বিক্রয় এলাকা ভাগ করার আগে কোন তথ্য দেখবেন?

ধরা যাক, একটি বিক্রয় দলের পাঁচজন কর্মীকে সমানসংখ্যক বিক্রয় এলাকা দেওয়া হলো। কিন্তু মাস শেষে দেখা গেল, একজনের এলাকায় বড় ব্যবসাপ্রতিষ্ঠান ও নিয়মিত ক্রেতা বেশি, অন্যজনের এলাকায় সম্ভাব্য গ্রাহকই কম। অথচ দুজনের বিক্রয় লক্ষ্য প্রায় সমান। এমন অসম বণ্টন কর্মীদের মধ্যে অসন্তোষ তৈরি করতে পারে। পর্যাপ্ত যোগাযোগের অভাবে অনেক সম্ভাব্য গ্রাহকও হাতছাড়া হতে পারেন।

বিক্রয় এলাকা পরিকল্পনা করার আগে তাই এলাকার আয়তন বা গ্রাহকের সংখ্যা দেখলেই চলবে না। পূর্বের বিক্রয়, গ্রাহকের ধরন, বাজারের সম্ভাবনা, যোগাযোগের খরচ এবং বিক্রয়কর্মীদের সক্ষমতা একসঙ্গে বিশ্লেষণ করতে হবে।

বিক্রয় এলাকা ভাগ করার উদ্দেশ্য প্রত্যেককে একইসংখ্যক গ্রাহক দেওয়া নয়। এমনভাবে দায়িত্ব বণ্টন করতে হবে, যাতে বিক্রয়ের সুযোগ ও কাজের চাপের মধ্যে ভারসাম্য থাকে এবং প্রত্যেকের জন্য বাস্তবসম্মত লক্ষ্য নির্ধারণ করা যায়।

বিক্রয় এলাকা পরিকল্পনার আগে ব্যবসার লক্ষ্য পরিষ্কার করুন

বিক্রয় এলাকা বলতে নির্দিষ্ট গ্রাহকগোষ্ঠী, বাজার বা ভৌগোলিক এলাকাকে বোঝায়, যার বিক্রয়ের দায়িত্ব কোনো কর্মী বা দলের ওপর দেওয়া হয়। তবে সব প্রতিষ্ঠানের বিক্রয় এলাকা ভৌগোলিক সীমানা দিয়ে নির্ধারণ করা হয় না। কোনো প্রতিষ্ঠান জেলা অনুযায়ী দায়িত্ব ভাগ করে। আবার কোনো সফটওয়্যার কোম্পানি গ্রাহকের শিল্পখাত, প্রতিষ্ঠানের আকার বা সম্ভাব্য চুক্তির মূল্য অনুযায়ী কাজ বণ্টন করে।

মাইক্রোসফট ডায়নামিকস ৩৬৫ সেলসেও ভৌগোলিক এলাকার পাশাপাশি শিল্পখাত ও পণ্যের ধরন অনুযায়ী বিক্রয় এলাকা তৈরির ব্যবস্থা রয়েছে। তবে এটি ব্যবহার করতে সংশ্লিষ্ট সফটওয়্যারে প্রয়োজনীয় সুবিধা ও প্রবেশাধিকার থাকতে হবে।

পরিকল্পনার শুরুতে কয়েকটি প্রশ্নের উত্তর খুঁজুন:

• ব্যবসার লক্ষ্য নতুন গ্রাহক পাওয়া, নাকি পুরোনো গ্রাহকের কাছ থেকে বিক্রি বাড়ানো?
• বিক্রয়কর্মীরা সরাসরি গ্রাহকের কাছে যান, নাকি অনলাইনে যোগাযোগ করেন?
• কোন ধরনের গ্রাহক প্রতিষ্ঠানের জন্য বেশি লাভজনক?
• কোন এলাকায় বিক্রয়ের সুযোগ থাকলেও নিয়মিত যোগাযোগ হচ্ছে না?
• দায়িত্ব বদলালে বিদ্যমান গ্রাহক সম্পর্কের ওপর কী প্রভাব পড়তে পারে?

