মজুদ ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার কোন ব্যবসার সত্যিই প্রয়োজন?

দোকানের হিসাবে কোনো পণ্যের ২০টি থাকার কথা, কিন্তু গুনে পাওয়া গেল ১৬টি। বাকি চারটি কোথায় গেল, তা কেউ বলতে পারছেন না। বিক্রির তথ্য লিখতে ভুল হয়েছে, কোনো পণ্য ফেরত এসেছে, নাকি গুদাম থেকে সরানোর সময় হিসাব রাখা হয়নি? সমস্যা খুঁজতেই অনেকটা সময় চলে যাচ্ছে।

এমন পরিস্থিতিতে মজুদ ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার কাজে আসতে পারে। কিন্তু ব্যবসায় মজুদের হিসাব মিলছে না বলেই সফটওয়্যার কিনতে হবে, এমন নয়। হিসাব রাখার নিয়মে সমস্যা থাকলে নতুন সফটওয়্যারেও ভুল তথ্য জমতে পারে। ছোট দোকানে কয়েক ধরনের পণ্য থাকলে খাতা বা এক্সেল দিয়েই কাজ চালানো সম্ভব। অন্যদিকে একই পণ্য দোকান, ফেসবুক ও ওয়েবসাইটে বিক্রি হলে হিসাবের জটিলতা অনেক বেড়ে যায়।

তাহলে কোন পর্যায়ে সফটওয়্যার কেনার খরচ যুক্তিসংগত? উত্তরটি নির্ভর করে ব্যবসায় কত ধরনের পণ্য আছে, কীভাবে সেগুলো বিক্রি হয় এবং মজুদের ভুল হিসাব কতটা ক্ষতি করছে তার ওপর।

মজুদ ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার আসলে কী কাজ করে?

মজুদ ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার ব্যবসার পণ্য কেনা, বিক্রি, সংরক্ষণ, ফেরত ও স্থানান্তরের হিসাব রাখতে সাহায্য করে। উপযুক্ত ব্যবস্থা থাকলে কোন পণ্য কতটি রয়েছে, কোনটি দ্রুত শেষ হচ্ছে এবং কোনটি দীর্ঘদিন বিক্রি হচ্ছে না, তা বোঝা সহজ হয়। একটি পোশাকের দোকানের কথাই ধরা যাক। একই নকশার শার্ট চারটি মাপ ও তিনটি রঙে পাওয়া যায়। দোকানমালিক মোট শার্টের সংখ্যা জানলেও কোন মাপের কোন রং শেষ হয়ে যাচ্ছে, সেই তথ্য হয়তো আলাদাভাবে রাখেন না।

মজুদ ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারে প্রতিটি মাপ ও রঙের জন্য আলাদা পণ্য শনাক্তকরণ কোড রাখা যায়। ফলে শুধু মোট মজুদ নয়, নির্দিষ্ট ধরনের পণ্যের হিসাবও পাওয়া সম্ভব। সফটওয়্যারভেদে আরও কিছু সুবিধা পাওয়া যায়। যেমন, মজুদ নির্দিষ্ট সীমার নিচে নামলে সতর্কবার্তা, একাধিক গুদামের হিসাব, ফেরত আসা পণ্যের তথ্য এবং বিক্রির প্রতিবেদন। তবে গুদামে পণ্য আছে মানেই সেটি বিক্রি করা যাবে, এমন নয়।

ধরা যাক, গুদামে ৫০টি পণ্য রয়েছে। এর মধ্যে ১০টি আগেই অন্য ক্রেতার অর্ডারের জন্য রাখা হয়েছে। আরও পাঁচটি ক্ষতিগ্রস্ত। সে ক্ষেত্রে নতুন অর্ডারের জন্য সব ৫০টি পণ্য উপলব্ধ নয়। শপিফাইয়ের মজুদ ব্যবস্থায় এ ধরনের পার্থক্য বোঝাতে হাতে থাকা মজুদ, বিক্রির জন্য উপলব্ধ মজুদ, অর্ডারের জন্য সংরক্ষিত মজুদ এবং অনুপলব্ধ মজুদের আলাদা হিসাব রয়েছে। তবে এগুলো সঠিকভাবে কাজ করতে প্রয়োজনীয় সুবিধা চালু রাখতে এবং পণ্যের তথ্য নিয়মিত হালনাগাদ করতে হয়। এখানেই সাধারণ পণ্য গণনা আর কার্যকর মজুদ ব্যবস্থাপনার মধ্যে পার্থক্য তৈরি হয়।

কোন ব্যবসাগুলোতে সফটওয়্যারের প্রয়োজন বেশি?

