অফিসের ল্যাপটপে কাজের ফাঁকে ব্যক্তিগত ইমেইল পড়া কিংবা ব্যাংক অ্যাকাউন্টে ঢোকা অনেকের কাছেই সাধারণ ব্যাপার। কিন্তু কম্পিউটারে প্রতিষ্ঠানের পর্যবেক্ষণ সফটওয়্যার চালু থাকলে সেই ব্যক্তিগত কাজের কিছু তথ্যও রেকর্ড হয়ে যেতে পারে। এমনকি ব্রাউজারের ইতিহাস মুছে দিলেও আগে সংরক্ষিত স্ক্রিনশট থেকে তথ্য সরবে না।
বিষয়টি নিয়ে কর্মীদের মধ্যে বিভ্রান্তি কম নয়। অফিসের পর্যবেক্ষণ সফটওয়্যার কী দেখতে পারে, কী পারে না, তা অনেকেই জানেন না। কেউ ধরে নেন, নিয়োগকর্তা চাইলে কম্পিউটারের সবকিছু দেখতে পারেন। আবার কারও ধারণা, এসব সফটওয়্যার শুধু কাজের সময় হিসাব করে।
কিন্তু টাইম ডক্টর, হাবস্টাফ ও টেরামাইন্ডের মতো সফটওয়্যারের সক্ষমতা এক নয়। কোনোটি মূলত কর্মঘণ্টার হিসাব রাখে, কোনোটি স্ক্রিনশট বা ভিডিও ধারণ করতে পারে। কিছু ব্যবস্থায় কিবোর্ডে টাইপ করা লেখা কিংবা ফাইল স্থানান্তরের তথ্যও সংগ্রহ করা সম্ভব।
কর্মক্ষেত্রে কর্মী পর্যবেক্ষণের সময় ব্যক্তিগত তথ্যের গোপনীয়তা রক্ষা করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। বিশেষ করে অফিসের ল্যাপটপ বাসায় নিয়ে কাজ করেন কিংবা নিজের কম্পিউটারে প্রতিষ্ঠানের সফটওয়্যার ব্যবহার করেন, এমন কর্মীদের বিষয়টি জানা দরকার।
কর্মঘণ্টার হিসাব রাখতে গিয়ে ব্যক্তিগত তথ্যও রেকর্ড হতে পারে
কর্মী কখন কাজ শুরু করেছেন, কতক্ষণ বিরতি নিয়েছেন বা কোন প্রকল্পে কত সময় দিয়েছেন, এসব তথ্য প্রতিষ্ঠানের কাজে লাগতে পারে। অনেক সফটওয়্যার কেবল এই হিসাব রাখার জন্যই ব্যবহার করা হয়। কিন্তু স্ক্রিনশট নেওয়ার ব্যবস্থা চালু থাকলে পর্যবেক্ষণের পরিধি বদলে যায়।
ধরা যাক, একজন কর্মী অফিসের একটি প্রতিবেদন তৈরি করছেন। মাঝখানে হোয়াটসঅ্যাপ ওয়েবে আসা ব্যক্তিগত বার্তা পড়লেন। ঠিক সেই সময় সফটওয়্যার স্ক্রিনশট নিলে কথোপকথনের দৃশ্যমান অংশ ছবিতে থেকে যেতে পারে।
বার্তাটি ব্যক্তিগত কি না, সফটওয়্যার তা নিজে থেকে বুঝবে না। স্ক্রিনে যা দেখা যাচ্ছে, সেটিই ধারণ করতে পারে। ব্যাংক অ্যাকাউন্ট, চিকিৎসাসংক্রান্ত নথি কিংবা পারিবারিক ছবি খোলা থাকলেও একই ঘটনা ঘটতে পারে। স্ক্রিনশট দেখার অনুমতি রয়েছে এমন ব্যক্তি পরে সেগুলো দেখতে পারবেন।
কিছু সফটওয়্যারে একাধিক মনিটরের স্ক্রিন ধারণ করার ব্যবস্থা রয়েছে। আবার সংবেদনশীল তথ্যের ঝুঁকি কমাতে স্ক্রিনশট ঝাপসা করা বা নির্দিষ্ট অ্যাপের পর্যবেক্ষণ বন্ধ রাখার সুবিধাও পাওয়া যায়।
