জ্যাপিয়ারের টাস্ক লিমিট দ্রুত শেষ হয় কেন? কীভাবে এটি নিয়ন্ত্রণ করবেন

জ্যাপিয়ারে কয়েকটি স্বয়ংক্রিয় কাজ চালু করার পর হয়তো দেখলেন, মাস শেষ হওয়ার আগেই টাস্কের সীমা ফুরিয়ে আসছে। ওয়েবসাইটে ১০০টি ফর্ম জমা পড়েছে, অথচ জ্যাপিয়ার দেখাচ্ছে ৩০০ কিংবা তারও বেশি টাস্ক ব্যবহার হয়েছে। এই বাড়তি টাস্ক কোথা থেকে এল, তা বুঝতে না পারলে সাবস্ক্রিপশনের খরচও নিয়ন্ত্রণ করা কঠিন।

জ্যাপিয়ারের টাস্ক লিমিট দ্রুত শেষ হওয়ার পেছনে সাধারণত একটি ঘটনার জন্য একাধিক কাজ চালানো, একই তথ্য বারবার প্রক্রিয়াকরণ এবং প্রয়োজনের বাইরে অতিরিক্ত ধাপ ব্যবহারের সম্পর্ক রয়েছে। লুপিং, কিছু কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তাভিত্তিক কাজ, কোড ব্যবহার এবং পুনরায় চালানো স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়াও টাস্কের সংখ্যা বাড়াতে পারে।

এ জন্য শুরুতেই বড় সাবস্ক্রিপশন নেওয়ার প্রয়োজন নেই। আগে দেখতে হবে, কোন স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া কতবার চলছে এবং প্রতিবার কী কী কাজ করছে। অনেক ক্ষেত্রে অপ্রয়োজনীয় কাজ বাদ দেওয়া বা ফিল্টার ঠিক জায়গায় বসানোই যথেষ্ট।

একটি স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া চললেই কি একটি টাস্ক খরচ হয়?

না। জ্যাপিয়ারের টাস্ক গণনার নিয়ম বুঝতে হলে ট্রিগার ও অ্যাকশনের পার্থক্য জানতে হবে। ট্রিগার হলো যে ঘটনায় একটি স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া চালু হয়। যেমন, কেউ ওয়েবসাইটের যোগাযোগ ফর্ম জমা দিলেন। এরপর জ্যাপিয়ার সেই তথ্য গুগল শিটসে রাখল এবং জিমেইল থেকে একটি ইমেইল পাঠাল।

এই উদাহরণে ফর্ম জমা পড়ার জন্য কোনো টাস্ক কাটবে না। কিন্তু গুগল শিটসে তথ্য যোগ করা এবং ইমেইল পাঠানো দুটি আলাদা কাজ। দুটিই সফল হলে ২টি টাস্ক খরচ হবে। ১০০টি ফর্মের জন্য একই কাজ চললে ২০০টি টাস্ক লাগতে পারে। এর সঙ্গে প্রতিবার স্ল্যাকে বিজ্ঞপ্তি পাঠানোর ব্যবস্থা থাকলে মোট ব্যবহার বেড়ে ৩০০ হবে।

নতুন ব্যবহারকারীরা প্রায়ই একটি স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া কতবার চলেছে, সেটিকেই টাস্কের সংখ্যা ধরে নেন। অথচ সেই প্রক্রিয়ার মধ্যে যত বেশি গণনাযোগ্য কাজ থাকবে, প্রতিবার সেটি চালাতে তত বেশি টাস্ক লাগতে পারে। অবশ্য সব ধাপের জন্য টাস্ক কাটে না।

আরও পড়ুন: ব্যবসার কাজ স্বয়ংক্রিয় করার আগে কোন প্রক্রিয়াগুলো চিহ্নিত করবেন

এই নিয়মগুলো ৩০ অক্টোবর, ২০২৬ পর্যন্ত যাচাই করা জ্যাপিয়ারের প্রচলিত হিসাবের ভিত্তিতে দেওয়া হয়েছে। পুরোনো বা বিশেষ চুক্তিভিত্তিক পরিকল্পনায় কিছু শর্ত আলাদা হতে পারে।

সব কাজের হিসাব এক নয়

তথ্য অনুসন্ধানের ক্ষেত্রে একটি ব্যতিক্রম রয়েছে। কোনো তথ্য খুঁজে পাওয়া না গেলেও পরবর্তী ধাপে এগিয়ে যাওয়ার অনুমতি দেওয়া থাকলে ১টি টাস্ক গণনা হতে পারে। আর তথ্য না পেলে কাজ বন্ধ করার ব্যবস্থা থাকলে ওই ব্যর্থ অনুসন্ধানের জন্য টাস্ক কাটে না।

জ্যাপিয়ারের কোড সুবিধা, কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তাভিত্তিক কাজ এবং বিশেষ কিছু সেবায় আরও আলাদা নিয়ম রয়েছে। যেমন, জ্যাপিয়ার এমসিপিতে প্রতি সফল টুল কলের জন্য ২টি এবং জ্যাপিয়ার লিড রাউটারে প্রতি সফলভাবে পাঠানো সম্ভাব্য গ্রাহকের জন্য ৫টি টাস্ক গণনার নিয়ম রয়েছে।