ব্যবসা ছোট না বড়, শুধু সেটি দেখে মজুদ ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারের প্রয়োজন নির্ধারণ করা যায় না। অনেক সময় একটি ছোট অনলাইন দোকানের মজুদ পরিচালনা তুলনামূলক বড় সেবাভিত্তিক প্রতিষ্ঠানের চেয়েও জটিল হতে পারে।

খুচরা দোকান ও সুপারশপ

মুদি দোকান, পোশাকের দোকান, প্রসাধনীর দোকান ও সুপারশপে বিভিন্ন ধরনের পণ্য কেনাবেচা হয়। একই পণ্যের আলাদা ব্র্যান্ড, আকার ও ধরন থাকলে হাতে লেখা হিসাব থেকে ভুল হওয়ার সুযোগও বাড়ে। এ ধরনের ব্যবসায় বিক্রয়কেন্দ্রের সফটওয়্যারের সঙ্গে মজুদের হিসাব যুক্ত থাকলে প্রতিটি বিক্রির পর সংশ্লিষ্ট পণ্যের সংখ্যা হালনাগাদ করা যায়।

তবে সব বিক্রয়কেন্দ্রের সফটওয়্যারে সমান সুবিধা থাকে না। বিক্রির হিসাব, পণ্য ফেরত, বিক্রয় বাতিল ও নষ্ট পণ্যের তথ্য কীভাবে সমন্বয় হয়, তা দেখে নেওয়া জরুরি। অনেক ছোট দোকানের জন্য মজুদ ব্যবস্থাপনার সুবিধাযুক্ত সাধারণ বিক্রয়কেন্দ্রের সফটওয়্যারই যথেষ্ট হতে পারে। আলাদা গুদাম ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার কেনার আগে বর্তমান ব্যবস্থায় কী সুবিধা রয়েছে, তা দেখা উচিত।

অনলাইন ও ফেসবুকভিত্তিক ব্যবসা

একাধিক মাধ্যমে বিক্রি করা ব্যবসায় মজুদের হিসাব রাখা তুলনামূলক কঠিন। মনে করুন, একটি অনলাইন ব্যবসায় নির্দিষ্ট মডেলের পাঁচটি ব্যাগ রয়েছে। ফেসবুকে তিনটির অর্ডার নেওয়া হলো। কিছুক্ষণ পর ওয়েবসাইটে আরও চারটির অর্ডার এল। দুটি মাধ্যমের অর্ডার এক জায়গায় না এলে ব্যবসাটি সাতটি ব্যাগ বিক্রির প্রতিশ্রুতি দিয়ে ফেলতে পারে, অথচ হাতে আছে পাঁচটি।

এমন পরিস্থিতিতে বিভিন্ন বিক্রয়মাধ্যমের অর্ডার ও মজুদের তথ্য সমন্বয় করতে পারে এমন ব্যবস্থা কাজে আসে। কিন্তু সফটওয়্যার কিনলেই ফেসবুকের সব অর্ডার স্বয়ংক্রিয়ভাবে যুক্ত হবে, এমন ধারণা ঠিক নয়। সামাজিক যোগাযোগমাধ্যমের বার্তা থেকে নেওয়া অর্ডার অনেক ক্ষেত্রে কর্মীদের আলাদাভাবে যোগ করতে হতে পারে।

আরেকটি বিষয় হলো, অর্ডার পাওয়ার সঙ্গে সঙ্গে বিক্রির জন্য উপলব্ধ মজুদ কমবে, নাকি পণ্য পাঠানোর পরে কমবে? অর্ডার বাতিল হলে সংখ্যা আবার কীভাবে বাড়বে? এই নিয়মগুলো সফটওয়্যারের কার্যপদ্ধতির সঙ্গে মিলিয়ে নিতে হবে।

পাইকারি ও পণ্য বিতরণ ব্যবসা

পাইকারি ব্যবসায় সমস্যাটি অনেক সময় পণ্যের মোট সংখ্যা নিয়ে নয়, বরং কোন পণ্য কোথায় রয়েছে, তা নিয়ে। এক গুদামে পণ্য আছে, অন্য গুদামে নেই। কোনো চালান সরবরাহের জন্য প্রস্তুত, আবার কিছু পণ্য এখনো সরবরাহকারীর কাছ থেকে আসেনি। এসব তথ্য আলাদা খাতায় থাকলে হিসাব মিলিয়ে সিদ্ধান্ত নিতে দেরি হতে পারে।

একাধিক গুদাম বা শাখা পরিচালনাকারী প্রতিষ্ঠানের জন্য তাই মজুদ স্থানান্তর, ক্রয়াদেশ, পণ্য গ্রহণ ও সরবরাহের তথ্য একসঙ্গে রাখা যায় এমন সফটওয়্যার বেশি উপযোগী।

