সিআরএমে কাস্টম ফিল্ড বেশি হলে কী সমস্যা হয়

সিআরএমে নতুন একজন গ্রাহকের তথ্য যোগ করতে গিয়ে যদি এমন সব প্রশ্নের উত্তর দিতে হয়, যেগুলো এখনো জানা সম্ভব নয়, তাহলে ফর্মের নকশা নিয়ে ভাবার প্রয়োজন আছে। প্রথমবার যোগাযোগ করা একজন গ্রাহকের নাম, ফোন নম্বর কিংবা আগ্রহের পণ্য জানা যেতে পারে। কিন্তু তাঁর সম্ভাব্য বাজেট, কেনার নির্দিষ্ট তারিখ বা চুক্তির মেয়াদ তখনই জানা যাবে, এমন নিশ্চয়তা নেই। অথচ এসব তথ্য বাধ্যতামূলক থাকলে সাধারণ একটি সম্ভাব্য গ্রাহকের তথ্য সংরক্ষণ করাও ঝামেলার কাজ হয়ে ওঠে।

অনেক প্রতিষ্ঠানে সিআরএমের কাস্টম ফিল্ড ব্যবহারের সমস্যাটি এখান থেকেই শুরু হয়। প্রয়োজন অনুযায়ী নতুন ফিল্ড তৈরি হতে থাকে, কিন্তু পুরোনো ফিল্ডগুলো আর কতটা কাজে লাগছে, তা নিয়মিত দেখা হয় না। একসময় একই তথ্য একাধিক জায়গায় জমা হয়, বিক্রয়কর্মীদের কাজ বাড়ে এবং প্রতিবেদন তৈরির সময় অসামঞ্জস্য ধরা পড়ে।

অতিরিক্ত ফিল্ড কিছু ক্ষেত্রে সিআরএমের গতিতেও প্রভাব ফেলতে পারে। তবে ফিল্ডের সংখ্যা বেশি হলেই সফটওয়্যার ধীর হবে, এমন নয়। কোন তথ্য সংগ্রহ করা হচ্ছে, সেটি কীভাবে ব্যবহৃত হচ্ছে এবং কোন প্রক্রিয়ার সঙ্গে যুক্ত আছে, সেসব বিষয়ও বিবেচনায় নিতে হবে। কোন ফিল্ড রাখা প্রয়োজন আর কোনটি সরানো যায়, সেই সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে তাই বিদ্যমান তথ্য ও সংযোগগুলো ভালোভাবে পরীক্ষা করা জরুরি।

সিআরএমে অপ্রয়োজনীয় ফিল্ড জমতে থাকে যেভাবে

সব ব্যবসার জন্য সিআরএমের সাধারণ ফিল্ড যথেষ্ট হয় না। কোনো প্রতিষ্ঠান গ্রাহকের পছন্দের যোগাযোগমাধ্যম জানতে চায়, কেউ পণ্যের ধরন রাখতে চায়, আবার কারও দরকার হয় চুক্তি নবায়নের তারিখ। এসব প্রয়োজন মেটাতেই কাস্টম ফিল্ড তৈরি করা হয়।

কিন্তু সমস্যা দেখা দেয় যখন প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগ নিজেদের মতো করে ফিল্ড যোগ করে। ধরা যাক, বিক্রয় বিভাগ গ্রাহকের সম্ভাব্য বাজেট রাখার জন্য একটি ফিল্ড তৈরি করেছে। পরে বিপণন বিভাগ কাছাকাছি নামে আরেকটি ফিল্ড যোগ করল। ব্যবস্থাপনা বিভাগ আবার সম্ভাব্য বিক্রয়মূল্য সংরক্ষণের জন্য নতুন ঘর তৈরি করল।

এখানে গ্রাহকের বাজেট ও সম্ভাব্য বিক্রয়মূল্য আলাদা তথ্য হতে পারে। দুটিই প্রয়োজনীয় হতে পারে। কিন্তু নাম ও উদ্দেশ্য স্পষ্ট না থাকলে কর্মীরা বুঝবেন না কোন ঘরে কী লিখতে হবে। পুরোনো কাজের ফিল্ড থেকেও জটিলতা বাড়ে। কোনো প্রচারাভিযান শেষ হয়েছে কিংবা একটি সফটওয়্যার ব্যবহার বন্ধ হয়েছে। অথচ সেই কাজের জন্য তৈরি ফিল্ডগুলো সিআরএমে রয়ে গেছে। প্রতিবার নতুন প্রয়োজন দেখা দিলে আরও কিছু ঘর যোগ হচ্ছে, কিন্তু আগের ঘরগুলো বাদ যাচ্ছে না। ফলে ফর্ম বড় হচ্ছে, অথচ সব তথ্যের ব্যবহারিক মূল্য সমান নয়।

আরও পড়ুন: সেলস পাইপলাইন কী: লিড থেকে কাস্টমার হওয়ার ধাপগুলো সাজাবেন কীভাবে

ফিল্ড বেশি হলে বিক্রয়কর্মীদের কাজে কী প্রভাব পড়ে

বিক্রয়কর্মীরা সাধারণত গ্রাহকের সঙ্গে যোগাযোগ, সম্ভাব্য বিক্রয় এগিয়ে নেওয়া এবং প্রয়োজনীয় তথ্য হালনাগাদ করার জন্য সিআরএম ব্যবহার করেন। নতুন একজন সম্ভাব্য গ্রাহকের তথ্য যোগ করতেই যদি অনেক অপ্রাসঙ্গিক ঘর পূরণ করতে হয়, তাহলে তথ্য সংরক্ষণের কাজ বাড়তি চাপ হয়ে উঠতে পারে।

