এন৮এন দিয়ে লিড ক্যাপচার থেকে ফলো-আপ ওয়ার্কফ্লো তৈরি

ওয়েবসাইটে নতুন সম্ভাব্য গ্রাহকের তথ্য আসছে, কিন্তু বিক্রয় দলের কাছে খবর পৌঁছাতে দেরি হচ্ছে। কেউ ইমেইল দেখে গুগল শিটসে তথ্য লিখছেন, কেউ আবার সেখান থেকে গ্রাহকের নম্বর বা ইমেইল ঠিকানা নিয়ে যোগাযোগ করছেন। গ্রাহকের সংখ্যা বাড়লে এভাবে কাজ করতে গিয়ে ভুল হওয়া অস্বাভাবিক নয়। বিশেষ করে কোনো কর্মী অনুপস্থিত থাকলে বা কাজের চাপ বেশি হলে গুরুত্বপূর্ণ কোনো অনুসন্ধান চোখ এড়িয়ে যেতে পারে।

এন৮এন দিয়ে সম্ভাব্য গ্রাহকের তথ্য সংগ্রহ ও যোগাযোগের কাজ স্বয়ংক্রিয় করে এই সমস্যা অনেকটাই কমানো যায়। ওয়েবসাইটের ফরম থেকে তথ্য সরাসরি গুগল শিটস বা গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যারে সংরক্ষণ করা সম্ভব। একই সঙ্গে বিক্রয় দল নতুন গ্রাহকের খবর পাবে। গ্রাহকের কাছেও তাঁর অনুরোধ পাওয়ার একটি ইমেইল পাঠানো যাবে।

এরপরের কাজ হলো পরবর্তী যোগাযোগ। কোনো সম্ভাব্য গ্রাহকের সঙ্গে নির্ধারিত সময়ের মধ্যে যোগাযোগ না হলে এন৮এন সংশ্লিষ্ট কর্মীকে মনে করিয়ে দিতে পারে। তবে গ্রাহকের সঙ্গে ইতিমধ্যে কথা হয়েছে কি না, সেটি যাচাই না করে নতুন বার্তা পাঠানোর ব্যবস্থা রাখা ঠিক হবে না। এখানে একটি ছোট ব্যবসার যোগাযোগের ফরম ধরে পুরো কাজটি দেখানো হচ্ছে। শুরুতে গুগল শিটস ব্যবহার করা হবে। প্রতিষ্ঠানে আগে থেকে গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যার থাকলে সেটি দিয়েও একই ধরনের ব্যবস্থা তৈরি করা যাবে।

একটি ফরম থেকে গুগল শিটস পর্যন্ত সংযোগ

এন৮এন-এ বিভিন্ন অ্যাপের কাজ একসঙ্গে সাজানো যায়। প্রতিটি কাজের জন্য আলাদা কার্যধাপ রয়েছে। এসব কার্যধাপ যুক্ত করে একটি স্বয়ংক্রিয় কর্মপ্রবাহ তৈরি হয়। ধরা যাক, একটি ডিজিটাল বিপণন প্রতিষ্ঠানের ওয়েবসাইটে কেউ বিজ্ঞাপন পরিচালনার খরচ জানতে চেয়ে ফরম পূরণ করলেন। প্রতিষ্ঠানটি চায়, গ্রাহকের নাম, ইমেইল এবং সেবার বিবরণ গুগল শিটসে চলে যাক। একই সঙ্গে বিক্রয় দলের কাছে একটি ইমেইল পৌঁছাক।

এ জন্য শুরুতে চারটি কার্যধাপ নিয়েই কাজ করা যাবে।

ওয়েবহুক → তথ্যের ঘর সম্পাদনা → গুগল শিটস → জিমেইল

প্রথম ধাপ ফরম থেকে তথ্য নেবে। দ্বিতীয়টি তথ্যের ঘরগুলো ঠিক করবে। গুগল শিটসের ধাপ তথ্য সংরক্ষণ করবে। শেষ ধাপ থেকে বিক্রয় দলকে ইমেইল পাঠানো হবে। ওয়েবসাইটে আগে থেকেই যোগাযোগের ফরম থাকলে সাধারণত সেটি বদলানোর প্রয়োজন নেই। ফরমটি ওয়েবহুকের মাধ্যমে তথ্য পাঠাতে পারলে সরাসরি এন৮এন-এর সঙ্গে সংযুক্ত করা যাবে।

আরও পড়ুন: ব্যবসার কাজ স্বয়ংক্রিয় করার আগে কোন প্রক্রিয়াগুলো চিহ্নিত করবেন

ওয়েবহুকের মাধ্যমে ফরমের তথ্য আনুন

এন৮এন-এ নতুন কর্মপ্রবাহ খুলে ওয়েবহুকের কার্যধাপ যুক্ত করুন। তথ্য পাঠানোর পদ্ধতি হিসেবে ‘পোস্ট’ নির্বাচন করুন। এবার একটি ওয়েবহুক ঠিকানা পাওয়া যাবে। সেটি ওয়েবসাইটের ফরম বা সংশ্লিষ্ট সম্প্রসারণের সংযোগব্যবস্থায় বসাতে হবে। এখানে ফরমের সম্প্রসারণটি কী সমর্থন করে, তা দেখা জরুরি। ওয়ার্ডপ্রেসের সব ফরম সম্প্রসারণ থেকে সরাসরি ওয়েবহুকে তথ্য পাঠানো যায় না। কিছু ক্ষেত্রে আলাদা সংযোগব্যবস্থা প্রয়োজন হতে পারে।