স্ক্রিনের ভিডিও ধারণের বিষয়টি আরও জটিল। একটি স্ক্রিনশট নির্দিষ্ট মুহূর্তের ছবি রাখে। ভিডিওতে কিছু সময় ধরে কম্পিউটারে কী ঘটেছে, তা দেখা যায়। অবশ্য সব সফটওয়্যার সারাক্ষণ ভিডিও ধারণ করে না। কোনোটি নির্দিষ্ট বিরতিতে ছোট ভিডিও ধারণ করে, আবার কোনো ব্যবস্থায় প্রশাসক ভিডিও ধারণের নিয়ম নির্ধারণ করেন। কর্মীর জন্য অস্বস্তির জায়গাটি হলো, ব্যক্তিগত তথ্য রেকর্ড হওয়ার সময় তিনি হয়তো বুঝতেই পারছেন না যে স্ক্রিনের ছবি সংরক্ষিত হচ্ছে।
কিবোর্ডের ব্যবহার আর টাইপ করা লেখা আলাদা তথ্য
অনেক পর্যবেক্ষণ সফটওয়্যার কিবোর্ড ও মাউসের সক্রিয়তা হিসাব করে। এতে নির্দিষ্ট সময়ে কতটা কিবোর্ড বা মাউস ব্যবহার হয়েছে, তা বোঝা যায়। এই পদ্ধতিকে কার্যক্রম পর্যবেক্ষণ বলা হয়। এখানে সাধারণত টাইপ করা প্রকৃত অক্ষর সংরক্ষণ করা হয় না।
অন্যদিকে কিবোর্ডে চাপ দেওয়া প্রতিটি কি রেকর্ড করার ব্যবস্থাও রয়েছে। এটি কিস্ট্রোক লগিং নামে পরিচিত। এর মাধ্যমে ব্যক্তিগত বার্তা, অনুসন্ধানের শব্দ কিংবা সংবেদনশীল তথ্য সংগ্রহের ঝুঁকি থাকে।
দুটি ব্যবস্থার পার্থক্য গুরুত্বপূর্ণ। অফিসে কিবোর্ড পর্যবেক্ষণ চালু আছে শুনেই নিয়োগকর্তা সব লেখা পড়তে পারবেন, এমন সিদ্ধান্ত ঠিক নয়। তবে প্রকৃত কিস্ট্রোক সংরক্ষণ না করলেও স্ক্রিনশটে লেখা দেখা যেতে পারে। তাই কিবোর্ডের কোন তথ্য নেওয়া হচ্ছে, তা জানার পাশাপাশি স্ক্রিনশট বা ভিডিও ধারণ চালু আছে কি না, সেটিও দেখতে হবে।
কোন সফটওয়্যার কতটা তথ্য সংগ্রহ করে
টাইম ডক্টর ও হাবস্টাফ সাধারণত কর্মঘণ্টা ও কম্পিউটারের কার্যক্রম পর্যবেক্ষণের কাজে ব্যবহৃত হয়। টেরামাইন্ডের ক্ষমতা আরও বিস্তৃত। তবে প্রতিষ্ঠানের নির্ধারিত সেটিং অনুযায়ী একই সফটওয়্যারের পর্যবেক্ষণের পরিধিও বদলে যেতে পারে।
টাইম ডক্টর কর্মী কোন প্রকল্পে কত সময় দিয়েছেন, কোন অ্যাপ বা ওয়েবসাইট ব্যবহার করেছেন এবং কিবোর্ড-মাউস কতটা সক্রিয় ছিল, তার হিসাব রাখতে পারে। স্ক্রিনশট নেওয়ার সুবিধাও রয়েছে।
এতে ভিডিও ধারণের ব্যবস্থা পাওয়া যায়, যদিও সব সাবস্ক্রিপশনে সুবিধাটি একইভাবে অন্তর্ভুক্ত নয়। এর ‘অবিরাম ভিডিও’ নামের সুবিধা থাকলেও তা পুরো কর্মদিবসের বিরতিহীন ভিডিও ধারণ করে না। নির্দিষ্ট সময়ের ছোট ভিডিও সংরক্ষণ করা হয়। ক্রোমওএস ব্রাউজার অ্যাপে এই সুবিধা সমর্থিত নয়।
সাধারণ সময়-নিয়ন্ত্রিত ডেস্কটপ অ্যাপে পর্যবেক্ষণ বন্ধ করলে সেই অ্যাপের সংশ্লিষ্ট তথ্য সংগ্রহ বন্ধ হওয়ার কথা। কিন্তু কম্পিউটারে প্রতিষ্ঠানের অন্য কোনো নিরাপত্তা ব্যবস্থা থাকলে তার কার্যক্রম আলাদা। হাবস্টাফের ক্ষেত্রে অ্যাপের ধরন অনুযায়ী পর্যবেক্ষণের ক্ষমতা বদলে যায়।