জ্যাপিয়ারের কোড সুবিধায় প্রতিটি সফল কাজের জন্য সাধারণত প্রথমে ১টি টাস্ক লাগে। সমর্থিত পেইড পরিকল্পনায় নির্ধারিত কাজ সম্পন্নের সময় অতিক্রম করলে প্রতি অতিরিক্ত ৩০ সেকেন্ডের জন্য আরও ১টি করে টাস্ক যুক্ত হতে পারে। অসম্পূর্ণ ৩০ সেকেন্ডও পূর্ণ সময়খণ্ড হিসেবে গণনা হয়। বিনামূল্যের পরিকল্পনায় অতিরিক্ত সময় ব্যবহারের সুবিধা নেই।

কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তাভিত্তিক কাজের ক্ষেত্রেও নির্বাচিত মডেলের স্তর ও ব্যবহৃত উপকরণ অনুযায়ী হিসাব বদলাতে পারে। তাই মাসিক টাস্কের সম্ভাব্য খরচ বের করার সময় কেবল স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়ার সংখ্যা গুনলে চলবে না। প্রতিটির ভেতরে কী ঘটছে, সেটি দেখতে হবে।

অপ্রয়োজনীয় টাস্ক কোথায় বেশি খরচ হয়?

একটি স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া ঠিকভাবে কাজ করছে মানেই সেটি সাশ্রয়ীভাবে তৈরি হয়েছে, এমন নয়। অনেক ক্ষেত্রে এমন কিছু ধাপ থাকে, যা একসময় প্রয়োজন ছিল কিন্তু এখন আর কাজে লাগে না।

একই সম্ভাব্য গ্রাহকের তথ্য কয়েক জায়গায় পাঠানো

ধরুন, একটি ডিজিটাল বিপণন প্রতিষ্ঠানে নতুন সম্ভাব্য গ্রাহকের তথ্য এলে তা গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারে যোগ হয়। একই তথ্য গুগল শিটসে রাখা হয়। এরপর বিক্রয় বিভাগকে ইমেইল পাঠানো হয় এবং স্ল্যাকে বিজ্ঞপ্তি যায়। একজন সম্ভাব্য গ্রাহকের জন্য চারটি সাধারণ কাজ সফল হলে ৪টি টাস্ক লাগবে। প্রতিদিন ২৫ জনের তথ্য এলে ৩০ দিনে খরচ দাঁড়াবে ৩,০০০ টাস্ক।

এবার গুগল শিটসের প্রয়োজনীয়তা পরীক্ষা করা যাক। স্প্রেডশিটটি যদি আর কেউ ব্যবহার না করেন এবং গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারেই প্রয়োজনীয় সব তথ্য পাওয়া যায়, তাহলে সেটি হালনাগাদ করার কাজ বাদ দেওয়া সম্ভব হতে পারে।

কিন্তু স্প্রেডশিট থেকে যদি বিক্রয়ের প্রতিবেদন তৈরি হয়, তাহলে সেটি সরালে অন্য কাজ আটকে যাবে। কাজেই কোনো ধাপ অপ্রয়োজনীয় কি না, তা শুধু টাস্কের সংখ্যা দেখে বোঝা যায় না। স্ল্যাকের বিজ্ঞপ্তির ক্ষেত্রেও একই কথা। বিক্রয় দলের যদি সব সম্ভাব্য গ্রাহকের খবর প্রয়োজন না হয়, তাহলে নির্দিষ্ট ধরনের গ্রাহকের জন্য বিজ্ঞপ্তি পাঠানোর ব্যবস্থা করা যেতে পারে।

গুগল শিটসের ছোট পরিবর্তনেও স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া চালু হওয়া

গুগল শিটসের তথ্য পরিবর্তনের ভিত্তিতে তৈরি স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া কখনো অপ্রত্যাশিতভাবে বেশি চলতে পারে। একটি সারিতে গ্রাহকের নাম, ফোন নম্বর, ঠিকানা ও অর্ডারের অবস্থা রয়েছে। একজন কর্মী প্রথমে ফোন নম্বর সংশোধন করলেন, পরে ঠিকানা বদলালেন। কিছুক্ষণ পর অর্ডারের অবস্থাও পরিবর্তন করলেন।

নির্বাচিত ট্রিগারের শর্ত অনুযায়ী এসব পরিবর্তন আলাদা কার্যক্রম শুরু করতে পারে। কিন্তু গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারে হয়তো কেবল অর্ডারের অবস্থা পরিবর্তিত হলেই তথ্য পাঠানো প্রয়োজন। সে ক্ষেত্রে সব পরিবর্তনের জন্য একই কাজ চালানোর দরকার নেই।

গুগল শিটসের ট্রিগার এবং ট্রিগার কলামের সেটিং এখানে পরীক্ষা করা উচিত। কারণ সব ধরনের পরিবর্তন একইভাবে স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া চালু করে না। অনেকে মনে করেন, জ্যাপিয়ার কত ঘন ঘন নতুন তথ্য খুঁজছে, সেই ব্যবধান বাড়ালেই টাস্ক বাঁচবে। বিষয়টি ঠিক এমন নয়।