ঠিকানা যুক্ত হয়ে গেলে এন৮এন-এ ‘পরীক্ষামূলক তথ্যের জন্য অপেক্ষা করুন’ বিকল্পটি চালু করুন। তারপর ওয়েবসাইটের ফরমে একটি নমুনা নাম, ইমেইল ও বার্তা লিখে জমা দিন। তথ্য পৌঁছালে এন৮এন-এর ফলাফল অংশে সেগুলো দেখা যাবে। নাম, ইমেইল ও বার্তা কোন ঘরে এসেছে, সেটি এখানেই দেখে রাখুন।

ওয়েবহুকের পরীক্ষামূলক ঠিকানা এবং সরাসরি ব্যবহারের ঠিকানা আলাদা। প্রথমটি দিয়ে সংযোগ পরীক্ষা করুন। কর্মপ্রবাহ ঠিকভাবে কাজ করলে সেটি প্রকাশ করে সরাসরি ব্যবহারের ঠিকানা ব্যবহার করুন। পরীক্ষামূলক ঠিকানা ওয়েবসাইটে স্থায়ীভাবে রেখে দেওয়া যাবে না। সরাসরি ব্যবহারের ঠিকানা দিয়ে পাওয়া তথ্য সম্পাদনার পরীক্ষামূলক ফলাফলে না দেখালেও সংশ্লিষ্ট কাজ সম্পাদনের বিবরণ দেখা যেতে পারে।

এই সংযোগের নিয়ম এন৮এন-এর ওয়েবহুক নির্দেশিকায় রয়েছে।

ওয়েবসাইটে ফরম না থাকলে

সে ক্ষেত্রে এন৮এন-এর নিজস্ব ফরম চালুর কার্যধাপ ব্যবহার করতে পারেন। নতুন কর্মপ্রবাহে ফরম চালুর কার্যধাপ যুক্ত করে প্রয়োজনীয় সেটিংসে ফরমের শিরোনাম লিখুন। এরপর ফরমের উপাদান অংশ থেকে প্রয়োজনীয় তথ্যের ঘর তৈরি করুন। প্রাথমিকভাবে নাম, ইমেইল, প্রয়োজনীয় সেবা ও বিস্তারিত বার্তা রাখলেই চলবে।

নামের জন্য সাধারণ লেখার ঘর, ইমেইলের জন্য ইমেইল ঠিকানার ঘর, সেবা বেছে নেওয়ার জন্য নির্বাচনযোগ্য তালিকা এবং বিস্তারিত লেখার জন্য বড় লেখার ঘর ব্যবহার করুন। নাম ও ইমেইল বাধ্যতামূলক হলে সংশ্লিষ্ট ঘরে ‘অবশ্যই পূরণ করতে হবে’ বিকল্পটি চালু রাখুন। শুধু প্রাথমিক যোগাযোগের জন্য অকারণে ফোন নম্বর বা পূর্ণ ঠিকানা চাওয়ার প্রয়োজন নেই।

নিয়মিত বিপণন ইমেইল পাঠাতে চাইলে সম্মতির জন্য আলাদা নির্বাচনযোগ্য ঘর রাখতে হবে। সম্মতির বিকল্পটি আগে থেকে নির্বাচিত রাখা উচিত নয়। ফরম তৈরি হলে পরীক্ষামূলক ঠিকানা খুলে নমুনা তথ্য জমা দিন। ‘কর্মপ্রবাহ চালান’ বিকল্প দিয়ে পরীক্ষা করলে ফলাফল দেখতে পাবেন। শুধু একটি কার্যধাপ পরীক্ষা করার জন্য আলাদা কার্যধাপ চালানোর সুবিধা রয়েছে।

ফরম তৈরির নির্দেশিকায় অন্যান্য সেটিং ব্যাখ্যা করা হয়েছে।

গুগল শিটসে তথ্য পাঠানোর আগে ঘরগুলো মিলিয়ে নিন

ওয়েবহুক থেকে তথ্য এলেই গুগল শিটসে পাঠানো সম্ভব। কিন্তু ফরমের তথ্যের ঘরের নাম এবং শিটসের কলামের নাম আলাদা হলে কিছু তথ্য ঠিক জায়গায় নাও বসতে পারে। ধরা যাক, ফরমে ইমেইল ঠিকানার জন্য একটি নাম ব্যবহার করা হয়েছে। অথচ গুগল শিটসে কলামের নাম অন্য রকম। এই পার্থক্য ঠিক করতে এন৮এন-এর ‘তথ্যের ঘর সম্পাদনা’ কার্যধাপ ব্যবহার করুন।

