ইনভয়েস সফটওয়্যার বাছাইয়ের আগে ১২টি সুবিধা দেখুন

একই গ্রাহকের জন্য বারবার বিল তৈরি করা, কে কত টাকা দিয়েছেন সেই হিসাব রাখা এবং বকেয়া অর্থের খোঁজ নেওয়া ছোট ব্যবসার নিয়মিত কাজ। ব্যবসা বড় হলে এসব হিসাব সামলানো আরও কঠিন হয়ে পড়ে। ইনভয়েস সফটওয়্যার কাজগুলো সহজ করতে পারে। কিন্তু ভুল সফটওয়্যার বেছে নিলে খরচ বাড়ার পাশাপাশি হিসাবের জটিলতাও তৈরি হতে পারে।

সব বিলিং সফটওয়্যার একই ধরনের ব্যবসার জন্য তৈরি নয়। কোনোটি স্বাধীন পেশাজীবীদের সাধারণ বিল তৈরিতে সুবিধাজনক, কোনোটি পণ্য বিক্রির হিসাব রাখতে উপযোগী, আবার কোনোটি নিয়মিত গ্রাহকদের বিল পরিচালনার জন্য তৈরি।

সফটওয়্যার বাছাইয়ে একটি ইনভয়েস সফটওয়্যার যাচাইতালিকা কাজে আসে। বিল তৈরির সুবিধা, করের হিসাব, অর্থ পরিশোধের ব্যবস্থা, বকেয়া আদায়, প্রতিবেদন এবং তথ্যের নিরাপত্তাসহ ১২টি বিষয় যাচাই করলে নিজের ব্যবসার জন্য উপযুক্ত সফটওয়্যার খুঁজে পাওয়া সহজ হয়। সব ব্যবসার প্রতিটি সুবিধা প্রয়োজন হবে না। নিয়মিত কোন কাজগুলো করতে হয় এবং সেগুলোর জন্য কত খরচ যুক্তিসংগত, সেই হিসাব থেকেই নির্বাচন শুরু করা ভালো।

ইনভয়েস সফটওয়্যার বাছাইয়ের ১২টি জরুরি সুবিধা

সফটওয়্যারের প্রচারমূলক পাতায় অনেক সুবিধার কথা লেখা থাকে। কিন্তু তালিকায় কোনো সুবিধার নাম থাকলেই সেটি ব্যবসার কাজে যথেষ্ট হবে, এমন নিশ্চয়তা নেই। সুবিধাটি কীভাবে কাজ করে, ব্যবহারে কী সীমাবদ্ধতা আছে এবং তার জন্য বাড়তি টাকা দিতে হবে কি না, তা বোঝা প্রয়োজন।

১. প্রয়োজনীয় তথ্যসহ বিল তৈরি ও নিজের মতো সাজানোর সুবিধা

একটি ইনভয়েসে সাধারণত ব্যবসার নাম, ঠিকানা, গ্রাহকের তথ্য, বিল নম্বর, তারিখ, পণ্য বা সেবার বিবরণ, মূল্য এবং পরিশোধের শর্ত থাকে। ব্যবসার ধরন ও প্রযোজ্য আইন অনুযায়ী আরও তথ্য প্রয়োজন হতে পারে। সফটওয়্যার নির্বাচনের সময় দেখুন, প্রয়োজনীয় তথ্যগুলো সহজে যোগ করা যাচ্ছে কি না। বিল নম্বর স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হয় কি না এবং ভুল করে একই নম্বর দ্বিতীয়বার ব্যবহারের ঝুঁকি কতটা, সেটিও পরীক্ষা করুন।

নিজস্ব প্রতীক, যোগাযোগের তথ্য, ব্যাংক হিসাব ও পরিশোধের নির্দেশনা যুক্ত করার সুবিধা কাজে আসে। পাশাপাশি ইমেইলে বিল পাঠানো, পিডিএফ ফাইল নামানো এবং ছাপানোর ব্যবস্থাও থাকা দরকার।

বাংলাদেশের ব্যবসার জন্য বাংলা লেখার বিষয়টি আলাদাভাবে পরীক্ষা করা ভালো। ব্যবসার নাম বা পণ্যের বিবরণ বাংলায় লিখলে পিডিএফ ফাইলে অক্ষর ঠিকভাবে দেখা যাচ্ছে কি না, তা নিশ্চিত করুন। সুন্দর নকশা থাকলেও বাংলা লেখা বিকৃত হলে সেটি ব্যবহার করা অসুবিধাজনক।

আরও পড়ুন: ছোট ব্যবসার সফটওয়্যার স্ট্যাক (Software Stack) কীভাবে পরিকল্পনা করবেন