এসব বিষয় পরিষ্কার হলে কোন তথ্যকে বেশি গুরুত্ব দিতে হবে, তা নির্ধারণ করা সহজ হবে। মাঠপর্যায়ে পণ্য বিক্রি করা প্রতিষ্ঠান এবং অনলাইনে সফটওয়্যার বিক্রি করা প্রতিষ্ঠানের জন্য একই এলাকা বণ্টন পদ্ধতি উপযুক্ত নাও হতে পারে।

১. গ্রাহকের সংখ্যা নয়, তাঁদের ধরন ও সম্ভাব্য মূল্য দেখুন

একটি এলাকায় ২০০ জন গ্রাহক আছেন। অন্য এলাকায় মাত্র ৭০ জন। সংখ্যার হিসাবে প্রথম এলাকাটি বড়। কিন্তু দ্বিতীয় এলাকার গ্রাহকেরা যদি নিয়মিত বেশি মূল্যের পণ্য কেনেন, তাহলে সেখানে বিক্রয়ের আর্থিক সম্ভাবনা বেশি হতে পারে।

এজন্য গ্রাহকদের কয়েকটি শ্রেণিতে ভাগ করুন।

• নিয়মিত গ্রাহক: যাঁরা নির্দিষ্ট সময় পরপর পণ্য বা সেবা কেনেন।
• উচ্চমূল্যের গ্রাহক: যাঁদের কাছ থেকে তুলনামূলক বেশি আয় বা মুনাফা আসে।
• নতুন সম্ভাব্য গ্রাহক: যাঁদের পণ্য বা সেবা কেনার সম্ভাবনা রয়েছে, কিন্তু এখনো বিক্রি সম্পন্ন হয়নি।
• নিষ্ক্রিয় গ্রাহক: আগে কিনেছেন, কিন্তু নির্ধারিত সময়ের মধ্যে নতুন অর্ডার দেননি।

প্রতিটি শ্রেণির জন্য সমান বিক্রয় প্রচেষ্টা প্রয়োজন হয় না। একজন নিয়মিত গ্রাহকের অর্ডার ধরে রাখতে তুলনামূলক কম যোগাযোগের প্রয়োজন হতে পারে। অন্যদিকে নতুন কোনো বড় প্রতিষ্ঠানের সঙ্গে চুক্তি করতে একাধিক বৈঠক, পণ্যের প্রদর্শনী এবং মূল্য নিয়ে আলোচনা করতে হতে পারে।

গ্রাহকের বর্তমান ক্রয়মূল্যের পাশাপাশি ভবিষ্যতে কেনার যুক্তিসংগত সম্ভাবনাও হিসাব করুন। তবে বড় চুক্তির সম্ভাবনা থাকলেই সেটিকে নিশ্চিত আয় হিসেবে দেখানো যাবে না।

আরও পড়ুন: সেলস পাইপলাইন কী: লিড থেকে কাস্টমার হওয়ার ধাপগুলো সাজাবেন কীভাবে

২. পূর্বের বিক্রয় রেকর্ড থেকে এলাকার প্রকৃত অবস্থা বুঝুন

বিক্রয় এলাকা পরিকল্পনায় প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব বিক্রয় ইতিহাস একটি গুরুত্বপূর্ণ তথ্যের উৎস। শুরুতে সম্ভব হলে গত ১২ মাসের রেকর্ড সংগ্রহ করুন। এটি ব্যবহারিক প্রাথমিক সময়সীমা, বাধ্যতামূলক নিয়ম নয়। মৌসুমি ব্যবসার ক্ষেত্রে একাধিক বছরের তথ্য থাকলে বিক্রয়ের ওঠানামা তুলনা করা সহজ হতে পারে।

বিশেষভাবে দেখুন:

• এলাকা অনুযায়ী মোট বিক্রয় ও প্রকৃত আয়
• সম্পন্ন অর্ডারের সংখ্যা এবং গড় মূল্য
• নতুন ও পুনরায় কেনা গ্রাহকের অনুপাত
• সম্ভাব্য চুক্তি থেকে সফল বিক্রয়ের হার
• বিক্রয় সম্পন্ন হতে প্রয়োজনীয় সময়
• বাতিল হওয়া চুক্তি ও অর্ডারের কারণ

মোট আয় বেশি হলেই কোনো এলাকাকে সফল ধরে নেওয়া ঠিক নয়। সেখানে কয়েকজন বড় গ্রাহকের কারণে বিক্রয় বেশি হতে পারে। তাঁদের একজন চলে গেলে আয় উল্লেখযোগ্যভাবে কমে যাওয়ার আশঙ্কা থাকে। আবার কোনো এলাকায় বিক্রয় কম হওয়ার কারণ বাজারের দুর্বলতা নয়, পর্যাপ্ত বিক্রয়কর্মী না থাকাও হতে পারে। এমন পরিস্থিতিতে শুধু বিক্রয়ের অঙ্ক দেখে সেই এলাকার দায়িত্ব কমিয়ে দেওয়া ভুল সিদ্ধান্ত হতে পারে।