নিয়মিত তথ্য অনুসন্ধানকারী ট্রিগার নতুন তথ্য খোঁজে, কিন্তু কেবল সেই অনুসন্ধানের জন্য টাস্ক কাটে না। পরবর্তী গণনাযোগ্য কাজ চললে টাস্ক খরচ হয়। তাই অনুসন্ধানের ব্যবধান বদলানোর আগে কোন পরিবর্তনে কাজ চালু হচ্ছে, সেটি জানা বেশি দরকার।

দুটি স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া একে অন্যকে চালু করছে

গুগল শিটস ও গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারের মধ্যে তথ্য আদান-প্রদানের জন্য দুটি স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া তৈরি করা হয়েছে। প্রথমটি গুগল শিটসের পরিবর্তন পেলে গ্রাহকের তথ্য হালনাগাদ করে। দ্বিতীয়টি গ্রাহকের তথ্য পরিবর্তিত হলে গুগল শিটস হালনাগাদ করে।

সমস্যা দেখা দিতে পারে যখন একটি প্রক্রিয়ার করা পরিবর্তন অন্যটি নতুন ঘটনা হিসেবে ধরে নেয়। তারপর দ্বিতীয় প্রক্রিয়ার পরিবর্তন আবার প্রথমটিকে চালু করে। এভাবে অটোমেশন লুপ তৈরি হতে পারে। এর প্রভাব কেবল বিলিংয়ে পড়ে না। একই গ্রাহককে বারবার ইমেইল পাঠানো, তথ্যের ভুল সংস্করণ সংরক্ষিত হওয়া কিংবা কর্মীদের কাছে অপ্রয়োজনীয় বিজ্ঞপ্তি যাওয়ার ঝুঁকিও থাকে।

কার্যক্রমের ইতিহাসে একই রেকর্ডের জন্য অল্প সময়ের ব্যবধানে একাধিকবার কাজ চালু হয়েছে কি না, তা পরীক্ষা করুন। এরপর সংশ্লিষ্ট ট্রিগার ও কাজগুলো মিলিয়ে দেখুন।

লুপিংয়ের ভেতরে বেশি কাজ রাখা

জ্যাপিয়ারের লুপিং সুবিধা একাধিক তথ্য আলাদাভাবে প্রক্রিয়াকরণের জন্য ব্যবহার করা হয়। একটি অর্ডারে ২০টি পণ্য রয়েছে। প্রতিটি পণ্যের তথ্য আলাদা সারিতে রাখতে লুপিং ব্যবহার করা হলো। লুপিং ধাপের জন্য কোনো টাস্ক লাগবে না, কিন্তু প্রতিটি পণ্যের জন্য একটি করে সফল কাজ চললে মোট ২০টি টাস্ক খরচ হতে পারে।

প্রতিটি পণ্যের জন্য আরও একটি কাজ চালু থাকলে সংখ্যা বেড়ে ৪০ হবে। লুপিংয়ের পুনরাবৃত্তিগুলো সমান্তরালভাবে চলে। ফলে বড় তালিকা প্রক্রিয়াকরণের সময় অল্প সময়ের মধ্যেই অনেক টাস্ক ব্যবহার হতে পারে। এখানে লুপিং সরিয়ে ফেলাই সমাধান নয়। বরং দেখতে হবে, প্রতিটি পুনরাবৃত্তিতে কোন কাজগুলো সত্যিই প্রয়োজন।

কোন স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া বেশি টাস্ক ব্যবহার করছে, তা আগে বের করুন

টাস্ক কমানোর জন্য প্রথমেই জ্যাপিয়ারের সম্পাদনা পৃষ্ঠায় গিয়ে কাজের ধাপ মুছতে হবে না। আগে ব্যবহার কোথায় বেশি হচ্ছে, সেই হিসাব সংগ্রহ করুন। জ্যাপিয়ারের ড্যাশবোর্ডে বিলিং ও ব্যবহারসংক্রান্ত অংশে চলতি বিলিং মেয়াদের হিসাব দেখা যায়। সাবস্ক্রিপশন অংশে মোট টাস্কের তথ্য থাকে এবং ব্যবহার বিশ্লেষণ থেকে পণ্যভিত্তিক আরও বিস্তারিত হিসাব পাওয়া যায়।

এরপর স্বয়ংক্রিয় কার্যক্রমের ইতিহাস খুলুন। সেখানকার টাস্ক ব্যবহারের অংশে নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে কোন প্রক্রিয়া কত টাস্ক ব্যবহার করেছে, তা দেখা যায়। বেশি ব্যবহার হওয়া প্রক্রিয়ার কয়েকটি সাম্প্রতিক কার্যক্রম পরীক্ষা করুন। একই গ্রাহকের তথ্য বারবার পাঠানো হয়েছে কি না, অপ্রয়োজনীয় ইমেইল বা স্ল্যাক বিজ্ঞপ্তি গেছে কি না, অথবা একটি লুপিং থেকে অনেক কাজ চালু হয়েছে কি না, খুঁজে দেখুন।

