সেলস ফোরকাস্ট কতটা নির্ভরযোগ্য: পাইপলাইন ডেটা দিয়ে হিসাবের সীমা

গ্রাহকসম্পর্ক ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারের প্রতিবেদনে আগামী মাসের জন্য এক কোটি টাকার সম্ভাব্য বিক্রয় দেখা যাচ্ছে। সেই হিসাব ধরে প্রতিষ্ঠান নতুন কর্মী নিয়োগ কিংবা পণ্যের মজুত বাড়ানোর পরিকল্পনা করল। মাস শেষে দেখা গেল, কয়েকটি বড় চুক্তি পিছিয়ে গেছে। কিছু ক্রেতা আর সাড়া দিচ্ছেন না। যে বিক্রয়ের আশা করা হয়েছিল, তার অনেকটাই হয়নি।

এমন অমিলের জন্য সব সময় বিক্রয় দলকে দায়ী করা যায় না। সমস্যা থাকতে পারে পূর্বাভাস তৈরির পদ্ধতিতেও। অনেক প্রতিষ্ঠান সম্ভাব্য চুক্তির মোট মূল্যকে প্রত্যাশিত বিক্রয়ের কাছাকাছি ধরে নেয়। অথচ আগ্রহী ক্রেতা আর চূড়ান্ত ক্রেতার মধ্যে যথেষ্ট পার্থক্য রয়েছে।

গ্রাহকসম্পর্ক ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার দিয়ে বিক্রয়ের নির্ভরযোগ্য পূর্বাভাস পেতে এই পার্থক্য বুঝতে হবে। কোন চুক্তি কতটা এগিয়েছে, আগে একই ধরনের কতগুলো চুক্তি সফল হয়েছে এবং বিক্রয় সম্পন্ন হতে কত সময় লাগছে, সেসব না দেখলে সম্ভাব্য চুক্তির বড় অঙ্ক বিভ্রান্ত করতে পারে। বিষয়টি বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ যেসব প্রতিষ্ঠান অন্য প্রতিষ্ঠানের কাছে পণ্য বা সেবা বিক্রি করে। কারণ এখানে একটি বড় চুক্তি পিছিয়ে যাওয়াই অনেক সময় পুরো মাসের বিক্রয়ের হিসাব বদলে দিতে পারে।

৬০ লাখ টাকার সম্ভাব্য চুক্তি মানেই কি ৬০ লাখ টাকার বিক্রয়?

সম্ভাব্য চুক্তির মোট মূল্য মূলত জানায়, প্রতিষ্ঠানের সামনে কত টাকার ব্যবসার সুযোগ রয়েছে। এর মধ্যে কোনো চুক্তি প্রাথমিক আলোচনায়, কোনোটি মূল্যপ্রস্তাবের পর্যায়ে, আবার কোনোটি চূড়ান্ত অনুমোদনের অপেক্ষায় থাকতে পারে। সব চুক্তির সফল হওয়ার সম্ভাবনা সমান নয়।

বিষয়টি বোঝার জন্য একটি কাল্পনিক হিসাব দেখা যাক। একটি প্রতিষ্ঠানের সম্ভাব্য বিক্রয়ের তালিকায় তিনটি চুক্তি রয়েছে।

আরও পড়ুন: সেলস পাইপলাইন কী: লিড থেকে কাস্টমার হওয়ার ধাপগুলো সাজাবেন কীভাবে

সম্ভাব্য চুক্তির মোট মূল্য ৬০ লাখ টাকা হলেও সফল হওয়ার সম্ভাবনার ভিত্তিতে হিসাব করা মূল্য দাঁড়াচ্ছে ২৩ লাখ টাকা। এ ধরনের হিসাবকে সম্ভাবনাভিত্তিক বিক্রয়ের পূর্বাভাস বলা হয়। প্রতিটি চুক্তির মূল্যকে তার সফল হওয়ার অনুমিত সম্ভাবনা দিয়ে গুণ করে ফলগুলো যোগ করা হয়।

এতে কিছুটা বাস্তবসম্মত ধারণা পাওয়া যায়। কিন্তু ২৩ লাখ টাকাকেও নিশ্চিত বিক্রয় ধরে নেওয়া যাবে না। ধরা যাক, ২০ লাখ টাকার চুক্তিটি শেষ পর্যন্ত সফল হলো। তবে ক্রেতার অভ্যন্তরীণ অনুমোদনে দেরি হওয়ায় সেটি চলতি মাসের পরিবর্তে পরের মাসে সম্পন্ন হলো। চুক্তিটি সফল হলেও চলতি মাসের পূর্বাভাস মিলল না। এখানেই বিক্রয়ের পূর্বাভাস তৈরির একটি বড় সীমা রয়েছে। কোনো চুক্তি সফল হবে কি না এবং সেটি কখন সম্পন্ন হবে, দুটি আলাদা প্রশ্ন। শুধু সফলতার সম্ভাবনা দিয়ে দ্বিতীয় প্রশ্নের উত্তর পাওয়া যায় না।