এসব পার্থক্য বুঝতে গ্রাহকসম্পর্ক ব্যবস্থাপনার তথ্যচিত্রে গুরুত্বপূর্ণ সূচকগুলো ব্যবহার করা যায়। পুরোনো রেকর্ডে ফেরত আসা অর্ডার, বাতিল চুক্তি কিংবা ভুলভাবে সম্পন্ন দেখানো বিক্রয় থাকলে বিশ্লেষণের আগে সেগুলো সংশোধন করুন।

৩. বাজারের সম্ভাবনা: যেখানে বিক্রি হয়নি, সেখানেও সুযোগ থাকতে পারে

পূর্বের বিক্রয় দিয়ে জানা যায় ব্যবসা কোথায় হয়েছে। কিন্তু কোথায় আরও ব্যবসা হতে পারে, তা জানতে বাজারের সম্ভাবনা বিশ্লেষণ প্রয়োজন। ধরা যাক, একটি প্রতিষ্ঠান রেস্তোরাঁ পরিচালনার সফটওয়্যার বিক্রি করে। একটি এলাকায় প্রতিষ্ঠানটির ১৫ জন গ্রাহক আছেন। অন্য এলাকায় ৫ জন।

প্রথম এলাকাটি বিক্রয়ে এগিয়ে রয়েছে। কিন্তু দ্বিতীয় এলাকায় যদি আরও অনেক উপযুক্ত রেস্তোরাঁ থাকে, যাদের সঙ্গে এখনো যোগাযোগ করা হয়নি, তাহলে নতুন গ্রাহক পাওয়ার সুযোগ সেখানে বেশি হতে পারে।

বাজারের সম্ভাবনা নির্ধারণে দেখুন:

• লক্ষ্য গ্রাহকের সংখ্যা ও ব্যবসার ধরন
• সংশ্লিষ্ট এলাকায় ব্যবসাপ্রতিষ্ঠানের ঘনত্ব
• পণ্য বা সেবার সঙ্গে গ্রাহকের চাহিদার মিল
• সম্ভাব্য ক্রয়ক্ষমতা ও বাজেট
• প্রতিযোগী প্রতিষ্ঠানের উপস্থিতি
• আগে যোগাযোগ না করা উপযুক্ত গ্রাহকের সংখ্যা

স্থানীয় ব্যবসায়িক সংগঠন, প্রকাশিত শিল্পতথ্য, প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব অনুসন্ধান এবং গ্রাহকদের সঙ্গে সরাসরি আলোচনার তথ্য কাজে লাগতে পারে। তবে একটি এলাকায় অনেক প্রতিষ্ঠান থাকলেই সবাই সম্ভাব্য ক্রেতা হয়ে যায় না। বাজারের মোট আকার এবং সেই বাজার থেকে প্রতিষ্ঠানের পণ্য কেনার বাস্তবসম্মত সুযোগ আলাদা করে হিসাব করতে হবে।

৪. ভৌগোলিক দূরত্ব, যাতায়াতের সময় ও খরচ হিসাব করুন

বাংলাদেশে বিক্রয় এলাকা পরিকল্পনার ক্ষেত্রে জেলা বা প্রশাসনিক সীমানা অনুযায়ী এলাকা ভাগ করা সহজ মনে হতে পারে। কিন্তু একই জেলার সব জায়গায় পৌঁছাতে সমান সময় লাগে না। ঢাকার ভেতরে দুটি এলাকার দূরত্ব কম হলেও যানজটের কারণে যাতায়াতে বেশি সময় লাগতে পারে। অন্যদিকে কাছাকাছি কয়েকটি জেলায় সড়ক যোগাযোগ ভালো হলে সেগুলো একসঙ্গে পরিচালনা করা সম্ভব হতে পারে।

মাঠপর্যায়ে বিক্রয়ের জন্য চারটি হিসাব প্রয়োজন:

• একজন কর্মী দিনে বাস্তবে কতজন গ্রাহকের সঙ্গে দেখা করতে পারেন?
• এক গ্রাহক থেকে অন্য গ্রাহকের কাছে যেতে কত সময় লাগে?
• পরিবহন, আবাসন ও অন্যান্য মাঠপর্যায়ের খরচ কত?
• কোন গ্রাহকদের নিয়মিত সরাসরি পরিদর্শন ছাড়াই সেবা দেওয়া সম্ভব?