বিলিংয়ের মোট হিসাবের সঙ্গে কার্যক্রমের ইতিহাসের সংখ্যা পুরোপুরি না-ও মিলতে পারে। জ্যাপিয়ার এমসিপির ব্যবহার বিলিংয়ে অন্তর্ভুক্ত হলেও সাধারণ কার্যক্রমের ইতিহাসে থাকে না। সময় অঞ্চল, ব্যবহারকারীর অনুমতি কিংবা মুছে ফেলা স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়ার কারণেও পার্থক্য দেখা যেতে পারে। বিলের মোট ব্যবহার বুঝতে বিলিংয়ের হিসাব দেখুন। নির্দিষ্ট স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়ার সমস্যা খুঁজতে কার্যক্রমের ইতিহাস বেশি কাজে আসবে।

ফিল্টার কোথায় বসালে টাস্ক বাঁচবে?

সব সম্ভাব্য গ্রাহক, অর্ডার বা ফর্ম জমা পড়ার পর একই কাজ চালানোর প্রয়োজন হয় না। এমন পরিস্থিতিতে জ্যাপিয়ারের ফিল্টার সুবিধা ব্যবহার করা যায়। ধরুন, ওয়েবসাইটে প্রতিদিন অনেক সম্ভাব্য গ্রাহকের তথ্য আসে। কেউ শুধু তথ্য জানতে চান, আবার কেউ সরাসরি সেবা নিতে আগ্রহী। অথচ সবার জন্য গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারের তথ্য হালনাগাদ, ইমেইল এবং স্ল্যাক বিজ্ঞপ্তি চালু রয়েছে।

বিক্রয় দলের যদি কেবল নির্দিষ্ট শর্ত পূরণ করা সম্ভাব্য গ্রাহকের তথ্য প্রয়োজন হয়, তাহলে ফিল্টার ব্যবহার করে অন্যদের জন্য পরবর্তী কাজ বন্ধ রাখা যায়।

ফিল্টার বসানোর জায়গাটি গুরুত্বপূর্ণ। প্রয়োজনীয় তথ্য যদি ট্রিগার থেকেই পাওয়া যায়, তাহলে সাধারণত ট্রিগারের ঠিক পরেই ফিল্টার রাখা ভালো। দুটি কাজ শেষ হওয়ার পর ফিল্টার বসিয়ে আগের টাস্কের খরচ বাঁচানো সম্ভব নয়।

ফিল্টার সেটআপ করার নিয়ম

১. জ্যাপিয়ারের সম্পাদনা পৃষ্ঠায় প্রয়োজনীয় স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া খুলুন।

২. ট্রিগারের পরে যোগ চিহ্নে ক্লিক করে ফিল্টার নির্বাচন করুন।

৩. যে তথ্য যাচাই করতে চান, সেই ঘরটি নির্বাচন করুন। যেমন, সম্ভাব্য গ্রাহকের অবস্থা।

৪. শর্ত নির্ধারণ করুন। গ্রাহককে যোগ্য হিসেবে চিহ্নিত করা হলে পরবর্তী কাজ চলবে, এমন নিয়ম তৈরি করা যায়।

৫. একাধিক শর্ত প্রয়োজন হলে ‘এবং’ বা ‘অথবা’ ভিত্তিক নিয়ম যোগ করুন।

৬. নমুনা তথ্য দিয়ে পরীক্ষা করে পরিবর্তন প্রকাশ করুন।

কখনো ফিল্টারের প্রয়োজনীয় তথ্য আগে থেকে পাওয়া যায় না। যেমন, কোনো অনুসন্ধান চালানোর পর গ্রাহকের অবস্থা জানা যাচ্ছে। তখন সেই অনুসন্ধানের পরে ফিল্টার রাখতে হবে। আরেকটি সীমাবদ্ধতা হলো, জ্যাপিয়ারের ফিল্টার সুবিধা ব্যবহার করতে সমর্থিত পেইড পরিকল্পনা প্রয়োজন। বিনামূল্যের পরিকল্পনায় এই সুবিধা পাওয়া যায় না।

ফিল্টার আর পাথস একই কাজে ব্যবহার হয় না

ফিল্টার দিয়ে নির্দিষ্ট শর্ত না মিললে কাজ বন্ধ করা যায়। কিন্তু একই ঘটনার ভিত্তিতে বিভিন্ন ধরনের কাজ চালাতে চাইলে পাথস বেশি উপযোগী। একটি অনলাইন দোকানের ক্ষেত্রে নতুন অর্ডার এলে বিক্রয় বিভাগকে জানাতে হতে পারে। অর্ডার বাতিল হলে রেকর্ড হালনাগাদ করতে হবে। আর ফেরতের অনুরোধ এলে গ্রাহকসেবা বিভাগে তথ্য পাঠাতে হবে।

এসব কাজের জন্য আলাদা শর্ত তৈরি করা যায় পাথস দিয়ে। পাথস ধাপ নিজে টাস্ক ব্যবহার করে না। তবে যে শাখার কাজ সফলভাবে চলবে, সেগুলোর জন্য টাস্ক গণনা হবে। এখানে ভুল শর্তের কারণে অপ্রয়োজনীয় কাজ চলার আশঙ্কা থাকে। একটি অর্ডারের তথ্য যদি একাধিক শাখার শর্ত পূরণ করে, তাহলে একাধিক শাখা সক্রিয় হতে পারে।

আর শাখাগুলো বাম থেকে ডানে পর্যায়ক্রমে চলে। আগের শাখায় দীর্ঘ বিরতি থাকলে পরের শাখার কাজও দেরিতে শুরু হতে পারে। তাই পাথস ব্যবহার করলেই টাস্ক কমবে, এমন নয়। কোন শাখা কখন চলবে, সেটি ঠিকভাবে নির্ধারণ করতে হবে।

লুপিংয়ের প্রতিটি পুনরাবৃত্তিতে সব কাজ দরকার কি?