ওষুধ, খাদ্য ও মেয়াদযুক্ত পণ্য

সব পণ্যের ক্ষেত্রে শুধু সংখ্যা জানাই যথেষ্ট নয়। ওষুধ, প্যাকেটজাত খাবার, দুগ্ধজাত পণ্য এবং মেয়াদযুক্ত প্রসাধনীর ক্ষেত্রে কোন চালানের মেয়াদ কবে শেষ হবে, সেটিও জানা প্রয়োজন। একই পণ্য দুটি আলাদা চালানে এলে মেয়াদোত্তীর্ণের তারিখ ভিন্ন হতে পারে। সফটওয়্যার যদি শুধু মোট মজুদ দেখায়, তাহলে কোন চালানের পণ্য আগে বিক্রি করা উচিত, তা বোঝা কঠিন। এ ধরনের ব্যবসায় চালানভিত্তিক শনাক্তকরণ নম্বর ও মেয়াদোত্তীর্ণের তারিখ অনুসরণের সুবিধাকে অগ্রাধিকার দেওয়া উচিত।

ওডুর ১৯.০ সংস্করণের মজুদ ব্যবস্থায় চালান শনাক্তকরণ নম্বর দিয়ে পণ্যের চলাচল অনুসরণ করা যায়। মেয়াদোত্তীর্ণের তথ্য পরিচালনার জন্য আলাদা সুবিধা চালু করতে হয়। প্রয়োজনীয় সেটিং ঠিক থাকলে মেয়াদসংক্রান্ত সতর্কবার্তা ও মেয়াদ অনুযায়ী পণ্য বাছাইয়ের সুবিধাও ব্যবহার করা যায়।

তবে সফটওয়্যারে মেয়াদ লেখা থাকলেই সমস্যার সমাধান হয় না। ভুল তারিখ প্রবেশ করানো হলে কিংবা কর্মীরা নিয়মিত পণ্য পরীক্ষা না করলে মেয়াদোত্তীর্ণ পণ্য বিক্রির ঝুঁকি থেকে যায়।

উৎপাদন ও যন্ত্রাংশ সংযোজনকারী প্রতিষ্ঠান

উৎপাদন ব্যবসায় মজুদের হিসাব আরেকটু আলাদা। একটি আসবাব তৈরির প্রতিষ্ঠানে কাঠ, রং, স্ক্রু ও অন্যান্য উপকরণ লাগে। কিছু কাঁচামাল গুদামে রয়েছে, কিছু উৎপাদনে ব্যবহার হচ্ছে এবং কিছু পণ্য তৈরি হয়ে বিক্রির অপেক্ষায় আছে। এখানে সাধারণ বিক্রয় সফটওয়্যার যথেষ্ট নাও হতে পারে। প্রয়োজন অনুযায়ী উৎপাদনের উপকরণতালিকা, কাঁচামালের ব্যবহার এবং উৎপাদন আদেশ পরিচালনার সুবিধাযুক্ত উৎপাদন উপকরণ পরিকল্পনা বা প্রতিষ্ঠানের সম্পদ ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার বিবেচনা করা যায়।

ওডুর উৎপাদন ব্যবস্থায় এ ধরনের সুবিধা রয়েছে। তবে ছোট উৎপাদন প্রতিষ্ঠানের জন্য পূর্ণাঙ্গ সম্পদ ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার স্থাপন ও পরিচালনা অপ্রয়োজনীয় জটিলতা তৈরি করতে পারে।

ইলেকট্রনিকস ও যন্ত্রাংশের দোকান

মোবাইল ফোন, ল্যাপটপ ও বেশি দামের ইলেকট্রনিক পণ্যের ক্ষেত্রে শুধু মডেলভিত্তিক হিসাব সব সময় যথেষ্ট নয়। একই মডেলের প্রতিটি ইউনিট আলাদাভাবে শনাক্ত করার প্রয়োজন হতে পারে। ক্রমিক নম্বরভিত্তিক ব্যবস্থা থাকলে নির্দিষ্ট পণ্য কোন সরবরাহকারীর কাছ থেকে এসেছে এবং কখন বিক্রি হয়েছে, তা খুঁজে পাওয়া সহজ হয়। পণ্যের নিশ্চয়তা ও বিক্রয়-পরবর্তী সেবার নথি পরিচালনাতেও সুবিধা হতে পারে।

অবশ্য পণ্যের সঙ্গে সরবরাহকারী ও বিক্রির তথ্য ঠিকভাবে সংরক্ষণ না করলে শুধু ক্রমিক নম্বর দিয়ে সম্পূর্ণ ইতিহাস পাওয়া সম্ভব নয়।

ছোট ব্যবসায় কখন খাতা বা এক্সেলই যথেষ্ট?