যাতায়াতের সময় গণনা করতে শুধু মানচিত্রের দূরত্ব ব্যবহার করবেন না। সাধারণ কর্মদিবসের যাতায়াত পরিস্থিতিও হিসাব করুন। অবশ্য যেসব প্রতিষ্ঠান অনলাইনে সফটওয়্যার বা ডিজিটাল সেবা বিক্রি করে, তাদের ক্ষেত্রে ভৌগোলিক দূরত্ব কম গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে। সেখানে গ্রাহকের কাজের সময়, ভাষা এবং প্রয়োজনীয় বিশেষজ্ঞ সহায়তা বেশি প্রাসঙ্গিক হতে পারে।

৫. বিক্রয়কর্মীদের দক্ষতা ও কাজের সক্ষমতা

দুই বিক্রয়কর্মীর হাতে সমানসংখ্যক গ্রাহক দিলেই তাঁদের কাজের চাপ সমান হয় না। একজন হয়তো বড় করপোরেট প্রতিষ্ঠানের সঙ্গে দীর্ঘমেয়াদি চুক্তি করতে দক্ষ। আরেকজন নতুন ছোট ব্যবসার সঙ্গে দ্রুত যোগাযোগ স্থাপন করে বিক্রি এগিয়ে নিতে ভালো কাজ করেন। বিক্রয় এলাকা বণ্টনে এসব পার্থক্য বিবেচনায় রাখা প্রয়োজন।

কর্মীদের মূল্যায়নের সময় দেখুন, তাঁরা কোন ধরনের গ্রাহক ও পণ্যে ভালো ফল করছেন, জটিল চুক্তি পরিচালনায় কতটা অভিজ্ঞ এবং বর্তমানে কতজন সক্রিয় গ্রাহকের দায়িত্বে আছেন। পাশাপাশি নতুন গ্রাহক সংগ্রহের জন্য তাঁদের কতটা সময় পাওয়া যায়, সেটিও হিসাব করুন। নির্দিষ্ট শিল্পখাত, প্রযুক্তিগত পণ্য বা ভাষা সম্পর্কে বিশেষ দক্ষতা থাকলে সেই তথ্য কাজে লাগতে পারে।

তবে শুধু অতীতের বিক্রয় দিয়ে কর্মীর দক্ষতা বিচার করলে ভুল হতে পারে। আগে থেকেই বেশি সম্ভাবনাময় বিক্রয় এলাকা পাওয়া কর্মীর বিক্রয় অন্যদের তুলনায় বেশি হতে পারে। এজন্য ফলাফল মূল্যায়নের সময় গ্রাহকের ধরন, বিক্রয়ের সুযোগ ও কাজের চাপের পার্থক্য বিবেচনায় নিতে হবে।

নতুন কর্মীদের প্রশিক্ষণ ও কাজ শেখার সুযোগও রাখা প্রয়োজন। সব সম্ভাবনাময় গ্রাহক অভিজ্ঞ কর্মীদের মধ্যে ভাগ করে দিলে অন্যদের দক্ষতা উন্নয়নের সুযোগ কমে যেতে পারে।

৬. বর্তমান গ্রাহক সম্পর্ক ও চলমান বিক্রয়ের তথ্য

বিক্রয় এলাকা পুনর্বণ্টনের সময় গ্রাহকের সঙ্গে বর্তমান বিক্রয়কর্মীর সম্পর্কও বিবেচনায় রাখা দরকার। ধরা যাক, একজন কর্মী ছয় মাস ধরে একটি প্রতিষ্ঠানের সঙ্গে চুক্তি নিয়ে আলোচনা করছেন। নতুন এলাকা বণ্টন অনুযায়ী সেই গ্রাহক অন্য কর্মীর অধীনে চলে গেলেন।

এ অবস্থায় নতুন কর্মীকে গ্রাহকের প্রয়োজন, আগের মূল্যপ্রস্তাব, সিদ্ধান্ত গ্রহণকারী ব্যক্তি এবং চলমান আলোচনার তথ্য বুঝিয়ে দিতে হবে। তথ্য হস্তান্তরে ঘাটতি থাকলে বিক্রয় প্রক্রিয়া পিছিয়ে যেতে পারে।

