লিড স্কোরিং কী: কোন সম্ভাব্য ক্রেতাকে আগে যোগাযোগ করবেন

একই দিনে দুজন ক্রেতা একটি প্রতিষ্ঠানের হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যার সম্পর্কে জানতে চাইলেন। একজন শুধু দাম জেনে রাখলেন। অন্যজন জানালেন, আগামী মাসেই সফটওয়্যার চালু করতে চান। তার আগে একটি প্রদর্শনী দেখতে হবে।

বিক্রয়কর্মীর হাতে সময় কম থাকলে দ্বিতীয় ব্যক্তির সঙ্গে আগে কথা বলাই যুক্তিসংগত। কিন্তু প্রতিদিন এমন অনেক অনুসন্ধান এলে কে কতটা আগ্রহ দেখিয়েছেন, কার কেনার পরিকল্পনা রয়েছে, আর কে শুধু তথ্য সংগ্রহ করছেন—এসব মনে রাখা কঠিন হয়ে পড়ে।

এই সমস্যা সামলাতে কাজে আসে লিড স্কোরিং। সম্ভাব্য ক্রেতার প্রয়োজন, আগ্রহ এবং বিভিন্ন কার্যক্রম দেখে তাঁকে একটি নম্বর দেওয়া হয়। সেই নম্বর বিক্রয় দলকে ঠিক করতে সাহায্য করে, কার সঙ্গে আগে যোগাযোগ করা উচিত। অবশ্য নম্বরই শেষ কথা নয়। কেউ ওয়েবসাইটে বারবার আসছেন মানেই তিনি পণ্য কিনবেন, এমন নয়। আবার প্রথমবার যোগাযোগ করা একজন ক্রেতাও কেনার সিদ্ধান্ত নিয়ে ফেলতে পারেন। ভালো লিড স্কোরিং ব্যবস্থায় এই পার্থক্যগুলো ধরতে হয়।

লিড স্কোরিং আসলে কীভাবে কাজ করে?

লিড স্কোরিং হলো সম্ভাব্য ক্রেতাদের নির্দিষ্ট কিছু তথ্য ও আচরণের ভিত্তিতে নম্বর দেওয়ার পদ্ধতি। উদ্দেশ্য হচ্ছে, বিক্রয় দলের সময় যেন এমন ক্রেতাদের পেছনে বেশি ব্যয় হয়, যাঁদের সঙ্গে বিক্রির আলোচনা এগোনোর বাস্তব সুযোগ রয়েছে।

ধরা যাক, একটি সফটওয়্যার কোম্পানির ওয়েবসাইটে কেউ পণ্যের বিবরণ পড়লেন। আরেকজন একই পণ্যের দাম দেখার পর প্রদর্শনীর অনুরোধ পাঠালেন। দুজনেই আগ্রহ দেখিয়েছেন। কিন্তু তাঁদের আগ্রহের ধরন আলাদা। প্রথম ব্যক্তি হয়তো বিভিন্ন সফটওয়্যার সম্পর্কে খোঁজ নিচ্ছেন। দ্বিতীয়জন অন্তত পণ্যটি ব্যবহার করে দেখার ইচ্ছা প্রকাশ করেছেন।

লিড স্কোরিংয়ে এসব কাজের গুরুত্ব অনুযায়ী নম্বর দেওয়া হয়। যে ক্রেতার নম্বর বেশি, তিনি বিক্রয় দলের যোগাযোগের তালিকায় ওপরের দিকে থাকতে পারেন। তবে সাধারণ নিয়মে তৈরি নম্বরকে সরাসরি বিক্রির সম্ভাবনার শতাংশ হিসেবে ধরা যাবে না। প্রকৃত বিক্রির তথ্য দিয়ে নিয়মগুলো পরীক্ষা না করা পর্যন্ত একটি নির্দিষ্ট নম্বর কতটা নির্ভরযোগ্য, তা জানা যায় না।

আগ্রহী ক্রেতা আর উপযুক্ত ক্রেতা এক জিনিস নন

লিড স্কোরিংয়ের ক্ষেত্রে সবচেয়ে জরুরি পার্থক্যটি এখানে।

একজন মানুষ আপনার পণ্য নিয়ে বেশ আগ্রহী হতে পারেন। কিন্তু তাঁর ব্যবসার জন্য পণ্যটি উপযুক্ত না-ও হতে পারে। আবার ঠিক যে ধরনের প্রতিষ্ঠানের কাছে আপনি বিক্রি করতে চান, তার একজন প্রতিনিধি হয়তো এখনই কিছু কেনার কথা ভাবছেন না।

এ জন্য দুটি বিষয় আলাদা করে দেখা হয়।

ক্রেতার প্রয়োজনের সঙ্গে পণ্যটি মেলে কি না

এটি ক্রেতার উপযুক্ততার নম্বর। ধরা যাক, একটি কোম্পানি ছোট খুচরা দোকানের জন্য হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যার তৈরি করে। সেই সফটওয়্যার সম্পর্কে একটি বড় ব্যাংক খোঁজ নিল। ব্যাংকটির বাজেট বেশি হতে পারে। কিন্তু তার হিসাব ব্যবস্থাপনার জটিলতা সামলানোর জন্য সফটওয়্যারটি তৈরি করা হয়নি। ফলে ব্যাংকটিকে উচ্চ অগ্রাধিকার দেওয়ার বিশেষ কারণ নেই।