ডেস্কটপ অ্যাপ স্ক্রিনশট, অ্যাপ ও ওয়েবসাইট ব্যবহার এবং কিবোর্ড-মাউসের সক্রিয়তা রেকর্ড করতে পারে। সাধারণ ওয়েবভিত্তিক সময় গণনার ব্যবস্থাটি মূলত কাজের সময়ের হিসাব রাখে। মোবাইল অ্যাপে আবার অবস্থান পর্যবেক্ষণের সুবিধা রয়েছে। এটি ডেস্কটপের মতো স্ক্রিনশট বা কিবোর্ডের কার্যক্রম রেকর্ড করে না।
তবে মোবাইলের অবস্থান পর্যবেক্ষণে একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় রয়েছে। প্রতিষ্ঠান ‘সব সময়’ অবস্থান পর্যবেক্ষণের সেটিং চালু করলে এবং ফোনে প্রয়োজনীয় অনুমতি থাকলে কাজের সময়ের বাইরেও জিপিএসভিত্তিক অবস্থানের তথ্য সংগ্রহ করা সম্ভব।
ধরা যাক, কোনো কর্মী নিজের ফোনে হাবস্টাফ ব্যবহার করেন। অফিসের কাজ শেষ হওয়ার পরও নির্দিষ্ট সেটিংয়ের কারণে তাঁর অবস্থানের তথ্য সংগ্রহ হতে পারে। কর্মঘণ্টা হিসাব রাখার প্রয়োজন থেকে ব্যক্তিগত চলাফেরার তথ্য সংগ্রহ পর্যন্ত বিষয়টি তখন গড়াতে পারে।
অন্যদিকে ‘কাজের সময় পর্যবেক্ষণ’ সেটিংয়ে সাধারণত কাজের সময় গণনা চালু থাকা অবস্থায় অবস্থানের তথ্য নেওয়া হয়। প্রতিষ্ঠান-পরিচালিত ডিভাইসের জন্য হাবস্টাফের পৃথক নীরব পর্যবেক্ষণ অ্যাপও রয়েছে।
টেরামাইন্ডের সঙ্গে সাধারণ সময় গণনার সফটওয়্যারের পার্থক্য আরও স্পষ্ট। এটি স্ক্রিনের ভিডিও ধারণ, কিস্ট্রোক লগিং, লেখা কপি ও পেস্ট করার কার্যক্রম, নির্দিষ্ট যোগাযোগমাধ্যমের তথ্য এবং ফাইল স্থানান্তর পর্যবেক্ষণ করতে পারে।
বিশেষ করে পাসওয়ার্ড বা ব্যক্তিগত লেখার মতো তথ্যের ক্ষেত্রে এই ক্ষমতা গুরুত্বপূর্ণ হয়ে ওঠে। টেরামাইন্ডে পাসওয়ার্ড লেখার ঘরের কিস্ট্রোক সংগ্রহ নিয়ন্ত্রণ করার ব্যবস্থা রয়েছে। সফটওয়্যারটির উইন্ডোজ সংস্করণের পর্যবেক্ষণ ব্যবস্থার একটি সাম্প্রতিক হালনাগাদে পাসওয়ার্ড দৃশ্যমান করে দেখানোর পরও সংশ্লিষ্ট সুরক্ষা সেটিং কার্যকর রাখার ব্যবস্থা উন্নত করা হয়েছে।
তবে পুরোনো সংস্করণ বা সব ধরনের অ্যাপে একই সুরক্ষা কাজ করবে, এমন নিশ্চয়তা নেই। উইন্ডোজ, ম্যাকওএস ও লিনাক্স সংস্করণেও কিছু পর্যবেক্ষণ সুবিধার পার্থক্য রয়েছে। কোনো প্রতিষ্ঠানে এই তিনটির একটি ব্যবহার হচ্ছে, এটুকু তথ্য দিয়ে কর্মীর ব্যক্তিগত তথ্য কতটা ঝুঁকিতে রয়েছে, তা নির্ধারণ করা যায় না। সফটওয়্যারটির কোন সংস্করণ ব্যবহার হচ্ছে, কী কী সুবিধা চালু রয়েছে এবং সংগৃহীত তথ্য কারা দেখতে পারেন, তা জানতে হবে।
আরও পড়ুন: গুগল অ্যাকাউন্টের প্রাইভেসি চেকআপ: কোন সেটিংস আগে বদলাবেন
ব্যক্তিগত বার্তা কি সত্যিই ব্যক্তিগত থাকে?