এখানে ফরমের তথ্য নির্দিষ্ট ঘরে সাজিয়ে নেওয়া যায়। নামের জন্য ‘নাম’, ইমেইলের জন্য ‘ইমেইল’, প্রয়োজনীয় সেবার জন্য ‘সেবা’ এবং গ্রাহকের বার্তার জন্য ‘বার্তা’ রাখুন। এর সঙ্গে আরও কয়েকটি তথ্য সংরক্ষণ করা যেতে পারে। যেমন:

• তথ্যের উৎস: কোন ফরম থেকে সম্ভাব্য গ্রাহকের তথ্য এসেছে।
• জমা দেওয়ার সময়: ফরম কখন পূরণ করা হয়েছে।
• যোগাযোগের অবস্থা: গ্রাহকের সঙ্গে যোগাযোগ হয়েছে কি না।

নতুন সম্ভাব্য গ্রাহকের যোগাযোগের অবস্থা শুরুতে ‘নতুন’ রাখা যায়। এন৮এন-এ একটি ঘরের তথ্য অন্য কার্যধাপে ব্যবহারের জন্য বিশেষ নির্দেশনা বা অভিব্যক্তি ব্যবহার করা হয়। তবে সেটি লেখার আগে ফলাফল দেখে নিশ্চিত করুন, তথ্যটি কোন ঘরে রয়েছে। ওয়েবহুক থেকে পাওয়া তথ্য অনেক সময় মূল তথ্যের ভেতরে আলাদা অংশে থাকে। তাই ভুল জায়গা থেকে তথ্য নেওয়া হচ্ছে কি না, সেটি পরীক্ষা করুন। প্রয়োজনে ‘যদি’ শর্তযুক্ত কার্যধাপ ব্যবহার করে নাম ও ইমেইলের মতো জরুরি তথ্য আছে কি না যাচাই করতে পারেন। যদিও ইমেইল ঠিকানার গঠন সঠিক হলেই ঠিকানাটি সচল, এমন নিশ্চয়তা পাওয়া যায় না।

এবার গুগল শিটস সংযুক্ত করুন

গুগল শিটসে একটি ফাইল তৈরি করুন। সেখানে নাম, ইমেইল, সেবা, জমার সময়, যোগাযোগের অবস্থা, দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মী এবং শেষ যোগাযোগের সময়ের জন্য কলাম রাখুন। এরপর এন৮এন-এর কর্মপ্রবাহে গুগল শিটসের কার্যধাপ যোগ করুন।

১. সংযোগের অনুমোদন অংশ থেকে গুগল অ্যাকাউন্ট সংযুক্ত করুন।

২. তথ্যের ধরন হিসেবে ‘নথির ভেতরের শিট’ নির্বাচন করুন।

৩. কাজ হিসেবে ‘নতুন সারি যুক্ত করুন’ বেছে নিন।

৪. প্রয়োজনীয় নথি ও শিট নির্বাচন করুন।

৫. কলাম মিলিয়ে দেওয়ার ব্যবস্থা থেকে প্রয়োজন অনুযায়ী কলামগুলো নির্ধারণ করুন।

৬. একটি নমুনা সম্ভাব্য গ্রাহকের তথ্য পাঠিয়ে দেখুন নতুন সারি তৈরি হয়েছে কি না।

কলামের নাম ও আসা তথ্যের ঘরের নাম একই হলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে মিলিয়ে দেওয়ার সুবিধা ব্যবহার করা যায়। অন্যথায় প্রতিটি কলাম আলাদাভাবে মিলিয়ে দিন। পরীক্ষার সময় শুধু নতুন সারি তৈরি হয়েছে কি না দেখবেন না। নামের জায়গায় নাম, ইমেইলের জায়গায় ইমেইল এবং সেবার জায়গায় সঠিক তথ্য এসেছে কি না পরীক্ষা করুন। গুগল শিটসের কার্যধাপের পরবর্তী ধাপে আগের সব তথ্য একই কাঠামোয় নাও পাওয়া যেতে পারে। সে ক্ষেত্রে আগে সংরক্ষিত তথ্য থেকে প্রয়োজনীয় মান নিয়ে কাজ করতে হবে।

একই গ্রাহক আবার ফরম জমা দিলে

‘নতুন সারি যুক্ত করুন’ ব্যবহার করলে নতুন তথ্যের জন্য আরেকটি সারি তৈরি হয়। একই গ্রাহক দুবার ফরম জমা দিলেও দুটি তথ্য পাওয়া যেতে পারে। পুরোনো তথ্য হালনাগাদের প্রয়োজন হলে ‘সারি যুক্ত করুন অথবা হালনাগাদ করুন’ বিকল্প ব্যবহার করা যায়। এখানে কোন কলামের ভিত্তিতে আগের তথ্য খুঁজে পাওয়া হবে, তা নির্ধারণ করতে হবে।