অন্য প্রতিষ্ঠানের কাছে পণ্য বিক্রির ক্ষেত্রে সাধারণত এসব তথ্য দেখা যেতে পারে:

• ক্রেতার প্রতিষ্ঠানের আকার ও ব্যবসার ধরন।
• প্রতিষ্ঠানে তাঁর পদ ও কেনার সিদ্ধান্তে ভূমিকা।
• বাজেট এবং প্রকৃত ব্যবসায়িক প্রয়োজন।
• প্রয়োজনীয় পণ্য বা সেবা সরবরাহের সুযোগ।

সব ব্যবসার জন্য অবশ্য একই তথ্য দরকার হয় না। একটি অনলাইন পোশাকের দোকানের কাছে ক্রেতার চাকরির পদবির চেয়ে পোশাকের মাপ, পছন্দ ও সরবরাহের এলাকা অনেক বেশি প্রাসঙ্গিক।

ক্রেতা কেনার ব্যাপারে কী করছেন

দ্বিতীয় বিষয়টি হলো কার্যক্রমভিত্তিক নম্বর। কেউ পণ্যের বিবরণ পড়েছেন, দাম দেখেছেন, প্রদর্শনী চেয়েছেন কিংবা বিক্রয় প্রতিনিধির সঙ্গে কথা বলেছেন—এসব কার্যক্রম থেকে তাঁর আগ্রহ সম্পর্কে ধারণা পাওয়া যায়।

তবে সব কাজ সমান গুরুত্ব পাবে না। একটি সাধারণ নিবন্ধ পড়ার অর্থ হতে পারে, ব্যক্তি বিষয়টি সম্পর্কে জানতে চাইছেন। অন্যদিকে নির্দিষ্ট মূল্যপ্রস্তাব চাওয়া থেকে বোঝা যায়, তিনি কেনার খরচ নিয়ে ভাবছেন।

ওয়েবসাইটের কার্যক্রম ব্যবহার করার সময় আরেকটি বিষয় খেয়াল রাখতে হবে। সেই কাজটি সত্যিই কোন ব্যক্তি করেছেন, তা নির্ভরযোগ্যভাবে শনাক্ত করা না গেলে তাঁর নম্বরে সেটি যোগ করা ঠিক নয়।

ভালো লিড স্কোরিংয়ের জন্য ক্রেতা কতটা আগ্রহী এবং পণ্যটি তাঁর জন্য কতটা উপযুক্ত—দুই তথ্যই দরকার।

নম্বর বসানোর আগে নিজের ক্রেতাকে চিনুন

অনেক ব্যবসায় লিড স্কোরিং শুরু করতে গিয়ে প্রথমেই নম্বরের তালিকা বানানো হয়। অথচ তার আগে যে প্রশ্নটির উত্তর দরকার, সেটি হলো—প্রতিষ্ঠান আসলে কাদের কাছে বিক্রি করতে চায়? ধরা যাক, একটি কোম্পানি মাসিক গ্রাহকভিত্তিক পরিকল্পনায় ব্যবসা পরিচালনার সফটওয়্যার বিক্রি করে। তাদের মূল ক্রেতা ছোট ও মাঝারি প্রতিষ্ঠান।

এ ক্ষেত্রে সম্ভাব্য ক্রেতার প্রতিষ্ঠানের আকার, কাজের ধরন, বাজেট এবং সিদ্ধান্ত নেওয়ার ক্ষমতা গুরুত্বপূর্ণ। কিন্তু একই নিয়ম একটি অনলাইন দোকানে প্রয়োগ করলে লাভ হবে না। সেখানে কেউ নির্দিষ্ট পণ্যের খোঁজ করছেন কি না, সেটি পাওয়া যাচ্ছে কি না এবং তিনি অর্ডার দিতে চাইছেন কি না—এসব তথ্য বেশি কাজে লাগবে।

তাই শুরুতে আগের বিক্রির রেকর্ড দেখা ভালো। যাঁরা শেষ পর্যন্ত পণ্য কিনেছেন, তাঁরা কেনার আগে কী জানতে চেয়েছিলেন? কোন ধরনের প্রতিষ্ঠান থেকে বেশি অর্ডার এসেছে? কোন পর্যায়ে এসে ক্রেতারা বিক্রয় প্রতিনিধির সঙ্গে সরাসরি কথা বলেছেন? এসব প্রশ্নের উত্তর পাওয়া গেলে নম্বর দেওয়ার নিয়ম তৈরি করা অনেক সহজ হয়।