২. বাংলাদেশের ভ্যাট ও ভারতের জিএসটি হিসাবের সুবিধা

স্থানীয় করব্যবস্থার সঙ্গে সামঞ্জস্য না থাকলে ভালো বিলিং সফটওয়্যারও ব্যবসার প্রয়োজন মেটাতে ব্যর্থ হতে পারে। বিশেষ করে বাংলাদেশ ও ভারতে চালানের নিয়ম আলাদা হওয়ায় এই সুবিধাটি গুরুত্ব দিয়ে দেখা উচিত। বাংলাদেশে প্রযোজ্য ক্ষেত্রে জাতীয় রাজস্ব বোর্ডের নির্ধারিত মূসক-৬.৩ কর চালানপত্র ব্যবহার করতে হয়। এতে সরবরাহকারীর ব্যবসা শনাক্তকরণ নম্বর (বিআইএন), চালান নম্বর, সরবরাহের বিবরণ, পরিমাণ, মূল্য ও করের তথ্যসহ নির্ধারিত বিবরণ থাকে। ক্রেতার ব্যবসা শনাক্তকরণ নম্বরও প্রযোজ্য ক্ষেত্রে উল্লেখ করতে হয়।

নির্দিষ্ট ব্যবসাপ্রতিষ্ঠানের জন্য জাতীয় রাজস্ব বোর্ড অনুমোদিত ইলেকট্রনিক রাজস্ব যন্ত্র বা বিক্রয়তথ্য নিয়ন্ত্রক যন্ত্রের মাধ্যমে চালান ইস্যুর বাধ্যবাধকতা থাকতে পারে। ভারতে পণ্য ও পরিষেবা কর বা জিএসটি নিবন্ধিত ব্যবসার কর চালানে জিএসটি নিবন্ধন নম্বর, পণ্য বা সেবার শ্রেণিবিন্যাস সংকেত, করের হার এবং অন্যান্য নির্ধারিত তথ্য প্রয়োজন হয়। তবে করমুক্ত সরবরাহ বা নির্দিষ্ট সরলীকৃত করব্যবস্থার মতো ক্ষেত্রে কর চালানের পরিবর্তে সরবরাহ বিল প্রযোজ্য হতে পারে।

ভারতে ১ আগস্ট ২০২৩ থেকে নির্ধারিত শর্তসাপেক্ষে ৫ কোটি রুপি বা তার বেশি মোট বার্ষিক লেনদেনের ব্যবসাগুলো ইলেকট্রনিক চালান ব্যবস্থার আওতায় রয়েছে। এ ক্ষেত্রে ২০১৭-১৮ অর্থবছর থেকে কোনো পূর্ববর্তী অর্থবছরের লেনদেন বিবেচিত হয়। প্রযোজ্য লেনদেনের চালান সরকারি চালান নিবন্ধন ব্যবস্থায় নিবন্ধন করে চালান শনাক্তকরণ নম্বর এবং নির্ধারিত দ্রুত শনাক্তকরণ সংকেত নিতে হয়।

এ ছাড়া ১ এপ্রিল ২০২৫ থেকে ১০ কোটি রুপি বা তার বেশি মোট বার্ষিক লেনদেনের আওতাভুক্ত ব্যবসার জন্য ইলেকট্রনিক চালান নিবন্ধনের ক্ষেত্রে চালানের তারিখ থেকে ৩০ দিনের সময়সীমা কার্যকর হয়েছে। সফটওয়্যারে করের শতাংশ বসানো গেলেই সেটিকে আইনসম্মত চালান তৈরির উপযোগী ধরে নেওয়া যাবে না।

কেনার আগে তিনটি বিষয় নিশ্চিত করুন:

• ব্যবসার জন্য প্রয়োজনীয় করের তথ্য ও চালানের ধরন সমর্থিত কি না।
• করের হিসাব, ছাড় এবং সংশোধিত চালান তৈরির ব্যবস্থা রয়েছে কি না।
• প্রযোজ্য ক্ষেত্রে সরকারি ইলেকট্রনিক চালান বা রাজস্ব ব্যবস্থার নিয়ম পূরণ করা যায় কি না।

বিদেশি সফটওয়্যারের আন্তর্জাতিক সংস্করণে স্থানীয় করব্যবস্থার সব সুবিধা নাও থাকতে পারে। প্রয়োজনে হিসাবরক্ষকের সহায়তায় একটি নমুনা চালান যাচাই করুন।