সম্ভাব্য ক্রেতা থেকে নিয়মিত গ্রাহক হওয়ার ধাপগুলো পরিষ্কার থাকলে চলমান চুক্তির দায়িত্ব পরিবর্তন করা সহজ হতে পারে। গুরুত্বপূর্ণ গ্রাহকদের ক্ষেত্রে হঠাৎ দায়িত্ব বদলানোর বদলে নির্দিষ্ট সময়ের জন্য যৌথভাবে যোগাযোগের ব্যবস্থাও রাখা যায়। তবে গ্রাহকের প্রধান দায়িত্বে কোন কর্মী থাকবেন, সেটি স্পষ্ট করতে হবে।

বিক্রয় এলাকা ভাগ করার জন্য প্রয়োজনীয় তথ্যের তালিকা তৈরি করুন

বিভিন্ন উৎস থেকে সংগ্রহ করা তথ্য একটি গ্রাহকসম্পর্ক ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার বা হিসাবের সারণিতে সাজান। প্রতিটি গ্রাহক বা সম্ভাব্য গ্রাহকের জন্য আলাদা রেকর্ড রাখলে তুলনা করা সহজ হবে।

একই গ্রাহকের একাধিক রেকর্ড রয়েছে কি না, সেটিও পরীক্ষা করুন। একটি প্রতিষ্ঠান ভিন্ন বানান বা আলাদা শাখার নামে একাধিকবার যুক্ত থাকলে গ্রাহকসংখ্যা ও সম্ভাব্য বিক্রয়ের হিসাব ভুলভাবে বেড়ে যেতে পারে। তবে স্বতন্ত্রভাবে ক্রয় সিদ্ধান্ত নেওয়া শাখাগুলোর তথ্য আলাদা রাখার প্রয়োজন হতে পারে।

এ বিষয়ে গ্রাহকসম্পর্ক ব্যবস্থাপনার তথ্য পরিষ্কার রাখার নিয়ম অনুসরণ করা সহায়ক। গ্রাহকের ব্যক্তিগত তথ্য প্রয়োজনের বেশি সংগ্রহ করবেন না। কর্মীদের কাজের জন্য যতটুকু তথ্য দেখা প্রয়োজন, ততটুকুতেই প্রবেশাধিকার সীমিত রাখুন। সংশ্লিষ্ট অঞ্চলে প্রযোজ্য তথ্য সুরক্ষা ও গোপনীয়তার নিয়মও মানতে হবে।

কোন পদ্ধতিতে বিক্রয় এলাকা ভাগ করবেন?

তথ্য সংগ্রহের পর প্রতিষ্ঠানের বিক্রয় পদ্ধতি অনুযায়ী এলাকা বণ্টনের ধরন নির্বাচন করতে হবে। সাধারণত তিন ধরনের পদ্ধতি বিবেচনা করা যায়।

• ভৌগোলিক পদ্ধতি: জেলা, শহর বা নির্দিষ্ট এলাকার ভিত্তিতে দায়িত্ব বণ্টন করা হয়। মাঠপর্যায়ে বিক্রয়, পরিবেশক ব্যবস্থাপনা এবং নিয়মিত গ্রাহক পরিদর্শনের ক্ষেত্রে এটি উপযোগী।
• গ্রাহকভিত্তিক পদ্ধতি: প্রতিষ্ঠানের আকার, সম্ভাব্য আয় বা ব্যবসায়িক গুরুত্ব অনুযায়ী গ্রাহক ভাগ করা হয়। বড় ব্যবসায়িক গ্রাহক পরিচালনায় এ পদ্ধতি কার্যকর হতে পারে।
• শিল্পখাতভিত্তিক পদ্ধতি: স্বাস্থ্যসেবা, শিক্ষা, উৎপাদন বা অন্যান্য নির্দিষ্ট শিল্পের জন্য আলাদা বিক্রয়দল গঠন করা হয়। বিশেষায়িত পণ্য ও সেবার ক্ষেত্রে এটি বিবেচনাযোগ্য।

প্রয়োজন অনুযায়ী একাধিক পদ্ধতি একসঙ্গে ব্যবহার করা যায়। যেমন, সাধারণ খুচরা গ্রাহকদের ভৌগোলিক ভিত্তিতে ভাগ করে বড় করপোরেট গ্রাহকদের জন্য আলাদা দায়িত্ব নির্ধারণ করা যেতে পারে। এ ধরনের মিশ্র ব্যবস্থায় দায়িত্বের সীমা স্পষ্ট রাখা জরুরি। একই গ্রাহক যেন একাধিক দলের কাছ থেকে পরস্পরবিরোধী মূল্যপ্রস্তাব না পান, সেজন্য নিয়মগুলো লিখিত থাকা ভালো।