গ্রাহকসম্পর্ক ব্যবস্থাপনার প্রতিবেদনে যা দেখা যায় না

গ্রাহকসম্পর্ক ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারে চুক্তির মূল্য, পর্যায় ও সম্ভাব্য সমাপ্তির তারিখ লেখা থাকে। কিন্তু এসব তথ্য কতটা হালনাগাদ, সেটি অন্য প্রশ্ন। একজন বিক্রয়কর্মী ক্রেতাকে মূল্যপ্রস্তাব পাঠিয়েছেন। এরপর কয়েক সপ্তাহ কোনো উত্তর পাওয়া যায়নি। অথচ সফটওয়্যারে চুক্তিটি এখনো মূল্যপ্রস্তাবের পর্যায়ে রয়েছে। হিসাবের নিয়ম অনুযায়ী সেটি আগের সফলতার সম্ভাবনাসহ পূর্বাভাসে থেকে যেতে পারে।

আবার কোনো চুক্তির শর্ত নিয়ে আলোচনা চলছে বলেই ধরে নেওয়া হচ্ছে, সেটি প্রায় চূড়ান্ত। বাস্তবে ক্রেতার বাজেট অনুমোদন হয়নি কিংবা তিনি অন্য প্রতিষ্ঠানের প্রস্তাবও বিবেচনা করছেন। এখানে সমস্যাটি সফটওয়্যারের নয়। চুক্তির পর্যায় পরিবর্তনের পেছনে যথেষ্ট তথ্য আছে কি না, সেটিই দেখার বিষয়।

সমাপ্তির তারিখ নিয়েও একই সমস্যা দেখা দেয়। ক্রেতা সিদ্ধান্ত নিতে আরও সময় চাইলেন, কিন্তু সফটওয়্যারে আগের তারিখ রয়ে গেল। ফলে চুক্তিটি ভুল মাসের পূর্বাভাসে জায়গা পেতে পারে। কখনো একই বিক্রয়ের সুযোগ একাধিকবার নথিভুক্ত হয়। একই প্রতিষ্ঠানের দুটি অনুসন্ধান আলাদা চুক্তি হিসেবে রাখা হয়েছে, অথচ কেনাকাটার পরিকল্পনা একটিই। এতে সম্ভাব্য চুক্তির মোট মূল্য অকারণে বেড়ে যায়।

অবশ্য একই গ্রাহকের আলাদা ক্রয়প্রকল্প থাকলে সেগুলো পৃথক চুক্তি হিসেবে রাখাই ঠিক। এই সমস্যাগুলো বুঝতে নতুন কোনো জটিল হিসাবের প্রয়োজন নেই। আগে দেখতে হবে, সফটওয়্যারে সংরক্ষিত তথ্য বাস্তবে যা ঘটছে, তার সঙ্গে মিলছে কি না।

সম্ভাবনা বেশি দেখালেই চুক্তি ভালো নয়

সম্ভাব্য বিক্রয়ের তালিকায় এমন চুক্তিও থাকতে পারে, যেগুলো সফল হওয়ার সম্ভাবনা বেশি বলে চিহ্নিত হয়েছে, কিন্তু সেই ধারণার পক্ষে যথেষ্ট প্রমাণ নেই। পূর্বাভাসের আলোচনায় এগুলোকে ভুলভাবে বেশি সম্ভাবনাময় বিবেচিত চুক্তি বলা যেতে পারে। তবে এটি সব গ্রাহকসম্পর্ক ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারের আনুষ্ঠানিক শ্রেণিবিন্যাস নয়।

কোনো চুক্তি শেষ পর্যন্ত ব্যর্থ হলেই সেটিকে ভুলভাবে মূল্যায়ন করা হয়েছিল, এমন সিদ্ধান্ত নেওয়া ঠিক হবে না। ক্রেতা শেষ মুহূর্তেও সিদ্ধান্ত বদলাতে পারেন।

বরং পূর্বাভাস তৈরির সময় কয়েকটি বিষয় জানা ছিল কি না, তা পরীক্ষা করা দরকার।

• ক্রেতা কি কেনাকাটার প্রয়োজন স্পষ্টভাবে জানিয়েছেন?
• বাজেট ও চূড়ান্ত সিদ্ধান্তের দায়িত্ব কার, তা জানা আছে?
• মূল্যপ্রস্তাব পাওয়ার পর ক্রেতা কী পদক্ষেপ নিয়েছেন?
• পরবর্তী আলোচনা বা কাজের নির্দিষ্ট তারিখ রয়েছে?
• চুক্তির সমাপ্তির তারিখ কি বারবার পিছিয়েছে?

এসব প্রশ্নের উত্তর না পাওয়া মানেই চুক্তি বাতিল করতে হবে, এমন নয়। প্রয়োজনে সফলতার সম্ভাবনা নতুন করে নির্ধারণ করতে হবে। কোনো চুক্তিকে সাময়িকভাবে পূর্বাভাসের বাইরে রাখাও যুক্তিসংগত হতে পারে। সম্ভাব্য ক্রেতার অগ্রাধিকার বুঝতে সম্ভাব্য ক্রেতার মূল্যায়নপদ্ধতি কাজে আসতে পারে। তবে এই মূল্যায়নে বেশি নম্বর পাওয়ার অর্থ নির্দিষ্ট মাসে চুক্তিটি সম্পন্ন হবে, এমন নয়।

আগের চুক্তিগুলোর ফল কি হিসাবের মধ্যে আছে?