লুপিংয়ের ব্যবহার উন্নত করার সময় প্রথমে দেখুন, পুরো তালিকার সব তথ্য প্রক্রিয়াকরণ প্রয়োজন কি না। ধরা যাক, ৫০টি পণ্যের একটি তালিকা এসেছে। কিন্তু হালনাগাদ করা দরকার মাত্র ১৫টির। সংশ্লিষ্ট অ্যাপের সুবিধা অনুযায়ী আগে প্রয়োজনীয় পণ্যগুলো শনাক্ত করতে পারলে বাকি ৩৫টির জন্য অপ্রয়োজনীয় কাজ চালাতে হবে না।

এরপর কাজের ধাপগুলোর অবস্থান পরীক্ষা করুন।

পুরো অর্ডারের জন্য একবার বিজ্ঞপ্তি পাঠানো যথেষ্ট হলে সেটি লুপিংয়ের আগে রাখা যেতে পারে। কিন্তু প্রতিটি পণ্যের জন্য আলাদা তথ্য পাঠানোর প্রয়োজন থাকলে সংশ্লিষ্ট কাজ লুপিংয়ের সঙ্গে রাখতে হবে। যে কাজ প্রতিটি পণ্যের আলাদা তথ্য ব্যবহার করে, সেটিকে ইচ্ছামতো আগের ধাপে সরানো সম্ভব নয়।

একবারে একাধিক সারি হালনাগাদ করা

গুগল শিটসের মতো কিছু অ্যাপে একটি কাজ দিয়েই একাধিক রেকর্ড প্রক্রিয়াকরণের সুযোগ রয়েছে। জ্যাপিয়ারের গুগল শিটস সংযোগে একাধিক নতুন সারি তৈরি এবং এক বা একাধিক বিদ্যমান সারি হালনাগাদ করার সুবিধা রয়েছে। উপযুক্ত ক্ষেত্রে এসব সুবিধা ব্যবহার করলে আলাদা সারির জন্য বারবার কাজ চালানোর প্রয়োজন কমতে পারে।

তবে সব অ্যাপে একই ব্যবস্থা নেই। একবারে কত তথ্য পাঠানো যাবে, কোন তথ্যের ঘরগুলো সমর্থিত এবং সংশ্লিষ্ট অ্যাপের সীমা কী, তা পরীক্ষা করতে হবে। গ্রাহকের তথ্য নিয়ে কাজ করলে আগে পরীক্ষামূলক তথ্য ব্যবহার করুন। ভুল সারিতে তথ্য চলে গেলে টাস্ক বাঁচানোর চেষ্টায় অন্য সমস্যা তৈরি হবে।

কতটা টাস্ক কমানো সম্ভব?

একটি ছোট ডিজিটাল বিপণন প্রতিষ্ঠানের উদাহরণ নেওয়া যাক। মাসে ২০০ জন সম্ভাব্য গ্রাহকের তথ্য আসে। প্রতিটির জন্য গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারে তথ্য যোগ হয়, গুগল শিটস হালনাগাদ হয়, বিক্রয় বিভাগে ইমেইল যায় এবং স্ল্যাকে বিজ্ঞপ্তি পাঠানো হয়।

চারটি কাজ সফল হলে মাসে মোট ৮০০টি টাস্ক প্রয়োজন।

এখন দেখা গেল, ২০০ জনের মধ্যে ১০০ জন বিক্রয় দলের নির্ধারিত শর্ত পূরণ করেন। প্রয়োজনীয় সব তথ্য ট্রিগারে থাকলে ফিল্টার বসিয়ে শুধু তাঁদের জন্য চারটি কাজ চালানো সম্ভব।

সে ক্ষেত্রে হিসাব দাঁড়াবে ১০০ × ৪ = ৪০০ টাস্ক।

অর্থাৎ, এই কাল্পনিক পরিস্থিতিতে টাস্কের ব্যবহার ৫০ শতাংশ কমতে পারে।

তবে হিসাবটি বাস্তব পরীক্ষার ফল নয়। ফিল্টারের আগে অন্য কোনো গণনাযোগ্য কাজ থাকলে কিংবা বিশেষ কোনো সুবিধা ব্যবহার করা হলে প্রকৃত সাশ্রয় আলাদা হবে। এখানে ব্যবসার প্রয়োজনও বিবেচ্য। সব সম্ভাব্য গ্রাহকের তথ্য সংরক্ষণ করা বাধ্যতামূলক হলে ট্রিগারের পরেই সব কাজ বন্ধ করা যাবে না। সে ক্ষেত্রে তথ্য সংরক্ষণের পর ফিল্টার বসিয়ে শুধু নির্বাচিত গ্রাহকদের জন্য ইমেইল ও বিজ্ঞপ্তি পাঠানো বেশি যুক্তিসংগত। কম টাস্ক ব্যবহার করতে গিয়ে প্রয়োজনীয় তথ্য হারানো কোনো সাশ্রয় নয়।

বড় জ্যাপিয়ার পরিকল্পনা নেওয়া কি প্রয়োজন?