একটি ছোট দোকানে পণ্যের ধরন কম, প্রতিদিনের লেনদেন সীমিত এবং একজন ব্যক্তি নিয়মিত হিসাব মিলিয়ে নিতে পারছেন। সেখানে আলাদা মজুদ ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার কেনার যুক্তি দুর্বল। ঘরে তৈরি পণ্যের ব্যবসাতেও একই কথা প্রযোজ্য হতে পারে। অর্ডার অনুযায়ী পণ্য তৈরি হলে এবং বড় মজুদ না থাকলে সাধারণ হিসাবের ছক দিয়েই কাজ চলতে পারে।

এমনকি নতুন ব্যবসার পরীক্ষামূলক পর্যায়ে উদ্যোক্তা যদি এখনো পণ্যের চাহিদা যাচাই করেন, তাহলে শুরুতেই জটিল সফটওয়্যারের জন্য অর্থ ব্যয় করার প্রয়োজন নেই। তবে খাতা বা এক্সেল ব্যবহার করছেন বলে হিসাবের নিয়ম শিথিল করা যাবে না। পণ্য আসা, বিক্রি, ফেরত ও নষ্ট হওয়ার তথ্য নিয়মিত লিখতে হবে। বাস্তব মজুদের সঙ্গে সেই হিসাবও মিলিয়ে দেখা প্রয়োজন।

যখন একই তথ্য বারবার লিখতে হচ্ছে, একাধিক কর্মী হিসাব পরিবর্তন করছেন কিংবা ভুল খুঁজতেই অনেক সময় যাচ্ছে, তখন বর্তমান ব্যবস্থা বদলানোর কারণ তৈরি হয়। কোন সফটওয়্যার আগে প্রয়োজন, তা নিয়ে সিদ্ধান্ত নিতে ছোট ব্যবসার সফটওয়্যার ব্যবস্থা পরিকল্পনার বিষয়গুলোও দেখা যেতে পারে।

আরও পড়ুন: ছোট ব্যবসার সফটওয়্যার স্ট্যাক (Software Stack) কীভাবে পরিকল্পনা করবেন

আপনার ব্যবসায় সফটওয়্যার দরকার কি না, বুঝবেন কীভাবে?

অনেক উদ্যোক্তা নির্দিষ্ট সংখ্যক পণ্য বা কর্মী হওয়ার পর মজুদ ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার কেনার কথা ভাবেন। কিন্তু সব ব্যবসার জন্য এমন কোনো একক সীমা নেই। এর চেয়ে সাম্প্রতিক মজুদের হিসাব পরীক্ষা করা বেশি কার্যকর। ধরা যাক, গত কয়েক সপ্তাহে বারবার দেখা গেছে, রেজিস্টারের সংখ্যার সঙ্গে গুদামের পণ্য মিলছে না। আবার বিক্রয়কর্মী পণ্য নেই বলে ক্রেতাকে ফিরিয়ে দিচ্ছেন, অথচ অন্য শাখায় সেই পণ্য পড়ে আছে।

এসব ঘটনায় সফটওয়্যার সাহায্য করতে পারে।

আরও কয়েকটি লক্ষণ খেয়াল করুন:

• দোকান, অনলাইন অর্ডার ও হিসাবরক্ষণে একই তথ্য আলাদাভাবে লিখতে হচ্ছে।
• নষ্ট বা দীর্ঘদিন অবিক্রীত পণ্যের সংখ্যা নিয়মিত বাড়ছে।
• নতুন শাখা বা বিক্রয়মাধ্যম যুক্ত করার পর মজুদের হিসাব সামলানো কঠিন হচ্ছে।

তবে হিসাবের অমিল মানেই পণ্য চুরি হয়েছে, এমন সিদ্ধান্তে পৌঁছানো ঠিক নয়। ভুল তথ্য প্রবেশ, বিক্রয় বাতিল, ফেরত বা পণ্য স্থানান্তরের হিসাব না রাখলেও একই সমস্যা দেখা দিতে পারে। সমস্যার কারণ যদি কর্মীদের ভুল বা অস্পষ্ট দায়িত্ব বণ্টন হয়, তাহলে সফটওয়্যারের পাশাপাশি কাজের নিয়মও ঠিক করতে হবে।

বিক্রয়কেন্দ্রের সফটওয়্যার, অনলাইন মজুদ ব্যবস্থাপনা নাকি পূর্ণাঙ্গ ব্যবসা পরিচালনা ব্যবস্থা?