৩. মূল্যপ্রস্তাব থেকে সরাসরি ইনভয়েস তৈরির ব্যবস্থা

স্বাধীন পেশাজীবী, নকশা তৈরির প্রতিষ্ঠান, পরামর্শক প্রতিষ্ঠান এবং সেবাভিত্তিক ব্যবসায় কাজ শুরুর আগে মূল্যপ্রস্তাব পাঠাতে হয়। ধরা যাক, একটি প্রতিষ্ঠান ওয়েবসাইট তৈরির জন্য ৫০ হাজার টাকার প্রস্তাব দিল। গ্রাহক সেটি অনুমোদন করার পর একই তথ্য আবার নতুন বিলে লিখতে হলে সময় লাগে। ভুল হওয়ার সুযোগও থাকে।

কিছু ইনভয়েস সফটওয়্যারে অনুমোদিত মূল্যপ্রস্তাব সরাসরি বিলে রূপান্তর করা যায়। এতে কাজের বিবরণ, নির্ধারিত মূল্য ও গ্রাহকের তথ্য নতুন করে লিখতে হয় না।

তবে অনুমোদনের ব্যবস্থা সব সফটওয়্যারে এক রকম নয়। কোথাও গ্রাহক অনলাইনে প্রস্তাব গ্রহণ করতে পারেন, কোথাও শুধু মূল্যপ্রস্তাবের তথ্য ব্যবহার করে বিল তৈরি করা যায়। যেসব ব্যবসায় কাজের অগ্রগতি অনুযায়ী বা কিস্তিতে বিল পাঠানো হয়, তাদের এই সুবিধাটি বিশেষভাবে পরীক্ষা করা উচিত।

৪. গ্রাহক ও পণ্যের তথ্য সংরক্ষণের ব্যবস্থা

একই গ্রাহকের জন্য প্রতি মাসে বিল তৈরি করলে বারবার নাম, ঠিকানা ও যোগাযোগের তথ্য লেখার প্রয়োজন হওয়া উচিত নয়। গ্রাহকের তথ্য একবার সংরক্ষণ করে পরবর্তী বিলে ব্যবহার করার সুবিধা সময় বাঁচায়। একইভাবে নিয়মিত বিক্রি হওয়া পণ্য বা সেবার নাম, একক মূল্য এবং বিবরণ সংরক্ষণ করা গেলে বিল তৈরি সহজ হয়।

পণ্যভিত্তিক ব্যবসায় আরেকটি প্রয়োজন দেখা দেয়। বিক্রয়ের সঙ্গে মজুতের হিসাব মিলিয়ে রাখা। কিছু সফটওয়্যারে বিক্রয় নথিভুক্ত হলে মজুতের হিসাব হালনাগাদ করা যায়। অন্যগুলোতে আলাদা মজুত ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারের সঙ্গে সংযোগ প্রয়োজন হয়।

অনেক পণ্য, একাধিক গুদাম বা নিয়মিত পণ্য ফেরতের কাজ থাকলে সাধারণ ইনভয়েস সফটওয়্যার যথেষ্ট নাও হতে পারে। সে ক্ষেত্রে পূর্ণাঙ্গ মজুত ব্যবস্থাপনার সুবিধা খোঁজা যুক্তিসংগত।

৫. একাধিক মুদ্রায় বিল তৈরির সুবিধা

বাংলাদেশের কোনো স্বাধীন পেশাজীবী স্থানীয় গ্রাহকের জন্য টাকায় বিল তৈরি করতে পারেন। বিদেশি গ্রাহক আবার ডলার, ইউরো বা অন্য মুদ্রায় ইনভয়েস চাইতে পারেন। এ ধরনের ব্যবসায় একাধিক মুদ্রা ব্যবহারের সুবিধা প্রয়োজন। সফটওয়্যারে কোন মুদ্রায় বিল তৈরি হবে, বিনিময় হার কীভাবে নির্ধারিত হবে এবং হিসাবরক্ষণ প্রতিবেদনে কোন মুদ্রা দেখানো হবে, তা বুঝে নেওয়া জরুরি।

কিছু সফটওয়্যারে বিনিময় হার নিজে বসাতে হয়। অন্যগুলোতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে হার আনার ব্যবস্থা রয়েছে। তবে বিলে ব্যবহৃত হার ও ব্যাংকে অর্থ পাওয়ার সময়ের প্রকৃত হার আলাদা হতে পারে।

প্রতিষ্ঠানের মূল হিসাবরক্ষণ মুদ্রা পরিবর্তনের নিয়মও দেখে নিন। কোনো কোনো সফটওয়্যারে লেনদেন নথিভুক্ত করার পর এই মুদ্রা পরিবর্তন করা সীমিত বা জটিল হতে পারে। মনে রাখতে হবে, ডলারে ইনভয়েস তৈরি করতে পারা এবং বিদেশ থেকে ডলারে অর্থ গ্রহণ করতে পারা এক বিষয় নয়। অর্থ গ্রহণের জন্য আলাদা সেবা ও অনুমোদনের প্রয়োজন হতে পারে।