একটি উদাহরণে বিক্রয় এলাকার ভারসাম্য বুঝুন

ধরা যাক, একটি প্রতিষ্ঠানের দুটি সম্ভাব্য বিক্রয় এলাকা রয়েছে। নিচের সংখ্যাগুলো পরিকল্পনা বোঝানোর জন্য তৈরি, বাস্তব বাজারের তথ্য নয়।

প্রথম এলাকায় চিহ্নিত গ্রাহকসংখ্যা বেশি। কিন্তু দ্বিতীয় এলাকায় অনুমিত বিক্রয় সম্ভাবনা ও প্রয়োজনীয় কাজের সময় দুটোই বেশি। এ অবস্থায় দুই এলাকাকে সমানসংখ্যক গ্রাহক দিয়ে পুনর্বণ্টন করা যুক্তিসংগত নাও হতে পারে। দ্বিতীয় এলাকার বড় গ্রাহকদের জন্য অভিজ্ঞ কর্মী এবং প্রথম এলাকায় নতুন গ্রাহক সংগ্রহে দক্ষ কর্মী রাখা একটি সম্ভাব্য ব্যবস্থা। তবে চূড়ান্ত বণ্টনের আগে তাঁদের বর্তমান দায়িত্ব ও উপলব্ধ সময়ও দেখতে হবে।

সাপ্তাহিক কাজের সময় অনুমান করতে গ্রাহকদের সঙ্গে যোগাযোগ, বৈঠকের প্রস্তুতি, পরিদর্শন এবং যাতায়াতের সময় যোগ করুন। এরপর কর্মীদের প্রকৃত উপলব্ধ সময়ের সঙ্গে তুলনা করুন। এখানে আর্থিক হিসাবের সীমাবদ্ধতাও রয়েছে। অনুমিত বিক্রয় সম্ভাবনা নিশ্চিত আয় নয়। বেশি সম্ভাব্য আয় মানেই বেশি মুনাফাও নয়। গ্রাহক অর্জন ও সেবা দেওয়ার খরচ হিসাবের বাইরে রাখলে বিক্রয় এলাকাগুলোর তুলনা অসম্পূর্ণ থেকে যাবে।

চূড়ান্ত সিদ্ধান্তের আগে একাধিক বিক্রয় এলাকা পরিকল্পনা পরীক্ষা করুন

একটি বিক্রয় এলাকা পরিকল্পনা তৈরি করেই সেটি কার্যকর করতে হবে, এমন কোনো বাধ্যবাধকতা নেই। একই তথ্য ব্যবহার করে দুই বা তিনটি বিকল্প পরিকল্পনা তৈরি করুন। একটি পরিকল্পনায় ভৌগোলিক দূরত্বকে বেশি গুরুত্ব দেওয়া যেতে পারে। অন্যটিতে সম্ভাব্য আয় ও কর্মীদের কাজের চাপকে অগ্রাধিকার দেওয়া সম্ভব।

তুলনা করার সময় দেখুন:

• কোন পরিকল্পনায় কর্মীদের কাজের চাপ বেশি ভারসাম্যপূর্ণ?
• উচ্চসম্ভাবনাময় গ্রাহকেরা পর্যাপ্ত সেবা পাচ্ছেন কি না?
• যাতায়াত ও পরিচালন ব্যয় সহনীয় থাকছে কি না?
• চলমান বিক্রয় আলোচনা বাধাগ্রস্ত হওয়ার আশঙ্কা কতটা?
• নির্ধারিত বিক্রয় লক্ষ্য বাস্তবসম্মত থাকছে কি না?

সেলসফোর্সের বিক্রয় এলাকা পরিকল্পনা ব্যবস্থায় বিকল্প পরিকল্পনা তুলনা, কাজের চাপের ভারসাম্য মূল্যায়ন এবং গ্রাহক কভারেজের ঘাটতি শনাক্ত করার সুবিধা রয়েছে। তবে এগুলো নির্দিষ্ট পণ্য ও ব্যবহারের অনুমতির সঙ্গে সম্পর্কিত। সব সেলসফোর্স ব্যবহারকারীর জন্য একই সুবিধা স্বয়ংক্রিয়ভাবে উপলব্ধ থাকে না।

ছোট প্রতিষ্ঠানের জন্য শুরুতেই বিশেষ সফটওয়্যার কেনার প্রয়োজন নেই। একটি হিসাবের সারণিতে বিকল্প বণ্টনের হিসাব করেও প্রাথমিক সিদ্ধান্ত নেওয়া সম্ভব। বড় প্রতিষ্ঠানে গ্রাহকসংখ্যা, বিক্রয়দলের আকার ও তথ্যের জটিলতা বাড়লে বিশেষ সফটওয়্যার বিবেচনা করা যেতে পারে।