বিশেষ করে বাধ্যতামূলক ফিল্ডের সংখ্যা বেশি হলে সমস্যা হয়। ধরা যাক, একজন গ্রাহক পণ্যের দাম জানতে ফোন করেছেন। তিনি এখনো কেনার সিদ্ধান্ত নেননি। সিআরএমে যদি সম্ভাব্য ক্রয়ের তারিখ বা বাজেট দেওয়া বাধ্যতামূলক থাকে, তাহলে কর্মী সমস্যায় পড়বেন।

তিনি অনুমান করে একটি মান বসাতে পারেন। তাতে তথ্য সংরক্ষণ করা গেলেও সেটির নির্ভরযোগ্যতা নষ্ট হওয়ার আশঙ্কা থাকে। পরে সেই তথ্য দিয়ে বিক্রয়ের সম্ভাবনা কিংবা গ্রাহকের আগ্রহ বিশ্লেষণ করলে ভুল ধারণা তৈরি হতে পারে।

মোবাইলে দীর্ঘ ফর্ম ব্যবহার করাও অসুবিধাজনক হতে পারে। ছোট পর্দায় অনেক ঘর খুঁজে বের করা, তথ্য লেখা এবং পরে সংশোধন করার কাজ তুলনামূলক কঠিন। এ ধরনের অভিযোগ উঠলে কর্মীদের আরও প্রশিক্ষণ দেওয়ার আগে ফর্মটি পরীক্ষা করা উচিত। প্রথম যোগাযোগের সময় কোন তথ্যগুলো সত্যিই জানা সম্ভব, সেটি বিক্রয় দলের কাছ থেকেই বোঝা যাবে।

সেলসফোর্সের ফর্ম বিন্যাসসংক্রান্ত নির্দেশনায় অপ্রয়োজনীয় ফিল্ড সরানো, বাধ্যতামূলক ফিল্ড কম রাখা এবং সম্পর্কিত তথ্য একসঙ্গে সাজানোর পরামর্শ রয়েছে। বিভিন্ন ব্যবহারকারীর দায়িত্ব অনুযায়ী ফর্মের বিন্যাস নির্ধারণের ব্যবস্থাও রয়েছে। তবে সব বাধ্যতামূলক ফিল্ড ইচ্ছামতো সরানো যায় না। কিছু ফিল্ড সফটওয়্যারের নিয়ম, তথ্য যাচাইয়ের শর্ত কিংবা প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব প্রক্রিয়ার কারণে বাধ্যতামূলক থাকতে পারে।

একই তথ্যের একাধিক ফিল্ড প্রতিবেদনে বিভ্রান্তি তৈরি করে

সিআরএমের ফিল্ড ব্যবস্থাপনায় ভুল থাকলে তা সব সময় দৈনন্দিন কাজে ধরা পড়ে না। মাসিক বিক্রয়ের হিসাব কিংবা বিপণনের প্রতিবেদন তৈরির সময় সমস্যাটি পরিষ্কার হতে পারে। ধরা যাক, একটি সিআরএমে সম্ভাব্য গ্রাহকের উৎস, গ্রাহকের উৎস এবং বিপণনের উৎস নামে তিনটি ফিল্ড রয়েছে।

প্রতিটির উদ্দেশ্য আলাদা হলে সমস্যা নেই। কিন্তু কর্মীরা যদি একই ধরনের তথ্য রাখার জন্য এগুলো ব্যবহার করেন, তাহলে প্রতিবেদন তৈরিতে অসামঞ্জস্য দেখা দিতে পারে। বিক্রয় বিভাগ হয়তো সম্ভাব্য গ্রাহকের উৎস থেকে হিসাব করছে। বিপণন বিভাগ একই কাজের জন্য ব্যবহার করছে বিপণনের উৎস। ফলে একই সময়ের তথ্য নিয়েও দুটি বিভাগ আলাদা ফলাফল পেতে পারে।

ফিল্ডে লেখা তথ্যের ধরনও গুরুত্বপূর্ণ। কেউ গ্রাহকের উৎস হিসেবে ফেসবুকের পুরো নাম লিখেছেন, অন্য কেউ সংক্ষিপ্ত রূপ ব্যবহার করেছেন। প্রতিবেদনে এগুলো আলাদা উৎস হিসেবে গণনা হতে পারে।

অবশ্য ফেসবুক এবং ফেসবুক বিজ্ঞাপন সব ক্ষেত্রে একই অর্থ বহন করে না। একটি সাধারণ যোগাযোগের উৎস বোঝাতে পারে, অন্যটি নির্দিষ্ট বিজ্ঞাপনমাধ্যম নির্দেশ করতে পারে। তাই কাছাকাছি নামের সব তথ্য এক করে ফেলাও ঠিক নয়।

এ ধরনের সমস্যা সমাধানে প্রথমে ফিল্ডগুলোর অর্থ পরিষ্কার করতে হবে। কোন ফিল্ডে কী তথ্য থাকবে, কারা সেটি পূরণ করবেন এবং প্রতিবেদনে কোন ফিল্ড ব্যবহার করা হবে, তা নির্ধারণ করা প্রয়োজন। নতুন ফিল্ড তৈরি করে সমস্যার সমাধান খোঁজার বদলে বিদ্যমান ফিল্ডগুলো ঠিকভাবে ব্যবহার করা বেশি যুক্তিসংগত হতে পারে।

কাস্টম ফিল্ড বেশি থাকলে সিআরএম কি ধীর হয়ে যায়?