৩০ অক্টোবর, ২০২৬ পর্যন্ত যাচাই করা পরিকল্পনা অনুযায়ী জ্যাপিয়ারের বিনামূল্যের সংস্করণে মাসে ১০০টি টাস্ক এবং দুই ধাপের স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া ব্যবহারের সুবিধা রয়েছে। সীমিত কাজ চালানো বা নতুন অটোমেশন পরীক্ষা করার জন্য এটি যথেষ্ট হতে পারে। তবে একাধিক কাজ, ফিল্টার, পাথস বা লুপিং দরকার হলে পেইড পরিকল্পনা বিবেচনা করতে হবে।

প্রফেশনাল পরিকল্পনায় একাধিক ধাপের স্বয়ংক্রিয় কাজ এবং শর্তভিত্তিক অটোমেশনের সুযোগ রয়েছে। টিম পরিকল্পনায় একাধিক সদস্যের কাজ পরিচালনার জন্য বাড়তি সুবিধা পাওয়া যায়।

কিন্তু পরিকল্পনা বাড়ানোর আগে আগের বিলিং মেয়াদের ব্যবহার দেখা উচিত। কোন কাজ বাদ দেওয়া সম্ভব, তা নির্ধারণ করে নতুন হিসাব করুন। এরপরও যদি প্রয়োজনীয় টাস্ক পরিকল্পনার সীমা ছাড়িয়ে যায়, তাহলে উন্নত পরিকল্পনায় যাওয়ার যুক্তি রয়েছে।

অতিরিক্ত টাস্কের বিল কীভাবে আসে?

সমর্থিত পেইড পরিকল্পনায় প্রতি অতিরিক্ত টাস্কের বিলিং সুবিধা সক্রিয় থাকলে নির্ধারিত টাস্ক শেষ হওয়ার পরও কাজ চলতে পারে। সেই বাড়তি ব্যবহারের জন্য বিল তৈরি হয়। ২০২৪ সালের জানুয়ারির পর জ্যাপিয়ারে যোগ দেওয়া অ্যাকাউন্টে এই সুবিধা স্বয়ংক্রিয়ভাবে সক্রিয় থাকার নিয়ম রয়েছে। পুরোনো অ্যাকাউন্টে আলাদাভাবে চালু করার প্রয়োজন হতে পারে।

জ্যাপিয়ারের প্রকাশিত নিয়ম অনুযায়ী, মোট ব্যবহার পরিকল্পনার নির্ধারিত টাস্কের তিন গুণে পৌঁছালে অতিরিক্ত ব্যবহার বন্ধ হয়ে যায়। মূল পরিকল্পনার টাস্কও এই হিসাবের মধ্যে ধরা হয়।

উদাহরণ হিসেবে, ৭৫০ টাস্কের কোনো পরিকল্পনায় অতিরিক্ত টাস্কের বিলিং সক্রিয় থাকলে সর্বোচ্চ ২,২৫০টি টাস্ক পর্যন্ত ব্যবহার সম্ভব হতে পারে। বাড়তি ১,৫০০টি টাস্কের জন্য নির্ধারিত হারে বিল তৈরি হবে।

এই হার পরিকল্পনা ও বিলিং মেয়াদ অনুযায়ী পরিবর্তিত হয়।

সেটিং যাচাই করতে জ্যাপিয়ারের বিলিং ও ব্যবহারসংক্রান্ত অংশ থেকে বিলিং সেটিংসে গিয়ে প্রতি টাস্কের বিলিং সুবিধার অবস্থা দেখুন। প্রফেশনাল ও টিম পরিকল্পনায় সাধারণত অ্যাকাউন্টের মালিক সেটিংটি পরিবর্তন করতে পারেন। এন্টারপ্রাইজ পরিকল্পনায় চুক্তি এবং অ্যাকাউন্টের ধরন অনুযায়ী আলাদা অনুমতি বা অ্যাকাউন্ট ম্যানেজারের সহায়তা প্রয়োজন হতে পারে।

বাংলাদেশে ব্যবহারকারীদের বাড়তি খরচ

বাংলাদেশ থেকে জ্যাপিয়ারের পেইড পরিকল্পনা ব্যবহার করলে সাবস্ক্রিপশনের ঘোষিত মূল্য ছাড়াও বৈদেশিক মুদ্রায় পরিশোধ এবং ব্যাংকের প্রযোজ্য চার্জ বিবেচনা করতে হতে পারে।