ধরা যাক, একটি প্রতিষ্ঠান গত কয়েক মাসে অনেক সম্ভাব্য ক্রেতার সঙ্গে আলোচনা করেছে। কিন্তু সেই আলোচনার কতগুলো শেষ পর্যন্ত বিক্রয়ে পরিণত হয়েছে, তার হিসাব নেই। এমন অবস্থায় নতুন চুক্তির সফলতার সম্ভাবনা নির্ধারণ করা কঠিন। বিক্রয়কর্মীর অনুমান ব্যবহার করা যায়, কিন্তু সেটিকে যাচাই করা তথ্যের সমান গুরুত্ব দেওয়া ঠিক নয়।

এ জন্য অতীতের চুক্তি সফল হওয়ার হার দেখা প্রয়োজন। মনে করুন, একই ধরনের ২০টি চুক্তির চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত হয়েছে। এর মধ্যে ৮টি সফল, বাকি ১২টি ব্যর্থ।

তাহলে সফলতার হার ৪০ শতাংশ।

সফলতার হার = সফল চুক্তির সংখ্যা ÷ মোট নিষ্পত্তি হওয়া চুক্তির সংখ্যা × ১০০

এখানে এখনো চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত হয়নি, এমন চুক্তি ধরা হয়নি।

ক্রেতাকে বিক্রয়ের এক পর্যায় থেকে পরবর্তী পর্যায়ে নিয়ে যাওয়ার হারও আলাদাভাবে হিসাব করা যায়। যেমন, প্রাথমিক আলোচনা থেকে মূল্যপ্রস্তাবের পর্যায়ে কতগুলো চুক্তি যাচ্ছে এবং সেখান থেকে শেষ পর্যন্ত কতগুলো সফল হচ্ছে। সব চুক্তির জন্য একই হার ব্যবহার করার অসুবিধা রয়েছে।

নতুন গ্রাহকের প্রথম কেনাকাটা আর বিদ্যমান গ্রাহকের অতিরিক্ত কেনাকাটা এক রকম নয়। বড় প্রতিষ্ঠানের অনুমোদনপ্রক্রিয়াও ছোট প্রতিষ্ঠানের চেয়ে আলাদা হতে পারে। সুতরাং চুক্তির শর্ত নিয়ে আলোচনার পর্যায়ে থাকা কোনো চুক্তি কতটা সফল হতে পারে, তা বুঝতে অতীতে ওই পর্যায়ে পৌঁছানো তুলনাযোগ্য চুক্তিগুলোর ফল দেখা বেশি যুক্তিসংগত।

তবে ইতিহাস যত কম থাকবে, এই হিসাবের ওপর নির্ভর করার সুযোগও তত সীমিত হবে। অল্প কয়েকটি চুক্তির ফল থেকে পুরো ব্যবসার জন্য স্থায়ী সফলতার হার ধরে নেওয়া উচিত নয়।

চুক্তি সফল হওয়ার পাশাপাশি কত দিন লাগছে, সেটিও জরুরি

বিক্রয়ের পূর্বাভাস তৈরিতে সময়ের হিসাব অনেক সময় যথেষ্ট গুরুত্ব পায় না। একটি চুক্তি সফল হওয়ার সম্ভাবনা বেশি হলেও সেটি সম্পন্ন হতে কয়েক মাস লেগে যেতে পারে। আবার অপেক্ষাকৃত ছোট চুক্তি দ্রুত শেষ হতে পারে।

এই পার্থক্য বুঝতে বিক্রয়চক্রের দৈর্ঘ্য কাজে আসে। সম্ভাব্য বিক্রয়ের সুযোগ তৈরি থেকে চুক্তি সম্পন্ন হওয়া পর্যন্ত সময়কে এভাবে পরিমাপ করা হয়। তবে বিক্রয়চক্রের শুরু ও শেষ কোন পর্যায়ে ধরা হবে, তা প্রতিষ্ঠানের নিয়মে নির্ধারণ করতে হয়।

অন্যদিকে বিক্রয়ের গতি নির্ণয়ের হিসাবে চুক্তির সংখ্যা, গড় মূল্য, সফলতার হার ও বিক্রয়চক্রের দৈর্ঘ্য একসঙ্গে ব্যবহার করা হয়।

বিক্রয়ের গতি = চুক্তির সংখ্যা × গড় চুক্তিমূল্য × সফলতার হার ÷ গড় বিক্রয়চক্রের দৈর্ঘ্য