ছোট ব্যবসায় লিড স্কোরিং শুরু করবেন যেভাবে

শুরুতেই বিশেষ সফটওয়্যার কেনার দরকার নেই। সাধারণ গুগল শিটস বা মাইক্রোসফট এক্সেলে লিডের তালিকা তৈরি করে নম্বর হিসাব রাখা যায়। যেমন, অন্য প্রতিষ্ঠানের কাছে সফটওয়্যার বা সেবা বিক্রি করা একটি ব্যবসা নিচের নিয়মগুলো দিয়ে শুরু করতে পারে।

এই নম্বরগুলো বোঝানোর সুবিধার জন্য বেছে নেওয়া হয়েছে। এগুলো কোনো প্রতিষ্ঠিত শিল্পমান নয়। ব্যবসার ধরন ও আগের বিক্রির তথ্য অনুযায়ী পরিবর্তন করতে হবে। এখানে একটি সমস্যা সহজেই তৈরি হতে পারে। কেউ একই মূল্যতালিকা দশবার দেখলে প্রতিবার পাঁচ নম্বর যোগ করলে তাঁর নম্বর দ্রুত বেড়ে যাবে। অথচ তিনি যে দশবারই কেনার নতুন আগ্রহ দেখিয়েছেন, এমন নয়।

এ ধরনের কার্যক্রমে সর্বোচ্চ নম্বরের সীমা রাখা ভালো। যেমন, মূল্যসংক্রান্ত পৃষ্ঠা যতবারই দেখা হোক, সেই কার্যক্রম থেকে সর্বোচ্চ দশ নম্বর পাওয়া যাবে। একই প্রদর্শনীর অনুরোধও একাধিকবার গণনা করা উচিত নয়।

আরেকটি বিষয় হলো, সব সমস্যার সমাধান নম্বর কমিয়ে করা যায় না। কোনো ক্রেতার এলাকায় সেবা দেওয়া সম্ভব নয়, সেটি নিশ্চিত হলে তাঁকে অযোগ্য হিসেবে আলাদা চিহ্নিত করা উচিত। অন্য কার্যক্রমের নম্বর বেশি থাকলেও তিনি যেন সাধারণ বিক্রয় যোগাযোগের তালিকায় না চলে আসেন।

কাকে আগে ফোন করবেন, সেটা নম্বরে বোঝা যায় কীভাবে?

ধরা যাক, ঢাকার একটি প্রতিষ্ঠান ছোট ব্যবসার জন্য হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যার বিক্রি করে। একই দিনে রীমা ও রফিক নামে দুজন সম্ভাব্য ক্রেতার সঙ্গে তাদের যোগাযোগ হলো। রীমা একটি ছোট প্রতিষ্ঠানের ব্যবস্থাপক। তাঁর প্রতিষ্ঠান বিক্রেতার লক্ষ্য বাজারের সঙ্গে মেলে। কেনার সিদ্ধান্তেও তাঁর ভূমিকা রয়েছে। তিনি মূল্যপ্রস্তাব চেয়েছেন এবং জানিয়েছেন, আগামী ৩০ দিনের মধ্যে সফটওয়্যারটি চালু করতে চান।

আগের নিয়ম অনুযায়ী রীমা পাবেন:

• উপযুক্ত প্রতিষ্ঠান হওয়ায় ১৫ নম্বর।
• সিদ্ধান্ত নেওয়ার ক্ষমতার জন্য ১৫ নম্বর।
• মূল্যপ্রস্তাব চাওয়ায় ২৫ নম্বর।
• নির্দিষ্ট সময়ে কেনার পরিকল্পনার জন্য ২০ নম্বর।

তাঁর মোট নম্বর ৭৫। রফিকও একটি উপযুক্ত প্রতিষ্ঠানের প্রতিনিধি। তবে তিনি এখনই কেনার কথা বলেননি। আপাতত বিভিন্ন সফটওয়্যার সম্পর্কে খোঁজ নিচ্ছেন। তিনি নিয়মিত সংবাদবার্তা পাওয়ার জন্য নিবন্ধন করেছেন এবং মূল্যসংক্রান্ত পৃষ্ঠা দেখেছেন।

তাঁর নম্বর হবে ১৫ + ২ + ৫, অর্থাৎ ২২।

এই হিসাবের ভিত্তিতে রীমাকে আগে ফোন করা যুক্তিসংগত। কারণ তিনি কেনার সময়সীমা জানিয়েছেন এবং মূল্যপ্রস্তাবও চেয়েছেন। রফিকের সঙ্গে যোগাযোগের ধরন হবে আলাদা। তাঁকে পণ্যের সুবিধা, ব্যবহার ও মূল্য সম্পর্কে তথ্য দেওয়া যেতে পারে, যদি তিনি এ ধরনের যোগাযোগ পেতে আগ্রহী থাকেন। পরে তিনি প্রদর্শনী চাইলে তাঁর নম্বরও বদলাবে। এ ধরনের হিসাব সহজ করতে সম্ভাব্য ক্রেতাদের তিনটি অগ্রাধিকার স্তরে ভাগ করা যায়।