কিন্তু একই ইমেইল থেকে দ্বিতীয়বার যোগাযোগ এসেছে বলে আগের অনুসন্ধান মুছে দেওয়া ঠিক নয়। একজন গ্রাহক প্রথমে ওয়েবসাইট ডিজাইন এবং পরে বিজ্ঞাপন পরিচালনার বিষয়ে জানতে চাইতে পারেন। গ্রাহক একই হলেও অনুসন্ধান দুটি আলাদা। এ কারণে গ্রাহকের পরিচিতি হালনাগাদ করা এবং তাঁর যোগাযোগের ইতিহাস সংরক্ষণ করা আলাদা কাজ হিসেবে রাখা ভালো।

গুগল শিটসের এসব কাজ এন৮এন-এর নির্দেশিকায় ব্যাখ্যা করা হয়েছে।

হাবস্পট থাকলে গুগল শিটস বাদ দিতে পারেন

ব্যবসায় আগে থেকেই হাবস্পট ব্যবহার করা হলে গুগল শিটসের পরিবর্তে সরাসরি গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যারে তথ্য পাঠানোর ব্যবস্থা করা যায়। এন৮এন-এর হাবস্পট কার্যধাপে প্রয়োজনীয় সংযোগের অনুমোদন দিয়ে যোগাযোগের তথ্য ‘তৈরি বা হালনাগাদ’ করার কাজ নির্বাচন করুন। এরপর নাম, ইমেইল ও অন্যান্য তথ্য মিলিয়ে দিন।

গ্রাহকের তথ্যের উৎস, দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মী এবং যোগাযোগের বর্তমান অবস্থা রাখলে কাজের অগ্রগতি বোঝা সহজ হয়। তৈরি হওয়া তথ্যের স্বতন্ত্র শনাক্তকারী নম্বর সংরক্ষণ করলে পরে নির্দিষ্ট তথ্য হালনাগাদ করতেও সুবিধা হবে।

অল্প সম্ভাব্য গ্রাহক নিয়ে কাজ করা ছোট দলের জন্য গুগল শিটস যথেষ্ট হতে পারে। কিন্তু একই গ্রাহকের সঙ্গে একাধিক কর্মী যোগাযোগ করলে গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যার ব্যবহার করাই বেশি সুবিধাজনক।

নতুন সম্ভাব্য গ্রাহকের খবর বিক্রয় দলের কাছে পৌঁছাবে কীভাবে?

গুগল শিটসে তথ্য জমা হলো। এবার সেই তথ্য দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মীকে জানাতে হবে। এ জন্য জিমেইলের কার্যধাপ যুক্ত করুন। তথ্যের ধরন হিসেবে ‘বার্তা’ এবং কাজ হিসেবে ‘পাঠান’ নির্বাচন করুন। গুগল অ্যাকাউন্টের প্রয়োজনীয় অনুমোদন দিয়ে প্রাপকের ইমেইল ঠিকানা লিখুন। ইমেইলের বিষয় হতে পারে, ‘নতুন সম্ভাব্য গ্রাহকের তথ্য এসেছে’।

মূল বার্তায় গ্রাহকের নাম, প্রয়োজনীয় সেবা এবং গ্রাহকের বিস্তারিত তথ্য দেখার নির্দেশনা রাখুন। এন৮এন-এর বিশেষ নির্দেশনা ব্যবহার করলে প্রতিটি নতুন গ্রাহকের তথ্য ইমেইলে নিজে থেকেই বসবে। চাইলে টেলিগ্রাম দিয়েও বিজ্ঞপ্তি পাঠানো যায়। সে ক্ষেত্রে স্বয়ংক্রিয় বার্তা পাঠানোর অনুমোদন ও সঠিক কথোপকথনের শনাক্তকারী নম্বর লাগবে।

তবে বিজ্ঞপ্তিতে গ্রাহকের সব ব্যক্তিগত তথ্য পাঠানোর প্রয়োজন নেই। কর্মী যাতে গ্রাহককে শনাক্ত করতে পারেন, সেই পরিমাণ তথ্য এবং অনুমোদিত কর্মীদের জন্য বিস্তারিত তথ্যের সংযোগ রাখলেই চলবে।

গ্রাহককেও ইমেইল পাঠাতে পারেন

ফরম জমা দেওয়ার পর গ্রাহক যেন বুঝতে পারেন তাঁর অনুরোধ পাওয়া গেছে, সে জন্য একটি ইমেইল রাখা যায়।

এন৮এন-এর ‘ইমেইল পাঠান’ কার্যধাপে ইমেইল পাঠানোর সার্ভারের অনুমোদন যুক্ত করুন। তারপর প্রেরকের ঠিকানা, প্রাপকের ঠিকানা, ইমেইলের বিষয় ও বার্তা নির্ধারণ করুন।

বার্তাটি সংক্ষিপ্ত হতে পারে:

বিষয়: আপনার যোগাযোগের অনুরোধ পেয়েছি

আপনার বার্তা পেয়েছি। আমাদের সংশ্লিষ্ট দল অনুরোধটি পর্যালোচনা করবে।

অতিরিক্ত কোনো তথ্য জানাতে চাইলে এই ইমেইলের উত্তর দিতে পারেন।

ধন্যবাদ।

প্রতিষ্ঠান নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে উত্তর দিতে পারবে কি না নিশ্চিত না হলে সেই সময়ের প্রতিশ্রুতি দেবেন না।

আর এন৮এন-এ ইমেইল পাঠানোর ধাপ সফল হয়েছে মানেই বার্তাটি গ্রাহকের ইমেইলের মূল বার্তাঘরে পৌঁছেছে, এমন নয়। ইমেইল সেবার সীমা, অবাঞ্ছিত বার্তা শনাক্ত করার ব্যবস্থা কিংবা বার্তা পৌঁছানোর সমস্যায় ইমেইল আটকে যেতে পারে।

গ্রাহকের তথ্য সংরক্ষণ ব্যর্থ হলে তাঁকে সফলভাবে অনুরোধ গ্রহণের বার্তা পাঠানো হবে কি না, সেটিও আগে নির্ধারণ করুন।

এক দিন পর যোগাযোগ: গ্রাহকের অবস্থা না দেখলে ভুল হবে

ধরা যাক, নতুন সম্ভাব্য গ্রাহকের তথ্য জমা হওয়ার এক দিন পরও বিক্রয় দলের কেউ যোগাযোগ না করলে একজন কর্মীকে মনে করিয়ে দিতে চান। এন৮এন-এর ‘অপেক্ষা’ কার্যধাপ দিয়ে এই ব্যবস্থা করা যায়। কার্যধাপের আবার চালু হওয়ার সেটিংসে ‘নির্দিষ্ট সময় পর’ নির্বাচন করুন। অপেক্ষার পরিমাণ হিসেবে ‘১’ এবং একক হিসেবে ‘দিন’ নির্ধারণ করুন।

নির্ধারিত সময় পর্যন্ত কর্মপ্রবাহ অপেক্ষা করবে। এই সময়ে কাজ সম্পাদনের তথ্য তথ্যভান্ডারে সংরক্ষিত থাকে। সময় শেষ হলে কর্মপ্রবাহ আবার চালু হয়। কিন্তু এখান থেকে সরাসরি দ্বিতীয় ইমেইল পাঠানোর ব্যবস্থা রাখবেন না। কারণ ওই এক দিনের মধ্যে বিক্রয়কর্মী গ্রাহকের সঙ্গে কথা বলে থাকতে পারেন। সে ক্ষেত্রে নতুন করে মনে করিয়ে দেওয়ার প্রয়োজন নেই।

এই সমস্যা এড়াতে অপেক্ষার সময় শেষ হওয়ার পর গুগল শিটস বা গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যার থেকে গ্রাহকের সর্বশেষ অবস্থা পড়তে হবে। গুগল শিটস ব্যবহার করলে ‘সারি সংগ্রহ করুন’ কাজের মাধ্যমে নির্দিষ্ট গ্রাহকের তথ্য খুঁজে নেওয়া যায়। উপযুক্ত তথ্য দিয়ে তাঁকে শনাক্ত করুন। তারপর ‘যদি’ শর্তযুক্ত কার্যধাপে নিয়ম নির্ধারণ করুন।

গ্রাহকের অবস্থা ‘নতুন’ থাকলে কর্মীকে মনে করিয়ে দিন। ‘যোগাযোগ করা হয়েছে’ থাকলে আর অনুস্মারক পাঠানোর প্রয়োজন নেই। কোনো কারণে গ্রাহকের তথ্য খুঁজে না পাওয়া গেলে সেটিকে আলাদা করে যাচাইয়ের জন্য রাখুন। এখানে বিক্রয়কর্মীদের একটি কাজ নিয়মিত করতে হবে। গ্রাহকের সঙ্গে যোগাযোগের পর গুগল শিটস বা গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যারে অবস্থা হালনাগাদ করতে হবে। তা না হলে এন৮এন পুরোনো তথ্য দেখে আবার অনুস্মারক পাঠাতে পারে।

গ্রাহকের কাছে দ্বিতীয় প্রচারমূলক ইমেইল পাঠানোর পরিকল্পনা থাকলে তাঁর সম্মতি ও যোগাযোগের পছন্দও যাচাই করুন। কেউ বিপণন বার্তা বন্ধ করতে বললে পরবর্তী প্রচারমূলক যোগাযোগ বন্ধ রাখতে হবে।

সম্ভাব্য গ্রাহকের সংখ্যা বাড়লে প্রতিটি নতুন তথ্যের জন্য দীর্ঘ অপেক্ষার ব্যবস্থা রাখার পরিবর্তে নির্ধারিত সময়ে চলা আলাদা কর্মপ্রবাহ তৈরি করা যেতে পারে। সেটি গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যার থেকে অপেক্ষমাণ গ্রাহকদের খুঁজে দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মীকে জানাবে।

