্বয়ংক্রিয়ভাবে সিআরএমে পৌঁছায় না। নিয়মিত তথ্য আদান-প্রদানের জন্য আলাদা সংযোগ বা সমন্বয়ের ব্যবস্থা প্রয়োজন হতে পারে। এ ধরনের সুবিধা থাকলে সেটি কোন তথ্য হালনাগাদ করে এবং পুনরাবৃত্ত তথ্য কীভাবে পরিচালনা করে, তা আগে পরীক্ষা করতে হবে।

৪. সিআরএমে ভুল তথ্য আমদানি হলে কি আগের অবস্থায় ফিরিয়ে নেওয়া সম্ভব?

কিছু সিআরএমে নির্দিষ্ট শর্তে নতুন আমদানি করা তথ্য সরানোর সুযোগ রয়েছে। তবে সব ধরনের পরিবর্তন আগের অবস্থায় ফিরিয়ে নেওয়া যায় না। বিশেষ করে বিদ্যমান গ্রাহকের তথ্য প্রতিস্থাপন করা হলে আগের তথ্য উদ্ধার করা কঠিন হতে পারে। তাই বড় আকারের তথ্য আমদানির আগে মূল ফাইলের সংরক্ষিত কপি রাখা এবং অল্প কিছু তথ্য দিয়ে পরীক্ষা করা প্রয়োজন।