সিআরএমের গতি কমে গেলে অনেক সময় ফিল্ডের সংখ্যা কমানোর কথা ভাবা হয়। কিন্তু ধীরগতির জন্য সব ক্ষেত্রে কাস্টম ফিল্ড দায়ী নয়। একটি সিআরএম কত দ্রুত কাজ করবে, তা নির্ভর করে সফটওয়্যারের নকশা, তথ্যের পরিমাণ, ফর্মের বিন্যাস, স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া এবং তথ্য আনার পদ্ধতির ওপর।

মাইক্রোসফট ডেটাভার্সের প্রযুক্তিগত নির্দেশনায় প্রয়োজনের অতিরিক্ত তথ্যের কলাম আনার অনুরোধ এড়িয়ে চলতে বলা হয়েছে। কারণ অপ্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করলে বেশি তথ্য আদান-প্রদান করতে হয়। কিছু অনুসন্ধান জটিলও হয়ে পড়তে পারে।

বড় তথ্যভান্ডার থেকে অতিরিক্ত সম্পর্কযুক্ত তথ্য আনা কিংবা হিসাবনির্ভর কলামের ওপর শর্ত প্রয়োগ করলে কিছু অনুসন্ধান ধীর হতে পারে। তবে সিআরএমে অনেক ফিল্ড তৈরি করে রাখা আর প্রতিটি অনুসন্ধানে সেসব ফিল্ডের তথ্য সংগ্রহ করা এক বিষয় নয়। ফিল্ডগুলো ব্যবহার না হলে একই ধরনের কার্যক্ষমতার সমস্যা দেখা দেবে, এমন সিদ্ধান্ত নেওয়া যায় না।

সিআরএম ধীর হওয়ার পেছনে দুর্বল ইন্টারনেট, তথ্য দেখার সফটওয়্যারের সমস্যা, জটিল স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া কিংবা অন্য সফটওয়্যারের সংযোগও দায়ী হতে পারে। কোনো প্রতিষ্ঠানে সিআরএম ধীর হলে আগে দেখতে হবে ঠিক কোন কাজটি করতে সমস্যা হচ্ছে। নতুন তথ্য সংরক্ষণ করতে বেশি সময় লাগছে, পুরোনো তথ্য খুলতে দেরি হচ্ছে, নাকি প্রতিবেদন তৈরি করতে সমস্যা হচ্ছে? কাজের ধরন অনুযায়ী কারণও আলাদা হতে পারে। তাই ধীরগতির অভিযোগ পেলেই ফিল্ড মুছে ফেলা সমাধান নয়।

অপ্রয়োজনীয় ফিল্ড সরাতে গিয়ে অন্য কাজ বন্ধ হয়ে যেতে পারে

সিআরএমের তথ্য অনেক সময় একাধিক সফটওয়্যারের সঙ্গে যুক্ত থাকে। ওয়েবসাইটের ফর্ম, ইমেইল বিপণন ব্যবস্থা কিংবা স্বয়ংক্রিয় বিক্রয়প্রক্রিয়া কোনো নির্দিষ্ট ফিল্ডের তথ্য ব্যবহার করতে পারে। যেমন একটি স্বয়ংক্রিয় ব্যবস্থা নির্দিষ্ট ফিল্ডের মান দেখে নতুন সম্ভাব্য গ্রাহকের দায়িত্ব কোনো বিক্রয়কর্মীকে দিতে পারে। ফিল্ডটি মুছে দেওয়া হলে অথবা সেখানে ব্যবহৃত মান পরিবর্তন করা হলে নিয়মটি আর আগের মতো কাজ নাও করতে পারে।

ফিল্ডের অভ্যন্তরীণ শনাক্তকারী, তথ্যের ধরন বা সংযোগ পরিবর্তন করলেও সমস্যা হতে পারে। তবে ব্যবহারকারীদের সামনে দেখা ফিল্ডের নাম পরিবর্তন করলেই সব সংযোগ নষ্ট হবে, এমন নয়। অনেক সিআরএমে প্রদর্শিত নাম ও অভ্যন্তরীণ শনাক্তকারী আলাদা থাকে।

সুতরাং ফিল্ডের নাম দেখে সেটি অপ্রয়োজনীয় মনে হলেও সরানোর আগে কোথায় কোথায় ব্যবহার হচ্ছে, তা খুঁজে বের করতে হবে। বিশেষ করে বড় প্রতিষ্ঠানে, যেখানে একই তথ্য একাধিক বিভাগ ও সফটওয়্যার ব্যবহার করে, সেখানে এই পরীক্ষা বাদ দেওয়া ঝুঁকিপূর্ণ।

কতটি কাস্টম ফিল্ড থাকলে তা অতিরিক্ত বলে বিবেচিত হবে?