সফটওয়্যার নির্বাচনের ক্ষেত্রে প্রথমেই পূর্ণাঙ্গ ব্যবসা পরিচালনা ব্যবস্থার দিকে যাওয়ার প্রয়োজন নেই। ব্যবসায় কী কাজ করতে হবে, সেটি বুঝে বিকল্প বাছাই করা ভালো।

• খাতা বা হিসাবের ছক: অল্প পণ্য ও সীমিত লেনদেনের জন্য সবচেয়ে সহজ বিকল্প। তবে একাধিক কর্মী একই হিসাব পরিচালনা করলে ভুল শনাক্ত ও সংশোধন কঠিন হতে পারে।
• মজুদ ব্যবস্থাপনার সুবিধাযুক্ত বিক্রয়কেন্দ্রের সফটওয়্যার: দোকানকেন্দ্রিক খুচরা ব্যবসায় বেশি প্রাসঙ্গিক। বিক্রির সঙ্গে পণ্যের সংখ্যা সমন্বয় করা যায়। উন্নত গুদাম ব্যবস্থাপনার সুবিধা অবশ্য সব সফটওয়্যারে থাকে না।
• অনলাইন মজুদ ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার: একাধিক শাখা, গুদাম বা বিক্রয়মাধ্যমের হিসাব পরিচালনায় উপযোগী হতে পারে। তবে ইন্টারনেট সংযোগ, নিয়মিত ব্যবহার ফি এবং অন্য সফটওয়্যারের সঙ্গে সমন্বয়ের বিষয়টি গুরুত্বপূর্ণ।
• প্রতিষ্ঠানের সম্পদ বা উৎপাদন উপকরণ ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার: উৎপাদন, কাঁচামাল, ক্রয়াদেশ ও জটিল সরবরাহ ব্যবস্থার জন্য বিবেচনা করা যায়। স্থাপন, প্রশিক্ষণ ও নিয়মিত পরিচালনার জটিলতা তুলনামূলক বেশি হতে পারে।

এই বিভাগগুলো সব সময় সম্পূর্ণ আলাদা নয়। একটি সমন্বিত সফটওয়্যারেই বিক্রয়কেন্দ্র, মজুদ ও হিসাবরক্ষণের একাধিক সুবিধা থাকতে পারে। একটি ছোট দোকানের জন্য জটিল সফটওয়্যারের সব সুবিধা প্রয়োজন না হলে সেগুলোর জন্য অতিরিক্ত অর্থ ব্যয় করার যুক্তি নেই।

সফটওয়্যার কেনার আগে পরীক্ষামূলক সংস্করণে কী দেখবেন?

অনেক সফটওয়্যারের পরীক্ষামূলক সংস্করণে সুন্দর তথ্যপর্দা, প্রতিবেদন ও বিভিন্ন সুবিধা দেখানো হয়। কিন্তু নিজের ব্যবসার সাধারণ কাজগুলো সেখানে ঠিকভাবে হচ্ছে কি না, সেটিই বেশি গুরুত্বপূর্ণ।

বিক্রি ও ফেরতের হিসাব

কয়েকটি পণ্য যোগ করে একটি পরীক্ষামূলক বিক্রির তথ্য দিন। দেখুন মজুদ ঠিকভাবে কমছে কি না। এরপর বিক্রয় বাতিল বা পণ্য ফেরতের তথ্য যোগ করুন। পণ্যটি আবার বিক্রির উপযোগী হলে সেই অনুযায়ী উপলব্ধ মজুদ পরিবর্তন করা যাচ্ছে কি না পরীক্ষা করুন।

শপিফাইয়ের মজুদ ব্যবস্থায় পণ্যের সংখ্যা, একাধিক অবস্থানের মজুদ, ক্রয়াদেশ ও স্থানান্তরের তথ্য পরিচালনার সুবিধা রয়েছে। তবে এসব সুবিধার ব্যবহার নির্ভর করে প্রয়োজনীয় সেটিং, ব্যবহৃত অ্যাপ ও বিক্রয়মাধ্যমের সংযোগের ওপর।

কম মজুদের সতর্কবার্তা

কোন পণ্যের মজুদ কতটিতে নামলে নতুন করে কেনার প্রয়োজন হবে, তা ব্যবসার বিক্রির গতি অনুযায়ী নির্ধারণ করতে হয়। জোহো ইনভেন্টরিতে পুনরায় অর্ডার দেওয়ার সীমা নির্ধারণের সুবিধা রয়েছে। প্রয়োজনীয় সেটিং চালু ও ইমেইল প্রাপক নির্ধারণ করা থাকলে মজুদ নির্দিষ্ট সীমায় নামলে সতর্কবার্তা পাওয়া যায়।