৬. স্থানীয় ও আন্তর্জাতিক অর্থ পরিশোধের ব্যবস্থার সঙ্গে সংযোগ

ইনভয়েসে অর্থ পরিশোধের সংযোগ থাকলে গ্রাহক বিল দেখেই টাকা দেওয়ার সুযোগ পান। তবে সংশ্লিষ্ট অর্থ পরিশোধের সেবা ব্যবসার দেশ ও হিসাবের ধরন সমর্থন না করলে এই সুবিধা কাজে আসবে না। বাংলাদেশের ব্যবসার জন্য স্থানীয় ব্যাংক, মোবাইল আর্থিক সেবা বা অনুমোদিত অর্থ পরিশোধের ব্যবস্থার সঙ্গে সংযোগ প্রয়োজন হতে পারে। ভারতে ইউপিআই বা একীভূত অর্থ পরিশোধ ব্যবস্থা এবং অন্যান্য স্থানীয় সেবা প্রাসঙ্গিক।

সফটওয়্যারের ওয়েবসাইটে কোনো অর্থ পরিশোধকারী প্রতিষ্ঠানের প্রতীক থাকলেই সেটি আপনার দেশের ব্যবসায়িক হিসাবে চালু করা যাবে, এমন নিশ্চয়তা নেই। সফটওয়্যার সরবরাহকারীর কাছে জেনে নিন, কোন অর্থ পরিশোধের সেবা ব্যবহার করা যাবে, লেনদেনের খরচ কত, অর্থ পেতে কত সময় লাগতে পারে এবং টাকা পাওয়ার পর বিলের অবস্থা স্বয়ংক্রিয়ভাবে বদলাবে কি না।

মুদ্রা রূপান্তরের খরচ ও অর্থ ফেরতের নিয়মও খেয়াল করুন। যেসব ব্যবসায় মূলত ব্যাংকের মাধ্যমে সরাসরি টাকা আসে, তাদের জন্য অনলাইন অর্থ পরিশোধের ব্যবস্থা অপরিহার্য নয়। সেখানে অর্থপ্রদান নিজে নথিভুক্ত করার নির্ভরযোগ্য ব্যবস্থা বেশি কাজে আসতে পারে।

৭. আংশিক অর্থ পরিশোধ, বকেয়া ও ফেরতের হিসাব

সব গ্রাহক একবারে পুরো বিল পরিশোধ করেন না। কেউ অগ্রিম টাকা দেন, পরে বাকি অর্থ পরিশোধ করেন। আবার কোনো গ্রাহক কিস্তিতে অর্থ দিতে পারেন। ধরা যাক, একটি কাজের মোট বিল ৩০ হাজার টাকা। গ্রাহক প্রথমে ১০ হাজার টাকা দিয়েছেন। সফটওয়্যারে সেই অর্থ নথিভুক্ত করার পর বাকি ২০ হাজার টাকা স্পষ্ট দেখা উচিত।

আংশিক অর্থ পরিশোধের ব্যবস্থা দুর্বল হলে প্রকৃত বকেয়া বোঝা কঠিন হয়ে যায়। ভুল বিল সংশোধন, পাওনা সমন্বয়ের নথি তৈরি এবং অর্থ ফেরতের হিসাব রাখার সুবিধাও প্রয়োজন হতে পারে।

এখানে পাওনা সমন্বয়ের নথি ও অর্থ ফেরতের পার্থক্য বোঝা জরুরি। এই নথি দিয়ে গ্রাহকের পাওনা বা বিলের সমন্বয় নথিভুক্ত করা যায়। কিন্তু সেটি তৈরি করলেই টাকা গ্রাহকের ব্যাংক হিসাবে ফেরত যায় না। অগ্রিম অর্থ নেওয়া হয় এমন ব্যবসায় এই হিসাবগুলো পরিষ্কার থাকা বিশেষ প্রয়োজন।

৮. বকেয়া বিলের স্বয়ংক্রিয় অনুস্মারক

নিয়মিত গ্রাহকদের কাছে বিল পাঠানোর পর অর্থ আদায়ের খোঁজ রাখতে হয়। প্রতিবার আলাদাভাবে বার্তা পাঠানো সময়সাপেক্ষ। স্বয়ংক্রিয় অনুস্মারক থাকলে বিল পরিশোধের শেষ তারিখের আগে বা পরে নির্ধারিত সময়ে গ্রাহককে বার্তা পাঠানো যায়।