এগুলো পরীক্ষামূলক সীমা। একটি প্রতিষ্ঠানের জন্য ৭০ নম্বর ভালো অগ্রাধিকার বোঝাতে পারে, অন্য প্রতিষ্ঠানের জন্য নাও পারে। নম্বরের বাইরে ক্রেতার সাম্প্রতিক বক্তব্যও দেখতে হবে। প্রথমবার যোগাযোগ করা কেউ সরাসরি কেনার প্রস্তাব চাইলে তাঁর আগের কার্যক্রমের রেকর্ড না থাকলেও বিষয়টি দ্রুত দেখা উচিত।

তথ্যের তালিকা তৈরি করলেই কাজ শেষ হয় না

লিড স্কোরিংয়ের আসল ঝামেলা অনেক সময় নম্বর ঠিক করা নয়। সেই নম্বর নিয়মিত হালনাগাদ করা এবং তার ভিত্তিতে কাজ করাই কঠিন হয়ে দাঁড়ায়। শুরুতে একটি তথ্যসারণিতে সম্ভাব্য ক্রেতার নাম, প্রতিষ্ঠানের পরিচয়, প্রয়োজনীয় যোগাযোগের তথ্য, লিডের উৎস, সর্বশেষ যোগাযোগের তারিখ ও বর্তমান অবস্থা রাখুন।

একই ব্যক্তি ওয়েবসাইট এবং ফেসবুক মেসেঞ্জার থেকে আলাদাভাবে যোগাযোগ করলে তাঁর নামে দুটি রেকর্ড তৈরি হতে পারে। এমন তথ্য যাচাই করে একত্র করা দরকার। এরপর ঠিক করুন কোন তথ্য নম্বর দেওয়ার জন্য অপরিহার্য। অজানা তথ্যকে নেতিবাচক উত্তর ধরে নেওয়ার প্রয়োজন নেই। বরং অজানা হিসেবে রাখুন, পরে দরকার হলে জেনে নিন।

নম্বর তৈরি হওয়ার পর কাজের দায়িত্বও নির্দিষ্ট করতে হবে। উচ্চ অগ্রাধিকারের সম্ভাব্য ক্রেতার সঙ্গে কে যোগাযোগ করবেন? তিনি কখন যোগাযোগ করবেন? কথা বলার পর কোথায় লিখবেন? এসব ঠিক না থাকলে তথ্যসারণিতে নম্বর জমবে, কিন্তু বিক্রয় দলের কাজে তার প্রভাব পড়বে না। গ্রাহকের ব্যক্তিগত তথ্য ব্যবহারের ক্ষেত্রেও যতটুকু প্রয়োজন, ততটুকু সংগ্রহ করা উচিত। বাংলাদেশ, ভারত বা অন্য দেশে ব্যবসা পরিচালনার সময় সংশ্লিষ্ট অঞ্চলের প্রযোজ্য আইন ও গোপনীয়তার শর্ত মানতে হবে।

আরও পড়ুন: সেলস পাইপলাইন কী: লিড থেকে কাস্টমার হওয়ার ধাপগুলো সাজাবেন কীভাবে

বেশি নম্বর পাওয়া ক্রেতাকে কী বলবেন?

একই ধরনের বিক্রয় বার্তা সবাইকে পাঠানো সহজ। কিন্তু সেটি সব ক্রেতার প্রয়োজনের সঙ্গে মেলে না। কেউ সফটওয়্যারের মূল্যপ্রস্তাব চেয়েছেন। তাঁকে আবার সফটওয়্যারটি কী, কেন ব্যবহার করা হয়—এসব দিয়ে আলোচনা শুরু করার প্রয়োজন নেই। বরং খরচ, পরিকল্পনা এবং প্রাসঙ্গিক শর্ত নিয়ে কথা বলা বেশি যুক্তিসংগত।

যিনি পণ্যের প্রদর্শনী চেয়েছেন, তাঁর ক্ষেত্রে সেটি আয়োজনের বিষয়টি আগে আসবে। অন্যদিকে একজন ব্যক্তি শুধু পণ্যের বিবরণ পড়েছেন। তিনি আদৌ বিক্রয় প্রতিনিধির সঙ্গে কথা বলতে চান কি না, সেটিও এখনো জানা নেই।

পরবর্তী যোগাযোগের আগে তাই ক্রেতার সর্বশেষ অনুরোধটি দেখা দরকার। বাংলাদেশের ব্যবসাগুলো ফোন, ইমেইল, ফেসবুক মেসেঞ্জার কিংবা হোয়াটসঅ্যাপের মাধ্যমে বিক্রয় আলোচনা করতে পারে। একজন ক্রেতা প্রথমে মেসেঞ্জারে তথ্য নিয়ে পরে ফোন করতে পারেন। আগের প্রাসঙ্গিক আলোচনা গ্রাহকের রেকর্ডে থাকলে তাঁকে আবার শুরু থেকে সব বলতে হয় না।

তবে ব্যক্তিগত কথোপকথনের অপ্রয়োজনীয় অংশ সংরক্ষণ করা ঠিক নয়। কেউ প্রচারমূলক বার্তা বন্ধ করতে চাইলে সেই অনুরোধও মানতে হবে। এটিকে শুধু নম্বর কমানোর বিষয় হিসেবে দেখা যাবে না।

তিন মাস আগের আগ্রহ আজও একই আছে?