হোয়াটসঅ্যাপ বা মেসেঞ্জারের মতো অ্যাপে ব্যক্তিগত কথোপকথন করলে সেটি স্বাভাবিকভাবেই ব্যক্তিগত থাকার কথা। কিন্তু অফিসের পর্যবেক্ষণাধীন কম্পিউটারে বার্তা পড়ার সময় স্ক্রিনশট নেওয়া হলে সেই গোপনীয়তা ক্ষতিগ্রস্ত হতে পারে।
সাধারণ সময় গণনার সফটওয়্যার চালু থাকার কারণে নিয়োগকর্তা সরাসরি আপনার পুরো হোয়াটসঅ্যাপ অ্যাকাউন্টে প্রবেশাধিকার পান না। কিন্তু স্ক্রিনে দৃশ্যমান বার্তা রেকর্ড হওয়া ভিন্ন বিষয়। উন্নত পর্যবেক্ষণ ব্যবস্থায় নির্দিষ্ট যোগাযোগমাধ্যমের কার্যক্রম সংগ্রহের সুবিধাও থাকতে পারে। কতটা তথ্য সংগ্রহ করা সম্ভব, তা সফটওয়্যার ও তার সেটিংয়ের ওপর নির্ভর করে।
এখানে প্রান্ত থেকে প্রান্তে বার্তার সংকেতায়ন নিয়েও ভুল ধারণা রয়েছে। হোয়াটসঅ্যাপের মতো অ্যাপে এই সংকেতায়ন যোগাযোগের সময় বার্তার সুরক্ষায় সাহায্য করে। কিন্তু স্ক্রিনে বার্তাটি যখন পড়ছেন, তখন স্ক্রিনের ভিডিও ধারণকারী সফটওয়্যার সেটি সংরক্ষণ করতে পারে। অর্থাৎ বার্তা সংকেতায়িত হওয়া আর অফিসের কম্পিউটারে সেটি গোপন থাকা এক বিষয় নয়।
ব্যাংক অ্যাকাউন্টের তথ্য রেকর্ড হলে কী ঝুঁকি?
অফিসের ল্যাপটপে ব্যাংক অ্যাকাউন্ট খুললে স্ক্রিনশটে ব্যালান্স, লেনদেনের বিবরণ কিংবা অন্য আর্থিক তথ্য থেকে যেতে পারে। তবে স্ক্রিনে এসব তথ্য দেখতে পাওয়ার অর্থ এই নয় যে নিয়োগকর্তা সরাসরি ব্যাংক অ্যাকাউন্ট নিয়ন্ত্রণ করতে পারবেন। ঝুঁকি বাড়তে পারে যদি ডিভাইসে কিস্ট্রোক লগিং, দূর থেকে কম্পিউটারে প্রবেশের ব্যবস্থা বা অন্য সংবেদনশীল তথ্য সংগ্রহের ব্যবস্থা চালু থাকে।
পাসওয়ার্ডের ক্ষেত্রেও একই সতর্কতা প্রয়োজন। সব সফটওয়্যার পাসওয়ার্ড সংগ্রহ করে না। কিন্তু কিস্ট্রোক লগিং সক্ষম ব্যবস্থায় নির্দিষ্ট সেটিং চালু থাকলে তা সম্ভব। কিছু সফটওয়্যার পাসওয়ার্ড লেখার ঘরের পর্যবেক্ষণ বন্ধ রাখতে পারে। তারপরও বিশেষ ধরনের পাসওয়ার্ড ফিল্ড বা সফটওয়্যারের ত্রুটির কারণে সেই সুরক্ষা প্রত্যাশামতো কাজ না-ও করতে পারে।
পাসওয়ার্ড সংরক্ষণ ও ব্যবস্থাপনার অ্যাপ ব্যবহার করলে সরাসরি কিবোর্ডে পাসওয়ার্ড টাইপ করার প্রয়োজন কমে। এতে নির্দিষ্ট ঝুঁকি কমতে পারে, কিন্তু কম্পিউটারের অন্য পর্যবেক্ষণ ব্যবস্থা বন্ধ হয় না। ব্যক্তিগত ব্যাংকিং, আর্থিক লেনদেন ও গুরুত্বপূর্ণ অ্যাকাউন্ট ব্যবহারের জন্য অফিসের পর্যবেক্ষণাধীন ডিভাইস এড়িয়ে চলাই ভালো।
ছদ্মবেশী ব্রাউজিং বা ভিপিএন চালু করলেও ব্যক্তিগত কাজ গোপন থাকে না
অনেকেই ব্যক্তিগত কাজের সময় ক্রোমের ছদ্মবেশী ব্রাউজিং ব্যবস্থা ব্যবহার করেন। ধারণা থাকে, ব্রাউজিংয়ের ইতিহাস সংরক্ষিত না হলে অফিসও সেই কার্যক্রম জানতে পারবে না। এই ব্যবস্থায় মূলত ব্রাউজারের স্থানীয় ইতিহাস এবং নির্দিষ্ট সময়ের ব্যবহারের তথ্য সংরক্ষণ সীমিত হয়। কিন্তু কম্পিউটারে চালু থাকা পর্যবেক্ষণ সফটওয়্যার এতে বন্ধ হয় না।
ভিপিএন ব্যবহার করলেও একই সমস্যা থেকে যায়। ভিপিএন নেটওয়ার্ক সংযোগের কিছু তথ্য সুরক্ষিত রাখতে পারে। তবে ডিভাইসের স্ক্রিনের ভিডিও ধারণ বা কিবোর্ড পর্যবেক্ষণ সফটওয়্যার সাধারণত এতে প্রভাবিত হয় না।
অফিসের ক্রোম ব্রাউজার প্রতিষ্ঠানের নিয়ন্ত্রণে রয়েছে কি না, সেটিও যাচাই করা যায়। ক্রোমের ঠিকানার ঘরে chrome://management লিখলে ব্রাউজারটি কোনো প্রতিষ্ঠানের পরিচালনায় রয়েছে কি না, তা জানা যেতে পারে। আর chrome://policy থেকে ব্রাউজারে প্রয়োগ করা নীতিগুলো দেখা সম্ভব। অবশ্য সেখানে কোনো পর্যবেক্ষণসংক্রান্ত তথ্য না পেলেই কম্পিউটারে অন্য পর্যবেক্ষণ সফটওয়্যার নেই, এমন নিশ্চয়তা পাওয়া যায় না।
অফিসের কাজ শেষ, কিন্তু সফটওয়্যারের পর্যবেক্ষণ?