একই সম্ভাব্য গ্রাহকের তথ্য বারবার আসা ও সংযোগ ব্যর্থ হওয়ার সমস্যা

একজন গ্রাহক ফরম জমা দেওয়ার পর নিশ্চিত হতে না পেরে আবার একই তথ্য পাঠাতে পারেন। এতে দুটি তথ্য তৈরি হওয়ার সম্ভাবনা থাকে। এন৮এন-এর ‘পুনরাবৃত্ত তথ্য বাদ দিন’ কার্যধাপ দিয়ে এ ধরনের তথ্য শনাক্ত করা যায়। এখানে দুটি কাজের পার্থক্য রয়েছে।

প্রথমটি বর্তমান ইনপুটের মধ্যে একই ধরনের তথ্য শনাক্ত করে। অন্যটি আগেরবার সম্পাদিত কাজের তথ্যের সঙ্গে নতুন তথ্য তুলনা করতে পারে। প্রথম পদ্ধতি ব্যবহার করলেই আগে জমা হওয়া সব সম্ভাব্য গ্রাহকের তথ্যের সঙ্গে তুলনা হবে না।

পুনরাবৃত্ত তথ্য শনাক্ত করার নির্দেশিকায় এই পার্থক্য ব্যাখ্যা করা হয়েছে।

আবার একই ইমেইল থেকে নতুন অনুসন্ধান এলেই সেটিকে পুনরাবৃত্ত ধরে বাদ দেওয়া যাবে না। গ্রাহক ভিন্ন সেবার জন্য নতুন অনুরোধ পাঠাতে পারেন। তাই প্রয়োজন অনুযায়ী ইমেইলের পাশাপাশি গ্রাহকের স্বতন্ত্র শনাক্তকারী নম্বর বা অনুসন্ধানের পরিচিতি মিলিয়ে দেখুন। কর্মপ্রবাহ সরাসরি চালু করার আগে কয়েকটি পরিস্থিতি পরীক্ষা করা দরকার।

ইমেইল ছাড়া ফরম জমা দেওয়ার চেষ্টা করুন। একই তথ্য দুবার পাঠান। গুগল শিটস বা গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যারের সংযোগ ব্যর্থ হলে কী ঘটছে, সেটি দেখুন। বিক্রয় দলের বিজ্ঞপ্তি ও গ্রাহকের ইমেইল ঠিক ঠিকানায় যাচ্ছে কি না যাচাই করুন।

পরবর্তী যোগাযোগের ক্ষেত্রেও একটি পরীক্ষা করুন। গ্রাহকের অবস্থা ‘যোগাযোগ করা হয়েছে’ করে দেখুন, নির্ধারিত সময় পর অনুস্মারক বন্ধ হচ্ছে কি না। এন৮এন-এর কাজ সম্পাদনের ইতিহাস অংশ থেকে সংরক্ষিত কাজের সফল ও ব্যর্থ হওয়ার তথ্য দেখা যায়।

প্রয়োজনে ‘ত্রুটি শনাক্তকারী’ কার্যধাপ দিয়ে আলাদা ত্রুটি সামলানোর কর্মপ্রবাহ তৈরি করতে পারেন। মূল কর্মপ্রবাহের সেটিংস থেকে সেটি নির্বাচন করলে ব্যর্থতার ঘটনায় ইমেইল বা স্ল্যাকে সতর্কবার্তা পাঠানোর ব্যবস্থা করা যায়।

ত্রুটি সামলানোর নির্দেশিকায় এর নিয়ম রয়েছে।

গ্রাহকের তথ্য এন৮এন-এর মধ্যেও থাকতে পারে

গুগল শিটস বা গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যারের পাশাপাশি এন৮এন-এর কাজ সম্পাদনের ইতিহাসেও গ্রাহকের ব্যক্তিগত তথ্য সংরক্ষিত হতে পারে। তাই অন্য জায়গা থেকে কোনো তথ্য মুছে দিলেই এন৮এন থেকে সেটি মুছে গেছে, এমন ধরে নেওয়া ঠিক নয়। নিজস্ব সার্ভারে চালানো এন৮এন-এ অপ্রয়োজনীয় কাজ সম্পাদনের তথ্য সংরক্ষণ সীমিত করা এবং পুরোনো তথ্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে দেওয়ার ব্যবস্থা রাখা যায়। সংশ্লিষ্ট সেটিং তথ্য সংরক্ষণ ব্যবস্থাপনার নির্দেশিকায় রয়েছে।

অ্যাপ সংযোগের গোপন চাবি বা ইমেইলের পাসওয়ার্ড কর্মপ্রবাহের সাধারণ লেখার ঘরে না রেখে নিরাপদ অনুমোদন ব্যবস্থায় সংরক্ষণ করুন। গুগল শিটস ও গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যারে প্রবেশাধিকারও প্রয়োজনীয় কর্মীদের মধ্যে সীমিত রাখুন।