এখানে সফলতার হার দশমিক আকারে বসাতে হবে। যেমন, ৪০ শতাংশ হলে ০.৪০। বিক্রয়চক্রের দৈর্ঘ্য দিনে প্রকাশ করলে ফল পাওয়া যায় প্রতিদিনের সম্ভাবনাভিত্তিক বিক্রয়মূল্য হিসেবে।

এই হিসাব থেকে বিক্রয় প্রক্রিয়ার গতি সম্পর্কে ধারণা পাওয়া যায়। তবে ফলটিকে সরাসরি আগামী মাসের নিশ্চিত বিক্রয় বা নগদ আয় হিসেবে ব্যবহার করা যাবে না। বড় ও ছোট চুক্তির মূল্য কিংবা সম্পন্ন হওয়ার সময়ের মধ্যে উল্লেখযোগ্য পার্থক্য থাকলে আলাদা হিসাব রাখাই বেশি উপযোগী।

এখানে আরও দুটি তথ্য দেখা দরকার।

প্রথমটি হলো কোনো চুক্তি একই পর্যায়ে কত দিন রয়েছে। অনুরূপ চুক্তিগুলো অতীতে ওই পর্যায়ে কত দিন ছিল, তার সঙ্গে তুলনা করলে অস্বাভাবিক বিলম্ব শনাক্ত করা যায়।

দ্বিতীয়টি হলো সম্ভাব্য সমাপ্তির তারিখ কতবার বা কতটা পিছিয়েছে।

শুধু সংশোধিত তারিখ রাখলে আগের হিসাব কেন ভুল হয়েছিল, তা বোঝা কঠিন। তাই প্রথম নির্ধারিত তারিখ ও পরিবর্তনের কারণও সংরক্ষণ করা ভালো।

আরও জটিল পূর্বাভাসের পদ্ধতি কি সমস্যার সমাধান?

বড় গ্রাহকসম্পর্ক ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারে একাধিক ধরনের পূর্বাভাস তৈরির ব্যবস্থা থাকতে পারে। কিন্তু বেশি পরিমাপ ব্যবহার করা মানেই বেশি নির্ভরযোগ্য ফল নয়। সাধারণ পাইপলাইন হিসাব থেকে বোঝা যায় মোট কত টাকার সুযোগ রয়েছে। সম্ভাবনাভিত্তিক হিসাবে চুক্তি সফল হওয়ার অনুমান যুক্ত হয়। আর অপেক্ষাকৃত বিস্তারিত পূর্বাভাসে অতীতের ফল, বিক্রয়ের গতি, চুক্তির ধরন ও সমাপ্তির সময় বিবেচনা করা যায়।

প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজন অনুযায়ী এসব পদ্ধতির ব্যবহার আলাদা হবে।

যে ব্যবসায় নিয়মিত অনেক চুক্তি সম্পন্ন হয় এবং পর্যাপ্ত ইতিহাস রয়েছে, সেখানে অতীতের ফলের ভিত্তিতে হিসাব সংশোধন করা সম্ভব। কিন্তু মাত্র কয়েকটি বড় চুক্তির ওপর নির্ভরশীল প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে প্রতিটি চুক্তির বর্তমান অগ্রগতি অনেক বেশি মনোযোগ দাবি করে।

হিসাবের মধ্যে একই তথ্য দুবার ব্যবহার করার বিষয়েও সতর্ক থাকতে হবে।

ধরা যাক, কোনো চুক্তির সফলতার সম্ভাবনা আগেই অতীতের সফলতার হার দিয়ে নির্ধারণ করা হয়েছে। এরপর পুরো পূর্বাভাসকে আবার একই সফলতার হার দিয়ে গুণ করা হলো। এতে একই অনিশ্চয়তা দুবার গণনা হতে পারে। ফলে বিক্রয়ের সম্ভাব্য অঙ্ক প্রয়োজনের তুলনায় কম দেখাতে পারে।

কোন পরিমাপটি কী বোঝাচ্ছে, সেটি পরিষ্কার না হলে হিসাব আরও জটিল করার লাভ কম।

তথ্য ঠিক না থাকলে ভালো হিসাবের পদ্ধতিও কাজে আসবে না

একটি প্রতিষ্ঠানের গ্রাহকসম্পর্ক ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারে শত শত চুক্তি রয়েছে। কিন্তু অনেক রেকর্ডে সমাপ্তির সম্ভাব্য তারিখ পুরোনো, কিছু চুক্তিতে পরবর্তী কাজের তথ্য নেই, আবার কয়েকটিতে একই বিক্রয়ের সুযোগ একাধিকবার রাখা হয়েছে।

এই তথ্য দিয়ে পূর্বাভাস তৈরি করলে ফল নিয়ে প্রশ্ন থাকবেই।

সমস্যা কমানোর জন্য সবকিছু একসঙ্গে বদলানোর দরকার নেই। কয়েকটি নিয়ম ধারাবাহিকভাবে অনুসরণ করা বেশি বাস্তবসম্মত। প্রতিটি সক্রিয় চুক্তিতে দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মী, সম্ভাব্য মূল্য, বর্তমান পর্যায়, সমাপ্তির সম্ভাব্য তারিখ এবং পরবর্তী কাজের তথ্য রাখা উচিত।