বাসায় অফিসের ল্যাপটপ ব্যবহার করেন এমন কর্মীদের জন্য কর্মঘণ্টার বাইরের পর্যবেক্ষণ বিশেষভাবে প্রাসঙ্গিক। সাধারণ টাইম ডক্টর ডেস্কটপ অ্যাপ বা হাবস্টাফের প্রচলিত ডেস্কটপ সময় গণনার ব্যবস্থা বন্ধ থাকলে সংশ্লিষ্ট অ্যাপের কার্যক্রম পর্যবেক্ষণ বন্ধ হওয়ার কথা।
কিন্তু সব সফটওয়্যার কাজের সময় গণনার ব্যবস্থার ওপর নির্ভর করে না। টেরামাইন্ডের গোপনে চলতে সক্ষম পর্যবেক্ষণ ব্যবস্থা ব্যবহারকারী কম্পিউটারে প্রবেশ করার পর পর্যবেক্ষণ শুরু করতে পারে। নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে কার্যক্রম রেকর্ড করার ব্যবস্থাও রয়েছে।
হাবস্টাফের মোবাইল অ্যাপে ‘সব সময়’ অবস্থান পর্যবেক্ষণ চালু থাকলে কাজের সময়ের বাইরেও অবস্থানের তথ্য সংগ্রহ হতে পারে। ইন্টারনেট সংযোগ বিচ্ছিন্ন থাকলেও কিছু সফটওয়্যার স্থানীয়ভাবে তথ্য সংরক্ষণ করতে পারে। টেরামাইন্ডের নির্দিষ্ট পর্যবেক্ষণ ব্যবস্থা পরে সেই তথ্য আপলোড করতে পারে। ফলে শুধু সময় গণনা বন্ধ করে ব্যক্তিগত কাজ শুরু করার আগে প্রতিষ্ঠানের ব্যবহৃত পর্যবেক্ষণ ব্যবস্থা সম্পর্কে জানা দরকার।
নিজের ল্যাপটপ হলে কি পরিস্থিতি আলাদা?
নিজের ল্যাপটপে অফিসের সফটওয়্যার ইনস্টল করলে ব্যক্তিগত ও পেশাগত তথ্য একই ডিভাইসে থাকে। বিশেষ করে স্বাধীন পেশাজীবী এবং দূর থেকে কাজ করা কর্মীদের ক্ষেত্রে এমন পরিস্থিতি দেখা যায়। তবে সব অফিস সফটওয়্যার স্ক্রিনশট বা কিবোর্ড পর্যবেক্ষণ করে না।
মাইক্রোসফট ইনটিউনের উদাহরণ নেওয়া যায়। এর মাধ্যমে ডিভাইস নিবন্ধন করলে প্রতিষ্ঠান ডিভাইসের নাম, মডেল, অপারেটিং সিস্টেম ও ব্যবস্থাপনাসংক্রান্ত কিছু তথ্য দেখতে পারে। কিন্তু শুধু ইনটিউনে নিবন্ধনের কারণে ব্যক্তিগত পাসওয়ার্ড, ইমেইলের বিষয়বস্তু, লিখিত বার্তা বা ব্রাউজিং ইতিহাস সরাসরি দেখা যায় না।
একই কম্পিউটারে অন্য স্ক্রিন রেকর্ডিং বা কার্যক্রম পর্যবেক্ষণ সফটওয়্যার থাকলে সেটির ক্ষমতা অবশ্য আলাদা। নিজের কম্পিউটারে অফিসের সফটওয়্যার ইনস্টল করার আগে সেটি কী তথ্য সংগ্রহ করবে এবং কাজের সময়ের বাইরে চালু থাকবে কি না, তা জেনে নেওয়া উচিত।
কর্মী পর্যবেক্ষণের আইনগত সীমা কোথায়?