ছোট ব্যবসা ও সফটওয়্যার সেবাদাতা প্রতিষ্ঠানের পরিকল্পনায় পার্থক্য

ছোট ব্যবসার বিক্রয় এলাকা পরিকল্পনা শুরু হতে পারে সীমিত কয়েকটি তথ্য দিয়ে। গ্রাহকের অবস্থান, গত কয়েক মাসের বিক্রয়, সম্ভাব্য ক্রেতাদের তথ্য এবং কর্মীদের উপলব্ধ সময় জানা থাকলে প্রাথমিক এলাকা বণ্টন করা যায়। সব তথ্য নিখুঁত হওয়ার অপেক্ষায় পরিকল্পনা বন্ধ রাখার প্রয়োজন নেই। তবে অনুমাননির্ভর হিসাব আলাদাভাবে চিহ্নিত রাখুন, যাতে পরে প্রকৃত ফলাফলের সঙ্গে তুলনা করা যায়।

অন্যদিকে নিয়মিত ফি বা সদস্যতার ভিত্তিতে সফটওয়্যার সেবা প্রদানকারী প্রতিষ্ঠানের বিক্রয় এলাকা সব সময় মানচিত্রনির্ভর হওয়া প্রয়োজন নেই। বড় প্রতিষ্ঠানের কাছে সফটওয়্যার বিক্রির ক্ষেত্রে গ্রাহকের কর্মীসংখ্যা, শিল্পখাত, সম্ভাব্য বার্ষিক চুক্তিমূল্য এবং বিক্রয় প্রক্রিয়ার জটিলতা কার্যকর বিভাজনের ভিত্তি হতে পারে।

নতুন গ্রাহকের কাছে সফটওয়্যার সেবা বিক্রি, পুরোনো গ্রাহকের সেবার মেয়াদ নবায়ন এবং আরও উন্নত সেবা পরিকল্পনায় যাওয়ার সুযোগও আলাদা করে দেখা প্রয়োজন। এসব কাজে ব্যবসাপ্রতিষ্ঠানভিত্তিক ও খুচরা গ্রাহকসম্পর্ক ব্যবস্থাপনার পার্থক্য বোঝা সহায়ক হতে পারে।

তবে যে সফটওয়্যার সেবাদাতা প্রতিষ্ঠানে গ্রাহকেরা ওয়েবসাইট থেকেই সেবা কিনে নেন এবং বিক্রয়কর্মীর সরাসরি সহায়তা খুব কম প্রয়োজন হয়, সেখানে প্রতিটি অঞ্চলের জন্য আলাদা বিক্রয়কর্মী রাখা অপ্রয়োজনীয় হতে পারে।

বিক্রয় এলাকা বণ্টনের পর কোন ফলাফল দেখবেন?

নতুন বিক্রয় এলাকা অনুমোদনের পর প্রথম কাজ হলো দায়িত্বের পরিবর্তন স্পষ্টভাবে জানানো। কোন গ্রাহক কার অধীনে থাকবেন, চলমান চুক্তির দায়িত্ব কীভাবে বদলাবে এবং নতুন সম্ভাব্য ক্রেতার দায়িত্ব কাকে দেওয়া হবে, তা লিখিত রাখুন।

পরিকল্পনাটি বাস্তবে কতটা কার্যকর হচ্ছে, সেটিও নিয়মিত পর্যবেক্ষণ প্রয়োজন। এজন্য প্রতি এলাকায় সক্রিয় ও যোগাযোগবিহীন গ্রাহকের সংখ্যা, বিক্রয় লক্ষ্য অর্জনের অগ্রগতি, কর্মীপ্রতি চলমান বিক্রয়ের সুযোগ এবং নতুন গ্রাহক পাওয়ার হার দেখুন। পাশাপাশি গ্রাহক পরিদর্শনের খরচ ও কর্মীদের অতিরিক্ত কাজের চাপও হিসাব করুন।