লিড স্কোরিংয়ের আরেকটি দুর্বলতা দেখা দেয় পুরোনো তথ্য নিয়ে। কেউ তিন মাস আগে পণ্যের প্রদর্শনী চেয়েছিলেন। কিন্তু পরে জানিয়েছেন, তাঁর প্রতিষ্ঠান আপাতত নতুন সফটওয়্যার কিনবে না। পুরোনো কার্যক্রমের নম্বর ধরে তাঁকে বারবার বিক্রির জন্য যোগাযোগ করলে লাভের চেয়ে বিরক্তি তৈরি হওয়ার আশঙ্কাই বেশি।

আবার কয়েক সপ্তাহ যোগাযোগ না করা একজন ক্রেতা নতুন বাজেট অনুমোদনের কথা জানাতে পারেন। তাঁর অগ্রাধিকার তখন বাড়বে। এ জন্য নম্বর নিয়মিত হালনাগাদ করতে হয়। কিছু গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারে পুরোনো কার্যক্রমের নম্বর নির্দিষ্ট সময় পর কমানোর সুবিধা রয়েছে। এই পদ্ধতিকে বলা হয় সময়ের সঙ্গে কার্যক্রমের নম্বর কমানো। হাবস্পটে কার্যক্রমভিত্তিক নম্বরের জন্য এ ধরনের ব্যবস্থা রয়েছে, যদিও সব শর্তে এটি একইভাবে কাজ করে না।

তবে পুরোনো নম্বর কত দ্রুত কমবে, তার একটাই নিয়ম নেই। যে পণ্য কয়েক দিনের আলোচনায় কেনা সম্ভব, সেটির ক্রেতা এক মাস সাড়া না দিলে আগ্রহ কমে যাওয়ার ইঙ্গিত থাকতে পারে। বড় সফটওয়্যার কেনার ক্ষেত্রে আবার একাধিক বিভাগের অনুমোদন লাগতে পারে। সেখানে দীর্ঘ বিরতি অস্বাভাবিক নাও হতে পারে। ক্রেতা নিজে নতুন কোনো তথ্য দিলে সেটিকে বেশি গুরুত্ব দেওয়াই যুক্তিসংগত।

সব ডিজিটাল কার্যক্রমকে কেনার সংকেত ভাববেন না

ইমেইল খোলার সংখ্যা দেখে ক্রেতার আগ্রহ মাপার প্রচলন রয়েছে। কিন্তু তথ্যটি সব সময় নির্ভরযোগ্য নয়। অ্যাপলের মেইল প্রাইভেসি প্রোটেকশন বা ইমেইলের গোপনীয়তা সুরক্ষা সুবিধা চালু থাকলে ইমেইলের দূরবর্তী উপাদান ব্যক্তিগতভাবে লোড হতে পারে। এতে প্রেরক ইমেইলটি সত্যিই খোলা হয়েছে কি না, তা নির্ভরযোগ্যভাবে বুঝতে পারেন না।

তবে এই সুবিধা ইমেইলের সংযোগ বা সংযুক্ত ফাইলের কার্যক্রমকে একইভাবে আড়াল করে না। ফলে শুধু ইমেইল খোলার সংখ্যার জন্য বেশি নম্বর দেওয়া ঠিক হবে না। সামাজিক যোগাযোগমাধ্যমে একটি পছন্দসূচক প্রতিক্রিয়া কিংবা বিজ্ঞাপনে ক্লিকও কেনার স্পষ্ট প্রমাণ নয়। এসব কাজের পেছনে নানা উদ্দেশ্য থাকতে পারে।

বরং কেউ নিজে মূল্যপ্রস্তাব চাইলেন, বাজেট জানালেন বা কেনার সময়সীমা উল্লেখ করলেন—এসব তথ্য সরাসরি বিক্রয় আলোচনার সঙ্গে সম্পর্কিত। তথ্যের নির্ভরযোগ্যতাও জরুরি। ভুল ব্যক্তির নামে ওয়েবসাইটের কার্যক্রম যুক্ত হলে অথবা গ্রাহকের রেকর্ড অসম্পূর্ণ থাকলে নম্বরের ভিত্তিতে ভুল সিদ্ধান্ত নেওয়া হতে পারে।

লিড স্কোরিংয়ের জন্য কোন সফটওয়্যার ব্যবহার করবেন?