চুক্তির পর্যায় কখন পরিবর্তন করা যাবে, সেটিও বিক্রয় দলকে স্পষ্টভাবে জানাতে হবে। কেবল মূল্যপ্রস্তাব পাঠানো হলেই কোনো চুক্তি শর্ত নিয়ে আলোচনার পর্যায়ে যাবে কি না, সেই সিদ্ধান্ত ব্যক্তিভেদে আলাদা হওয়া ঠিক নয়।

নিয়মিত পর্যালোচনার সময় দেখা যেতে পারে কোন চুক্তিতে অগ্রগতি হয়েছে, কোনটি আটকে আছে এবং কোনটির সমাপ্তির তারিখ বদলানো প্রয়োজন। অনেক প্রতিষ্ঠানের জন্য সাপ্তাহিক পর্যালোচনা একটি বাস্তবসম্মত সূচনা হতে পারে।

চুক্তি ব্যর্থ হলে শুধু ‘ব্যর্থ’ লিখে রাখার পরিবর্তে কারণও সংরক্ষণ করা ভালো। ক্রেতার বাজেট ছিল না, মূল্য নিয়ে সমস্যা হয়েছে, নাকি অন্য প্রতিষ্ঠানের প্রস্তাব বেছে নিয়েছেন, এসব তথ্য ভবিষ্যতের বিশ্লেষণে কাজে আসতে পারে।

পাশাপাশি আগের পূর্বাভাস ও চুক্তির পরিবর্তনের ইতিহাস সংরক্ষণ করা প্রয়োজন হতে পারে। ব্যক্তিগত তথ্য সংরক্ষণের মেয়াদ অবশ্য প্রতিষ্ঠানের নীতি ও প্রযোজ্য আইনের সঙ্গে সামঞ্জস্যপূর্ণ হতে হবে।

গ্রাহকসম্পর্ক ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারের পুরোনো, অসম্পূর্ণ ও পুনরাবৃত্ত তথ্য সামলানোর বিষয়ে গ্রাহকতথ্যের মান বজায় রাখার নির্দেশনাটিও প্রাসঙ্গিক।

আগের মাসের পূর্বাভাস কতটা মিলেছিল?

বিক্রয়ের পূর্বাভাস নিয়ে আলোচনা সাধারণত আগামী মাসের অঙ্ক ঘিরেই হয়। কিন্তু আগের মাসের হিসাব কতটা সঠিক ছিল, সেটি না দেখলে একই ভুল বারবার হওয়ার আশঙ্কা থাকে। এ জন্য পূর্বাভাস তৈরির সময়ের হিসাব সংরক্ষণ করতে হবে। পরে সফটওয়্যারে তথ্য বদলে গেলেও যেন আগের সংখ্যাটি অপরিবর্তিত থাকে।

ধরা যাক, মাসের শুরুতে ৪০ লাখ টাকা বিক্রয়ের পূর্বাভাস দেওয়া হয়েছিল। মাস শেষে বাস্তব বিক্রয় হলো ৩০ লাখ টাকা।

অর্থাৎ পূর্বাভাস ১০ লাখ টাকা বেশি ছিল।

প্রকৃত বিক্রয়ের তুলনায় পরম শতকরা ত্রুটি বের করার সূত্র হলো:

পরম শতকরা ত্রুটি = |পূর্বাভাস − প্রকৃত বিক্রয়| ÷ প্রকৃত বিক্রয় × ১০০

এই কাল্পনিক উদাহরণে ত্রুটি প্রায় ৩৩ দশমিক ৩ শতাংশ।

তবে এটিকে পুরো হিসাবের পদ্ধতির নির্ভুলতার হার বলা যাবে না। এটি নির্দিষ্ট একটি মাসের ফল। পূর্বাভাসের পদ্ধতি কতটা ভালো কাজ করছে, তা বুঝতে একাধিক সময়ের পূর্বাভাস ও প্রকৃত বিক্রয় তুলনা করতে হবে। প্রয়োজনে বিভিন্ন সময়ের পরম শতকরা ত্রুটির গড় হিসাব করা যায়।

এই পদ্ধতিরও সীমা রয়েছে। প্রকৃত বিক্রয় শূন্য হলে শতকরা ত্রুটির সূত্র ব্যবহার করা যায় না। বিক্রয় শূন্যের কাছাকাছি থাকলেও ফল অস্বাভাবিক বড় হতে পারে। তখন টাকার অঙ্কে ত্রুটি অথবা অন্য উপযুক্ত পরিমাপ ব্যবহার করা প্রয়োজন। তুলনার ভিত্তিও এক রাখতে হবে। মাসিক পূর্বাভাসের সঙ্গে মাসিক ফল এবং ত্রৈমাসিক পূর্বাভাসের সঙ্গে ত্রৈমাসিক ফল মিলিয়ে দেখতে হবে।