কিন্তু অনুস্মারক পাঠানোর সময় ও প্রাপক নিয়ন্ত্রণের ব্যবস্থা না থাকলে সমস্যা হতে পারে। কোনো গ্রাহক ইতিমধ্যে টাকা দিয়েছেন কিংবা বিল নিয়ে আলোচনা চলছে, এমন অবস্থায় বারবার তাগাদা পাঠানো ঠিক নয়। বিশেষ করে ব্যাংকের মাধ্যমে টাকা এলে সফটওয়্যারে লেনদেন নথিভুক্ত না হওয়া পর্যন্ত বিল অপরিশোধিত দেখাতে পারে। এতে ভুল অনুস্মারক পাঠানোর ঝুঁকি থাকে।

কিছু সফটওয়্যারে বার্তার ভাষা, সময় ও প্রাপক নির্ধারণ করা যায়। প্রয়োজনে অনুস্মারক বন্ধ করার ব্যবস্থাও থাকতে পারে। বড় প্রতিষ্ঠানের গ্রাহকদের ক্ষেত্রে অর্থ পরিশোধের অনুমোদনপ্রক্রিয়া দীর্ঘ হলে ব্যক্তিগত যোগাযোগেরও প্রয়োজন হয়।

৯. নিয়মিত গ্রাহকের জন্য স্বয়ংক্রিয় পুনরাবৃত্ত বিল

একই গ্রাহকের কাছে প্রতি মাসে একই ধরনের বিল পাঠাতে হলে স্বয়ংক্রিয় পুনরাবৃত্ত বিল তৈরির সুবিধাটি কাজে আসে। উদাহরণ হিসেবে, একটি প্রতিষ্ঠান মাসিক ওয়েবসাইট রক্ষণাবেক্ষণ সেবা দেয়। প্রতিবার নতুন বিল তৈরি করার বদলে একটি নিয়ম নির্ধারণ করে রাখা যায়। সফটওয়্যার সেই নিয়ম অনুযায়ী নির্ধারিত সময়ে বিল তৈরি করতে পারে। কিছু ব্যবস্থায় স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠানোর সুবিধাও রয়েছে।

তবে নিয়মিত বিল তৈরি হওয়া মানেই গ্রাহকের হিসাব থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে অর্থ কেটে নেওয়া নয়। এর জন্য উপযুক্ত অর্থ পরিশোধের ব্যবস্থা, গ্রাহকের প্রয়োজনীয় অনুমোদন এবং স্বয়ংক্রিয় অর্থ আদায়ের সুবিধা থাকতে হবে। অনলাইনে সাবস্ক্রিপশনভিত্তিক সফটওয়্যার সেবা দেওয়া ব্যবসার জন্য আরও একটি পার্থক্য গুরুত্বপূর্ণ। সাধারণ পুনরাবৃত্ত বিল তৈরি ও পূর্ণাঙ্গ সাবস্ক্রিপশন ব্যবস্থাপনা এক নয়।

গ্রাহকের সেবার ধরন পরিবর্তন, মেয়াদ নবায়ন, সেবা সাময়িক বন্ধ রাখা কিংবা বাতিল করার কাজ সাধারণ পুনরাবৃত্ত বিল তৈরির সুবিধায় সম্পূর্ণভাবে সমর্থিত নাও হতে পারে।

১০. বিক্রয়, বকেয়া ও গ্রাহকভিত্তিক প্রতিবেদন

মাসে কত টাকার বিল তৈরি হয়েছে, আর কত টাকা সত্যিই পাওয়া গেছে, সেই দুই হিসাব আলাদা করে জানা দরকার। একটি কার্যকর ইনভয়েস সফটওয়্যারের প্রতিবেদনে গ্রাহকভিত্তিক বকেয়া, অপরিশোধিত বিলের সংখ্যা এবং অর্থ আদায়ের তথ্য সহজে পাওয়া উচিত।

বকেয়ার বয়সভিত্তিক প্রতিবেদনও কাজে আসে। এতে ৩০ দিন, ৬০ দিন বা তার বেশি সময় ধরে কোন বিলগুলো বকেয়া রয়েছে, তা দেখা যায়। এই তথ্য ব্যবসার নগদ প্রবাহ পর্যবেক্ষণে সাহায্য করে। বিশেষ করে কোন গ্রাহকের সঙ্গে আগে যোগাযোগ করা প্রয়োজন, সেটি বোঝা সহজ হয়।

তবে ইনভয়েসের প্রতিবেদনকে পূর্ণাঙ্গ লাভ-ক্ষতির হিসাব ধরে নেওয়া ঠিক হবে না। ব্যবসার সব ব্যয় ও অন্যান্য লেনদেন সেখানে নথিভুক্ত না থাকলে প্রকৃত মুনাফা জানা যাবে না।