অল্পসংখ্যক সম্ভাব্য ক্রেতা থাকলে সাধারণ তথ্যসারণি দিয়েই শুরু করা ভালো। একাধিক কর্মী একই তথ্য ব্যবহার করলে বা অনেক ক্রেতার নম্বর নিয়মিত হালনাগাদ করতে হলে গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারের প্রয়োজন হতে পারে।

তবে সব সফটওয়্যারের নম্বর নির্ধারণের সুবিধা এক রকম নয়।

হাবস্পট

হাবস্পটে ক্রেতার উপযুক্ততা, কার্যক্রম এবং দুটো মিলিয়ে নম্বর তৈরি করা যায়। কিন্তু কোন ধরনের রেকর্ডে কীভাবে নম্বর নির্ধারণ করা যাবে, তা গ্রাহক পরিকল্পনার ওপর নির্ভর করে। মার্কেটিং হাবের প্রফেশনাল ও এন্টারপ্রাইজ পরিকল্পনায় পরিচিতি তালিকায় থাকা ব্যক্তিদের জন্য উপযুক্ততা, কার্যক্রম বা সম্মিলিত নম্বর তৈরির সুবিধা রয়েছে।

কোম্পানির নম্বর নির্ধারণের সুবিধা মার্কেটিং হাব ও সেলস হাবের উপযুক্ত পরিকল্পনায় পাওয়া যায়। বিক্রয়চুক্তির নম্বর নির্ধারণের ক্ষেত্রেও আলাদা শর্ত রয়েছে। অর্থাৎ হাবস্পটের গ্রাহক ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার ব্যবহার করলেই সব উন্নত সুবিধা পাওয়া যাবে না। পছন্দের পরিকল্পনায় প্রয়োজনীয় সুবিধাটি আছে কি না, তা আগে দেখতে হবে।

মাইক্রোসফট ডায়নামিকস ৩৬৫ সেলস

মাইক্রোসফট ডায়নামিকস ৩৬৫ সেলসে অতীতের তথ্য বিশ্লেষণ করে সম্ভাব্য ক্রেতাকে অগ্রাধিকার দেওয়ার পূর্বাভাসভিত্তিক নম্বর নির্ধারণের সুবিধা রয়েছে। তবে এই ব্যবস্থা চালু করার জন্য পর্যাপ্ত পুরোনো তথ্য থাকতে হয়।

মাইক্রোসফটের প্রকাশিত শর্ত অনুযায়ী, নির্বাচিত প্রশিক্ষণকালীন সময়ে অন্তত ৪০টি যোগ্য এবং ৪০টি অযোগ্য হিসেবে নিষ্পত্তি হওয়া সম্ভাব্য ক্রেতার তথ্য প্রয়োজন। প্রশিক্ষণের সময়সীমা তিন মাস থেকে দুই বছরের মধ্যে নির্ধারণ করা যায়।

এর সঙ্গে ব্যবহার অনুমতি, প্রয়োজনীয় গ্রাহক পরিকল্পনা এবং সংশ্লিষ্ট সুবিধা চালু থাকার শর্তও রয়েছে। যেসব নতুন ব্যবসায় এখনো পর্যাপ্ত বিক্রির তথ্য তৈরি হয়নি, তাদের জন্য এ ধরনের পূর্বাভাসভিত্তিক নম্বর নির্ধারণের ব্যবস্থা বাস্তবসম্মত নাও হতে পারে।

সেলসফোর্স

সেলসফোর্সের মার্কেটিং ক্লাউড অ্যাকাউন্ট এনগেজমেন্টে সম্ভাব্য ক্রেতাকে মূল্যায়নের জন্য নম্বর ও যোগ্যতার মান নির্ধারণের আলাদা ব্যবস্থা রয়েছে। এখানে নম্বর দিয়ে মূলত ক্রেতার কার্যক্রম মূল্যায়ন করা হয়। আর যোগ্যতার মান দিয়ে বোঝানো হয়, ক্রেতা আদর্শ গ্রাহকের বৈশিষ্ট্যের সঙ্গে কতটা মেলে।

ধরা যাক, একজন ব্যক্তি নিয়মিত পণ্যের তথ্য দেখছেন। তাঁর কার্যক্রমের নম্বর বেশি হতে পারে। কিন্তু পণ্যটি তাঁর প্রতিষ্ঠানের জন্য উপযুক্ত না হলে যোগ্যতার মান কম থাকবে। বিক্রয় দল দুটি তথ্য একসঙ্গে দেখে অগ্রাধিকার ঠিক করতে পারে।

ছোট ব্যবসার জন্য কোন পথটি ভালো?

শুরুতে সাধারণ তথ্যসারণি ব্যবহার করে লিড স্কোরিংয়ের নিয়ম দাঁড় করানোই বেশি বাস্তবসম্মত। এতে কোন তথ্য কাজে লাগছে এবং কোন নিয়ম বদলানো দরকার, তা বোঝা যায়। পরে সম্ভাব্য ক্রেতার সংখ্যা বাড়লে গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার নেওয়ার কথা ভাবা যেতে পারে।

কেনার আগে সফটওয়্যারের মূল্য, অর্থ পরিশোধের ব্যবস্থা, নম্বর নির্ধারণের সুবিধার ব্যবহারসীমা এবং বিদ্যমান যোগাযোগমাধ্যমের সঙ্গে সংযোগ যাচাই করা দরকার। বাংলাদেশের ব্যবসার ক্ষেত্রে কর্মীরা সফটওয়্যারটি সহজে ব্যবহার করতে পারবেন কি না, সেটিও দেখতে হবে।

আরেকটি বিষয় মাথায় রাখা ভালো। স্বয়ংক্রিয়ভাবে নম্বর নির্ধারণের ব্যবস্থা থাকলেও ভুল বা অসম্পূর্ণ তথ্য থেকে ভালো সিদ্ধান্ত পাওয়া যায় না।

নম্বর দেওয়ার নিয়ম ঠিক আছে কি না বুঝবেন কীভাবে?