কিন্তু সীমাটি আন্দাজে নির্ধারণ করলে সতর্কবার্তা খুব তাড়াতাড়ি বা দেরিতে আসতে পারে। সরবরাহকারীর পণ্য পাঠানোর সময় ও বিক্রির গতি এখানে বিবেচ্য।

কর্মীদের অনুমতি ও পরিবর্তনের ইতিহাস

একজন কর্মী ভুল করে মজুদ কমিয়ে দিলে পরে কীভাবে বোঝা যাবে? সফটওয়্যারে কে পণ্য যোগ করেছেন, কে সংখ্যা পরিবর্তন করেছেন এবং কখন করেছেন, তার ইতিহাস দেখার সুবিধা থাকা উপকারী।

শপিফাইয়ে মজুদের পরিবর্তনের ইতিহাসে সংশ্লিষ্ট কর্মী, অ্যাপ বা বিক্রয়মাধ্যমের তথ্য দেখা যায়। তবে সবাইকে সব ধরনের পরিবর্তনের অনুমতি দেওয়া উচিত নয়। সফটওয়্যার নিজে পণ্য চুরি আটকাতে পারে না; কর্মীদের দায়িত্ব বণ্টন ও বাস্তব মজুদ গণনাও প্রয়োজন।

পণ্য শনাক্তকরণ কোড ও অন্য সফটওয়্যারের সঙ্গে সংযোগ

বারকোডের মাধ্যমে পণ্য শনাক্ত করলে হাতে পণ্যের কোড লেখার কাজ কমতে পারে। কিন্তু ভুল কোড ব্যবহার করলে হিসাবও ভুল হবে। কোড পড়ার যন্ত্র, ছাপানোর যন্ত্র ও সফটওয়্যারের সামঞ্জস্য পরীক্ষা করুন। একইভাবে বিক্রয়, হিসাবরক্ষণ ও মজুদ ব্যবস্থার মধ্যে তথ্য আদান-প্রদান ঠিকভাবে হচ্ছে কি না দেখুন।

এ বিষয়ে হিসাবরক্ষণ, গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা ও মজুদ ব্যবস্থার সফটওয়্যার সমন্বয়ের সমস্যাগুলো আগে বুঝে নেওয়া উপকারী। বিশেষ করে একই অর্ডারের তথ্য দুবার যুক্ত হয়ে মজুদ ভুলভাবে কমে যাচ্ছে কি না, পরীক্ষামূলক সংস্করণে পরীক্ষা করা উচিত।

বাংলাদেশ ও ভারতের ব্যবসায় কোন বিষয়গুলো আলাদা করে দেখতে হবে?

আন্তর্জাতিক সফটওয়্যারের সুবিধার তালিকা আকর্ষণীয় হতে পারে। কিন্তু স্থানীয় ব্যবসায় সেটি ব্যবহার করতে গিয়ে কয়েকটি বাস্তব সমস্যা দেখা দিতে পারে।

মুদ্রা ও করের হিসাব: বাংলাদেশি টাকা বা ভারতীয় রুপিতে লেনদেনের সুবিধা আছে কি না দেখুন।

বাংলাদেশে মূসক নিবন্ধন ও ব্যবসার ধরন অনুযায়ী প্রযোজ্য কর চালান এবং হিসাব সংরক্ষণের নিয়ম অনুসরণ করতে হয়। জাতীয় রাজস্ব বোর্ডের নির্দেশনায় মূসক-৬.৩ চালানপত্রের তথ্য রয়েছে। ভারতে পণ্য ও পরিষেবা করের আওতায় কর চালান ও সংশ্লিষ্ট নথির নিয়ম আলাদাভাবে নির্ধারিত।

সফটওয়্যারে মূল্য সংযোজন কর বা পণ্য ও পরিষেবা করের হিসাব রাখার সুবিধা থাকা মানেই সেটি সংশ্লিষ্ট প্রতিষ্ঠানের সব আইনগত প্রয়োজন পূরণ করবে না। প্রয়োজনে স্থানীয় হিসাবরক্ষক বা কর বিশেষজ্ঞের সঙ্গে যাচাই করতে হবে।

পণ্য পৌঁছে দিয়ে মূল্য গ্রহণ ও ফেরত: কুরিয়ার থেকে পণ্য ফেরত এলেই সেটি আবার বিক্রির জন্য প্রস্তুত হয়ে যায় না। পণ্যটি পরীক্ষা করা, ক্ষতিগ্রস্ত হলে আলাদা রাখা এবং পুনরায় বিক্রির উপযোগী হলে মজুদে যুক্ত করার ব্যবস্থা প্রয়োজন হতে পারে।