প্রকাশ্যে ব্যবহৃত ওয়েবহুকের জন্য তথ্য যাচাই ও অবাঞ্ছিত অনুরোধ প্রতিরোধের ব্যবস্থা রাখুন। ব্যবহারকারীর পরিচয় যাচাইয়ের বিভিন্ন পদ্ধতি থাকলেও সাধারণ দর্শনার্থীর ফরমে গোপন সংযোগ চাবি প্রকাশ করা যাবে না। বাংলাদেশ, ভারত কিংবা অন্য দেশের গ্রাহকদের তথ্য সংগ্রহ ও বিপণন যোগাযোগের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য আইন যাচাই করতে হবে। এক দেশের সম্মতির ভাষা অন্য দেশে যথেষ্ট হবে, এমন নিশ্চয়তা নেই।

এন৮এন-এর খরচ ও ব্যবহারের অনুমতি নিয়ে যা জানা দরকার

এন৮এন-এর কমিউনিটি সংস্করণ নিজের সার্ভারে বিনামূল্যে চালানো যায়। তবে সার্ভার, ডোমেইন, তথ্যের নিরাপদ অনুলিপি, নিরাপত্তা ও রক্ষণাবেক্ষণে খরচ হতে পারে। এন৮এন-এর ক্লাউড সেবায় বিনামূল্যের পরীক্ষামূলক ব্যবহার থাকলেও স্থায়ী বিনামূল্যের পরিকল্পনা নেই। পরীক্ষার সময় শেষ হলে নিয়মিত অর্থ দিয়ে সেবা নিতে হয়। কমিউনিটি সংস্করণে একাধিক ব্যবহারকারীর মধ্যে কর্মপ্রবাহ ও সংযোগের অনুমোদন ভাগ করে নেওয়া, উন্নত প্রকল্প ব্যবস্থাপনা এবং কিছু প্রশাসনিক সুবিধার সীমাবদ্ধতাও রয়েছে।

নিজস্ব সার্ভার ও দক্ষ কর্মী থাকলে কমিউনিটি সংস্করণ সাশ্রয়ী হতে পারে। কিন্তু কয়েকটি ফরম পরিচালনার জন্য আলাদা সার্ভার ও কারিগরি সহায়তা লাগলে মোট খরচ বেড়ে যেতে পারে। জ্যাপিয়ার বা মেকের সঙ্গে তুলনা করার সময় শুধু নিয়মিত ব্যবহারের মূল্য দেখবেন না। কর্মপ্রবাহ কতবার চলছে, কোন অ্যাপ ব্যবহার করছেন এবং ইমেইল বা বার্তা পাঠানোর সেবায় আলাদা ব্যয় হচ্ছে কি না, সেগুলোও হিসাব করতে হবে।

নিজের সার্ভারে এন৮এন চালাতে চাইলে ডকার কম্পোজ নির্দেশিকা অনুসরণ করা যায়। স্থায়ী তথ্য সংরক্ষণ, নিরাপদ সংযোগ, নিয়মিত তথ্যের অনুলিপি এবং সার্ভার পুনরায় চালু হলে এন৮এন চালুর ব্যবস্থা রাখতে হবে।

স্বাধীন পেশাজীবীদের জন্য ব্যবহারের অনুমতির বিষয়টিও প্রাসঙ্গিক। এন৮এন-এর টেকসই ব্যবহার লাইসেন্সের অধীনে নিজের সার্ভারে ক্লায়েন্টের জন্য কর্মপ্রবাহ তৈরি ও পরিচালনা করে পারিশ্রমিক নেওয়া নির্দিষ্ট শর্তে অনুমোদিত। ক্লায়েন্ট শুধু স্বয়ংক্রিয় কাজের ফলাফল পেলে এবং কর্মপ্রবাহের সম্পাদনা বা কাজের নিয়ম পরিবর্তনের সুযোগ না পেলে এ ধরনের ব্যবহার অনুমোদিত হতে পারে।

কিন্তু প্রতিষ্ঠানের বাইরের কাউকে কর্মপ্রবাহ তৈরি, কনফিগার বা পরিবর্তনের সুযোগ দিলে বাণিজ্যিক লাইসেন্স প্রয়োজন হতে পারে। নিজস্ব ব্যবস্থার মাধ্যমে এই সুবিধা দেওয়ার ক্ষেত্রেও লাইসেন্সের শর্ত প্রযোজ্য। ক্লায়েন্টের নিজের সার্ভারে এন৮এন স্থাপন করে দেওয়া এবং নিজের সার্ভারে এন৮এন চালিয়ে ক্লায়েন্টকে সেবা দেওয়া আলাদা ধরনের ব্যবহার। বাণিজ্যিক কাজ শুরুর আগে এন৮এন-এর লাইসেন্স নির্দেশিকা থেকে নির্দিষ্ট শর্ত যাচাই করুন।

কর্মপ্রবাহ চালু হওয়ার পর কোন তথ্যগুলো দেখবেন?