এ প্রশ্নের নির্দিষ্ট সংখ্যাভিত্তিক উত্তর নেই। একটি ছোট বিক্রয় প্রতিষ্ঠানে অল্প কয়েকটি কাস্টম ফিল্ডই প্রয়োজন মেটাতে পারে। অথচ উৎপাদন, পরিবহন কিংবা একাধিক পর্যায়ের গ্রাহকসেবা পরিচালনাকারী প্রতিষ্ঠানে অনেক বেশি ফিল্ড দরকার হতে পারে।

সংখ্যা গণনার চেয়ে কয়েকটি বিষয় পরীক্ষা করা বেশি কার্যকর।

• একই তথ্য রাখার জন্য একাধিক ফিল্ড তৈরি হয়েছে কি না।
• অনেক ফিল্ড দীর্ঘদিন খালি থাকছে কি না।
• কর্মীরা কোন ঘরে কী তথ্য দিতে হবে, তা বুঝতে পারছেন কি না।
• প্রতিবেদন তৈরির আগে নিয়মিত তথ্য সংশোধন করতে হচ্ছে কি না।
• নতুন ফিল্ড তৈরির সময় আগে থেকে থাকা ফিল্ডগুলোর সঙ্গে মিল পরীক্ষা করা হচ্ছে কি না।

এসব সমস্যা থাকলে সিআরএমের ফিল্ডগুলো পর্যালোচনার প্রয়োজন রয়েছে। তবে কম ব্যবহৃত ফিল্ড মানেই অপ্রয়োজনীয় নয়। কোনো ব্যবসায় চুক্তি নবায়নের তথ্য হয়তো বছরের নির্দিষ্ট সময়ে দরকার হয়। আবার বিশেষ ধরনের গ্রাহকের তথ্য রাখার জন্য তৈরি ফিল্ড খুব কম ব্যবহৃত হতে পারে। ফিল্ডটি সরালে পরে প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করা কঠিন হবে কি না, সেটিও বিবেচনা করতে হবে।

সিআরএমের অপ্রয়োজনীয় ফিল্ড শনাক্ত করার উপায়

পুরো সিআরএম একবারে পরিবর্তন করার দরকার নেই। প্রথমে সম্ভাব্য গ্রাহক, গ্রাহকের যোগাযোগের তথ্য কিংবা বিক্রয়চুক্তির মতো বেশি ব্যবহৃত একটি অংশ বেছে নিন।

সেখানে কোন ফিল্ডগুলো রয়েছে, কী কাজে ব্যবহৃত হয় এবং কতটা প্রয়োজনীয়, তা পরীক্ষা করলেই পরিষ্কারের কাজ শুরু করা যাবে।

সব ফিল্ডের তালিকা তৈরি করুন

সিআরএমের প্রশাসনিক সেটিংস থেকে সংশ্লিষ্ট অংশের সাধারণ ও কাস্টম ফিল্ডের তথ্য সংগ্রহ করুন। ফিল্ডের নামের পাশাপাশি অভ্যন্তরীণ শনাক্তকারী, তথ্যের ধরন, বাধ্যতামূলক কি না এবং কারা ব্যবহার করেন, এসব বিষয়ও নথিভুক্ত করুন।

হাবস্পটের সেটিংস → প্রোপার্টিজ অংশ থেকে ফিল্ডের তথ্য রপ্তানি করা যায়। রপ্তানি করা তথ্যে ফিল্ডের ব্যবহার এবং কত শতাংশ সংরক্ষিত তথ্যে মান রয়েছে, তার মতো তথ্যও পাওয়া যায়। এ কাজের জন্য তথ্য রপ্তানির প্রয়োজনীয় অনুমতি থাকতে হবে। অন্য সিআরএমে একই সুবিধা ভিন্ন নামে থাকতে পারে।

কোন ফিল্ডে কতটা তথ্য আছে পরীক্ষা করুন

একটি ফিল্ডে কতগুলো গ্রাহকের তথ্য রয়েছে, সেই তথ্য কতটা সাম্প্রতিক এবং ফিল্ডটি কোন কাজে ব্যবহার হচ্ছে, তা দেখুন। এখানে শুধু তথ্যের পরিমাণ দেখে সিদ্ধান্ত নেওয়া ঠিক নয়।

গ্রাহকের চুক্তি নবায়নের তারিখসংক্রান্ত ফিল্ডে খুব কম তথ্য থাকতে পারে। কিন্তু নির্দিষ্ট গ্রাহকদের চুক্তি পরিচালনায় সেটি প্রয়োজনীয়। অন্যদিকে প্রায় সব সংরক্ষিত তথ্যে একই পূর্বনির্ধারিত মান থাকা কোনো ফিল্ডের তথ্যগত মূল্য সীমিত হতে পারে।

একই কাজের একাধিক ফিল্ড খুঁজুন

কাছাকাছি নামের ফিল্ড পাওয়া গেলে সেগুলোর উদ্দেশ্য মিলিয়ে দেখুন। একই তথ্য রাখার জন্য একাধিক ফিল্ড তৈরি হয়ে থাকলে কোনটি রাখা হবে, তা সংশ্লিষ্ট বিভাগের সঙ্গে আলোচনা করে নির্ধারণ করুন।