আরেকটি বিষয় খেয়াল করার মতো। পূর্বাভাস কি ধারাবাহিকভাবে বাস্তব বিক্রয়ের চেয়ে বেশি হচ্ছে? নাকি প্রতিষ্ঠান প্রায়ই সম্ভাব্য বিক্রয় কম ধরে ফেলছে? প্রথম ক্ষেত্রে সফলতার সম্ভাবনা অতিরিক্ত আশাবাদী হতে পারে। দ্বিতীয় ক্ষেত্রে সুযোগের যথাযথ মূল্যায়ন হচ্ছে কি না, তা দেখতে হবে। তবে কারণ নিশ্চিত করতে সংশ্লিষ্ট চুক্তিগুলোও পরীক্ষা করা প্রয়োজন।

বিক্রয়ের পূর্বাভাস আর হাতে টাকা আসার হিসাব এক নয়

সম্ভাব্য বিক্রয়ের হিসাব দেখে নতুন কর্মী নিয়োগ, বিজ্ঞাপন ব্যয় বৃদ্ধি বা অতিরিক্ত পণ্য সংগ্রহের সিদ্ধান্ত নেওয়া হয় অনেক ব্যবসায়। কিন্তু সম্ভাব্য বিক্রয়কে নিশ্চিত নগদ আয় ধরে নেওয়া ঝুঁকিপূর্ণ।

ধরা যাক, আগামী তিন মাসে বিক্রয় বাড়বে ভেবে প্রতিষ্ঠান অতিরিক্ত পণ্য সংগ্রহ করল। পরে কয়েকটি বড় চুক্তি পিছিয়ে গেল। তখন পণ্য মজুত থাকলেও প্রত্যাশিত অর্থ আসবে না। প্রতিষ্ঠানের নগদ অর্থের ওপর চাপ তৈরি হতে পারে।

এ ধরনের সিদ্ধান্তের ক্ষেত্রে একটি সংখ্যার বদলে কয়েকটি পরিস্থিতির হিসাব রাখা ভালো। সতর্ক হিসাবে ইতিমধ্যে সম্পন্ন বিক্রয় এবং যথেষ্ট প্রমাণ রয়েছে এমন সম্ভাব্য চুক্তিগুলোকে গুরুত্ব দেওয়া যেতে পারে।

স্বাভাবিক পরিস্থিতির হিসাব তৈরিতে অতীতের সফলতার হার, বিক্রয়চক্র ও বর্তমান সম্ভাব্য চুক্তিগুলোর অগ্রগতি ব্যবহার করা যায়। আর অনুকূল পরিস্থিতিতে অতিরিক্ত কয়েকটি চুক্তি প্রত্যাশিত সময়ে সম্পন্ন হলে বিক্রয়ের অঙ্ক কোথায় পৌঁছাতে পারে, তা দেখা সম্ভব।

এগুলো নিশ্চিত ফল নয়। বিভিন্ন পরিস্থিতিতে ব্যবসার পরিকল্পনা কতটা টেকসই থাকবে, সেটি বোঝার জন্য এসব হিসাব করা হয়। এখানে বিক্রয় সম্পন্ন হওয়া, চালান তৈরি, হিসাববিজ্ঞানের নিয়মে রাজস্ব স্বীকৃত হওয়া এবং ক্রেতার কাছ থেকে টাকা পাওয়া আলাদা ঘটনা হতে পারে।

কোনো চুক্তি সফল হলেও অর্থ পেতে দেরি হতে পারে। তাই নগদ অর্থের পূর্বাভাসে অর্থপ্রাপ্তির শর্ত, বকেয়া পাওনা ও সম্ভাব্য বিলম্ব আলাদাভাবে দেখতে হবে। বড় অঙ্কের পণ্য মজুত, ঋণ বা দীর্ঘমেয়াদি ব্যয়ের ক্ষেত্রে বিক্রয়ের পূর্বাভাসের পাশাপাশি প্রতিষ্ঠানের নগদ প্রবাহ ও আর্থিক সক্ষমতা যাচাই করা প্রয়োজন।

বাংলাদেশ ও সফটওয়্যার সেবাভিত্তিক ব্যবসায় বাড়তি হিসাব

বাংলাদেশসহ বিভিন্ন অঞ্চলে যেসব প্রতিষ্ঠান অন্য প্রতিষ্ঠানের কাছে পণ্য বা সেবা বিক্রি করে, তাদের ক্ষেত্রে ক্রেতার অনুমোদন, ক্রয়াদেশ পাওয়া, প্রকল্পের কাজ শুরু এবং অর্থ পরিশোধের সময় এক নাও হতে পারে। এই ব্যবধান প্রতিষ্ঠান ও চুক্তিভেদে বদলায়।

বিদেশি ক্রেতার সঙ্গে কাজ করলে মুদ্রার বিষয়টিও আসে। চুক্তি এক মুদ্রায় হলেও প্রতিষ্ঠানের হিসাব অন্য মুদ্রায় হতে পারে। তখন কোন বিনিময়হার ও কোন তারিখের ভিত্তিতে মূল্য রূপান্তর করা হয়েছে, তা সংরক্ষণ করা দরকার।