কোন ব্যাংক বা কার্ড ব্যবহার করা হচ্ছে, তার ওপর প্রকৃত খরচ নির্ভর করবে।

মাসে অল্প কাজ করা স্বাধীন পেশাজীবীর জন্য এমন অটোমেশনে নিয়মিত অর্থ ব্যয় যুক্তিসংগত নাও হতে পারে, যা হাতে করতে খুব কম সময় লাগে। অন্যদিকে অনলাইন দোকানের গুরুত্বপূর্ণ অর্ডার বা গ্রাহকের তথ্য নিয়মিত প্রক্রিয়াকরণের জন্য অটোমেশন প্রয়োজন হলে সেটি বন্ধ থাকার ক্ষতিও হিসাব করতে হবে।

তাই সবচেয়ে কম দামের পরিকল্পনা বেছে নেওয়ার আগে প্রয়োজনীয় কাজগুলো নিরবচ্ছিন্নভাবে চালানো সম্ভব কি না, দেখতে হবে।

মেক বা এন৮এনে গেলে টাস্কের খরচ কমবে?

জ্যাপিয়ারের ব্যবহার বেশি হচ্ছে বলে অন্য প্ল্যাটফর্মে গেলেই খরচ কমবে, এমন নিশ্চয়তা নেই। মেক ও এন৮এনের বিলিং পদ্ধতি আলাদা।

মেক: এই প্ল্যাটফর্মে স্বয়ংক্রিয় কাজ তৈরির জন্য সিনারিও ব্যবহার করা হয়। বিলিংয়ের প্রধান একক ক্রেডিট। সাধারণ অ্যাপ মডিউলের ক্ষেত্রে অধিকাংশ সময় একটি কাজ সম্পন্ন করার জন্য একটি ক্রেডিট লাগে। কিছু কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তাভিত্তিক ও উন্নত কার্যক্রমে টোকেন, ফাইলের আকার, প্রক্রিয়াকরণের সময় কিংবা অন্যান্য ব্যবহারের ভিত্তিতে বেশি ক্রেডিট লাগতে পারে।

অনেক শর্ত, তথ্য রূপান্তর এবং একাধিক অ্যাপের মধ্যে জটিল কাজ পরিচালনার ক্ষেত্রে মেক উপযোগী হতে পারে। তবে একটি সিনারিওতে অনেক মডিউল বারবার চললে ক্রেডিট দ্রুত শেষ হওয়ার আশঙ্কা থাকবে।

এন৮এন ক্লাউড: এখানে কর্মপ্রক্রিয়া কতবার সম্পন্ন হচ্ছে, তার ভিত্তিতে ব্যবহার গণনা হয়। একটি কর্মপ্রক্রিয়া যতবার চলে, তার ওপর হিসাব নির্ভর করে। প্রতিটি সাধারণ ধাপের জন্য জ্যাপিয়ারের মতো আলাদা টাস্ক গণনার নিয়ম নেই।

একই কর্মপ্রক্রিয়ায় অনেক ধাপ থাকলে এন৮এন তুলনামূলকভাবে সুবিধাজনক হতে পারে। কিন্তু কর্মপ্রক্রিয়া কতবার চালু হচ্ছে, কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তার সেবার অতিরিক্ত খরচ কত এবং পরিকল্পনায় কী সীমাবদ্ধতা রয়েছে, তা পরীক্ষা করা প্রয়োজন। এন৮এন নিজস্ব সার্ভারেও চালানো যায়। সে ক্ষেত্রে সার্ভার পরিচালনা, নিরাপত্তা, হালনাগাদ, ব্যাকআপ এবং সমস্যা সমাধানের দায়িত্ব নিতে হয়।

অর্থাৎ, নিজস্ব সার্ভারে এন৮এন চালানোর অর্থ বিনা খরচে অটোমেশন পরিচালনা করা নয়।

প্রস্তুত অ্যাপ সংযোগ দিয়ে দ্রুত কাজ শুরু করতে চাইলে জ্যাপিয়ার ব্যবহার চালিয়ে যাওয়া সহজ হতে পারে। বেশি শর্ত ও তথ্য প্রক্রিয়াকরণের জন্য মেক বিবেচনা করা যায়। আর নিজস্ব সার্ভার পরিচালনা ও অ্যাপ্লিকেশন প্রোগ্রামিং ইন্টারফেস নিয়ে কাজ করার দক্ষতা থাকলে এন৮এন বেশি নিয়ন্ত্রণের সুযোগ দেয়।

প্ল্যাটফর্ম পরিবর্তনের আগে একই অটোমেশন তিনটি সেবায় চালাতে কত ব্যবহার গণনা হবে, তা তুলনা করুন। নতুন ব্যবস্থায় স্থানান্তর, কর্মীদের প্রশিক্ষণ ও রক্ষণাবেক্ষণের খরচও হিসাবের মধ্যে রাখা প্রয়োজন।

টাস্কের সীমা শেষ হয়ে গেলে কী হবে?