পুরোনো তথ্য নির্বাচিত ফিল্ডে স্থানান্তরের প্রয়োজন হতে পারে। তবে আগে ফিল্ডের ধরন, তথ্যের মান এবং সংশ্লিষ্ট তথ্যগুলোর মিল পরীক্ষা করতে হবে। শুধু নাম কাছাকাছি বলে দুটি ফিল্ড এক করা যাবে না। সম্ভাব্য বিক্রয়মূল্য ও চূড়ান্ত বিক্রয়মূল্য যেমন আলাদা তথ্য।

অন্য সফটওয়্যার বা স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়ার সঙ্গে সংযোগ দেখুন

কোনো ফিল্ড সরানোর আগে সেটি ওয়েবসাইটের ফর্ম, প্রতিবেদন, স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া, ইমেইলের নির্ধারিত নমুনা, সফটওয়্যারের তথ্য আদান-প্রদানের সংযোগ কিংবা তথ্য আমদানির নিয়মে ব্যবহৃত হচ্ছে কি না পরীক্ষা করুন।

অনেক সিআরএমে ফিল্ড কোথায় ব্যবহৃত হচ্ছে, তা দেখার সুবিধা রয়েছে। কিন্তু সেখানে সব ধরনের বাহ্যিক সংযোগের তথ্য পাওয়া যাবে, এমন নিশ্চয়তা নেই। প্রয়োজনে সংযুক্ত সফটওয়্যারগুলোর সেটিংসও আলাদাভাবে পরীক্ষা করতে হবে।

ফিল্ড লুকিয়ে রাখবেন, নাকি স্থায়ীভাবে মুছে ফেলবেন?

সব অপ্রয়োজনীয় ফিল্ড সরাসরি মুছে ফেলার দরকার নেই। কোনো ফিল্ড নির্দিষ্ট কাজে প্রয়োজনীয় হলেও সবার সামনে দেখানোর প্রয়োজন নাও থাকতে পারে। সে ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট ফর্ম থেকে সেটি সরিয়ে রাখা যায়। অনেক সিআরএমে এতে তথ্য সংরক্ষিত থাকে।

কিছু সফটওয়্যারে ফিল্ড আর্কাইভ করা কিংবা অব্যবহৃত অবস্থায় রাখার ব্যবস্থাও রয়েছে। তবে এভাবে রাখা তথ্য কতদিন থাকবে এবং পরে ফিরিয়ে আনা যাবে কি না, তা সংশ্লিষ্ট সফটওয়্যারের নিয়মের ওপর নির্ভর করে।

স্থায়ীভাবে মুছে ফেলার ক্ষেত্রে সতর্কতা বেশি প্রয়োজন। ফিল্ডের সঙ্গে সংরক্ষিত তথ্য হারিয়ে যেতে পারে। সেই তথ্য ফেরত পাওয়ার সুযোগও সব সিআরএমে সমান নয়।

হাবস্পট

সেটিংস → প্রোপার্টিজ থেকে সংশ্লিষ্ট ফিল্ডের ব্যবহার পরীক্ষা করা যায়। কোনো ফর্ম, স্বয়ংক্রিয় কার্যপ্রবাহ কিংবা অন্য উপাদান ফিল্ডটির ওপর নির্ভর করলে আগে সেই সংযোগ সরাতে হতে পারে।

আর্কাইভ করা ফিল্ড ৯০ দিন পর স্থায়ীভাবে মুছে যায়। এর মধ্যে প্রয়োজনীয় অনুমতি নিয়ে ফিল্ড ফিরিয়ে আনার সুযোগ রয়েছে। কিছু ক্ষেত্রে সরাসরি স্থায়ীভাবে মুছে ফেলার বিকল্পও থাকে।

জোহো সিআরএম

সেটআপ → কাস্টমাইজেশন → মডিউলস অ্যান্ড ফিল্ডস থেকে সংশ্লিষ্ট অংশের ফিল্ড সম্পাদনা করা যায়। অব্যবহৃত ফিল্ডের অংশে সরিয়ে রাখলে সংশ্লিষ্ট তথ্য সংরক্ষিত থাকে এবং প্রয়োজনে ফিরিয়ে আনা যায়।

তবে এভাবে সরিয়ে রাখা ফিল্ডও নির্ধারিত সীমায় গণনা হয়। ওই অংশ থেকে স্থায়ীভাবে মুছে দিলে ফিল্ড ও সংশ্লিষ্ট তথ্য আর ফিরিয়ে আনা যায় না।

সেলসফোর্স

কাস্টম ফিল্ড মুছে ফেলার পর সাধারণত ১৫ দিনের মধ্যে পুনরুদ্ধারের সুযোগ থাকে, যদি এর আগে স্থায়ীভাবে মুছে ফেলা না হয়।

এই সময়ের মধ্যে মুছে রাখা ফিল্ডও নির্ধারিত সীমায় গণনা হয়। অন্য কোনো ফিল্ড বা প্রক্রিয়া সেটির ওপর নির্ভর করলে মুছে ফেলতে বাধা পাওয়া যেতে পারে।