সফটওয়্যার সেবাভিত্তিক ব্যবসায় আবার আয়ের ধরন আলাদা করে বুঝতে হয়। নতুন গ্রাহকের নিয়মিত সেবা গ্রহণের চুক্তির মূল্য, মাসিক পুনরাবৃত্ত আয় এবং এককালীন সেবা চালুর ফি একই ধরনের আয় নয়।

কোনো বার্ষিক চুক্তির পুরো মূল্যকে মাসিক পুনরাবৃত্ত আয়ের সঙ্গে সরাসরি যোগ করলে হিসাব বিভ্রান্তিকর হবে। বার্ষিক পুনরাবৃত্ত আয় বোঝাতে আলাদা পরিমাপ ব্যবহৃত হয়। মাসিক ও বার্ষিক পুনরাবৃত্ত আয়ের হিসাব স্বয়ংক্রিয়ভাবে হিসাববিজ্ঞানের স্বীকৃত রাজস্ব কিংবা হাতে পাওয়া নগদ অর্থের সমান নয়।

নতুন গ্রাহকের সেবা গ্রহণ, বিদ্যমান গ্রাহকের অতিরিক্ত সেবা কেনা এবং সেবা গ্রহণ বন্ধ করার প্রভাবও আলাদা করে হিসাব করা উচিত। এসব পার্থক্য পরিষ্কার না রাখলে বিক্রয় দলের পূর্বাভাস ও অর্থ বিভাগের রাজস্ব পরিকল্পনার মধ্যে অমিল তৈরি হতে পারে।

ছোট ব্যবসার জন্য কোথা থেকে শুরু করা যুক্তিসংগত?

ছোট ব্যবসায় গ্রাহকসম্পর্ক ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার দিয়ে বিক্রয়ের পূর্বাভাস তৈরি করতে প্রথম দিন থেকেই জটিল সফটওয়্যার বা কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তাভিত্তিক হিসাবের পদ্ধতি প্রয়োজন নেই। প্রথমে নির্দিষ্ট সময়ের সম্ভাব্য চুক্তিগুলো আলাদা করুন। প্রতিটির মূল্য, বর্তমান পর্যায়, সম্ভাব্য সমাপ্তির তারিখ এবং সর্বশেষ অগ্রগতি নথিভুক্ত রাখুন।

অতীতের তুলনাযোগ্য চুক্তির সফলতার হার জানা থাকলে তা থেকে প্রাথমিক সম্ভাবনা নির্ধারণ করা যেতে পারে। পর্যাপ্ত ইতিহাস না থাকলে সেই সংখ্যাকে অনুমান হিসেবেই চিহ্নিত রাখতে হবে। এরপর নিয়মিত তথ্য পর্যালোচনা করুন। মাস শেষে সংরক্ষিত পূর্বাভাসের সঙ্গে প্রকৃত বিক্রয় মিলিয়ে দেখুন।

প্রতিষ্ঠানের বিক্রয়চক্র দীর্ঘ হলে কয়েক মাসের ফল পাওয়ার আগেই পূর্বাভাসের পদ্ধতির কার্যকারিতা নিয়ে চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত নেওয়া ঠিক হবে না। যে ব্যবসায় অল্প কয়েকটি বড় চুক্তির ওপর মোট বিক্রয় নির্ভর করে, সেখানে গড় সফলতার হারের পাশাপাশি প্রতিটি বড় চুক্তির অগ্রগতি আলাদাভাবে দেখা প্রয়োজন। এ পর্যায়ে বড় তথ্যচিত্রভিত্তিক প্রতিবেদন তৈরির ব্যবস্থা গড়ে তোলার চেয়ে তথ্য ঠিক রাখা এবং পূর্বাভাসের ভুলের কারণ খুঁজে বের করাই বেশি জরুরি।

পূর্বাভাসের ভুল থেকে কী শিখছে প্রতিষ্ঠান?

বিক্রয়ের পূর্বাভাস কখনোই ভবিষ্যতের নিশ্চিত হিসাব নয়। এটি সম্ভাব্য ব্যবসার সুযোগ, অতীতের ফল এবং বর্তমান তথ্যের ভিত্তিতে করা একটি অনুমান। প্রতিষ্ঠানের সিদ্ধান্তের জন্য সেই অনুমান কতটা গ্রহণযোগ্য, সেটিই মূল প্রশ্ন।

গ্রাহকসম্পর্ক ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারে সম্ভাব্য চুক্তির মোট মূল্যকে ব্যবসার সুযোগ হিসেবে দেখা উচিত। চুক্তির সফলতার সম্ভাবনা ও সময় বিবেচনা করে প্রাথমিক পূর্বাভাস তৈরি করা যায়। তবে বাজেট বা বড় ব্যয়ের ক্ষেত্রে অপেক্ষাকৃত সতর্ক হিসাবকে গুরুত্ব দেওয়া যুক্তিসংগত।