কর্মীদের কাজ পর্যবেক্ষণ করার প্রয়োজন প্রতিষ্ঠানের থাকতে পারে। তবে সেই প্রয়োজনের কারণে ব্যক্তিগত তথ্য সংগ্রহের ওপর আইনগত সীমা উঠে যায় না। বাংলাদেশে ব্যক্তিগত উপাত্ত সুরক্ষা আইন, ২০২৬ প্রাসঙ্গিক। আইনটিতে ব্যক্তিগত তথ্য সংগ্রহ ও ব্যবহারের বৈধ ভিত্তি, সম্মতি, সংবেদনশীল তথ্য এবং তথ্যধারীর অধিকার নিয়ে বিধান রয়েছে।
এতে নির্দিষ্ট বৈধ ভিত্তিতে সম্মতি ছাড়াও তথ্য প্রক্রিয়াকরণের সুযোগ রাখা হয়েছে। কর্মসংস্থান ও শ্রমাধিকারসংক্রান্ত আইনগত অধিকার বাস্তবায়নের বিষয়ও প্রাসঙ্গিক ভিত্তির মধ্যে রয়েছে।
তবে কর্মসংস্থানের সম্পর্ক থাকলেই যেকোনো ধরনের পর্যবেক্ষণ গ্রহণযোগ্য হয়ে যায় না। তথ্য সংগ্রহের উদ্দেশ্য, প্রয়োজনীয়তা এবং প্রযোজ্য বিধান বিবেচনা করতে হবে। আইনটির কয়েকটি ধারার কার্যকারিতা পরবর্তী সরকারি প্রজ্ঞাপনের ওপর নির্ভরশীল।
ভারতে ডিজিটাল ব্যক্তিগত তথ্য সুরক্ষা আইন, ২০২৩ এবং ডিজিটাল ব্যক্তিগত তথ্য সুরক্ষা বিধিমালা, ২০২৫ প্রাসঙ্গিক। তবে আইন ও বিধিমালার সব অংশ একই সময়ে কার্যকর হয়নি। কিছু বিধান কার্যকর হয়েছে, আর তথ্য প্রক্রিয়াকরণের বেশ কিছু গুরুত্বপূর্ণ বাধ্যবাধকতার কার্যকারিতা পরবর্তী সময়ের জন্য নির্ধারিত।
পশ্চিমবঙ্গের কর্মীদের ক্ষেত্রেও কেন্দ্রীয় এই আইনি কাঠামোর পাশাপাশি প্রযোজ্য কর্মসংস্থান আইন ও চুক্তির শর্ত বিবেচনা করতে হবে। যুক্তরাজ্য ও ইউরোপে কর্মী পর্যবেক্ষণের ক্ষেত্রে স্বচ্ছতা, বৈধ উদ্দেশ্য এবং প্রয়োজনের তুলনায় অতিরিক্ত তথ্য সংগ্রহ না করার ওপর গুরুত্ব দেওয়া হয়।
যুক্তরাজ্যের তথ্য কমিশনারের কার্যালয়ের নির্দেশনায় কর্মীদের পর্যবেক্ষণের কথা পরিষ্কারভাবে জানানোর ওপর জোর দেওয়া হয়েছে। সাধারণ পরিস্থিতিতে গোপন পর্যবেক্ষণ গ্রহণযোগ্য হিসেবে বিবেচিত হয় না। গুরুতর অসদাচরণ বা অপরাধের সন্দেহের মতো ব্যতিক্রমী ক্ষেত্রে কঠোর শর্তসাপেক্ষে তা বিবেচনা করা যেতে পারে। কর্মী নিয়োগপত্রে স্বাক্ষর করেছেন বলেই প্রতিষ্ঠানের সব ধরনের ব্যক্তিগত তথ্য সংগ্রহ আইনসম্মত হয়ে যায় না। নির্দিষ্ট পর্যবেক্ষণ পদ্ধতির বৈধতা সংশ্লিষ্ট দেশের কার্যকর আইন ও বাস্তব পরিস্থিতির ওপর নির্ভর করে।
ব্যক্তিগত তথ্যের সুরক্ষায় কর্মীদের করণীয়
অফিসের কম্পিউটারে কী ধরনের পর্যবেক্ষণ চলছে, সে সম্পর্কে পরিষ্কার ধারণা থাকা কর্মীদের জন্য জরুরি। প্রতিষ্ঠানের পর্যবেক্ষণ নীতি পড়ে শুরু করা যেতে পারে। সেখানে কোন তথ্য সংগ্রহ করা হয়, কারা সেই তথ্য দেখতে পারেন এবং কতদিন সংরক্ষণ করা হয়, তা জানা দরকার।
স্ক্রিনশট, ভিডিও ধারণ, কিস্ট্রোক লগিং কিংবা অবস্থান পর্যবেক্ষণের কোন সুবিধাগুলো চালু রয়েছে, সেটিও পরিষ্কার হওয়া উচিত। নিজের কম্পিউটারে সফটওয়্যার ইনস্টল করা থাকলে অ্যাপটি কী ধরনের অনুমতি পেয়েছে, তা পরীক্ষা করতে পারেন। তবে শুধু অনুমতির তালিকা দেখে পর্যবেক্ষণের সব ক্ষমতা বোঝা সম্ভব নয়।