ধরা যাক, একটি ব্যবসা লিড স্কোরিং চালু করল। এক মাস পর দেখা গেল, অনেক ক্রেতাই ৭০-এর বেশি নম্বর পেয়েছেন। এটি নিজে কোনো সাফল্যের প্রমাণ নয়। বরং দেখতে হবে, এই ক্রেতাদের মধ্যে কতজন বিক্রয় আলোচনায় এগিয়েছেন। কতজন পণ্যের প্রদর্শনী দেখেছেন, মূল্যপ্রস্তাব নিয়েছেন এবং শেষ পর্যন্ত পণ্য কিনেছেন।

এখানে কয়েকটি হিসাব কাজে আসে:

• প্রথম যোগাযোগের সময়: নতুন সম্ভাব্য ক্রেতার তথ্য পাওয়ার পর বিক্রয়কর্মী কত দ্রুত যোগাযোগ করেছেন?
• যোগ্য ক্রেতার হার: যাঁদের সঙ্গে কথা হয়েছে, তাঁদের মধ্যে কতজনের প্রকৃত প্রয়োজন, বাজেট বা কেনার পরিকল্পনা রয়েছে?
• বিক্রয় আলোচনার অগ্রগতি: কতজন পরবর্তী আলোচনা, প্রদর্শনী বা মূল্যপ্রস্তাবের পর্যায়ে পৌঁছেছেন?
• বিক্রিতে রূপান্তরের হার: নির্দিষ্ট সময়ে কতজন সম্ভাব্য ক্রেতা শেষ পর্যন্ত পণ্য কিনেছেন?

সবচেয়ে বেশি নজর দেওয়া দরকার উচ্চ নম্বর পাওয়া ক্রেতাদের ফলাফলে। তাঁরা যদি ধারাবাহিকভাবে কম সাড়া দেন অথবা বিক্রিতে কম রূপান্তরিত হন, তাহলে নম্বর দেওয়ার নিয়ম নতুন করে দেখতে হবে। হতে পারে, গুরুত্ব কম এমন কোনো কার্যক্রমে অতিরিক্ত নম্বর দেওয়া হচ্ছে। আবার কেনার জন্য প্রস্তুত ক্রেতার কোনো গুরুত্বপূর্ণ সংকেত হিসাবেই আসছে না।

তবে অল্প কয়েকটি বিক্রির ফল দেখে নিয়ম পাল্টানো উচিত নয়। একই ধরনের পণ্য ও বিক্রয়চক্রের পর্যাপ্ত তথ্য মিলিয়ে দেখতে হবে। উচ্চ নম্বর পাওয়া ক্রেতাদের মধ্যে বিক্রি বেশি হলেই যে নম্বর নির্ধারণের কারণে বিক্রি বেড়েছে, তা-ও নিশ্চিত নয়। পণ্যের ধরন, ক্রেতার চাহিদা ও বিক্রয়কর্মীর কাজ ফলাফলে প্রভাব ফেলতে পারে।

যে ভুলগুলো শুরুতেই এড়ানো দরকার

লিড স্কোরিং নিয়ে অতিরিক্ত জটিলতায় যাওয়ার প্রয়োজন নেই। বিশেষ করে ছোট ব্যবসায় অনেক নিয়ম তৈরি করলে সেগুলো নিয়মিত অনুসরণ করাই কঠিন হয়ে যায়।

কয়েকটি ভুল সবচেয়ে বেশি সমস্যার কারণ হতে পারে।

• একই কাজ বারবার গণনা করা। একজন ক্রেতা একই পৃষ্ঠা বহুবার দেখলে তাঁর নম্বর অস্বাভাবিকভাবে বেড়ে যেতে পারে।
• সব কার্যক্রমে একই গুরুত্ব দেওয়া। নিয়মিত সংবাদবার্তার তালিকায় নিবন্ধন এবং সরাসরি মূল্যপ্রস্তাব চাওয়ার অর্থ এক নয়।
• পুরোনো তথ্য হালনাগাদ না করা। ক্রেতার পরিকল্পনা বদলে গেলেও আগের নম্বর ধরে যোগাযোগ চালিয়ে গেলে ভুল অগ্রাধিকার তৈরি হবে।
• শুধু মোট নম্বর দেখা। ক্রেতার পণ্য ব্যবহারের যোগ্যতা বা সাম্প্রতিক বক্তব্য বাদ পড়তে পারে।
• বিক্রয়কর্মীদের পর্যবেক্ষণ উপেক্ষা করা। যাঁরা সরাসরি ক্রেতার সঙ্গে কথা বলেন, তাঁরা অনেক সময় এমন তথ্য পান, যা ওয়েবসাইটের কার্যক্রমে ধরা পড়ে না।

এসব সমস্যা এড়ানোর জন্য প্রথমে অল্প কয়েকটি নিয়ম রাখুন। বাস্তব ফলাফল দেখে পরে প্রয়োজনীয় শর্ত যোগ করা যাবে।

কোথা থেকে শুরু করবেন?