নির্ধারিত টাস্ক শেষ হয়ে গেলে এবং অতিরিক্ত টাস্কের বিলিং বন্ধ থাকলে জ্যাপিয়ার নতুন স্বয়ংক্রিয় কার্যক্রম আটকে রাখতে পারে। এ অবস্থায় সংশ্লিষ্ট ট্রিগারের তথ্য সংরক্ষিত থাকে। পর্যাপ্ত টাস্ক পাওয়া গেলে এবং পুনরায় চালানোর শর্ত পূরণ হলে আটকে থাকা কাজ আবার চালু করা সম্ভব হতে পারে।

তবে এ সুবিধার সময়সীমা রয়েছে।

সাধারণভাবে পুনরায় চালানোর সুবিধায় মূল ট্রিগার ঘটনার ৬০ দিনের মধ্যে কাজ আবার চালাতে হয়। বিনামূল্যের পরিকল্পনায় ব্যর্থ কাজ ম্যানুয়ালি আবার চালানো গেলেও আটকে থাকা অবস্থার কাজ পুনরায় চালাতে পেইড পরিকল্পনা প্রয়োজন।

স্বয়ংক্রিয়ভাবে পুনরায় চালানোর সুবিধা সক্রিয় থাকলেও আটকে থাকা সব কাজ নিজে থেকে আবার শুরু হবে না। কিছু ক্ষেত্রে কার্যক্রমের ইতিহাস থেকে ম্যানুয়ালি চালু করতে হবে। আরেকটি বিষয় হলো, কোনো ব্যর্থ ধাপ থেকে কাজ পুনরায় শুরু করলে সাধারণত সেই ধাপ থেকে কাজ চালানো যায়। কিন্তু পুরো স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া নতুন করে চালানো হলে আগের সফল কাজগুলোও পুনরায় চলতে পারে। তখন নতুন টাস্ক গণনা হবে।

তাই গুরুত্বপূর্ণ অর্ডার বা গ্রাহকের তথ্য দীর্ঘ সময় আটকে রাখা উচিত নয়। টাস্ক শেষ হওয়ার বিজ্ঞপ্তি পেলে বিলিংয়ের হিসাব ও কার্যক্রমের ইতিহাস পরীক্ষা করুন।

পরিকল্পনা বদলানোর আগে যে কাজটি করবেন

জ্যাপিয়ারের টাস্ক লিমিট বারবার শেষ হলে আগের বিলিং মেয়াদের সবচেয়ে বেশি টাস্ক ব্যবহার করা দুই বা তিনটি স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া পরীক্ষা করুন। একই তথ্য বারবার প্রক্রিয়াকরণ হচ্ছে কি না, সব সম্ভাব্য গ্রাহকের জন্য একই বিজ্ঞপ্তি প্রয়োজন কি না কিংবা লুপিংয়ের ভেতরে অপ্রয়োজনীয় কাজ রয়েছে কি না, খুঁজে দেখুন।

যেখানে প্রয়োজন, ফিল্টার বা পাথস ব্যবহার করুন। একাধিক রেকর্ড একসঙ্গে প্রক্রিয়াকরণের সুবিধা থাকলে সেটিও পরীক্ষা করা যায়। এসব পরিবর্তনের পরও প্রয়োজনীয় কাজের জন্য টাস্কের সংখ্যা নির্ধারিত সীমা ছাড়িয়ে গেলে বড় পরিকল্পনা বা অন্য অটোমেশন প্ল্যাটফর্ম বেছে নেওয়ার যুক্তি থাকবে।

স্বয়ংক্রিয় ব্যবস্থার উদ্দেশ্য মানুষের কাজ কমানো। সেই কাজ করতে গিয়ে অপ্রয়োজনীয় ধাপের জন্য নিয়মিত বাড়তি টাকা খরচ হচ্ছে কি না, সেটিই আগে যাচাই করা দরকার।

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

অব্যবহৃত টাস্ক কি পরের মাসে পাওয়া যায়?

সাধারণ মাসিক পরিকল্পনায় প্রতিটি বিলিং মেয়াদের জন্য আলাদা টাস্ক বরাদ্দ থাকে। নতুন মেয়াদে ব্যবহারের হিসাব আবার শুরু হয়। অব্যবহৃত টাস্ক পরের মাসে যোগ হবে ধরে নেওয়া উচিত নয়। বিশেষ চুক্তি বা প্রচারমূলক বরাদ্দ থাকলে আলাদা শর্ত প্রযোজ্য হতে পারে।

সম্পাদনা পৃষ্ঠায় পরীক্ষা করলে কি টাস্ক কাটে?

সাধারণ স্বয়ংক্রিয় কাজ পরীক্ষা করলে টাস্ক গণনা হয় না। তবে পরীক্ষার সময় সংযুক্ত অ্যাপে বাস্তব কাজ সম্পন্ন হতে পারে। যেমন, ইমেইল পাঠানো কিংবা স্প্রেডশিটে নতুন সারি যোগ হওয়া।

জ্যাপিয়ার এমসিপির সফল পরীক্ষামূলক টুল কলের ক্ষেত্রে আলাদা টাস্ক গণনার নিয়ম রয়েছে।

স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া বন্ধ করলে আগের টাস্ক ফেরত পাওয়া যায়?

না। কোনো স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া বন্ধ করলে নতুন কাজ চালানো বন্ধ হয়, কিন্তু আগে সফলভাবে সম্পন্ন হওয়া গণনাযোগ্য কাজের টাস্ক ফেরত আসে না।