মাইক্রোসফট ডেটাভার্স

পাওয়ার অ্যাপসের সলিউশনস অংশে সংশ্লিষ্ট তথ্যসারণি ও কলামের নির্ভরতা পরীক্ষা করা যায়। কাস্টম কলাম মুছে ফেললে সংশ্লিষ্ট তথ্যও হারায়। মাইক্রোসফটের নির্দেশনায় মুছে ফেলা কলামের তথ্য ফেরত পেতে আগের অবস্থার তথ্যভান্ডার পুনরুদ্ধারের কথা বলা হয়েছে।

বাস্তবে এটি সম্ভব হবে কি না, তা প্রতিষ্ঠানের সংরক্ষিত তথ্যের অনুলিপি ও ব্যবহৃত পরিবেশের সেটিংসের ওপর নির্ভর করে। এসব নিয়ম সফটওয়্যারের সংস্করণ, ব্যবহারকারীর অনুমতি ও ব্যবহৃত পরিবেশ অনুযায়ী বদলাতে পারে। প্রতিষ্ঠানের নিয়মিত ব্যবহৃত সিআরএমে পরিবর্তনের আগে পরীক্ষামূলক পরিবেশে তা যাচাই করা উচিত।

তথ্যের গোপনীয়তার দিকটিও বিবেচনায় রাখতে হবে। ফর্ম থেকে কোনো ফিল্ড লুকিয়ে রাখলেই তার তথ্য অন্য ব্যবহারকারী, প্রতিবেদন কিংবা সফটওয়্যারের তথ্য আদান-প্রদানের সংযোগ থেকে অদৃশ্য হয়ে যায় না। সংবেদনশীল তথ্যের ক্ষেত্রে সফটওয়্যারে সমর্থিত ফিল্ডভিত্তিক প্রবেশাধিকার নিয়ন্ত্রণ প্রয়োজন।

ফিল্ডের সীমা পূর্ণ হলে কি মাসিক পরিকল্পনার খরচ বাড়ানো প্রয়োজন?

সিআরএম সফটওয়্যারভেদে কাস্টম ফিল্ড তৈরির সীমা আলাদা। সেলসফোর্সে সংস্করণভেদে একটি তথ্যের অংশে কতটি কাস্টম ফিল্ড তৈরি করা যাবে, তার সীমা নির্ধারিত রয়েছে। জোহো সিআরএমেও সংস্করণ ও ফিল্ডের ধরন অনুযায়ী সীমাবদ্ধতা রয়েছে। জোহো সিআরএমের বিনামূল্যের সংস্করণে কাস্টম ফিল্ড তৈরির সুবিধা নেই।

সীমা পূর্ণ হয়ে গেলে নতুন ফিল্ড তৈরি করা সম্ভব নাও হতে পারে। তখন পুরোনো ফিল্ড পরিষ্কার করা, তথ্যের কাঠামো পরিবর্তন কিংবা বেশি সুবিধাযুক্ত মূল্য পরিকল্পনা বিবেচনা করতে হতে পারে।

তবে বেশি ফিল্ড মানেই বেশি খরচ নয়। বিষয়টি নির্ভর করে নির্দিষ্ট সিআরএমের মূল্য পরিকল্পনা ও সুবিধার সীমার ওপর। নতুন ফিল্ড তৈরির জন্য বেশি দামের পরিকল্পনায় যাওয়ার আগে পুরোনো ফিল্ডগুলো পরীক্ষা করা উচিত। যেগুলোর প্রয়োজন নেই, সেগুলো সরানোর সুযোগ থাকলে অতিরিক্ত খরচের প্রয়োজন নাও হতে পারে।

নতুন কাস্টম ফিল্ড তৈরির নিয়ম থাকা দরকার

অপ্রয়োজনীয় ফিল্ড সরানোর পরও যদি যে কেউ নিজের মতো নতুন ফিল্ড তৈরি করতে পারেন, তাহলে কিছুদিন পর একই সমস্যা ফিরে আসতে পারে। এ কারণে নতুন ফিল্ড তৈরির অনুমোদনের নিয়ম থাকা প্রয়োজন।

বড় প্রতিষ্ঠানে সিআরএম প্রশাসক বা বিক্রয় কার্যক্রম পরিচালনাকারী দল এই দায়িত্ব নিতে পারে। ছোট ব্যবসায়ও নির্দিষ্ট একজনকে প্রস্তাব যাচাইয়ের দায়িত্ব দেওয়া সম্ভব।

নতুন ফিল্ড তৈরির আগে কয়েকটি প্রশ্নের উত্তর পরিষ্কার হওয়া উচিত। তথ্যটি কোন কাজে ব্যবহার হবে? আগে থেকেই একই তথ্য রাখার ব্যবস্থা আছে কি? কে তথ্য পূরণ করবেন? কোন প্রতিবেদন বা স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়ায় এটি ব্যবহৃত হবে?