কর্মঘণ্টার বাইরেও সফটওয়্যার চালু থাকে কি না, সেই তথ্য বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ। প্রতিষ্ঠানের নীতিতে বিষয়টি স্পষ্ট না থাকলে মানবসম্পদ বা তথ্যপ্রযুক্তি বিভাগের কাছে লিখিতভাবে জানতে চাওয়া ভালো। ব্যক্তিগত ব্যাংকিং, গুরুত্বপূর্ণ অ্যাকাউন্ট, স্বাস্থ্যসেবাসংক্রান্ত তথ্য কিংবা পারিবারিক যোগাযোগ অফিসের পর্যবেক্ষণাধীন কম্পিউটার থেকে আলাদা রাখার চেষ্টা করুন।
আগে কোনো পাসওয়ার্ড বা আর্থিক তথ্য রেকর্ড হয়েছে বলে সন্দেহ হলে নিরাপদ ব্যক্তিগত ডিভাইস থেকে সংশ্লিষ্ট পাসওয়ার্ড পরিবর্তন করুন। দুই ধাপের পরিচয় যাচাইকরণ চালু রাখা এবং সন্দেহজনক প্রবেশের চেষ্টা পরীক্ষা করাও কাজে আসতে পারে।
কাজের হিসাব রাখার জন্য কতটা নজরদারি দরকার?
কর্মীদের কাজের অগ্রগতি জানা প্রতিষ্ঠানের স্বাভাবিক প্রয়োজন। তবে তার জন্য প্রতিটি ব্যক্তিগত কার্যক্রম রেকর্ড করার যৌক্তিকতা নেই। শুধু কর্মঘণ্টা হিসাব রাখার উদ্দেশ্যে যদি কোনো সফটওয়্যার ব্যবহার করা হয়, তাহলে ধারাবাহিক স্ক্রিনের ভিডিও ধারণ বা কিস্ট্রোক লগিংয়ের প্রয়োজনীয়তা আলাদাভাবে মূল্যায়ন করা উচিত।
সংবেদনশীল অ্যাপের পর্যবেক্ষণ বন্ধ রাখা, কাজের সময়ের বাইরে অপ্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ না করা এবং সংরক্ষিত তথ্য দেখার অনুমতি সীমিত রাখার মতো ব্যবস্থা ব্যক্তিগত তথ্যের ঝুঁকি কমাতে পারে। কর্মীদের ব্যক্তিগত ফোনে অফিসের কাজের বাইরেও অবস্থান পর্যবেক্ষণ চালু রাখার বিষয়টি আরও সতর্কতার দাবি রাখে।
কর্মদক্ষতা মূল্যায়নের ক্ষেত্রেও পর্যবেক্ষণের তথ্যকে সবকিছুর মাপকাঠি বানানো ঠিক নয়। একজন কর্মী দীর্ঘ সময় নথি পড়তে পারেন, অনলাইন বৈঠকে থাকতে পারেন কিংবা জটিল কোনো সমস্যার সমাধান নিয়ে ভাবতে পারেন। এসব কাজে কিবোর্ডের ব্যবহার কম হওয়া স্বাভাবিক।
কিবোর্ড কতবার চাপা হয়েছে, তা দিয়ে কাজের মান নির্ধারণ করা যায় না। কর্মীর কাজের ফলাফল, দায়িত্ব পালন এবং কাজের ধরন মূল্যায়নে গুরুত্ব পাওয়া উচিত। অফিসের পর্যবেক্ষণ সফটওয়্যার নিয়ে আলোচনায় এই পার্থক্যটি প্রায়ই হারিয়ে যায়। কাজের হিসাব রাখার জন্য সফটওয়্যার ব্যবহার করা আর কর্মীর ব্যক্তিগত জীবন পর্যন্ত পর্যবেক্ষণ করা একই সিদ্ধান্ত নয়।
কর্মক্ষেত্রে ব্যক্তিগত তথ্যের গোপনীয়তা রক্ষার জন্য কর্মীদেরও জানতে হবে তাঁদের সম্পর্কে কী তথ্য সংগ্রহ করা হচ্ছে। প্রতিষ্ঠানের নীতিতে বিষয়টি অস্পষ্ট থাকলে প্রশ্ন তোলা দরকার। অফিসের ল্যাপটপে ব্যক্তিগত কাজ করার আগে সেই তথ্যগুলো জেনে নেওয়াই ভালো। কারণ কোনো ব্যক্তিগত বার্তা বা আর্থিক তথ্য একবার রেকর্ড হয়ে গেলে পরে ব্রাউজার বন্ধ করে কিংবা ইতিহাস মুছে দিয়ে সেই রেকর্ড সরিয়ে ফেলা যায় না।
প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
ব্যক্তিগত ফোনে অফিসের ইমেইল ব্যবহার করলে কি প্রতিষ্ঠান ফোনের সব তথ্য দেখতে পারে?