শুরুতে একটি ফরম থেকে গুগল শিটসে তথ্য পাঠানোর ব্যবস্থা তৈরি করুন। এরপর বিক্রয় দলের বিজ্ঞপ্তি যোগ করুন। এই দুটি কাজ ঠিকভাবে চললে গ্রাহকের ইমেইল ও পরবর্তী যোগাযোগের ব্যবস্থা যুক্ত করা যাবে। কর্মপ্রবাহ চালু হওয়ার পর শুধু কতজন সম্ভাব্য গ্রাহক যোগাযোগ করেছেন, সেটি দেখলে চলবে না। কতজনের সঙ্গে যোগাযোগ হয়েছে, কারা এখনো অপেক্ষায় আছেন এবং কোথায় সংযোগ ব্যর্থ হচ্ছে, সেসব তথ্যও দেখা দরকার।

বিক্রয়কর্মীরা যোগাযোগের অবস্থা নিয়মিত হালনাগাদ করছেন কি না, সেটিও খেয়াল রাখুন। না হলে স্বয়ংক্রিয় ব্যবস্থা পুরোনো তথ্যের ভিত্তিতে কাজ করবে। এন৮এন দিয়ে সম্ভাব্য গ্রাহকের তথ্য সংগ্রহ, সংরক্ষণ ও বিজ্ঞপ্তি পাঠানোর হাতের কাজ কমানো যায়। তবে গ্রাহকের সঙ্গে কে যোগাযোগ করবেন, কত দ্রুত করবেন এবং কাজের অগ্রগতি কোথায় রাখা হবে, সেই নিয়ম প্রতিষ্ঠানকেই ঠিক করতে হবে।

এই ছোট ব্যবস্থাটি নির্ভরযোগ্যভাবে চলতে শুরু করলে প্রয়োজন অনুযায়ী গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যার, দায়িত্ব বণ্টন এবং আরও উন্নত যোগাযোগব্যবস্থা যুক্ত করা যাবে।

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন 

১. গুগল ফরম থেকে কি এন৮এন দিয়ে স্বয়ংক্রিয়ভাবে গ্রাহকের তথ্য সংগ্রহ করা যায়?

হ্যাঁ। গুগল ফরমের উত্তর একটি গুগল শিটসে সংরক্ষণ করার ব্যবস্থা থাকলে এন৮এন দিয়ে সেখান থেকে তথ্য নেওয়া যায়। গুগল শিটসে নতুন সারি যুক্ত হলে এন৮এন-এর সংশ্লিষ্ট কার্যধাপ চালু করার সুযোগ রয়েছে। এরপর তথ্য গ্রাহক ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যারে পাঠানো বা বিক্রয় দলকে জানানোর ব্যবস্থা করা যায়।

২. ফেসবুকের লিড বিজ্ঞাপন থেকে কি সরাসরি এন৮এন-এ তথ্য আনা সম্ভব?

সম্ভব। এন৮এন-এ ফেসবুকের লিড বিজ্ঞাপনের জন্য আলাদা কার্যধাপ রয়েছে। নতুন সম্ভাব্য গ্রাহকের তথ্য পাওয়া গেলে সেটি দিয়ে স্বয়ংক্রিয় কাজ শুরু করা যায়। তবে ফেসবুক অ্যাকাউন্টের প্রয়োজনীয় অনুমোদন ও সংযোগের সেটিং ঠিক থাকতে হবে। পরীক্ষামূলক ও সরাসরি ব্যবহারের সংযোগের পার্থক্যও খেয়াল করা প্রয়োজন।

৩. বাংলাদেশের সময় অনুযায়ী কি নির্দিষ্ট সময়ে অনুস্মারক পাঠানো যাবে?

হ্যাঁ। এন৮এন-এ নির্ধারিত সময়ে কাজ চালুর ব্যবস্থা রয়েছে। কর্মপ্রবাহের সময় অঞ্চল বাংলাদেশের জন্য নির্ধারণ করলে সেই সময় অনুযায়ী কাজ চালানো যায়। যেমন, প্রতিদিন সকাল ১০টায় আগের দিনের অপেক্ষমাণ গ্রাহকদের তথ্য পরীক্ষা করার ব্যবস্থা করা সম্ভব। সময় অঞ্চল ভুল থাকলে নির্ধারিত সময়ের আগে বা পরে অনুস্মারক যেতে পারে।

৪. এন৮এন-এর কোনো কাজ ব্যর্থ হলে কি আবার চালানো যায়?

সংরক্ষিত ব্যর্থ কাজের ক্ষেত্রে পুনরায় চালানোর সুবিধা রয়েছে। এন৮এন-এর কাজ সম্পাদনের ইতিহাস থেকে সংশ্লিষ্ট ব্যর্থতা খুঁজে পুনরায় চালানো যায়। তবে আগে কোন কাজগুলো সফল হয়েছিল, সেটি দেখে নেওয়া জরুরি। বিশেষ করে ইমেইল বা বার্তা আংশিকভাবে পাঠানো হয়ে থাকলে পুনরায় চালানোর সময় একই বার্তা আবার চলে যেতে পারে। ব্যর্থতার কারণ ঠিক করার পরই আবার চালানো উচিত।