১১. হিসাবরক্ষণ ও অন্যান্য সফটওয়্যারের সঙ্গে সংযোগ

কোনো ব্যবসায় গ্রাহকের তথ্য গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারে, বিক্রয়ের তথ্য অনলাইন দোকানে এবং আর্থিক হিসাব আলাদা সফটওয়্যারে থাকতে পারে। ইনভয়েস সফটওয়্যার এসব ব্যবস্থার সঙ্গে তথ্য আদান-প্রদান করতে পারলে একই তথ্য বারবার লেখার প্রয়োজন কমে। তবে সফটওয়্যার দুটির মধ্যে সংযোগ থাকলেই সব তথ্য ঠিকভাবে মিলবে, এমন নয়।

গ্রাহকের তথ্য, বিল, অর্থ পরিশোধ ও সংশোধিত লেনদেনের কোনগুলো আদান-প্রদান করা যায়, তা পরীক্ষা করুন। একটি সফটওয়্যারে তথ্য পরিবর্তন করলে অন্যটিতেও পরিবর্তন হচ্ছে কি না, সেটি দেখুন। একই অর্থপ্রদান ভুল করে দুইবার নথিভুক্ত হচ্ছে কি না, তাও যাচাই করা দরকার।

অতিরিক্ত সংযোগের জন্য সফটওয়্যারগুলোর মধ্যে তথ্য আদান-প্রদানের প্রযুক্তিগত ব্যবস্থা, তৃতীয় পক্ষের সেবা কিংবা বেশি দামের সাবস্ক্রিপশন প্রয়োজন হতে পারে। ছোট ব্যবসার ক্ষেত্রে এই বাড়তি খরচ কতটা যুক্তিসংগত, তা হিসাব করে দেখা ভালো।

১২. তথ্যের নিরাপত্তা, ব্যবহারকারীর অনুমতি ও তথ্য রপ্তানি

ইনভয়েস সফটওয়্যারে গ্রাহকের নাম, ঠিকানা, যোগাযোগের তথ্য এবং আর্থিক লেনদেনের ইতিহাস সংরক্ষিত থাকতে পারে। এসব তথ্যের নিরাপত্তা নিশ্চিত করা ব্যবসার দায়িত্বের অংশ। একাধিক কর্মী সফটওয়্যার ব্যবহার করলে সবার একই ধরনের অনুমতি থাকা উচিত নয়। একজন বিল তৈরি করবেন, অন্যজন অনুমোদন করবেন, আর হিসাবরক্ষক প্রতিবেদন দেখবেন। কাজ অনুযায়ী অনুমতি নিয়ন্ত্রণের ব্যবস্থা থাকা প্রয়োজন।

একাধিক ধাপে পরিচয় যাচাই এবং গুরুত্বপূর্ণ পরিবর্তনের ইতিহাস দেখার সুবিধাও খুঁজুন। কিছু সফটওয়্যারে নির্দিষ্ট কয়েকটি ব্যবহারকারীর ভূমিকা থেকে নির্বাচন করতে হয়। ফলে প্রত্যেক কর্মীর জন্য আলাদাভাবে সব অনুমতি নিয়ন্ত্রণ করা নাও যেতে পারে। তথ্যের নিরাপদ অনুলিপি সংরক্ষণ, পুনরুদ্ধার এবং হিসাব বন্ধ করার পর তথ্য পাওয়ার নিয়মও জেনে নিন।

বিশেষ করে সফটওয়্যার পরিবর্তনের সময় বিল, গ্রাহক ও অর্থ পরিশোধের তথ্য সারণিভিত্তিক ফাইল বা কমা দিয়ে পৃথক করা তথ্যের ফাইলে বের করা যায় কি না, তা পরীক্ষা করা প্রয়োজন। শুধু পিডিএফ ফাইল নামানোর সুবিধা থাকলে পরে অন্য সফটওয়্যারে পূর্ণাঙ্গ তথ্য স্থানান্তর করা কঠিন হতে পারে। আবার সারণিভিত্তিক তথ্য পাওয়া গেলেও সব সংযুক্ত নথি, লেনদেনের সম্পর্ক বা পরিবর্তনের ইতিহাস স্থানান্তর করা সম্ভব নাও হতে পারে।

কোন ব্যবসার জন্য কোন সুবিধা বেশি প্রয়োজন?

সব ব্যবসার জন্য ১২টি সুবিধা সমান গুরুত্বপূর্ণ নয়। কাজের ধরন অনুযায়ী প্রয়োজনগুলো আলাদা করলে সফটওয়্যার তুলনা সহজ হয়।

একজন স্বাধীন পেশাজীবী মাসে কয়েকটি বিল পাঠালে জটিল মজুত ব্যবস্থাপনা বা অনেক কর্মীর অনুমতি নিয়ন্ত্রণের সুবিধা প্রয়োজন নাও হতে পারে। অন্যদিকে নিয়মিত পণ্য বিক্রি করা ব্যবসায় শুধু পিডিএফ বিল তৈরি করতে পারা যথেষ্ট নয়। বিক্রয়, অর্থ পরিশোধ ও মজুতের হিসাব মিলিয়ে রাখার ব্যবস্থাও প্রয়োজন।

সফটওয়্যারের দাম তুলনা করার সময় কোথায় ভুল হয়?