শুধু ব্যক্তিগত ফোনে অফিসের ইমেইল ব্যবহার করলেই প্রতিষ্ঠান ফোনের সব ছবি, বার্তা বা ব্যক্তিগত তথ্য দেখতে পারে না। তবে অফিসের ইমেইল ব্যবস্থাপনা, নিরাপত্তা নীতি বা ডিভাইস নিয়ন্ত্রণের ব্যবস্থা চালু থাকলে কিছু তথ্য প্রতিষ্ঠানের কাছে দৃশ্যমান হতে পারে। কোন তথ্য দেখা যাবে, তা নির্ভর করে ব্যবহৃত অ্যাপ, প্রতিষ্ঠানের সেটিং এবং ফোনে দেওয়া অনুমতির ওপর।
অফিসের ওয়াই-ফাই ব্যবহার করলে কি ব্যক্তিগত মোবাইলের কার্যক্রম দেখা যায়?
অফিসের ওয়াই-ফাই ব্যবহার করলে নেটওয়ার্ক প্রশাসক সংযোগসংক্রান্ত কিছু তথ্য দেখতে পারেন। ব্যবহৃত নিরাপত্তা ব্যবস্থা অনুযায়ী কোন ওয়েবসাইটে সংযোগ করা হচ্ছে, সেই তথ্যও জানা যেতে পারে। তবে শুধু অফিসের ওয়াই-ফাইয়ে যুক্ত থাকার কারণে ব্যক্তিগত ফোনের স্ক্রিনশট বা সব মেসেজ দেখার ক্ষমতা তৈরি হয় না। নেটওয়ার্ক পর্যবেক্ষণ এবং ফোনে ইনস্টল করা পর্যবেক্ষণ সফটওয়্যারের ক্ষমতা আলাদা।
মনিটরিং সফটওয়্যারে সংরক্ষিত স্ক্রিনশট কতদিন রাখা হয়?
সব প্রতিষ্ঠানে স্ক্রিনশট সংরক্ষণের সময়সীমা এক নয়। সফটওয়্যারের সুবিধা, সাবস্ক্রিপশন, প্রতিষ্ঠানের তথ্য সংরক্ষণ নীতি এবং প্রযোজ্য আইনের ওপর এটি নির্ভর করতে পারে। কর্মীরা মানবসম্পদ বা তথ্যপ্রযুক্তি বিভাগের কাছে জানতে পারেন, তাঁদের স্ক্রিনশট কতদিন রাখা হয়, কারা দেখতে পারেন এবং কখন সেগুলো মুছে ফেলা হয়।
অফিসের মনিটরিং সফটওয়্যার কি ক্যামেরা বা মাইক্রোফোন চালু করতে পারে?
সাধারণ কর্মঘণ্টা গণনার সফটওয়্যার ব্যবহার করা হচ্ছে বলেই ক্যামেরা বা মাইক্রোফোনের মাধ্যমে পর্যবেক্ষণ চলছে, এমন নয়। এ ধরনের তথ্য সংগ্রহের জন্য সফটওয়্যারের সংশ্লিষ্ট সক্ষমতা ও প্রয়োজনীয় ডিভাইস অনুমতি থাকতে পারে। প্রতিষ্ঠানের পর্যবেক্ষণ নীতিতে ক্যামেরা, মাইক্রোফোন বা শব্দ ধারণের ব্যবস্থা রয়েছে কি না, তা আলাদাভাবে যাচাই করা উচিত।
কর্মী কি নিজের সম্পর্কে সংগ্রহ করা তথ্য দেখতে বা মুছে ফেলার অনুরোধ করতে পারেন?
কর্মী প্রতিষ্ঠানের কাছে তাঁর সম্পর্কে কী তথ্য সংগ্রহ করা হয়েছে, কতদিন সংরক্ষণ করা হবে এবং কারা তা ব্যবহার করতে পারবেন, সে বিষয়ে লিখিতভাবে জানতে চাইতে পারেন। তথ্য দেখার, সংশোধনের বা মুছে ফেলার আইনগত অধিকার সংশ্লিষ্ট দেশের কার্যকর আইন ও পরিস্থিতির ওপর নির্ভর করে। সব তথ্য অবিলম্বে মুছে ফেলার দাবি গ্রহণ করা প্রতিষ্ঠানের জন্য বাধ্যতামূলক নাও হতে পারে, বিশেষ করে তথ্য সংরক্ষণের বৈধ প্রয়োজন থাকলে।