ফিল্ডের প্রয়োজন শেষ হলে কে পর্যালোচনা করবেন, সেটিও নির্ধারণ করে রাখা ভালো।

নামকরণ ও তথ্যের ধরন নির্বাচনে ধারাবাহিকতা বজায় রাখতে হবে। জোহো সিআরএমের মতো কিছু সফটওয়্যারে ফিল্ড তৈরি করার পর সেটির তথ্যের ধরন পরিবর্তন করা যায় না। শুরুতে ভুল ধরন নির্বাচন করলে নতুন ফিল্ড তৈরি করে পুরোনো তথ্য স্থানান্তর করতে হতে পারে।

যেখানে কয়েকটি নির্দিষ্ট বিকল্প থেকে তথ্য নির্বাচন করলেই কাজ চলে, সেখানে অকারণে মুক্তভাবে লেখার ঘর রাখার প্রয়োজন নেই। এতে বানান ও শ্রেণিবিন্যাসের অসামঞ্জস্য কমানো সম্ভব। তবে বিকল্পের তালিকা এত বড় হওয়া উচিত নয় যে প্রয়োজনীয় মান খুঁজে পাওয়াই কঠিন হয়ে যায়।

বাংলাদেশের ছোট ব্যবসায় কোন পদ্ধতি বাস্তবসম্মত

বাংলাদেশে যেসব ছোট ব্যবসা ফেসবুক, হোয়াটসঅ্যাপ, ফোন কিংবা সরাসরি দোকানে গ্রাহকের সঙ্গে যোগাযোগ করে, তাদের জন্য উৎসসংক্রান্ত তথ্যের পরিষ্কার সংজ্ঞা রাখা জরুরি। একটি ব্যবসা হয়তো প্রতিটি যোগাযোগমাধ্যমের জন্য আলাদা কাস্টম ফিল্ড তৈরি করেছে। অথচ সবগুলোর উদ্দেশ্য গ্রাহক কোন উৎস থেকে এসেছেন, তা জানা।

এ ক্ষেত্রে একটি সুসংজ্ঞায়িত উৎসসংক্রান্ত ফিল্ড ব্যবহার করা বেশি কার্যকর হতে পারে। তবে গ্রাহক প্রথম কোথায় প্রচার দেখেছেন এবং কোন মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের সঙ্গে যোগাযোগ করেছেন, তা আলাদা তথ্য। দুটোই প্রয়োজন হলে দুটি স্বতন্ত্র ফিল্ড রাখা যুক্তিযুক্ত।

প্রতিটি প্রচারাভিযানের জন্য নতুন ফিল্ড তৈরির পরিবর্তে বিদ্যমান কোনো ফিল্ডে প্রচারাভিযানের পরিচয় সংরক্ষণ করা যায় কি না, সেটিও পরীক্ষা করা দরকার। কম বাজেটের প্রতিষ্ঠানে জটিল স্বয়ংক্রিয় ব্যবস্থা তৈরির আগে তথ্যের নামকরণ, ব্যবহারের নিয়ম এবং কর্মীদের দায়িত্ব পরিষ্কার করা বেশি বাস্তবসম্মত হতে পারে। অবশ্য বিশেষায়িত ব্যবসায় বাড়তি তথ্য প্রয়োজন হলে শুধু ফিল্ডের সংখ্যা কমানোর জন্য সেগুলো বাদ দেওয়া উচিত নয়।

ফিল্ড পরিষ্কারের পর নিয়মিত পর্যালোচনা করুন

সিআরএমের তথ্য কাঠামো দীর্ঘদিন অপরিবর্তিত থাকলে অপ্রয়োজনীয় ফিল্ড আবার জমতে পারে। প্রতিষ্ঠানের কাজের ধরন বদলায়, নতুন পণ্য আসে, পুরোনো প্রচারাভিযান বন্ধ হয়। এর সঙ্গে তথ্য সংগ্রহের প্রয়োজনও পরিবর্তিত হতে পারে।

তাই নির্দিষ্ট সময় পরপর ফিল্ডগুলোর ব্যবহার পরীক্ষা করা ভালো। দ্রুত পরিবর্তনশীল বিক্রয়প্রক্রিয়ায় তিন মাস অন্তর এবং অপেক্ষাকৃত স্থিতিশীল ব্যবস্থায় ছয় মাস অন্তর পর্যালোচনা একটি ব্যবহারিক শুরুর পরিকল্পনা হতে পারে। এটি কোনো সফটওয়্যারের বাধ্যতামূলক নিয়ম কিংবা গবেষণায় নির্ধারিত আদর্শ সময়সীমা নয়।

পর্যালোচনায় নতুন তৈরি ফিল্ড, দীর্ঘদিন ব্যবহার না হওয়া ফিল্ড, অসম্পূর্ণ তথ্য এবং সংশোধিত স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়ার দিকে নজর দিতে হবে। প্রয়োজনে সিআরএম প্রশাসক, বিক্রয় কার্যক্রম পরিচালনাকারী দল এবং সংশ্লিষ্ট ব্যবসায়িক বিভাগের প্রতিনিধিরা একসঙ্গে পরিবর্তনের সিদ্ধান্ত নিতে পারেন।

কোন ফিল্ড কেন বদলানো হলো, কে অনুমোদন দিলেন এবং পরিবর্তনটি কবে কার্যকর হয়েছে, তার নথি রাখা দরকার। বড় পরিবর্তনের আগে পুরোনো ফিল্ডের বিন্যাস, প্রয়োজনীয় তথ্যের অনুলিপি এবং সংশ্লিষ্ট স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়ার সেটিংস সংরক্ষণ করতে হবে। প্রয়োজনে তথ্য আগের অবস্থায় ফেরানোর ব্যবস্থাও পরীক্ষা করা উচিত।