আপনার প্রতিষ্ঠানে এখনো লিড স্কোরিং না থাকলে নতুন সফটওয়্যার কেনার আগে সাম্প্রতিক সম্ভাব্য ক্রেতাদের তালিকাটি দেখুন। কারা শুধু তথ্য নিয়েছেন, কারা দাম জানতে চেয়েছেন এবং কারা কেনার নির্দিষ্ট পরিকল্পনা জানিয়েছেন, তা আলাদা করুন। এরপর ক্রেতার উপযুক্ততা ও আগ্রহের ভিত্তিতে কয়েকটি নম্বর ঠিক করুন।

সেই নম্বর অনুযায়ী যোগাযোগের তালিকা সাজিয়ে কাজ শুরু করুন। প্রতিটি আলোচনার ফলাফল লিখে রাখুন। কিছুদিন পর দেখুন, বেশি নম্বর পাওয়া ক্রেতাদের সঙ্গে বিক্রির আলোচনা সত্যিই এগোচ্ছে কি না। কাজ না করলে নম্বরের নিয়ম বদলান। যে কার্যক্রম বিক্রির সঙ্গে তেমন সম্পর্ক দেখাচ্ছে না, সেটির গুরুত্ব কমিয়ে দিন। ক্রেতার সরাসরি অনুরোধ বা সাম্প্রতিক বক্তব্যের মতো তথ্যকে যথাযথ গুরুত্ব দিন।

লিড স্কোরিংয়ের উদ্দেশ্য বেশি নম্বর তৈরি করা নয়। বিক্রয় দলের সময় কোথায় ব্যয় করা উচিত, সেই সিদ্ধান্ত সহজ করা। একটি সাধারণ তথ্যসারণিতেও সেই কাজ শুরু করা সম্ভব। নিয়মটি কতটা কার্যকর হচ্ছে, তার উত্তর পাওয়া যাবে ক্রেতাদের সঙ্গে বাস্তব আলোচনায় এবং পরবর্তী বিক্রির ফলাফলে।

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

লিড স্কোরিং এবং সম্ভাব্য ক্রেতার যোগ্যতা যাচাই কি একই বিষয়?

না। লিড স্কোরিংয়ে সম্ভাব্য ক্রেতার বিভিন্ন বৈশিষ্ট্য ও কার্যক্রমের ভিত্তিতে নম্বর দেওয়া হয়। অন্যদিকে যোগ্যতা যাচাইয়ের মাধ্যমে দেখা হয়, ক্রেতার প্রকৃত প্রয়োজন, বাজেট এবং পণ্য কেনার সুযোগ রয়েছে কি না। নম্বর বেশি হলেও যোগ্যতা যাচাইয়ে কোনো ক্রেতা অনুপযুক্ত হিসেবে চিহ্নিত হতে পারেন।

একই ক্রেতা একাধিক পণ্যে আগ্রহী হলে নম্বর কীভাবে নির্ধারণ করবেন?

পণ্যগুলোর ক্রেতার ধরন ও কেনার শর্ত আলাদা হলে প্রতিটির জন্য পৃথক নম্বর রাখা ভালো। একজন ব্যক্তি একটি পণ্যের জন্য উপযুক্ত হলেও অন্যটির জন্য নাও হতে পারেন। তাই সব কার্যক্রম একসঙ্গে যোগ না করে কোন পণ্যের প্রতি কতটা আগ্রহ রয়েছে, তা আলাদাভাবে বিবেচনা করুন।

সম্ভাব্য ক্রেতা কোথা থেকে এসেছেন, তার ভিত্তিতে কি নম্বর দেওয়া উচিত?

ওয়েবসাইট, সামাজিক যোগাযোগমাধ্যম বা বিজ্ঞাপন থেকে আসা ক্রেতাদের স্বয়ংক্রিয়ভাবে আলাদা গুরুত্ব দেওয়ার প্রয়োজন নেই। আগে দেখতে হবে, কোন উৎস থেকে আসা সম্ভাব্য ক্রেতারা বাস্তবে বেশি বিক্রয় আলোচনায় এগিয়েছেন। পর্যাপ্ত তথ্য থেকে পার্থক্য পাওয়া গেলে সেটি নম্বর নির্ধারণে ব্যবহার করা যায়।

বিক্রয়কর্মীরা কি প্রয়োজনে লিড স্কোর পরিবর্তন করতে পারেন?

পারেন, যদি প্রতিষ্ঠানের নিয়মে সেই সুযোগ রাখা হয়। সরাসরি আলোচনায় নতুন বাজেট, কেনার সময়সীমা বা পণ্যের অনুপযুক্ততার তথ্য পাওয়া যেতে পারে। তবে কেন নম্বর পরিবর্তন করা হলো, তা গ্রাহকের রেকর্ডে লিখে রাখা ভালো। এতে একই ক্রেতাকে বিভিন্ন কর্মী ভিন্নভাবে মূল্যায়ন করার ঝুঁকি কমে।