শুধু বিক্রয় কমেছে বলে দ্রুত এলাকা বণ্টন বদলাবেন না। মৌসুমি চাহিদা, বড় গ্রাহকের সিদ্ধান্ত কিংবা সরবরাহের সমস্যার কারণেও বিক্রয় কমতে পারে। পরিকল্পনার কার্যকারিতা বুঝতে তুলনাযোগ্য সময়কাল, গ্রাহকগোষ্ঠী ও বাজার পরিস্থিতির তথ্য ব্যবহার করা প্রয়োজন। নতুন বণ্টনের প্রাথমিক ফলাফল মূল্যায়ন করতেও ব্যবসার বিক্রয় প্রক্রিয়া অনুযায়ী পর্যাপ্ত সময় দিতে হবে।

বিক্রয় এলাকা চূড়ান্ত করার আগে তিনটি সিদ্ধান্ত নিন

বিক্রয় এলাকা পরিকল্পনা কার্যকর করতে শেষ পর্যন্ত তিনটি প্রশ্নের উত্তর পরিষ্কার থাকা প্রয়োজন। কোন গ্রাহকদের অগ্রাধিকার দেওয়া হবে, তাঁদের সেবা দিতে কতটা সময় লাগবে এবং নির্ধারিত বিক্রয় লক্ষ্য অর্জনের বাস্তব সুযোগ কতটুকু? প্রথমে বিদ্যমান গ্রাহক ও বিক্রয়ের তথ্য দিয়ে একটি প্রাথমিক পরিকল্পনা তৈরি করুন। তারপর বিক্রয় ব্যবস্থাপক ও সংশ্লিষ্ট কর্মীদের মতামত নিয়ে বিকল্প বণ্টনের সঙ্গে তুলনা করুন।

প্রয়োজনে সীমিত পরিসরে নতুন দায়িত্ব বণ্টন পরীক্ষা করে ফলাফল দেখুন। এতে পুরো দলের দায়িত্ব একবারে পরিবর্তন না করেও পরিকল্পনার দুর্বলতা শনাক্ত করা সম্ভব। কোনো বিক্রয় এলাকা পরিকল্পনাকে স্থায়ী ব্যবস্থা ধরে নেওয়া ঠিক নয়। গ্রাহকের চাহিদা, বাজারের সুযোগ বা বিক্রয়দলের সক্ষমতা বদলালে দায়িত্ব বণ্টনেও সংশোধন প্রয়োজন হতে পারে।

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

১. নতুন ব্যবসায় পূর্বের বিক্রয় তথ্য না থাকলে এলাকা কীভাবে ভাগ করবেন?

প্রথমে লক্ষ্য গ্রাহকের অবস্থান, ব্যবসার ধরন ও সম্ভাব্য চাহিদা অনুযায়ী প্রাথমিক বণ্টন করুন। স্বল্প পরিসরে গ্রাহকদের সঙ্গে যোগাযোগ করে পাওয়া তথ্য সংরক্ষণ করুন। পর্যাপ্ত বিক্রয় রেকর্ড তৈরি হলে সেই তথ্য ব্যবহার করে এলাকা বণ্টন সংশোধন করা যাবে।

২. বিক্রয় এলাকা কত দিন পরপর পর্যালোচনা করা উচিত?

পর্যালোচনার সময় ব্যবসার বিক্রয় প্রক্রিয়া ও বাজার পরিবর্তনের ওপর নির্ভর করে। মাসিক প্রতিবেদনে প্রাথমিক সমস্যা দেখা এবং তিন মাস অন্তর বিস্তারিত মূল্যায়ন একটি ব্যবহারযোগ্য পদ্ধতি হতে পারে। এটি বাধ্যতামূলক সময়সূচি নয়। বড় গ্রাহক হারানো বা কর্মীসংখ্যায় গুরুত্বপূর্ণ পরিবর্তন হলে আগেই পর্যালোচনা প্রয়োজন হতে পারে।

৩. বিক্রয় এলাকা পরিকল্পনার জন্য কি বিশেষ সফটওয়্যার প্রয়োজন?

ছোট বিক্রয় দলের জন্য মাইক্রোসফট এক্সেল বা গুগল শিটস যথেষ্ট হতে পারে। গ্রাহকসংখ্যা, বিক্রয়দলের আকার এবং দায়িত্ব বণ্টনের জটিলতা বাড়লে উপযুক্ত গ্রাহকসম্পর্ক ব্যবস্থাপনা বা বিক্রয় এলাকা পরিকল্পনার সফটওয়্যার বিবেচনা করা যায়। কেনার আগে প্রয়োজনীয় প্রতিবেদন তৈরি, দায়িত্ব বণ্টন, তথ্য অন্যত্র নেওয়ার সুবিধা এবং ব্যবহারের অনুমতিসংক্রান্ত শর্ত যাচাই করুন।