সিআরএম পরিষ্কারের প্রথম পদক্ষেপ কী হওয়া উচিত

শুরুতেই সব কাস্টম ফিল্ড কমানোর চেষ্টা না করে সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত সম্ভাব্য গ্রাহকের তথ্য সংগ্রহের ফর্মটি পরীক্ষা করুন। বিক্রয়কর্মীরা প্রথম যোগাযোগের সময় কোন তথ্যগুলো সত্যিই পান, তা তাঁদের সঙ্গে মিলিয়ে দেখুন। যেসব ঘর অপ্রাসঙ্গিক কিংবা সেই পর্যায়ে পূরণ করা সম্ভব নয়, সেগুলো ফর্ম থেকে সরানো যায় কি না পরীক্ষা করুন।

এরপর একই তথ্যের জন্য তৈরি একাধিক ফিল্ড শনাক্ত করুন। কম ব্যবহৃত ফিল্ডের প্রয়োজনীয়তা এবং অন্য সফটওয়্যারের সঙ্গে সংযোগ যাচাই করুন। স্থায়ীভাবে মুছে ফেলার সিদ্ধান্ত নেবেন সবশেষে। তার আগে প্রয়োজনীয় তথ্যের অনুলিপি সংরক্ষণ, অনুমোদন এবং পরীক্ষামূলক পরিবর্তন সম্পন্ন করতে হবে।

সিআরএমে কাস্টম ফিল্ড ব্যবস্থাপনার উদ্দেশ্য যত কম সম্ভব ফিল্ড রাখা নয়। প্রয়োজনীয় তথ্য ঠিকভাবে সংরক্ষণ করা এবং কর্মীদের অপ্রয়োজনীয় কাজ কমানোই মূল লক্ষ্য। একটি নতুন ফিল্ড তৈরির আগে তাই জানতে হবে, তথ্যটি কে ব্যবহার করবেন এবং কোন কাজে লাগবে। সেই প্রশ্নের উত্তর পরিষ্কার না থাকলে নতুন ফিল্ড তৈরির প্রয়োজনীয়তা আবার বিবেচনা করা উচিত।

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

১. সিআরএমের সাধারণ ফিল্ড ও কাস্টম ফিল্ডের মধ্যে পার্থক্য কী?

সাধারণ ফিল্ড সিআরএম সফটওয়্যারে আগে থেকেই থাকে। যেমন গ্রাহকের নাম, ফোন নম্বর কিংবা যোগাযোগের তথ্য। অন্যদিকে প্রতিষ্ঠানের বিশেষ প্রয়োজন অনুযায়ী নতুন যে ফিল্ড তৈরি করা হয়, সেটিই কাস্টম ফিল্ড। সাধারণ ফিল্ড পরিবর্তন বা মুছে ফেলার ক্ষেত্রে সফটওয়্যারের নিজস্ব বিধিনিষেধ থাকতে পারে।

২. সব বিক্রয়কর্মীর জন্য কি একই ফিল্ড বাধ্যতামূলক রাখা উচিত?

সব ক্ষেত্রে নয়। বিক্রয়কর্মীদের দায়িত্ব ও কাজের ধরন অনুযায়ী প্রয়োজনীয় তথ্য আলাদা হতে পারে। কোনো কর্মীর জন্য যে তথ্য জরুরি, অন্য কর্মীর কাজে সেটির প্রয়োজন নাও থাকতে পারে। সিআরএমে দায়িত্বভিত্তিক ফর্মের ব্যবস্থা থাকলে সে অনুযায়ী ফিল্ড সাজানো যায়। তবে সফটওয়্যার বা প্রতিষ্ঠানের নিয়মে বাধ্যতামূলক থাকা ফিল্ডের শর্ত মেনে চলতে হবে।

৩. কাস্টম ফিল্ড আর্কাইভ করলে কি নতুন ফিল্ড তৈরির জায়গা খালি হয়?

সেটি নির্ভর করে ব্যবহৃত সিআরএমের নিয়মের ওপর। জোহো সিআরএমে অব্যবহৃত ফিল্ডের অংশে সরিয়ে রাখা ফিল্ডও নির্ধারিত সীমায় গণনা হয়। সেলসফোর্সে মুছে ফেলার পর পুনরুদ্ধারের নির্ধারিত সময়ের মধ্যেও ফিল্ডটি সীমায় গণনা হতে পারে। তাই শুধু আর্কাইভ করলেই নতুন ফিল্ড তৈরির সুযোগ বাড়বে, এমন নিশ্চয়তা নেই।

৪. কাস্টম ফিল্ড মুছে ফেলার আগে তথ্যের অনুলিপি রাখলেই কি যথেষ্ট?

না। তথ্যের অনুলিপি সংরক্ষণ করা জরুরি হলেও ফিল্ডটির সঙ্গে কোনো প্রতিবেদন, স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া বা অন্য সফটওয়্যারের সংযোগ রয়েছে কি না, তা পরীক্ষা করতে হবে। শুধু তথ্য রপ্তানি করলেই এসব সংযোগ ও সেটিংস আগের অবস্থায় ফিরিয়ে আনা যাবে, এমন নিশ্চয়তা নেই। স্থায়ীভাবে মুছে ফেলার আগে প্রয়োজনীয় অনুমোদন এবং তথ্য পুনরুদ্ধারের ব্যবস্থা পরীক্ষা করা উচিত।