ইন্টারনেট সংযোগ: দুর্বল সংযোগের এলাকায় পুরোপুরি অনলাইননির্ভর সফটওয়্যার ব্যবহারে সমস্যা হতে পারে। ইন্টারনেট ছাড়াই কাজের সুবিধা থাকলে পরে তথ্য কীভাবে সমন্বয় হবে, তা পরীক্ষা করুন।

ভাষা ও সহায়তা: পণ্যের বাংলা নাম, স্থানীয় ঠিকানা, মোবাইল নম্বর ও প্রয়োজনীয় প্রতিবেদনের বিন্যাস ঠিকভাবে দেখা যাচ্ছে কি না নিশ্চিত করুন। সমস্যা হলে কোন ভাষায় এবং কোন সময়ে গ্রাহক সহায়তা পাওয়া যাবে, সেটিও সিদ্ধান্তে প্রভাব ফেলতে পারে।

বিদেশি সফটওয়্যার কিনলে আন্তর্জাতিক অর্থ পরিশোধ, মুদ্রা রূপান্তর ও অতিরিক্ত অর্থ কাটার সম্ভাবনাও হিসাবে রাখুন।

বিনামূল্যের সফটওয়্যার দিয়ে শুরু করা কি ভালো সিদ্ধান্ত?

ছোট ব্যবসায় বিনামূল্যের সফটওয়্যার পরীক্ষার জন্য কাজে আসতে পারে। কিন্তু বিনামূল্যের পরিকল্পনায় প্রয়োজনীয় সব সুবিধা থাকবে, এমন নয়। পণ্যের সংখ্যা, ব্যবহারকারী, গুদাম, মাসিক অর্ডার বা বিস্তারিত প্রতিবেদন তৈরির ওপর সীমা থাকতে পারে। জোহো ইনভেন্টরির মার্কিন মূল্যতালিকায় বিনামূল্যের পরিকল্পনার জন্য অর্ডার, ব্যবহারকারী ও অবস্থানসংক্রান্ত নির্দিষ্ট সীমা রয়েছে। তবে বাংলাদেশের বা ভারতের ব্যবসার জন্য একই শর্ত প্রযোজ্য ধরে নেওয়া উচিত নয়।

নিয়মিত ব্যবহার ফির বাইরেও খরচ হতে পারে। কর্মীদের প্রশিক্ষণ, পুরোনো তথ্য স্থানান্তর, পণ্য শনাক্তকরণ যন্ত্র, অন্য সফটওয়্যারের সঙ্গে সংযোগ স্থাপন কিংবা অতিরিক্ত ব্যবহারকারীর জন্য আলাদা অর্থ লাগতে পারে।

এ বিষয়ে বিনামূল্যের ব্যবসায়িক সফটওয়্যারের অদৃশ্য খরচ সম্পর্কে ধারণা নেওয়া ভালো। সফটওয়্যার কেনা লাভজনক হবে কি না বুঝতে বর্তমান হিসাব ব্যবস্থার খরচের সঙ্গে তুলনা করুন। মজুদের হিসাব মিলাতে কর্মীদের কত সময় যায়? ভুলের কারণে কতবার অর্ডার বাতিল করতে হচ্ছে? নষ্ট বা অবিক্রীত পণ্য শনাক্ত করতে কতটা সমস্যা হচ্ছে? এই তথ্যগুলোর ভিত্তিতে সফটওয়্যারের সম্ভাব্য সুবিধা মূল্যায়ন করা যায়। শুধু মাসিক ব্যবহার ফি কম হলেই সেটি ব্যবসার জন্য সাশ্রয়ী হবে না।

পুরোনো হিসাব ঠিক না করে নতুন সফটওয়্যার চালু করবেন না

একটি দোকানের রেজিস্টারে ৩০০টি পণ্য লেখা রয়েছে। গুদামে গণনা করে পাওয়া গেল ২৮০টি। এই অবস্থায় রেজিস্টারের ৩০০টি পণ্য সফটওয়্যারে যুক্ত করলে নতুন ব্যবস্থাও ভুল হিসাব দেখাবে। সফটওয়্যার চালুর আগে তাই বাস্তব মজুদ গণনা করা দরকার। পাশাপাশি একই পণ্যের নাম, মাপ, রং ও শনাক্তকরণ কোডে অসংগতি থাকলে ঠিক করুন। বিক্রয়যোগ্য, নষ্ট এবং ফেরত আসা পণ্যের তথ্য আলাদা রাখুন।