শুরুতে একটি নির্দিষ্ট মাসের পূর্বাভাস সংরক্ষণ করলেই পরবর্তী বিশ্লেষণের ভিত্তি তৈরি হবে। মাস শেষে দেখা যাবে, কোন চুক্তি পিছিয়েছে, কোথায় সফলতার সম্ভাবনা বেশি ধরা হয়েছিল এবং কোন তথ্য সময়মতো সংশোধন হয়নি।

এভাবে কয়েকটি সময়ের ফল তুলনা করলে প্রতিষ্ঠান বুঝতে পারবে, তার পূর্বাভাসে আসল সমস্যা কোথায়। নতুন সফটওয়্যার কেনা কিংবা আরও জটিল হিসাবের পদ্ধতি চালুর আগে সেই সমস্যাগুলো ঠিক করা প্রয়োজন। কারণ ভুল তথ্যের ওপর দাঁড়িয়ে তৈরি করা উন্নত হিসাবের পদ্ধতিও শেষ পর্যন্ত ভুল সিদ্ধান্তের দিকে নিয়ে যেতে পারে।

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

বিক্রয়ের লক্ষ্য ও বিক্রয়ের পূর্বাভাস কি একই বিষয়?

না। বিক্রয়ের লক্ষ্য হলো নির্দিষ্ট সময়ে প্রতিষ্ঠান কত টাকার পণ্য বা সেবা বিক্রি করতে চায়। অন্যদিকে বিক্রয়ের পূর্বাভাস হলো বর্তমান চুক্তি, অতীতের ফলাফল এবং ক্রেতাদের অগ্রগতির ভিত্তিতে কতটা বিক্রয় হতে পারে, তার অনুমান। লক্ষ্য অর্জনের জন্য পরিকল্পনা করা যায়, কিন্তু পূর্বাভাসে বাস্তব পরিস্থিতির প্রতিফলন থাকা প্রয়োজন।

নতুন ব্যবসায় আগের বিক্রয়ের তথ্য না থাকলে পূর্বাভাস তৈরি করবেন কীভাবে?

নতুন ব্যবসায় পর্যাপ্ত বিক্রয়ের ইতিহাস না থাকলে সম্ভাব্য চুক্তির বর্তমান অবস্থা, ক্রেতার আগ্রহ, বাজেট ও সিদ্ধান্তের সময় বিবেচনা করে প্রাথমিক পূর্বাভাস তৈরি করা যায়। তবে সফলতার সম্ভাবনাকে যাচাই করা হার হিসেবে উপস্থাপন করা ঠিক নয়। কয়েক মাসের বাস্তব ফলাফল জমা হলে আগের অনুমানগুলো সংশোধন করা সহজ হবে।

ক্রেতা মৌখিকভাবে সম্মতি দিলে কি চুক্তি সফল ধরে নেওয়া যাবে?

মৌখিক সম্মতি পাওয়া মানেই সব ক্ষেত্রে চুক্তি চূড়ান্ত নয়। ক্রেতার প্রতিষ্ঠানে আরও অনুমোদন, ক্রয়াদেশ বা আনুষ্ঠানিক চুক্তির প্রয়োজন থাকতে পারে। বিক্রয় সম্পন্ন হওয়ার জন্য প্রতিষ্ঠানের নির্ধারিত শর্ত পূরণ হয়েছে কি না, তা যাচাই করতে হবে। সেই শর্ত পূরণ না হলে চুক্তিটিকে সম্ভাব্য বিক্রয় হিসেবেই রাখা যুক্তিসংগত।

আগের মাস থেকে পিছিয়ে যাওয়া চুক্তি কি নতুন মাসের পূর্বাভাসে রাখা উচিত?

চুক্তিটি নতুন মাসে সম্পন্ন হওয়ার বাস্তব সম্ভাবনা থাকলে রাখা যেতে পারে। তবে আগের সফলতার সম্ভাবনা ও সমাপ্তির তারিখ অপরিবর্তিত রাখা ঠিক নয়। ক্রেতার সর্বশেষ সিদ্ধান্ত, বিলম্বের কারণ এবং পরবর্তী পদক্ষেপ যাচাই করে তথ্য সংশোধন করতে হবে। আগের মাসের পূর্বাভাসও সংরক্ষণ করা উচিত, যাতে পরবর্তী সময়ে ভুলের কারণ বোঝা যায়।

বিক্রয়ের পূর্বাভাস বারবার ভুল হলে কি নতুন সফটওয়্যার প্রয়োজন?

সব ক্ষেত্রে নয়। প্রথমে দেখতে হবে সম্ভাব্য চুক্তির তথ্য নিয়মিত হালনাগাদ হচ্ছে কি না, একই চুক্তি একাধিকবার গণনা হচ্ছে কি না এবং সফলতার সম্ভাবনা বাস্তব তথ্যের ভিত্তিতে নির্ধারণ করা হয়েছে কি না। এসব সমস্যা সমাধানের পরও বিদ্যমান সফটওয়্যারে প্রয়োজনীয় তথ্য সংরক্ষণ বা বিশ্লেষণ করা না গেলে অন্য ব্যবস্থা বিবেচনা করা যেতে পারে।