শুধু মাসিক সাবস্ক্রিপশনের খরচ দেখে সফটওয়্যার নির্বাচন করলে প্রকৃত খরচের একটি অংশ বাদ পড়ে যেতে পারে। বিনামূল্যের পরিকল্পনায় কতটি বিল তৈরি করা যাবে, কতজন কর্মী যুক্ত করা যাবে এবং কত দিনের তথ্য পাওয়া যাবে, তা পরীক্ষা করুন। প্রয়োজনীয় অনুস্মারক, প্রতিবেদন বা অন্য সফটওয়্যারের সঙ্গে সংযোগ বেশি দামের পরিকল্পনায় সীমাবদ্ধ থাকতে পারে।

বার্ষিক সাবস্ক্রিপশন, অতিরিক্ত ব্যবহারকারী, অর্থ পরিশোধের সেবার চার্জ, তথ্য স্থানান্তর এবং কারিগরি সহায়তার খরচও তুলনায় রাখুন। বিদেশি সফটওয়্যার ব্যবহার করলে মুদ্রা রূপান্তর, ব্যাংকের চার্জ ও প্রযোজ্য কর যুক্ত হতে পারে। কোনো পরিকল্পনায় বার্ষিক মূল্য দেখানো হলেও মাসিক বিল পরিশোধের বিকল্প আছে কি না, সেটিও দেখে নেওয়া উচিত।

এ বিষয়ে আরও বিস্তারিত জানতে পড়তে পারেন বিনামূল্যের সফটওয়্যার ব্যবহার করতে গিয়ে ছোট ব্যবসার অদৃশ্য খরচ কোথায়।

কেনার আগে একটি বাস্তব কাজ দিয়ে সফটওয়্যার পরীক্ষা করুন

সুবিধার তালিকা দেখে দুটি সফটওয়্যার প্রায় একই রকম মনে হতে পারে। কিন্তু বাস্তবে কাজ করার সময় পার্থক্য বোঝা যায়। সম্ভব হলে পরীক্ষামূলক সংস্করণে কয়েকটি নমুনা লেনদেন তৈরি করুন। প্রথমে একজন গ্রাহকের নামে বিল তৈরি করে তাতে কর ও ছাড় যোগ করুন। পিডিএফ ফাইল নামিয়ে হিসাব ও তথ্য ঠিক আছে কি না, দেখুন। এরপর আংশিক অর্থ পরিশোধ নথিভুক্ত করুন। বাকি অর্থ সঠিকভাবে দেখাচ্ছে কি না, পরীক্ষা করুন।

পরের ধাপে একটি বিল সংশোধন করে তথ্য সারণিভিত্তিক ফাইলে বের করুন। প্রয়োজনীয় তথ্য হারিয়ে যাচ্ছে কি না, খেয়াল করুন। একাধিক কর্মীর প্রয়োজন হলে আলাদা ব্যবহারকারী তৈরি করে অনুমতির সীমাও পরীক্ষা করা উচিত। দুর্বল ইন্টারনেট সংযোগে কাজ করতে হয় এমন ব্যবসায় ইন্টারনেট ছাড়া কাজ করার সুবিধা আছে কি না, দেখুন। মোবাইল অ্যাপ ও ওয়েব সংস্করণে একই সুবিধা পাওয়া যায়, এমন ধরে নেওয়া ঠিক হবে না।

এসব পরীক্ষায় প্রকৃত গ্রাহকের সংবেদনশীল তথ্য ব্যবহারের প্রয়োজন নেই। নমুনা তথ্য দিয়েই সফটওয়্যারের অনেক ব্যবহারিক সীমাবদ্ধতা বোঝা সম্ভব।

আপনার ব্যবসার জন্য কোন ইনভয়েস সফটওয়্যারটি নেবেন?

ইনভয়েস সফটওয়্যার যাচাইতালিকা ব্যবহার করে প্রথমে ব্যবসার তিন থেকে পাঁচটি অপরিহার্য সুবিধা নির্ধারণ করুন। তারপর সম্ভাব্য দুই বা তিনটি সফটওয়্যারে একই ধরনের বিল, অর্থ পরিশোধের হিসাব ও প্রতিবেদন তৈরির কাজ করে দেখুন। যে সফটওয়্যার প্রযোজ্য করের নিয়ম পূরণে সহায়তা করে, অর্থ পরিশোধের হিসাব ঠিক রাখে, প্রয়োজনীয় নিরাপত্তা নিয়ন্ত্রণ দেয় এবং বাজেটের মধ্যে থাকে, সেটিকে অগ্রাধিকার দেওয়া যুক্তিসংগত।