পুরো ব্যবসায় একসঙ্গে সফটওয়্যার চালু করার বদলে সীমিত কিছু পণ্য বা একটি শাখা দিয়ে পরীক্ষা শুরু করা যেতে পারে। পরীক্ষায় বিক্রি, পণ্য ফেরত, নতুন পণ্য কেনা এবং মজুদ সংশোধনের কাজগুলো অন্তর্ভুক্ত করুন। কোথাও অমিল দেখা দিলে তথ্য প্রবেশ, বিক্রয় বাতিলের হিসাব ও অন্য সফটওয়্যারের সঙ্গে সংযোগ পরীক্ষা করুন।

কর্মীদের দায়িত্বও আগে নির্ধারণ করা প্রয়োজন। কে নতুন পণ্য যোগ করবেন, কে মজুদ পরিবর্তন করতে পারবেন এবং কে নিয়মিত হিসাব মিলিয়ে দেখবেন, তা পরিষ্কার না থাকলে নতুন ব্যবস্থায়ও বিভ্রান্তি তৈরি হতে পারে। আরেকটি বিষয় প্রায়ই সিদ্ধান্তের সময় গুরুত্ব পায় না। ভবিষ্যতে সফটওয়্যার বদলাতে হলে পণ্য ও লেনদেনের তথ্য ব্যবহারযোগ্য বিন্যাসে বের করা যাবে কি না, সেটি কেনার আগেই দেখে নিন।

সফটওয়্যার কেনার আগে নিজের হিসাবটা দেখুন

ব্যবসার জন্য মজুদ ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারের প্রয়োজন বোঝার সবচেয়ে কার্যকর সূচনা হলো বর্তমান মজুদের হিসাব পরীক্ষা করা। গত কয়েক সপ্তাহে কোথায় ভুল হয়েছে, সেগুলো ঠিক করতে কত সময় লেগেছে এবং সেই ভুল ব্যবসায় কী ধরনের ক্ষতি করেছে, তা দেখুন। হিসাব নির্ভরযোগ্য হলে, পণ্যের ধরন কম থাকলে এবং বর্তমান ব্যবস্থায় কাজ সামলানো গেলে এখনই নতুন সফটওয়্যার কেনার প্রয়োজন নেই।

অন্যদিকে একাধিক গুদাম, বিভিন্ন বিক্রয়মাধ্যম বা নিয়মিত মজুদের অমিল সামলাতে সমস্যা হলে সফটওয়্যার পরীক্ষা করা যুক্তিসংগত। শুরুতে ব্যবসার জন্য প্রয়োজনীয় তিনটি কাজ নির্ধারণ করুন। তারপর সম্ভাব্য সফটওয়্যারে বাস্তব বিক্রি, ফেরত এবং মজুদ সংশোধনের কাজগুলো করে দেখুন।

পরীক্ষামূলক সংস্করণে অনেক সুবিধা দেখানো হতে পারে। আপনার ব্যবসায় সেগুলোর কতটি নিয়মিত কাজে লাগবে, সেটিই আসল বিবেচনা। যে ব্যবস্থা কর্মীরা সহজে ব্যবহার করতে পারবেন এবং যার খরচ ব্যবসার প্রয়োজনের সঙ্গে মানানসই, সেটিই বেছে নেওয়া ভালো।

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

প্রতিটি পণ্যে কি বারকোড ব্যবহার করতে হবে?

না। অনেক সফটওয়্যারে পণ্যের নাম বা শনাক্তকরণ কোড দিয়েও হিসাব রাখা যায়। তবে বেশি পণ্য পরিচালনা বা দ্রুত পণ্য শনাক্তের কাজে বারকোড সুবিধাজনক হতে পারে। কোড পড়ার যন্ত্র ও সফটওয়্যারের সামঞ্জস্য পরীক্ষা করা প্রয়োজন।

সরবরাহকারীর মাধ্যমে সরাসরি পণ্য পাঠানোর ব্যবসায় আলাদা মজুদ ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার দরকার?

সব ক্ষেত্রে নয়। সরবরাহকারী মজুদ ও পণ্য পাঠানোর দায়িত্ব পালন করলে তাঁদের ব্যবস্থার সঙ্গে অর্ডারের তথ্য সমন্বয় করাই যথেষ্ট হতে পারে। তবে সরবরাহকারীর মজুদের তথ্য নিয়মিত ও নির্ভরযোগ্যভাবে পাওয়া যাচ্ছে কি না, তা গুরুত্বপূর্ণ।

মজুদ ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার কি হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যারের বিকল্প?

সাধারণত নয়। মজুদ ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার পণ্যের মজুদ ও চলাচলের হিসাব রাখে। হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যারে আয়, ব্যয়, পাওনা, দেনা ও আর্থিক হিসাব পরিচালনা করা হয়। কিছু সমন্বিত ব্যবস্থায় উভয় সুবিধা পাওয়া যায়।