কোনো সফটওয়্যারে ৫০টি সুবিধা থাকলেও আপনার নিয়মিত কাজের জন্য প্রয়োজনীয় কয়েকটি সুবিধা ঠিকভাবে কাজ না করলে সেটি ভালো নির্বাচন হবে না। কেনার আগে আরেকটি বিষয় নিশ্চিত করুন। ব্যবসা বড় হলে একই সফটওয়্যার ব্যবহার চালিয়ে নেওয়া যাবে কি না এবং প্রয়োজনে অন্য ব্যবস্থায় তথ্য স্থানান্তর করা কতটা সহজ হবে। এই দুটি প্রশ্নের উত্তর অনেক সময় দীর্ঘ সুবিধার তালিকার চেয়েও বেশি কাজে আসে।

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন 

১. ছোট ব্যবসার জন্য বিনামূল্যের ইনভয়েস সফটওয়্যার কি যথেষ্ট?

অল্পসংখ্যক বিল তৈরি করতে হয় এমন ব্যবসার জন্য বিনামূল্যের ইনভয়েস সফটওয়্যার যথেষ্ট হতে পারে। তবে বিনামূল্যের সংস্করণে বিলের সংখ্যা, ব্যবহারকারীর অনুমতি, স্বয়ংক্রিয় অনুস্মারক বা প্রতিবেদন তৈরির সুবিধা সীমিত থাকতে পারে। ব্যবসার প্রয়োজনীয় কাজগুলো বিনামূল্যের সংস্করণে করা যাচ্ছে কি না, সেটি পরীক্ষা করা উচিত।

২. ইনভয়েস ও টাকা পাওয়ার রসিদ কি একই জিনিস?

না। ইনভয়েস সাধারণত পণ্য বা সেবার বিপরীতে কত টাকা পরিশোধ করতে হবে, তার বিবরণ দেয়। অন্যদিকে টাকা পাওয়ার রসিদ অর্থ গ্রহণের প্রমাণ হিসেবে ব্যবহৃত হয়। কোনো ইনভয়েস পরিশোধিত হিসেবে চিহ্নিত থাকলেও আলাদা রসিদ প্রয়োজন হতে পারে। ব্যবসার ধরন ও স্থানীয় করের নিয়ম অনুযায়ী প্রয়োজনীয় নথি সংরক্ষণ করতে হবে।

৩. ইনভয়েস সফটওয়্যার ব্যবহার করলে কি আলাদা হিসাবরক্ষকের প্রয়োজন নেই?

ইনভয়েস সফটওয়্যার বিল তৈরি, অর্থ পরিশোধের হিসাব এবং বকেয়া পর্যবেক্ষণের কাজ সহজ করে। কিন্তু করের হিসাব যাচাই, আর্থিক বিবরণী প্রস্তুত এবং আইনগত বাধ্যবাধকতা পূরণের সব কাজ সাধারণ ইনভয়েস সফটওয়্যার দিয়ে সম্পন্ন করা যায় না। ব্যবসার জটিলতা ও প্রযোজ্য নিয়ম অনুযায়ী হিসাবরক্ষকের সহায়তা প্রয়োজন হতে পারে।

৪. ইনভয়েস সফটওয়্যার বন্ধ হয়ে গেলে পুরোনো বিলের কী হবে?

এটি সফটওয়্যার সরবরাহকারীর তথ্য সংরক্ষণ ও রপ্তানি নীতির ওপর নির্ভর করে। কোনো সেবা বন্ধ হয়ে গেলে বা সাবস্ক্রিপশন বাতিল করলে পুরোনো বিল ও গ্রাহকের তথ্য পাওয়ার সুযোগ সীমিত হতে পারে। তাই নিয়মিত প্রয়োজনীয় তথ্যের অনুলিপি সংরক্ষণ এবং অন্য সফটওয়্যারে স্থানান্তরের ব্যবস্থা আগে থেকেই যাচাই করা ভালো।

৫. ইনভয়েস সফটওয়্যার কেনার আগে বিনামূল্যে পরীক্ষা করা যায় কি?

কিছু সফটওয়্যার বিনামূল্যের সংস্করণ বা নির্দিষ্ট সময়ের পরীক্ষামূলক ব্যবহারের সুযোগ দেয়। তবে পরীক্ষামূলক সংস্করণে সব সুবিধা পাওয়া যাবে, এমন নিশ্চয়তা নেই। পরীক্ষার সময় বিল তৈরি, আংশিক অর্থ পরিশোধ, করের হিসাব এবং তথ্য রপ্তানির মতো প্রয়োজনীয় কাজগুলো করে দেখা উচিত।